La maintenance, la réparation et les opérations (MRO) désignent les départements et les tâches qui soutiennent la fourniture de produits ou de services d'une entreprise. Bien qu'elles ne soient pas impliquées dans la création du bien ou du service, les actions MRO sont essentielles à la rentabilité et à l'efficacité. Elles comprennent de nombreuses disciplines, notamment la maintenance, la gestion des installations, l'entreposage et le nettoyage.
Les outils, les pièces de rechange, les consommables, les équipements de protection, le mobilier, le matériel de bureau et la papeterie font tous partie de l'inventaire nécessaire pour soutenir les fonctions MRO. Bien que l'inventaire de production reçoive une attention considérable, les articles MRO sont souvent négligés, bien qu'ils représentent 40 % du budget annuel d'approvisionnement d'une entreprise. Compte tenu de la criticité du rôle de la MRO, la gestion inadéquate de l'inventaire de la MRO risque d'entraîner des arrêts de production, une qualité de service réduite, des accidents, des violations de la réglementation, une réduction des revenus et un gaspillage de capital.
Une gestion rigoureuse de l'inventaire MRO associée à la technologie ajoute des gains significatifs aux résultats d'une entreprise tout en améliorant la gestion de l'utilisation et de l'allocation du capital. Voici six domaines critiques sur lesquels la direction doit se concentrer.
1. Efficacité de l'inventaire et gestion des risques
Imaginez que vous êtes un producteur de cinéma sur place et que des actifs clés comme un accessoire personnalisé ou un équipement de caméra spécialisé ne sont pas disponibles. Votre production est interrompue, votre taux de consommation du budget augmente et vous faites face au spectre des pénalités.
Ou peut-être êtes-vous un fabricant d'équipement en paralysie de production en raison d'une défaillance critique de la machinerie. La pièce de rechange requise n'est pas disponible et vous faites face à des coûts gonflés pour l'approvisionnement accéléré, ainsi qu'à des dommages-intérêts pour violation de votre accord de niveau de service avec un fournisseur clé.
Ruptures de stock (événements de rupture de stock) se produisent lorsque l'article dont vous avez besoin n'est pas disponible, soit en raison d'un point de réapprovisionnement mal conçu, d'une mauvaise tenue des registres ou d'un autre département qui le possède. Bien que de nombreuses entreprises essaient d'éviter les ruptures de stock en conservant un inventaire excédentaire, cela ne fait que retarder l'inévitable, immobilise inutilement le capital et encourage la détérioration, le vol et l'obsolescence.
Une gestion efficace de l'inventaire nécessite de comprendre la criticité d'un article pour la prestation de services ou de produits. Vous devez connaître la fréquence d'utilisation de chaque article et le délai de livraison de la commande, ou le temps nécessaire pour recevoir un article après avoir passé une commande. Ces connaissances proviennent des données en service.
La méthode la plus simple pour capturer et suivre les données d'utilisation consiste à appliquer un code QR ou un code-barres sur le bac ou l'emplacement du stock. Scannez le code avec un appareil mobile chaque fois qu'un article est retiré, et le logiciel basé sur le cloud met à jour les numéros de stock tout en capturant l'heure, la date et la personne qui réquisitionne l'article. Lorsque les niveaux de stock atteignent des limites prédéfinies, une alerte de réapprovisionnement est envoyée pour déclencher un bon de commande au fournisseur.
Au fil du temps, l'utilisation accumulée révèle une multitude d'informations, notamment la fréquence d'utilisation, la demande saisonnière et les délais de livraison des fournisseurs. Mieux encore, cela évite d'être pris au dépourvu sans composant essentiel.
Pourtant, la fonctionnalité et les avantages vont plus loin. Les systèmes modernes basés sur des codes QR utilisent une logique imbriquée, permettant au personnel de l'entrepôt d'assembler plusieurs articles nécessaires à une tâche sous un numéro de kit. La constitution de kits de pièces de rechange consiste à regrouper un certain nombre de composants nécessaires à la réalisation d'un travail spécifique. Les systèmes d'inventaire suivent toujours chaque article individuellement, mais en scannant et en retirant le kit codé QR, le personnel de la MRO sait qu'il reçoit tous les articles nécessaires à un travail sans avoir à rechercher chaque article ou à subir des ruptures de stock. C'est un avantage rentable et efficace en termes de temps de la gestion des stocks suivis par QR.
