Scanlily como uma Alternativa ao Cheqroom

Scanlily e Cheqroom representam duas abordagens fundamentalmente diferentes para um sistema de gestão de equipamentos. Embora o Scanlily seja dramaticamente menos caro, ele contém todos os recursos principais do Cheqroom e envolve um processo mais eficiente. Este artigo é uma comparação detalhada dos dois sistemas.

O que é um Sistema de Gestão de Equipamentos?

Os sistemas de gestão de equipamentos são um subconjunto dos sistemas de gestão de ativos. Eles se concentram em manter o controle do status e da localização dos equipamentos. Esses sistemas incorporam recursos como sinalização detalhada do status do equipamento, um sistema de reserva abrangente, agendamento de manutenção, relatórios e notificações.

O que é Cheqroom?

O Cheqroom é, sem dúvida, o líder de mercado em gestão de equipamentos. Ele foi adotado por inúmeras corporações de médio e grande porte.

Lançado em 2013, o Cheqroom segue o design clássico de um sistema de Software como Serviço (SaaS) do início dos anos 2000. A maioria de seus recursos são baseados na web e presume que os usuários interagirão principalmente com ele usando um navegador da web para PC. Há também um aplicativo móvel, que tem menos recursos. O Cheqroom se diferencia de outros grandes concorrentes de sistemas de gestão de ativos, como Asset Panda, Fixx e Asset Tiger, concentrando-se nos aspectos de reserva da gestão de equipamentos. Seus recursos de reserva e retirada são centrais para o design e facilmente acessíveis, em vez de periféricos ao design, como em outros sistemas.

Provavelmente porque foi lançado antes que os códigos QR se tornassem comuns em dispositivos móveis, a funcionalidade de digitalização é um recurso auxiliar, um tanto enterrado na interface do usuário.

O que é Scanlily?

O Scanlily também foi projetado principalmente para simplificar a retirada e a reserva de equipamentos - competindo diretamente com o Cheqroom.

Lançado em 2023, o Scanlily se beneficiou de tecnologias mais recentes do que o Cheqroom, permitindo que fosse totalmente multiplataforma. Por uma questão de mobilidade, espera-se que sua interface móvel seja mais usada do que o navegador da web para PC e é igualmente capaz. Ele também foi projetado centralmente em torno de códigos QR, com um ícone QR proeminente na parte superior de cada tela.

Os QRs não apenas auxiliam no rastreamento de equipamentos, mas também simplificam as reservas. Os QRs podem ser digitalizados ao adicionar itens, reservar, retirar e devolver. Isso acelera o processo de reserva e facilita a gestão de ativos em campo.

Adicionando itens

Adicionar um item ao Cheqroom normalmente envolve primeiro digitar informações por meio da interface web ou móvel. Em seguida, um rótulo de ativo QR pode ser anexado opcionalmente. As informações podem, alternativamente, ser carregadas no sistema por meio de uma planilha.

O Scanlily é mais centrado em QR. Quando você deseja adicionar um item ao Scanlily, normalmente começa colocando um QR do Scanlily no item e, em seguida, digitalizando-o. Em seguida, você insere um nome para o item, tira uma foto e a anexa e insere qualquer número de campos personalizáveis ​​relacionados ao item. Se o item tiver um código UPC ou EAN, você pode encurtar parte desse trabalho digitalizando-o e, assim, obtendo a imagem, os atributos e o preço do item selecionados nos fornecedores. Isso funciona para muitos produtos de consumo porque a fonte de dados tem mais de 500 milhões de registros. Os clientes que já têm seu inventário em planilhas podem adotar uma abordagem diferente. Eles podem carregar as informações no Scanlily antecipadamente. Isso pode incluir informações de identificação, como o nome ou o número de série do item. Então, eles podem encontrar fisicamente o item (talvez digitalizando o número de série), acessá-lo no Scanlily, anexar um QR do Scanlily e, em seguida, digitalizar esse QR para associá-lo ao item.

