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As cestas de transferência são projetadas para rastrear itens por quantidade - quer você esteja movendo 10 baterias ou 50 peças de reposição. O sistema deduz automaticamente as quantidades do local de origem e as adiciona ao destino. O sistema registra quem enviou e recebeu cada transferência, quando os movimentos ocorreram e mantém trilhas de auditoria completas - eliminando erros de contagem manual e discrepâncias de estoque. O sistema pode ser usado para inventário de consumíveis ou inventário MRO.
a1. Gerenciamento de inventário de consumíveis e MRO
As cestas de transferência rastreiam itens que se movem do armazenamento para os pontos de uso, revelando padrões de consumo. Consultórios médicos rastreiam luvas, máscaras e gaze que se movem para as salas de exame, identificando padrões de uso incomuns. Oficinas automotivas documentam peças e fluidos que se movem para as baias de serviço, rastreando qual técnico recebeu o quê. As instalações de fabricação transferem suprimentos MRO, como lubrificantes, peças de reposição e equipamentos de segurança, de armazéns centrais para linhas de produção, monitorando o consumo de suprimentos de manutenção e garantindo que as peças críticas estejam disponíveis para evitar tempo de inatividade dispendioso.
a2. Recebimento de Fornecedores
Configure cada fornecedor como um endereço no Scanlily para criar um sistema de recebimento abrangente. Quando o estoque chegar, crie uma cesta de transferência no endereço do fornecedor, adicione os itens entregues com as quantidades, defina seu local como destino e receba para concluir o processo. Isso documenta o que você recebeu, quando chegou e quem fez o check-in, mantendo o histórico de recebimento completo para a correspondência de contas a pagar. Exemplos: restaurantes configuram endereços para distribuidores de produtos e fornecedores de carne; os fabricantes criam endereços para empresas de suprimentos industriais e fornecedores de peças.
a3. Transferência entre locais da empresa
Empresas com vários locais rastreiam os movimentos de estoque entre os locais com documentação completa. As empresas de serviço de campo transferem suprimentos de armazéns para veículos de serviço. Os varejistas com várias lojas equilibram o estoque entre os locais. As operações de fabricação movem as matérias-primas do recebimento para as áreas de produção e transferem os produtos acabados para o transporte. As equipes de manutenção distribuem suprimentos MRO entre as instalações.
a4. Principais vantagens
As cestas de transferência oferecem precisão por meio de ajustes automáticos de quantidade, responsabilidade com registros de transferência claros, visibilidade com visualizações de estoque em tempo real em todos os locais, conformidade com trilhas de auditoria para requisitos regulamentares, eficiência por meio de transferências em massa e integração perfeita com os recursos de rastreamento de contêineres e quantidades do Scanlily.
b. Usando cestas de transferência
Esta seção demonstra como criar e usar cestas de transferência para mover itens entre locais. Neste exemplo, transferiremos baterias de um local da sede que tem estoque para um escritório de campo que precisa de suprimentos.
b1. Compreendendo o processo de transferência
O fluxo de trabalho da cesta de transferência consiste em quatro etapas principais:
1. Crie uma cesta no local de origem
2. Adicione itens com quantidades à cesta
3. Envie a cesta para transferência
4. Receba a cesta no destino
Vamos percorrer um exemplo completo.
b2. Visualizando o estoque atual
Antes de criar uma transferência, você pode verificar seus níveis de estoque atuais. Navegue até a página Contêineres para ver os itens em diferentes locais.
Neste exemplo, temos contêineres de prateleira de bateria em três locais:
Sede: Tem 20 de cada tipo de bateria
Escritório de campo: Tem 0 de cada tipo de bateria
Escritório de Nova York: Configurado, mas vazio
O local da sede mostra quatro tipos diferentes de bateria com 20 unidades cada.
O escritório de campo mostra os mesmos itens, mas com quantidade 0 - é aqui que precisamos transferir o estoque.
b3. Criando uma cesta de transferência
Para iniciar uma transferência:
1. Clique no botão de menu no canto superior esquerdo
2. Selecione o ícone da cesta
3. Clique em "Criar cesta"
Dê um nome à sua cesta (por exemplo, "cesta 1" ou "Transferência semanal de suprimentos"). O sistema definirá automaticamente seu local atual como o endereço de origem.
b4. Definindo o destino
Antes de adicionar itens, você deve especificar para onde a cesta está indo:
O campo Endereço mostra seu local atual (sede neste exemplo). É de onde os itens serão transferidos.
Clique em Endereço de destino e selecione para onde deseja transferir os itens (Escritório de campo neste exemplo). Você também pode especificar um local de destino se tiver locais específicos configurados dentro desse endereço.
b5. Adicionando itens à cesta
Depois que o destino for definido, você poderá adicionar itens à sua cesta. Existem dois métodos:
Método 1: Pesquisar Clique no botão "Pesquisar" em "Adicionar itens à cesta"
Procure e selecione os itens que deseja transferir.