2. Gestion des fournisseurs
À quelle fréquence surveillez-vous les fournisseurs de votre inventaire MRO ? Comparez-vous plusieurs fournisseurs pour comprendre si un produit dure plus longtemps, fonctionne mieux ou est moins cher qu'un autre ? Quel est le délai de livraison lorsque un bon de commande est envoyé ?
Des délais de réapprovisionnement plus longs signifient des stocks plus élevés et des coûts de détention plus importants. Des durées de vie de produit plus courtes signifient des coûts de réapprovisionnement plus élevés. Pouvez-vous regrouper les produits et les fournisseurs pour obtenir des remises sur volume auprès d'un seul fournisseur ?
Vous pouvez gérer ces problèmes et bien d'autres encore lorsque vous suivez votre inventaire MRO. Les systèmes modernes de gestion d'actifs capturent les fréquences d'utilisation, les délais de réapprovisionnement et les délais de livraison des fournisseurs dans des rapports ou une base de données. Ces données peuvent être exportées dans des feuilles de calcul pour examen et analyse ou regroupées avec les données d'achat afin d'obtenir des informations précieuses sur la qualité des services que vous offrent vos fournisseurs.
Lorsque vous vous asseyez chaque année pour examiner l'accord de niveau de service (SLA) d'un fournisseur, il peut être difficile de soutenir votre position de négociation sans preuves. Avec des rapports ou des feuilles de calcul montrant les performances des 12 derniers mois, vous disposerez de données empiriques auxquelles vous référer plutôt que de subjectivité et d'émotion. Un système simple de gestion des actifs vous permet d'organiser et de suivre les performances des fournisseurs, d'éliminer les sous-performants et de vous associer à des organisations partageant les mêmes idées, ce qui réduit de quelques points de pourcentage vos coûts d'exploitation tout en libérant du capital et de l'espace au sol.
3. Gestion efficace du capital
Les organisations sont douées pour suivre l'inventaire de production, les travaux en cours et les stocks finis, mais sont souvent moins assidues avec l'inventaire MRO. Pourtant, comme l'inventaire MRO peut représenter entre un quart et la moitié des coûts d'approvisionnement annuels, les entreprises laissent beaucoup d'argent sur la table en ignorant l'inventaire MRO. Les actifs inutilisés, excessifs, endommagés, obsolètes ou incorrects immobilisent le capital investi sans fournir de rendement.
Lorsque les ressources financières d'une entreprise sont investies dans un inventaire qui ne génère pas de revenus ou de bénéfices, on parle de coûts de possession des stocks élevés. Ces coûts comprennent le stockage, l'assurance, la dépréciation et les coûts d'opportunité. Ils réduisent la liquidité de l'entreprise et peuvent avoir un impact sur sa capacité à investir dans d'autres domaines de l'activité. Des coûts de possession des stocks élevés peuvent affecter considérablement la santé financière d'une entreprise en réduisant les flux de trésorerie et la rentabilité.
Un système simple de gestion des actifs basé sur des codes QR réduit considérablement les stocks excédentaires de six manières en offrant une visibilité accrue, un suivi précis et une gestion efficace des actifs :
Suivi de l'inventaire en temps réel
Les codes QR stockent des informations détaillées sur chaque article de l'inventaire, y compris sa description, son emplacement, sa quantité et son statut. La numérisation des codes QR avec des smartphones ou des tablettes permet un suivi quasi temps réel des niveaux d'inventaire, permettant une connaissance immédiate des niveaux de stock.
Précision améliorée
Le suivi manuel de l'inventaire est sujet aux erreurs, ce qui entraîne un excès de stock ou des ruptures de stock. Un système de codes QR automatise le suivi, réduit les erreurs humaines et assure des enregistrements d'inventaire optimaux et précis.
Audits d'inventaire efficaces
Des audits réguliers de l'inventaire sont essentiels pour identifier les stocks endommagés, inutilisés ou excédentaires. Les audits du système de codes QR sont rapides et efficaces, avec les informations nécessaires facilement accessibles en scannant les codes et en identifiant les articles surstockés ou inutilisés.
