Como gerencia o inventário de Manutenção, Reparo e Operação (MRO)?

Manutenção, reparo e operações (MRO) referem-se aos departamentos e tarefas que apoiam o fornecimento de produtos ou serviços de uma empresa. Embora não envolvidas na criação do bem ou serviço, as ações de MRO são cruciais para a relação custo-benefício e a eficiência. Elas abrangem muitas disciplinas, incluindo manutenção, gestão de instalações, armazenagem e limpeza.

Ferramentas, peças de reposição, consumíveis, equipamentos de proteção, móveis, equipamentos de escritório e papelaria fazem parte do inventário necessário para apoiar as funções de MRO. Embora o inventário de produção receba atenção considerável, os itens de MRO geralmente recebem pouca atenção, apesar de compreenderem 40% do orçamento anual de aquisição de uma empresa. Dada a criticidade da função de MRO, a gestão inadequada do inventário de MRO arrisca paralisações da produção, qualidade de serviço reduzida, acidentes, violações regulatórias, receita reduzida e desperdício de capital.

Uma gestão forte do inventário de MRO, juntamente com a tecnologia, adiciona ganhos significativos aos resultados financeiros de uma empresa, ao mesmo tempo em que gere melhor o uso e a alocação de capital. Aqui estão seis áreas críticas para o foco da gestão.

1. Eficiência do inventário e gestão de riscos

Imagine que você é um produtor de cinema no local, e ativos importantes como um acessório personalizado ou um equipamento de câmera especializado não estão disponíveis. Sua produção é interrompida, sua taxa de consumo de orçamento aumenta e você enfrenta o espectro de taxas de penalidade. 

Ou talvez você seja um fabricante de equipamentos em paralisia de produção devido a uma falha crítica da máquina. A peça de reposição necessária não está disponível e você está enfrentando custos inflacionados para o fornecimento acelerado, além de perdas e danos por violar seu contrato de nível de serviço com um fornecedor importante.

Rupturas de estoque (eventos de falta de estoque) acontecem quando o item que você precisa não está disponível, seja por causa de um ponto de reabastecimento mal projetado, manutenção de registros inadequada ou outro departamento que o tenha. Embora muitas empresas tentem evitar rupturas de estoque, mantendo o inventário em excesso, isso apenas atrasa o inevitável, amarra o capital desnecessariamente e incentiva a deterioração, o roubo e a obsolescência.

A gestão eficiente do inventário requer a compreensão da criticidade de um item para a entrega de serviços ou produtos. Você deve conhecer a frequência de uso de cada item e o tempo de espera do pedido ou o tempo necessário para receber um item após fazer um pedido. Esse conhecimento vem de dados em serviço.

O método mais simples para capturar e rastrear dados de uso é aplicar um código QR ou código de barras no compartimento ou local de estoque. Digitalize o código com um dispositivo móvel cada vez que um item for removido, e o software baseado na nuvem atualiza os números de estoque enquanto captura a hora, a data e a pessoa que requisita o item. Quando os níveis de estoque atingem os limites predefinidos, um alerta de reabastecimento é enviado para acionar um pedido de compra ao fornecedor.

Com o tempo, o uso acumulado revela uma riqueza de informações, incluindo a frequência de uso, a demanda sazonal e os prazos de entrega do fornecedor. O melhor de tudo é que evita ser pego sem um componente crítico.

No entanto, a funcionalidade e os benefícios vão mais fundo. Os sistemas modernos baseados em código QR usam lógica aninhada, permitindo que a equipe do armazém monte vários itens necessários para uma tarefa sob um número de kit. O kitting de peças de reposição refere-se ao agrupamento de vários componentes necessários para concluir um trabalho específico. Os sistemas de inventário ainda rastreiam cada item individualmente, mas, ao digitalizar e retirar o kit com código QR, o pessoal de MRO sabe que está recebendo todos os itens necessários para um trabalho sem procurar cada item ou sofrer rupturas de estoque. É um benefício econômico e eficiente em termos de tempo da gestão de inventário rastreada por QR.

2. Gestão de fornecedores

Com que frequência você monitora os fornecedores do seu inventário de MRO? Você compara vários fornecedores para entender se um produto dura mais, funciona melhor ou é mais barato que outro? Qual é o prazo de entrega para o fornecimento quando um pedido de compra é enviado? 

Tempos de reabastecimento mais longos significam inventários mais altos e maiores custos de manutenção. Vidas úteis mais curtas do produto significam custos de reabastecimento mais altos. Você pode consolidar produtos e fornecedores para obter descontos por volume de um fornecedor?