Reservas - Central para Scanlily e Cheqroom

Scanlily e Cheqroom são ambos mais avançados do que outros sistemas de gestão de ativos em como lidam com a retirada e reserva de equipamentos. Eles são focados em reservas e cobrem detalhes como habilitar um contrato de reserva personalizado e assinatura de mutuários.

Modos de Reserva

A abordagem do Cheqroom e do Scanlily para Retiradas e Reservas é diferente:  

Retiradas 

No Cheqroom, quando um usuário retira um item, não é bem como a retirada de um livro da biblioteca. Em vez disso, o usuário retira o item para posse imediata e, em seguida, especifica uma data de devolução, como uma reserva. No Scanlily, uma retirada é exatamente como se esperaria com base no termo “Retirada”, como usado em uma biblioteca: o usuário retira o item para posse imediata e há uma data de vencimento determinada pelo sistema para o item.

Reservas

O Cheqroom tem um modo de reserva, enquanto o Scanlily tem dois.

Reservas com Retiradas Ambos os sistemas incluem um modo de reserva que inclui várias etapas: você reserva online, posteriormente retira o item, depois devolve o item e a reserva termina. As notificações lembram o usuário (e o administrador) ao longo do caminho para ajudar a evitar retiradas ou devoluções tardias. 

Reservas Simples O Scanlily também tem um modo de reserva mais simples, que segue mais como uma reserva de hotel: o usuário reserva o item por um período de tempo em um calendário, mas não há uma retirada ou devolução registrada no sistema.

Em ambos os sistemas, as reservas também incluem uma capacidade opcional para um usuário tomar posse de um item. Em outras palavras, o usuário toma posse física do item por um período indefinido.

No Cheqroom, retiradas e reservas podem ocorrer simultaneamente. Os três modos de reserva distintos do Scanlily não ocorrem simultaneamente: Retiradas, Reservas e Reservas com Retiradas. O objetivo é evitar confusão (como visto no Cheqroom) e simplificar o treinamento. Os assinantes que desejam permitir a retirada junto com um modo de reserva podem usar o recurso de custódia para esse fim.

Processo de Criação de Reserva

Cheqroom e Scanlily adotam abordagens diferentes para criar reservas. Usarei reservas que envolvem retiradas para ilustrar a diferença:

O Cheqroom exige primeiro a criação de uma reserva:

Para criar uma reserva, você normalmente clica em "Reserva" e, em seguida, adiciona um ou mais itens a essa reserva. Se o item não for reservável, você receberá uma mensagem de erro. Em seguida, você escolhe o período de datas para a reserva e a finaliza. As retiradas envolvem uma abordagem semelhante.

A abordagem do Scanlily envolve reservar diretamente do item ou contêiner:

Para criar uma reserva, você encontra o item ou contêiner de itens que deseja reservar, clica em "Reservar" e seleciona o período de datas. Não há necessidade de primeiro criar uma entidade chamada "Reserva". As retiradas envolvem uma abordagem semelhante,

As razões para a abordagem do Scanlily são as seguintes:

• Há menos etapas (e cliques) envolvidos do que com o Cheqroom.
• Os QRs podem ser digitalizados para cada etapa do processo. Você pode digitalizar seu item (ou contêiner) ao reservar, retirar, devolver e encerrar uma reserva.
• Apenas as ações permitidas são mostradas. Você pode exibir ao usuário apenas os itens disponíveis para reserva. Eles não precisam descobrir clicando e, em seguida, recebendo uma mensagem de erro como no Cheqroom.

Notificações e Alertas

As notificações são enviadas por e-mail ou mensagem aos usuários sobre as ações tomadas ou necessárias no processo de reserva. Por exemplo, os usuários podem receber um e-mail quando um item estiver próximo do vencimento para devolução. Ou os usuários e administradores podem ser alertados quando um item estiver atrasado. Com base nas necessidades da organização, tanto o Scanlily quanto o Cheqroom permitem personalizar as mensagens específicas para os usuários, bem como quais mensagens aparecem. O Scanlily pode, além disso, personalizar e enviar notificações para equipes (que envolvem vários usuários trabalhando juntos).