Meilleure planification et prévision de l'inventaire
Un système de codes QR peut améliorer la prévision et la planification en fournissant des rapports détaillés sur les schémas d'utilisation de l'inventaire. Les entreprises peuvent analyser ces données pour identifier les tendances, prévoir les besoins futurs en inventaire et ajuster l'approvisionnement pour réduire la probabilité de surstockage.
Réduction des déchets et économies de coûts
Une gestion précise de l'inventaire réduit les déchets dus à la détérioration, à l'obsolescence ou aux dommages causés par un stockage prolongé. En maintenant les niveaux d'inventaire alignés sur la demande réelle, les entreprises évitent les coûts de stockage inutiles et réduisent le capital immobilisé.
Opérations rationalisées
L'intégration des systèmes de codes QR avec les systèmes ERP ou de gestion de la chaîne d'approvisionnement rationalise les opérations, améliore les processus d'exécution des commandes et améliore la satisfaction des employés et des clients en garantissant que les produits sont disponibles en cas de besoin.
4. Traçabilité à l'aide de la géolocalisation
Une entreprise opérant sur plusieurs sites ou avec des actifs se déplaçant entre les départements, les bâtiments ou les états peut optimiser l'allocation des actifs grâce au suivi de la géolocalisation. Le personnel peut sortir des articles d'un département et les recevoir dans un autre afin de réduire considérablement les cas de perte ou d'égarement d'équipement. La surveillance du mouvement des actifs fournit des informations sur les schémas d'utilisation, garantit que les actifs sont au bon endroit au bon moment et améliore l'efficacité opérationnelle.
L’équipement régulièrement déplacé nécessite souvent des services et une maintenance supplémentaires. Grâce aux capacités de suivi, le système de gestion des actifs peut alerter le gestionnaire concerné lorsque l’équipement atteint un seuil d’utilisation nécessitant une maintenance. Cette approche proactive peut prolonger la durée de vie des actifs, réduire les temps d’arrêt dus aux pannes d’équipement et réduire les coûts associés aux réparations ou aux remplacements urgents. De plus, en connaissant l’emplacement exact de l’équipement, les équipes de maintenance peuvent être dépêchées plus efficacement, ce qui réduit les temps d’arrêt et les perturbations opérationnelles.
5. Étalonnage et facilité d’entretien
La plupart des industries ont besoin d’équipements qui nécessitent des tests et un étalonnage réguliers. Par exemple, les réglementations exigent l’étalonnage des balances dans les locaux alimentaires ou des clés dynamométriques dans la fabrication d’aéronefs, ou les normes de qualité exigent des tests des objectifs de caméra de production de films pour la netteté, la distorsion et l’aberration chromatique.
Le non-respect de ces normes peut avoir de graves conséquences. Témoin de la marée noire de Deepwater Horizon en 2010 dans le golfe du Mexique, où les enquêtes ont mis en évidence des tests inadéquats du dispositif anti-éruption (BOP) conçu pour empêcher le rejet incontrôlé de pétrole brut. Le gouvernement fédéral américain a suspendu BP de nouveaux contrats, et la société a encouru plus de 65 milliards de dollars de coûts liés aux efforts de nettoyage, aux amendes et à l’indemnisation des dommages économiques.
Bien que l’exemple soit extrême, les répercussions pour les petites et moyennes entreprises qui ne parviennent pas à tester ou à étalonner peuvent être graves, notamment la fermeture temporaire par les organismes de réglementation, la perte de clients ou de réputation, la défaillance des produits ou des services et la réduction des bénéfices.
Un système simple de gestion et de suivi des actifs élimine le risque de non-conformité. Illustrons le point à l’aide d’un théodolite d’arpenteur et du système de gestion des actifs Scanlily. En attribuant au théodolite son propre code QR, n’importe qui dans l’entreprise peut trouver qui l’utilise, son emplacement, sa marque, son numéro de modèle et toutes les données justificatives téléchargées, y compris les manuels d’instructions ou les catalogues de pièces illustrés.
La fonctionnalité Scanlily permet de définir des alertes ou des marqueurs pour les événements importants. Le gestionnaire d’équipement peut définir une alerte une semaine avant l’étalonnage pour signaler la nécessité de récupérer, d’emballer et d’envoyer le théodolite au laboratoire d’essai.