Você pode gerir esses problemas e muito mais quando rastreia seu inventário de MRO. Os sistemas contemporâneos de gestão de ativos capturam frequências de uso, tempos de reabastecimento e prazos de entrega do fornecedor em relatórios ou em um banco de dados. Esses dados podem ser exportados para planilhas para revisão e análise ou combinados com dados de compra para obter insights poderosos sobre o quão bem seus fornecedores estão atendendo você. 

Quando você se senta a cada ano para revisar o contrato de nível de serviço (SLA) de um fornecedor, pode ser difícil apoiar sua posição de negociação sem evidências. Com relatórios ou planilhas mostrando o desempenho dos últimos 12 meses, você terá dados empíricos para consultar, em vez de subjetividade e emoção. Um sistema simples de gestão de ativos permite que você organize e rastreie o desempenho do fornecedor, elimine os de baixo desempenho e faça parceria com organizações com ideias semelhantes, reduzindo pontos percentuais de seus custos operacionais, liberando capital e espaço físico.

3. Gestão eficiente de capital

As organizações são boas em rastrear o inventário de produção, o trabalho em andamento e o estoque acabado, mas geralmente são menos diligentes com o inventário de MRO. No entanto, como o inventário de MRO pode representar entre um quarto e metade dos custos anuais de aquisição, as empresas deixam muito dinheiro na mesa ao ignorar o inventário de MRO. Ativos ociosos, excessivos, danificados, obsoletos ou incorretos amarram o capital investido sem fornecer um retorno.

Quando os recursos financeiros de uma empresa são investidos em inventário que não está gerando receita ou lucro, isso é chamado de "custo de manutenção de inventário" alto. Esses custos incluem armazenamento, seguro, depreciação e custos de oportunidade. Eles reduzem a liquidez da empresa e podem afetar a capacidade da empresa de investir em outras áreas do negócio. Os altos custos de manutenção de inventário podem afetar significativamente a saúde financeira de uma empresa, reduzindo o fluxo de caixa e a lucratividade.

Um sistema simples de gestão de ativos baseado em código QR reduz significativamente o excesso de inventário de seis maneiras, fornecendo visibilidade aprimorada, rastreamento preciso e gestão eficiente de ativos:

Rastreamento de inventário em tempo real

Os códigos QR armazenam informações detalhadas sobre cada item no inventário, incluindo sua descrição, localização, quantidade e status. A digitalização de códigos QR com smartphones ou tablets permite o rastreamento quase em tempo real dos níveis de inventário, permitindo o conhecimento imediato dos níveis de estoque.

Precisão aprimorada 

O rastreamento manual do inventário é propenso a erros, levando ao excesso de estoque ou rupturas de estoque. Um sistema de código QR automatiza o rastreamento, reduz os erros humanos e garante registros de inventário ideais e precisos. 

Auditorias de inventário eficientes 

Auditorias regulares de inventário são cruciais para identificar estoque danificado, ocioso ou em excesso. As auditorias do sistema de código QR são rápidas e eficientes, com as informações necessárias prontamente acessíveis pela leitura dos códigos e identificação de itens estocados em excesso ou ociosos.

Melhor Planejamento e Previsão de Inventário

Um sistema de código QR pode aprimorar a previsão e o planejamento, fornecendo relatórios detalhados sobre os padrões de uso do inventário. As empresas podem analisar esses dados em busca de tendências, prever futuras necessidades de inventário e ajustar a aquisição para reduzir a probabilidade de excesso de estoque.

Redução de Desperdício e Economia de Custos

O gerenciamento preciso do inventário reduz o desperdício por deterioração, obsolescência ou danos devido ao armazenamento prolongado. Ao manter os níveis de inventário alinhados com a demanda real, as empresas evitam custos desnecessários de armazenamento e reduzem o capital imobilizado.

Operações Simplificadas

A integração de sistemas de código QR com sistemas ERP ou de gerenciamento da cadeia de suprimentos simplifica as operações, melhora os processos de atendimento de pedidos e aumenta a satisfação de funcionários e clientes, garantindo que os produtos estejam disponíveis quando necessário.

4. Rastreabilidade Usando Geolocalização

Uma empresa que opera em vários locais ou com ativos que se movem entre departamentos, edifícios ou estados pode otimizar a alocação de ativos por meio do rastreamento de geolocalização. O pessoal pode verificar os itens de um departamento e recebê-los em outro para reduzir bastante os casos de equipamentos perdidos ou extraviados. O monitoramento da movimentação de ativos fornece insights sobre os padrões de utilização, garante que os ativos estejam no lugar certo na hora certa e aumenta a eficiência operacional.