Scanlily e Cheqroom apresentam configuração de alertas para quando várias condições são atendidas. Por exemplo, ambos podem enviar alertas quando o equipamento é sinalizado (por exemplo, como quebrado, necessitando de manutenção, perdido, etc.). Da mesma forma, ambos podem ser configurados para enviar notificações quando o equipamento é retirado, reservado ou atrasado. O Cheqroom tem um recurso Spotcheck, ainda não disponível no Scanlily, para verificar uma lista de itens em um kit e enviar notificações se todos os itens em um spotcheck estiverem disponíveis. O Scanlily tem o recurso adicional de poder definir alertas não relacionados à reserva, como alerta de quantidade - por exemplo, quando um item de inventário cai abaixo de um determinado nível.

Personalização

Personalização de campos

Tanto o Cheqroom quanto o Scanlily permitem a personalização detalhada dos campos de item. Os usuários podem definir qualquer número de tipos de campos personalizados (numérico, caractere, data, lista, etc.). Além dos campos personalizáveis, ambos os sistemas possuem campos padrão. O Cheqroom tem alguns campos padrão, enquanto o Scanlily tem dezenas para escolher.

O Scanlily inclui exclusivamente o conceito de Tipos de Item. Um Tipo de Item é um conjunto de campos que pode ser atribuído a qualquer número de itens. Isso evita o incômodo de configurar individualmente uma lista de campos separada para cada item. Isso também sistematiza os relatórios. O Cheqroom não tem esse conceito e é preciso trabalhar para definir os campos por item, aumentando o tempo gasto em cada item e aumentando a complexidade dos relatórios.

Controle de Acesso do Usuário

Ambos os sistemas têm níveis de usuário aproximadamente equivalentes (superusuário, administrador, agendador, etc.). Eles também permitem o controle de acesso de usuário ajustado - que o Cheqroom chama de "Acesso ao Equipamento" e o Scanlily rotula como "Grupos de Usuários". Em ambos os casos, os usuários podem ser organizados em grupos e receber permissões de leitura, gravação, reserva, custódia e outras permissões para itens.

No Cheqroom, as permissões de acesso do usuário são concedidas no nível do item, exigindo acesso personalizado por item. No Scanlily, as permissões são concedidas no nível da Categoria, permitindo um controle de acesso mais rápido e padronizado pela criação de categorias de itens com direitos diferentes para diferentes grupos de usuários.

O Cheqroom não tem a capacidade de restringir o acesso de leitura a itens por grupo de usuários. Isso cria confusão no processo de reserva, permitindo que os usuários vejam itens para os quais não têm direitos de reserva. O Scanlily permite restringir o acesso de leitura, para que itens não reserváveis possam ser ocultados de usuários que não precisam vê-los. O Scanlily ainda contém um tipo especial de grupo de usuários, chamado Equipe de Acesso Compartilhado, no qual os membros da equipe compartilham não apenas os direitos de acesso, mas também recebem notificações conjuntas para os itens.

Contêineres/Kits

O que o Cheqroom chama de "Kit" é mais amplamente chamado de "Contêiner" no Scanlily. Um Kit ou Contêiner é uma coleção de equipamentos que podem ser reservados juntos. Poderia ser uma entidade física como uma bolsa de câmera que contém outros itens, ou poderia ser um contêiner virtual de itens. No Scanlily, os contêineres podem estar dentro de outros contêineres; enquanto no Cheqroom existe apenas um nível de Kit.

Lista de Equipamentos

Uma característica inovadora de gerenciamento de ativos de Cheqroom e Scanlily é a capacidade de ter uma Lista de Equipamentos portátil. Por portátil, quero dizer que esta lista dinâmica de itens pode ser exibida fora do sistema de gerenciamento de equipamentos no próprio site do assinante. Isso permite que os usuários do assinante visualizem informações sobre os itens sem fazer login no sistema de gerenciamento de ativos. Informações úteis podem ser o status (o item está disponível para reserva?, está quebrado?), ou pode incluir informações como um manual do usuário - entre outras possibilidades. O Cheqroom consegue isso por meio de uma lista que pode ser incluída em um frame do site. O Scanlily fornece isso por meio de um plugin do Wordpress que inclui links para reserva rápida de itens.

