Administrar inventarios compartidos

La función de cuentas compartidas de Scanlily permite a los suscriptores de Negocios crear y administrar cuentas de inventario separadas para sus clientes, manteniendo al mismo tiempo acceso completo a través de su cuenta comercial principal. Esta potente función permite a los organizadores profesionales, a los gestores de mudanzas para personas mayores y a otros proveedores de servicios gestionar de forma eficiente múltiples inventarios de clientes sin la complejidad de tener que gestionar múltiples inicios de sesión.

a. Comprender las cuentas compartidas

Las cuentas compartidas son cuentas individuales de Scanlily que usted crea y administra en nombre de sus clientes. Cada cuenta compartida:

• Funciona como una cuenta de Scanlily separada, de nivel Gratis, con su propio inventario

• Es accesible tanto para usted (el profesional) como para su cliente

• Mantiene los datos del cliente completamente separados de su propio inventario comercial

• Permanece con el cliente como su propia cuenta después de que finalice su compromiso

La función se incluye con las suscripciones a Negocios sin coste adicional, sin límite en el número de cuentas compartidas que puede crear.

Cuentas compartidas vs. la función Cliente

Scanlily ofrece dos formas de gestionar el inventario en nombre de otros: Cuentas compartidas (esta página) y la función Cliente.

Con las Cuentas compartidas, cada cliente obtiene una cuenta de Scanlily separada de nivel Gratis. Usted inicia sesión en una cuenta a la vez y cambia entre ellas mediante un selector de cuentas. Esto es ideal cuando su cliente necesita su propia cuenta independiente de Scanlily que seguirá utilizando después de que finalice su compromiso.

Con la función Cliente, todo el inventario del cliente reside dentro de su única cuenta de Negocios. Usted selecciona un cliente de un menú desplegable para filtrar los artículos, y puede navegar por todas las ubicaciones de sus clientes sin cambiar de cuenta. Esto es ideal cuando desea gestionar todo desde un solo lugar, por ejemplo, una empresa de venta de patrimonio que cataloga a varios clientes, o un perito de seguros que documenta reclamaciones para varios asegurados.

Ambas funciones se incluyen con las suscripciones a Negocios. Puede utilizarlas juntas o por separado, según su flujo de trabajo.

b. Quién utiliza las cuentas compartidas

Esta función es particularmente valiosa para los profesionales que gestionan inventarios en nombre de otros:

Organizadores profesionales y gestores de mudanzas para personas mayores
Cree inventarios detallados de las posesiones de los clientes para organizar, reducir el tamaño o trasladar proyectos. Los clientes pueden acceder a su inventario durante y después de su compromiso.

Administradores de propiedades
Mantenga inventarios separados para múltiples propiedades de alquiler, permitiendo a los propietarios ver el contenido específico de su propiedad mientras usted gestiona múltiples propiedades desde una sola cuenta.

Abogados de sucesiones
Cataloga los activos para la planificación patrimonial o los procedimientos de sucesión, proporcionando a los herederos o albaceas acceso a registros de inventario detallados.

Peritos de seguros
Documente las posesiones de los clientes para las reclamaciones de seguros, dando a los asegurados acceso directo a su inventario para la documentación de la reclamación.

Consultores de pequeñas empresas
Ayude a múltiples empresas a rastrear sus activos y equipos, con cada empresa manteniendo el acceso a sus propios datos de inventario.

c. Crear una cuenta compartida

Para crear una nueva cuenta compartida, debe iniciar sesión en el sitio web del usuario como suscriptor de Negocios:

1. Inicie sesión en el sitio web del usuario en https://www.scanlily.com

2. Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha

3. Seleccione "Cuentas compartidas" en el menú desplegable

4. En la página Cuentas compartidas, haga clic en "Crear nueva cuenta compartida"

5. Introduzca la información de su cliente:

• Nombre

• Apellido

• Dirección de correo electrónico

6. Haga clic en "REGISTRAR" para crear la cuenta

Recibirá un correo electrónico con las credenciales de inicio de sesión temporales del cliente. Este correo electrónico contiene:

• La dirección de correo electrónico del cliente

• Una contraseña temporal que debe cambiarse al iniciar sesión por primera vez

• Instrucciones para acceder a Scanlily

Puede reenviar este correo electrónico a su cliente para que pueda acceder a su cuenta de forma independiente. Sin embargo, como profesional, normalmente accederá a su cuenta a través de su selector de suscripción en lugar de iniciar sesión como ellos directamente.

d. Acceder a cuentas compartidas en la web

Una vez que haya creado cuentas compartidas, puede cambiar fácilmente entre ellas en el sitio web del usuario:

1. Busque el menú desplegable junto al nombre de su perfil en la esquina superior derecha

2. Haga clic en el menú desplegable para ver todas las cuentas disponibles:

• Su cuenta comercial principal

• Todas las cuentas compartidas que ha creado

3. Seleccione la cuenta compartida con la que desea trabajar

4. La interfaz cambiará para mostrar el inventario de ese cliente

5. Ahora puede agregar artículos, crear contenedores y administrar el inventario como si hubiera iniciado sesión en esa cuenta

Para volver a su propia cuenta o cambiar a otro cliente, simplemente use el mismo menú desplegable.

e. Acceso a cuentas compartidas en dispositivos móviles

Para acceder a cuentas compartidas desde la aplicación móvil Scanlily:

1. Cierre la sesión de su cuenta actual (Configuración → Cerrar sesión)

2. Vuelva a iniciar sesión con sus credenciales

3. Verá una pantalla de inicio de sesión de suscripción que muestra todas las cuentas disponibles:

• Su cuenta comercial

• Todas las cuentas compartidas asociadas

4. Seleccione la cuenta compartida a la que desea acceder

5. La aplicación se cargará con el inventario de ese cliente

Importante: Con las cuentas compartidas, ha iniciado sesión en una cuenta a la vez. Recuerde cerrar la sesión y volver a su propia cuenta cuando haya terminado de trabajar con el inventario de un cliente. Esto evita agregar accidentalmente artículos a la cuenta incorrecta. (Por el contrario, la función Cliente le permite permanecer en su cuenta Negocios y cambiar entre clientes con un solo toque, sin necesidad de cerrar sesión).

f. Administración de inventarios de clientes

Cuando trabaja en una cuenta compartida, tiene acceso completo a todas las funciones de Scanlily:

• Agregue artículos mediante el reconocimiento de imágenes de IA o códigos QR

• Cree y organice contenedores

• Configure ubicaciones y direcciones específicas para el cliente

• Genere informes para el cliente

• Administre categorías y tipos de artículos

Todos los datos permanecen completamente separados entre las cuentas. Los artículos agregados a una cuenta compartida nunca aparecerán en su inventario comercial ni en otras cuentas compartidas.

Límites de artículos para cuentas compartidas

Si bien una cuenta compartida está vinculada a su suscripción Negocios, su recuento de artículos se incluye en los totales generales de artículos de su cuenta Negocios. Esto significa que administra la capacidad en todas sus cuentas compartidas vinculadas desde un solo lugar.

Cuando una cuenta compartida se separa de su suscripción Negocios, ya sea porque finaliza la participación o porque la desconecta, cada cuenta queda sujeta a los límites de su propio plan. Su cuenta Negocios conserva sus límites de nivel Negocios, y la antigua cuenta compartida se convierte en una cuenta gratuita independiente con un límite predeterminado de 500 artículos (excluidos los artículos vinculados a los adhesivos QR comprados, que son ilimitados). El cliente puede actualizar su cuenta a Pro o Negocios en cualquier momento para aumentar sus límites.

g. Finalización de una participación del cliente

Uno de los beneficios clave de la función Cuentas compartidas es la transición fluida cuando finaliza su participación profesional:

1. El cliente conserva el acceso: el cliente conserva su cuenta con todos sus datos de inventario intactos

2. Independencia de la cuenta: la cuenta se convierte en una cuenta Scanlily gratuita independiente

3. Opciones de actualización: los clientes pueden actualizar a suscripciones Pro o Negocios si necesitan funciones adicionales

4. Su acceso: puede desconectarse de la cuenta compartida cuando finaliza la participación, eliminándola de su selector de cuenta

Esto garantiza que los clientes mantengan la propiedad de sus datos de inventario mientras usted puede separar limpiamente los proyectos completados de los activos.