La fonctionnalité supplémentaire du système Scanlily permet aux employés de réserver de l’équipement, de l’emprunter et de le rapporter une fois qu’ils ont fini de l’utiliser. Ce système de réservation permet au gestionnaire d’équipement de réserver le théodolite pour la durée prévue du processus d’étalonnage, le rendant inutilisable par d’autres et évitant l’utilisation d’équipement non conforme ou dangereux.
Une fois le théodolite étalonné retourné, le gestionnaire d’équipement peut joindre le certificat d’étalonnage et la carte d’écart à son registre QR. Ils remettront ensuite l’article dans le pool d’équipement, ce qui permettra à l’équipe d’arpentage de le réserver et de l’emprunter, en toute sécurité, sachant que l’équipement répond aux normes réglementaires et de qualité.
6. HSEQ
L’attention d’une entreprise à la santé, à la sécurité, à la qualité et à l’environnement est conçue pour protéger ses employés et ses clients tout en minimisant les impacts environnementaux et en maintenant la qualité de ses produits ou services. Cette attention comprend la myriade de lubrifiants, de produits de nettoyage et de fluides de production utilisés sur les lieux de travail. Leur identification, leur manipulation et leur élimination incorrectes peuvent avoir des implications considérables.
Santé
- La mauvaise identification des produits chimiques dangereux peut exposer les employés à des substances dangereuses sans l’équipement de protection individuelle (EPI) approprié, ce qui risque de provoquer des problèmes de santé aigus ou chroniques.
- Une utilisation incorrecte des produits chimiques pourrait entraîner un empoisonnement (en cas d’ingestion) ou des brûlures chimiques sur la peau ou les yeux.
- L’inhalation de vapeurs provenant de produits chimiques mal identifiés peut provoquer des problèmes respiratoires, notamment de l’asthme ou une pneumopathie chimique.
Sécurité
- Le mélange incorrect de fluides ou de produits de nettoyage augmente le risque d'accidents tels que des incendies, des explosions ou des déversements chimiques.
- Une mauvaise identification peut retarder les interventions d'urgence, car les premiers intervenants peuvent ne pas connaître immédiatement les procédures ou les antidotes appropriés en cas d'exposition à des produits chimiques mal identifiés.
Environnement
- L'élimination inappropriée de produits chimiques mal identifiés peut contaminer le sol, l'eau ou l'air.
- La contamination environnementale par des substances toxiques peut nuire à la faune et aux écosystèmes locaux, voire pénétrer dans la chaîne alimentaire ou les sources d'eau.
Qualité
- L'utilisation incorrecte de fluides de production ou de produits de nettoyage peut contaminer les produits manufacturés, entraînant des problèmes de qualité et des rappels potentiels.
- Des produits chimiques mal identifiés et inappropriés pour certaines machines peuvent corroder ou endommager l'équipement, entraînant des temps d'arrêt opérationnels.
- Les normes et réglementations de contrôle de la qualité spécifient souvent des substances particulières pour les processus de production ou de nettoyage. Une mauvaise identification peut entraîner un non-respect, des problèmes juridiques et la perte de certifications.
Pour ces raisons et bien d'autres, les organisations mettent en œuvre des systèmes de gestion HSEQ rigoureux qui comprennent un étiquetage, une formation et des procédures appropriés pour la manipulation et le stockage de tous les produits chimiques et matériaux de production afin d'atténuer les dommages personnels, les coûts financiers et les atteintes à la réputation qui peuvent découler d'infractions.
La gestion de la conformité est une tâche colossale, mais elle est facilitée par l'utilisation d'un système simple de gestion des actifs. Voici trois exemples :
1) Identification et spécification correctes
Les systèmes modernes de gestion des actifs basés sur les codes QR ou les codes-barres utilisent les codes produits universels (UPC) apposés sur la plupart des produits pour récupérer des informations importantes sur un article. Les industries automobile, manufacturière, de transformation chimique et de la santé utilisent toutes la numérisation UPC.
Le système récupère directement les informations spécifiques sur le produit à partir d'une base de données, éliminant ainsi le risque d'erreur humaine lors de la saisie ou de la sélection manuelle. Les informations comprennent des informations spécifiques au produit, notamment la composition du fluide, son utilisation prévue, sa compatibilité avec d'autres substances ou matériaux et les fiches de données de sécurité (FDS).