Vamos encerrar com um resumo das desvantagens e vantagens do Cheqroom e do Scanlily:

Desvantagens do Cheqroom

• Desafios de usabilidade

• • Mais cliques e etapas são necessários do que no Scanlily para executar as mesmas ações
  • O uso depende de um navegador da web para PC porque o aplicativo móvel carece de muitas funcionalidades
  • Não é um sistema baseado em digitalização. Os códigos QR não são centrais para o design.
  • Interface de usuário confusa
  • Modos de reserva confusos
  • Ações não permitidasO Cheqroom permite que você tente ações que não são permitidas, em vez de mostrar apenas as ações permitidas. Por exemplo, se um item for retirado, a opção de reserva ainda aparece (em vez de oculta ou esmaecida) e o usuário recebe uma mensagem de erro para saber que não está disponível.

• Recursos

• • Sem conceito de tipos de item. Isso adiciona tempo ao criar itens e causa inconsistência de relatórios com diferentes campos por item.
  • Sem visualização de planilha de itens como no Scanlily
  • Sem conceito de Equipes, que podem ser atribuídas conjuntamente a reservas e receber notificações em conjunto
  • Os locais não são atribuídos a endereços específicos
  • Sem conceito de contêineres dentro de contêineres

• Alta curva de aprendizado

• Caro

Vantagens do Cheqroom

• Mais relatórios

• • Mais recursos
  • Um modo para reservas baseadas em dias e intervalos de tempo (vs incrementos de tempo)
  • Durações mínimas/máximas de reserva
  • O recurso Spotchecks
  • Modelos de PDF
  • Imagens recomendadas para itens
  • Hierarquia de categorias

• Mais notificaçõesContém algumas notificações ainda não presentes no Scanlily. Isso inclui quando um usuário é bloqueado/desbloqueado, quando um documento foi gerado para um checkout, quando o equipamento é aposentado, quando um comentário é adicionado a um item e notificações relacionadas ao recurso Spotcheck.

• Integrações com outros sistemas:

• • Integrações SSO (atualmente em andamento para Scanlily)
  • APIs para webhooks, Zapier e a própria API do Cheqroom
  • Integração com o Slack

Desvantagens do Scanlily

O Scanlily, lançado no final de 2023, não teve tempo de acumular tantos recursos quanto o Cheqroom, desenvolvido em 2013.

• Menos relatórios (mas os usuários podem exportar e criar relatórios personalizados)

• Recursos

• • Sem recurso de spotcheck
  • Sem modelos de PDF
  • Menos recursos de painel

• Notificações

• • As notificações são enviadas atualmente por e-mail e notificações push, mas não por mensagens de texto.

• Integrações

• • As integrações SSO ainda não estão disponíveis
  • As integrações com aplicativos de terceiros ainda não aparecem

Vantagens do Scanlily

Verdadeiramente multiplataforma

O Scanlily oferece suporte à portabilidade com uma interface móvel tão funcional quanto sua interface web, incluindo funções administrativas. No entanto, também inclui interfaces web especializadas quando uma tela mais ampla é necessária, como para relatórios e o recurso de planilha.

Focado em QR

Os códigos QR não são uma reflexão tardia, mas centrais para o aplicativo, com um botão QR no canto superior direito de cada página para inserir e pesquisar itens. Com o Scanlily, o processo é centrado no adesivo/etiqueta QR do Scanlily. O processo requer menos etapas do que com o Cheqroom e, portanto, acelera a entrada e a pesquisa de itens. A abordagem centrada em QR também acelera o processo de reserva - especialmente ao retirar, pegar ou devolver itens.

QRs são URLs

Como os QRs do Scanlily são URLs em vez de apenas IDs alfanuméricos, eles podem ser escaneados por alguém com um telefone celular que não tenha o aplicativo instalado. Isso abre uma página da web com as informações. Portanto, qualquer pessoa - mesmo sem treinamento no Scanlily - pode simplesmente escanear um QR em um equipamento e obter instruções sobre o equipamento, ver qualquer informação sobre ele, ver sua disponibilidade e status de reserva e até mesmo reservá-lo.