Equipamentos movidos regularmente geralmente exigem serviços e manutenção adicionais. Com os recursos de rastreamento, o sistema de gerenciamento de ativos pode alertar o gerente relevante quando o equipamento atinge um limite de uso que exige manutenção. Essa abordagem proativa pode prolongar a vida útil dos ativos, reduzir o tempo de inatividade devido a falhas de equipamentos e economizar custos associados a reparos ou substituições urgentes. Além disso, ao saber a localização exata do equipamento, as equipes de manutenção podem ser enviadas com mais eficiência, reduzindo o tempo de inatividade e as interrupções operacionais.

5. Calibração e Facilidade de Manutenção

A maioria das indústrias tem equipamentos que precisam de testes e calibração regulares. Por exemplo, os regulamentos exigem a calibração de balanças em instalações de alimentos ou chaves de torque na fabricação de aeronaves, ou os padrões de qualidade exigem testes de lentes de câmeras de produção de filmes quanto à nitidez, distorção e aberração cromática. 

O não cumprimento desses padrões pode ter sérias implicações. Testemunhe o vazamento de óleo de Deepwater Horizon em 2010 no Golfo do México, onde as investigações destacaram testes inadequados do preventor de erupção (BOP) projetado para evitar a liberação descontrolada de petróleo bruto. O governo federal dos EUA suspendeu a BP de novos contratos, e a empresa incorreu em mais de US$ 65 bilhões em custos relacionados a esforços de limpeza, multas e compensação por danos econômicos.

Embora o exemplo seja extremo, as repercussões para pequenas e médias empresas que não testam ou calibram podem ser graves, incluindo o fechamento temporário por reguladores, clientes ou reputação perdidos, falha de produto ou serviço e redução de ganhos. 

Um sistema simples de gerenciamento e rastreamento de ativos remove o risco de não conformidade. Vamos ilustrar o ponto usando um teodolito de agrimensor e o sistema de gerenciamento de ativos Scanlily. Ao emitir ao teodolito seu próprio código QR, qualquer pessoa na empresa pode encontrar quem o está usando, sua localização, marca, número do modelo e todos os dados de suporte carregados, incluindo manuais de instruções ou catálogos de peças ilustrados. 

A funcionalidade Scanlily permite definir alertas ou flags para eventos significativos. O gerente de equipamentos pode definir um alerta uma semana antes da calibração para sinalizar a necessidade de o teodolito ser recuperado, embalado e enviado ao laboratório de testes. 

A funcionalidade adicional do sistema Scanlily permite que os funcionários reservem equipamentos, façam check-out e check-in novamente depois de terminarem de usá-los. Este sistema de reserva permite que o gerente de equipamentos reserve o teodolito para a duração planejada do processo de calibração, tornando-o indisponível para uso por outros e evitando o uso de equipamentos não conformes ou inseguros. 

Depois que o teodolito calibrado é devolvido, o gerente de equipamentos pode anexar o certificado de calibração e o cartão de desvio ao seu registro QR. Eles então liberarão o item de volta para o pool de equipamentos, permitindo que ele seja reservado e retirado pela equipe de pesquisa, seguros de que o equipamento atende aos padrões regulatórios e de qualidade.

6. HSEQ

O foco de uma empresa em saúde, segurança, qualidade e meio ambiente é projetado para proteger seus funcionários e clientes, minimizando os impactos ambientais e mantendo a qualidade de seus produtos ou serviços. Este foco inclui a miríade de lubrificantes, produtos de limpeza e fluidos de produção usados ​​nos locais de trabalho. Sua identificação, manuseio e descarte incorretos podem ter implicações de longo alcance. 

Saúde

• A identificação incorreta de produtos químicos perigosos pode expor os funcionários a substâncias perigosas sem o equipamento de proteção individual (EPI) apropriado, arriscando problemas de saúde agudos ou crônicos.
• O uso incorreto de produtos químicos pode resultar em envenenamento (se ingerido) ou queimaduras químicas na pele ou nos olhos.
• A inalação de vapor de produtos químicos identificados incorretamente pode causar problemas respiratórios, incluindo asma ou pneumonite química.

Segurança

• A mistura incorreta de fluidos ou produtos de limpeza aumenta o risco de acidentes, como incêndios, explosões ou derramamentos de produtos químicos.
• A identificação incorreta pode atrasar as respostas de emergência, pois os socorristas podem não saber imediatamente os procedimentos ou antídotos corretos para a exposição a produtos químicos identificados incorretamente.

Meio Ambiente

• O descarte inadequado de produtos químicos identificados incorretamente pode contaminar o solo, a água ou o ar.
• A contaminação ambiental por substâncias tóxicas pode prejudicar a vida selvagem e os ecossistemas locais, chegando até a entrar na cadeia alimentar ou em fontes de água.