2) Actions proscrites
La numérisation UPC est un outil efficace pour prévenir les actions proscrites ou interdites. La numérisation des codes de produits chimiques ou de matières dangereuses fournit des informations sur la manipulation et la sécurité, garantissant que les employés suivent les protocoles de sécurité appropriés et contribuant à prévenir les accidents ou les risques pour la santé. Dans les contextes de recyclage ou d'élimination des déchets, la numérisation UPC peut identifier les produits et les matériaux qui nécessitent une manipulation ou des méthodes d'élimination spéciales, empêchant ainsi une élimination inappropriée qui pourrait nuire à l'environnement.
3) Contrôle des défauts
Le système de quarantaine pour l'inventaire entrant est un processus essentiel de la chaîne d'approvisionnement et de la gestion des stocks. Il garantit que les matériaux, les composants ou les produits arrivant dans une installation ne sont pas mis en circulation pour être utilisés ou distribués tant qu'ils n'ont pas été inspectés par rapport aux normes de qualité, de sécurité et de conformité spécifiées. Un système de gestion des actifs suit l'inventaire entrant, le personnel de l'entrepôt utilisant son appareil mobile pour numériser et recevoir les marchandises en quarantaine pour évaluation.
Pendant la quarantaine, les marchandises sont réservées et indisponibles pour la réquisition ou l'utilisation. Après une inspection réussie et un examen de la documentation, le personnel de l'entrepôt libère les marchandises dans l'inventaire général pour l'accès par le personnel de l'organisation. De même, les employés peuvent utiliser le système de quarantaine pour tout produit ou outil d'usage général qui pourrait être endommagé ou suspecté ; le fait de placer l'article en quarantaine le retire de l'utilisation, ce qui permet au personnel d'examiner l'article et de déterminer les prochaines étapes.
7. Réflexions finales sur la gestion de l'inventaire MRO
Nous pouvons faire remonter les systèmes de gestion des actifs aux civilisations anciennes, où de nombreuses entreprises en sont restées avec leurs anciens systèmes de gestion des actifs, utilisant une ancienne technologie de bureau alimentée par des serveurs centralisés. Chez Scanlily, nous avons changé cela. Nous avons conçu un système de gestion des actifs simple, compétitif et contemporain basé sur les codes QR qui exploite la technologie suivante :
- Bases de données et services basés sur le cloud qui stockent et gèrent vos données pour permettre un accès évolutif, sécurisé et à distance aux informations sur les actifs - n'importe où et à tout moment.
- La technologie mobile permet la numérisation en déplacement des codes QR, offrant des interfaces conviviales utilisant les systèmes d'exploitation et les plateformes mobiles préférés des clients.
- Les données GPS sont intégrées aux codes QR pour permettre le suivi en temps réel de la localisation des actifs, améliorant ainsi la visibilité des actifs sur différents sites ou installations.
- Fonctionnalités de reporting et de tableur, y compris la capacité d'exportation pour l'interface avec les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et de gestion de la relation client (CRM), synchronisant les données des actifs dans tous les systèmes organisationnels.
- Gestion de la maintenance et du flux de travail pour automatiser les alertes de maintenance, la réservation d'actifs, l'emprunt, le retour, les ordres de travail et les flux de travail opérationnels en fonction de l'état des actifs ou des données d'utilisation.
- Outils d'analyse de données et de reporting pour traiter et visualiser les données des actifs, identifier les tendances, optimiser l'utilisation des actifs et prendre des décisions basées sur les données.
La nature dynamique des affaires modernes exige des technologies mobiles modernes pour éclairer les décisions de gestion qui amélioreront considérablement la satisfaction de la clientèle, les marges d'exploitation, la disponibilité des équipements et la qualité des produits ou des services.
Lorsque votre entreprise choisit de prendre la tête de la concurrence dans votre secteur, Scanlily est prêt à vous aider. Réserver une démo dès aujourd'hui pour voir Scanlily en action et discuter de la manière dont nous pouvons devenir votre partenaire technologique de confiance dans la gestion efficace et efficiente de votre inventaire MRO.