Conceito de Anexos

O Scanlily tem muitos campos integrados, bem como campos personalizáveis. Mas um aspecto verdadeiramente único é o fluxo contínuo de anexos que os usuários podem adicionar a um item. Você pode anexar uma nota, um lembrete (e-mail ou notificação para o futuro), documentos, imagens, sites e gravações de áudio. Quando usado como um sistema multiusuário, cada anexo é carimbado com a data e hora e marcado com o nome da pessoa que fez o anexo. Por exemplo, quando você compra o item e o adiciona ao sistema, você pode anexar um manual do usuário, bem como as informações de garantia e uma imagem do recibo de compra.

Modos de Reserva Mais Simples

O processo de reserva do Cheqroom é complicado devido à apresentação dos modos de reserva em conjunto. Para permitir simultaneamente checkouts e reservas, ações ilegais são apresentadas (como apresentar a possibilidade de reservar um item retirado). Estes devem ser tratados com mensagens de erro. Além disso, os Checkouts do Cheqroom não são realmente checkouts como em uma biblioteca - os usuários não apenas retiram itens, mas indicam uma data de devolução. Em contraste, o Scanlily tem três modos de reserva distintos que podem ser selecionados e alterados para o sistema: Checkouts, Reservas e Reservas com Bookings. Existe um recurso de "custódia" para o caso de precisar ser capaz de lidar com Reservas e Checkouts simultaneamente. Por ser muito mais fácil de entender para novos usuários, o Scanlily seria mais provavelmente usado e com uma curva de aprendizado mais rápida.

Recurso UPC/EAN

Adicionar itens que têm um código de barras UPC ou EAN é muito rápido no Scanlily: você simplesmente escaneia o código de barras e importa as informações, incluindo o custo de uma seleção de fornecedores. Isso economiza digitação inicial. As informações podem então ser editadas.

Visualização de planilha

Existe uma planilha web de todos os ativos na qual os dados podem ser manipulados como em uma planilha. Permite atualizações em massa para várias células de uma só vez e capacidade de exportar. Também permite a impressão de etiquetas QR personalizadas.

Alertas

O Scanlily tem a capacidade de criar alertas para propriedades fora das reservas. Isso inclui, por exemplo, alertas de quantidade para quando o estoque cai abaixo de um determinado nível.

Plugin Wordpress

O Scanlily permite que os usuários exibam seu inventário hospedado no Scanlily em seu próprio site por meio de um plugin Wordpress. Se eles não tiverem o Wordpress, eles podem referenciar um URL que o Scanlily hospeda para eles. Isso permite que eles exibam para seus usuários equipamentos selecionados e sua disponibilidade para reserva (sem exigir que os usuários primeiro façam login no Scanlily).

Tipos de Item

O conceito de Tipos de Item, descrito acima, padroniza a entrada e os relatórios de itens

Mais fácil de usar

Como o Scanlily é centrado em QR, o fluxo de trabalho é mais simples e com menos etapas. A capacidade de digitalização de QR público para visualizar itens sem o aplicativo o torna mais acessível e simples. E em todo o aplicativo, ele é projetado para simplicidade. Apenas as ações permitidas são mostradas.

Preço

O preço do Scanlily é geralmente cerca de 1/10 do preço do Cheqroom, dependendo do número de ativos.

Resumo - Scanlily como uma Alternativa ao Cheqroom

Em resumo, o Scanlily é uma alternativa ao Cheqroom que é construído do zero para realizar os mesmos objetivos. No entanto, devido a ser centrado em QR e móvel, ele alcança benefícios para portabilidade, usabilidade e simplicidade. Espero que as organizações, mesmo as maiores entre elas, reconheçam as deficiências do SaaS da velha guarda e considerem nossa tecnologia para alcançar de forma mais eficaz seus objetivos na gestão de equipamentos.