Qualidade

Gerenciar a conformidade é uma tarefa gigantesca, mas é facilitada pelo uso de um sistema simples de gerenciamento de ativos. Aqui estão três exemplos: 

1) Identificação e especificação corretas 

Os sistemas modernos de gestão de ativos com QR code ou código de barras utilizam os códigos universais de produtos (UPC) anexados à maioria dos produtos para recuperar informações importantes sobre um item. As indústrias automotiva, de manufatura, de processamento químico e de saúde utilizam a leitura de UPC.  

O sistema recupera diretamente as informações específicas do produto de um banco de dados, eliminando o risco de erro humano na entrada ou seleção manual. As informações incluem informações específicas do produto, incluindo a composição do fluido, o uso pretendido, a compatibilidade com outras substâncias ou materiais e as fichas de dados de segurança (SDS). 

2) Ações proscritas

A leitura de UPC é uma ferramenta eficaz na prevenção de ações proscritas ou proibidas. A leitura de códigos de produtos químicos ou materiais perigosos fornece informações de manuseio e segurança, garantindo que os funcionários sigam os protocolos de segurança adequados e ajudando a prevenir acidentes ou riscos à saúde. Em ambientes de reciclagem ou descarte de resíduos, a leitura de UPC pode identificar produtos e materiais que exigem manuseio ou métodos de descarte especiais, evitando o descarte inadequado que pode prejudicar o meio ambiente. 

3) Controle de defeitos

O sistema de quarentena para inventário de entrada é um processo crítico de cadeia de suprimentos e gestão de inventário. Ele garante que materiais, componentes ou produtos que chegam a uma instalação não sejam liberados para uso ou distribuição até serem inspecionados em relação aos padrões especificados de qualidade, segurança e conformidade. Um sistema de gestão de ativos rastreia o inventário de entrada, com o pessoal do armazém usando seu dispositivo móvel para escanear e receber as mercadorias em quarentena para avaliação.

Enquanto em quarentena, as mercadorias são reservadas e não estão disponíveis para requisição ou uso. Após uma inspeção bem-sucedida e revisão da documentação, o pessoal do armazém libera as mercadorias para o inventário geral para acesso pelo pessoal da organização. Da mesma forma, os funcionários podem usar o sistema de quarentena para qualquer produto ou ferramenta em uso geral que possa estar danificado ou suspeito; colocar o item em quarentena remove-o do uso, permitindo que o pessoal revise o item e determine as próximas etapas.

7. Considerações Finais sobre a Gestão do Inventário de MRO

Podemos rastrear os sistemas de gestão de ativos até as civilizações antigas, que é onde muitas empresas permanecem com seus sistemas de gestão de ativos legados, usando tecnologia de desktop antiga alimentada por servidores centralizados. Na Scanlily, mudamos isso. Projetamos um sistema de gestão de ativos simples, competitivo em termos de custos e contemporâneo baseado em QR code que aproveita a seguinte tecnologia: 

• Bancos de dados e serviços baseados na nuvem que armazenam e gerenciam seus dados para permitir acesso escalável, seguro e remoto às informações de ativos - em qualquer lugar e a qualquer momento.
• A tecnologia móvel permite a leitura em movimento de QR codes, oferecendo interfaces amigáveis usando os sistemas operacionais e plataformas móveis preferidos dos clientes. 
• Os dados de GPS são integrados com QR codes para permitir o rastreamento da localização de ativos em tempo real, aprimorando a visibilidade dos ativos em diferentes locais ou instalações.
• Funcionalidade de relatórios e planilhas, incluindo capacidade de exportação para interface com sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) e Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), sincronizando dados de ativos em todos os sistemas organizacionais.
• Gestão de manutenção e fluxo de trabalho para automatizar alertas de manutenção, reserva de ativos, check-out, check-in, ordens de serviço e fluxos de trabalho operacionais com base no status do ativo ou dados de uso.
• Ferramentas de análise de dados e relatórios para processar e visualizar dados de ativos, identificar tendências, otimizar a utilização de ativos e tomar decisões orientadas por dados.

A natureza dinâmica dos negócios modernos exige tecnologias móveis modernas para informar as decisões de gestão que melhorarão drasticamente a satisfação do cliente, as margens operacionais, o tempo de atividade dos equipamentos e a qualidade do produto ou serviço.  

Quando sua empresa optar por assumir a liderança competitiva em seu setor, a Scanlily estará pronta para ajudar. Agende uma demonstração hoje para ver a Scanlily em ação e discutir como podemos nos tornar seu parceiro tecnológico confiável na gestão eficaz e eficiente de seu inventário de MRO.