Método 2: Digitalizar QR Se seus itens tiverem códigos QR, clique em "Digitalizar QR" para adicioná-los rapidamente digitalizando.
Ao adicionar itens com quantidades rastreadas, você verá um popup:
Isto mostra:
• O nome do item
• Quantidade atual no local de origem (20 neste exemplo)
• Um campo para inserir quantos você deseja transferir
Insira a quantidade a ser transferida (por exemplo, 2) e clique em OK. O sistema irá:
• Adicionar 2 unidades à cesta
• Reduzir a quantidade do local de origem de 20 para 18
Repita este processo para cada item que deseja transferir.
b6. Gerenciando a cesta
Depois de adicionar itens, você pode:
• Veja todos os itens na cesta na parte inferior da tela
• Adicione um código QR à própria cesta para facilitar a digitalização posteriormente
Adicionando um QR digitalizando
Gerando um QR
Para adicionar um código QR à cesta, clique no ícone do scanner QR ao lado do campo ID ou no símbolo + para gerar um novo código QR. Isso é útil para rastrear a cesta ou caixa física durante o transporte.
b7. Enviando a cesta
Quando todos os itens forem adicionados e estiverem prontos para transferência:
1. Clique no menu de três pontos no canto inferior direito
2. Selecione "Enviar cesta"
Uma vez enviado:
• O status da cesta muda para "Enviado"
• Os itens são deduzidos do local de origem
• A cesta não pode mais ser editada
• O sistema registra quem a enviou e quando
b8. Recebendo a Cesta no Destino
Quando os itens físicos chegam ao destino:
1. A pessoa que recebe escaneia o código QR da cesta ou navega até a cesta
2. A cesta será exibida como "Enviada" com todos os detalhes da transferência
Você pode ver:
• De: Matriz
• Para: Filial
• Itens na cesta (Pilhas AA, Pilhas de Lítio 1632)
3. Clique no menu de três pontos e selecione "Receber Cesta"
O sistema mostra todos os detalhes, incluindo:
• Endereços de origem e destino
• Data de envio e quem a enviou
• Lista completa de itens com quantidades
4. Clique em "Receber Cesta" para concluir a transferência
Após o recebimento:
• O status da cesta muda para "Recebido"
• Os itens são adicionados ao inventário do local de destino
• O sistema registra quem a recebeu e quando
b9. Verificando a Transferência
Após concluir a transferência, você pode verificar as alterações de quantidade:
No local de origem (Matriz):
As quantidades foram reduzidas pelos valores transferidos:
• Pilhas de Lítio 1632: Agora 18 (eram 20)
• Pilhas AA: Agora 18 (eram 20)
No local de destino (Filial):
As quantidades foram aumentadas pelos valores transferidos:
• Pilhas de Lítio 1632: Agora 2 (eram 0)
• Pilhas AA: Agora 2 (eram 0)
b10. Melhores Práticas
Use Nomes Descritivos: Dê aos seus cestos nomes significativos, como "Reabastecimento Semanal - Filial" ou "Entrega do Fornecedor 15/01"
Escaneie Códigos QR: Quando possível, use a leitura de QR para uma adição de itens mais rápida e precisa
Verifique Antes de Enviar: Verifique as quantidades antes de enviar - os cestos não podem ser editados após o envio
Recebimento Oportuno: Receba os cestos prontamente após a chegada para manter o inventário preciso
QR do Cesto Físico: Considere colocar um código QR na caixa ou cesto físico para facilitar a leitura no destino
Documente Tudo: O sistema rastreia automaticamente quem fez o quê e quando, fornecendo total responsabilidade
c. Configurando Cestas de Transferência
Antes de poder usar as Cestas de Transferência, você precisa configurar seus endereços e garantir que seus itens estejam configurados corretamente em vários locais. Esta seção orienta você pelas etapas essenciais de configuração.
c1. Pré-requisitos
Para usar as Cestas de Transferência, você precisa:
• Uma assinatura Scanlily Negócios
• Pelo menos dois endereços configurados em seu sistema
• Itens que existam em um ou mais endereços
c2. Gerenciando Endereços
Os endereços representam locais físicos onde o inventário pode ser armazenado ou transferido. Estes podem ser os locais de sua empresa, endereços de fornecedores, locais de clientes ou qualquer local relevante para o fluxo de seu inventário.
Para acessar o gerenciamento de endereços:
1. Clique no símbolo de engrenagem na navegação superior
2. Selecione "Perfil do Assinante"
3. Clique em "Endereço" na parte inferior da tela de perfil
Você verá seu endereço principal e quaisquer outros endereços que você configurou. Cada endereço pode ter vários "Locais" dentro dele (como salas específicas, departamentos ou áreas de armazenamento).
Exemplos de endereços que você pode configurar:
• Endereços de fornecedores (por exemplo, "ABC Atacado", "Distribuidora de Alimentos Frescos")
• Locais de sua empresa (por exemplo, "Matriz", "Filial", "Escritório de NY")
• Locais de clientes para entregas
• Armazéns ou instalações de armazenamento
c3. Entendendo Itens Mestre e Filho
O Scanlily usa um relacionamento mestre/filho para itens que existem em vários endereços:
Item Mestre (M): O registro principal do item contendo detalhes completos como marca, número do modelo e descrição
Itens Filhos: Registros simplificados em outros locais que herdam detalhes do mestre
Neste exemplo, "Pilhas de Lítio 1632" tem:
• Mestre na Matriz com 18 unidades
• Filho na Filial com 2 unidades
c4. Adicionando Itens a Novos Locais
Para habilitar transferências para um local, o item deve existir lá (mesmo com quantidade 0). Veja como adicionar um item a um novo local:
1. Navegue até o item mestre que você deseja adicionar a um novo local
2. Clique no ícone de configuração (três linhas com um sinal de mais) ao lado do campo de quantidade
3. Clique no símbolo de engrenagem para opções de configuração
4. Selecione "Adicionar local"
5. Escolha o endereço no menu suspenso
6. Insira a quantidade inicial (pode ser 0)
7. Clique em "Adicionar local"
Depois de adicionar o local, você verá que o item agora existe em todos os três endereços:
c5. Organizando itens em contêineres
Embora seja opcional, adicionar itens a contêineres em cada local ajuda a manter seu inventário organizado e torna os itens mais fáceis de encontrar durante as transferências.
Para adicionar um item a um contêiner:
Depois de criar o contêiner, na página Contêiner, clique em uma opção em "Adicionar item a contêineres":
a. "Sem QR" - Cria itens novos diretamente dentro deste contêiner.
Use isso quando quiser adicionar itens que ainda não existem no seu sistema e quiser fazer isso sem primeiro digitalizar um código QR. Dependendo do nível de acesso, ele oferece a opção de adicionar vários itens de uma imagem.
b. "Pesquisar" - Encontra e adiciona itens existentes do seu inventário a este contêiner.
Use isso quando você já criou itens em outro lugar e deseja organizá-los em contêineres.
c. "Escanear" - Escaneia um código para adicionar itens a este contêiner.
O que acontece depende do tipo de código:
• Códigos QR do Scanlily: Cria um item novo se o QR não tiver sido usado ou adiciona o item existente se já estiver no seu sistema
• Códigos UPC (somente clientes Business): Cria um item novo com informações do produto extraídas do banco de dados UPC ou adiciona o item existente se esse UPC já estiver no seu sistema
• Códigos de barras proprietários: Adiciona um item existente que já possui este código de barras em seu campo ID (não é possível criar novos itens com códigos de barras proprietários nesta tela)
c6. Melhores práticas de configuração
Para recebimento do fornecedor:
• Crie um endereço para cada fornecedor
• Adicione todos os itens que você compra desse fornecedor ao endereço dele com quantidade inicial 0
• Isso permite que você crie cestas de transferência quando as entregas chegarem
Para empresas com vários locais:
• Configure todos os locais físicos como endereços
• Adicione itens relevantes a cada local, mesmo que começando com quantidade 0
• Considere usar nomes de contêineres consistentes em todos os locais
Para rastreamento de consumíveis:
• Crie endereços para áreas de armazenamento e áreas de uso
• Configure os itens nos locais de origem e destino
• Use nomes de locais descritivos dentro dos endereços (por exemplo, "Sala de suprimentos", "Sala de exame 1")
c7. Cenários de configuração comuns
Exemplo de loja de varejo:
1. Adicione endereços de fornecedores: "ABC Atacado", "XYZ Distribuidores"
2. Adicione o endereço da sua loja: "Loja Principal"
3. Para cada produto, crie o item mestre na sua loja
4. Adicione itens filhos em cada endereço de fornecedor com quantidade 0
5. Agora pronto para receber entregas por meio de cestas de transferência
Exemplo de empresa de serviços:
1. Adicione o endereço do armazém: "Armazém Central"
2. Adicione endereços de veículos/técnicos: "Van 1", "Van 2"
3. Adicione todas as ferramentas e peças ao armazém (itens mestre)
4. Adicione os mesmos itens a cada van com quantidades iniciais
5. Pronto para transferir suprimentos para veículos de serviço
Exemplo de restaurante:
1. Adicione endereços de fornecedores para cada fornecedor
2. Adicione locais de armazenamento: "Câmara fria", "Armazenamento seco"
3. Adicione locais de uso: "Cozinha", "Bar"
4. Configure os ingredientes em todos os locais relevantes
5. Rastreie as entregas dos fornecedores e a movimentação para as áreas de preparação
Depois que seus endereços e itens estiverem configurados corretamente, você estará pronto para começar a criar e usar cestas de transferência para um gerenciamento de inventário eficiente.