Scanlily comme alternative à Cheqroom

Scanlily et Cheqroom représentent deux approches fondamentalement différentes d'un système de gestion d'équipement. Bien que Scanlily soit considérablement moins cher, il contient toutes les fonctionnalités de base de Cheqroom et implique un processus plus efficace. Cet article est une comparaison détaillée des deux systèmes.

Qu'est-ce qu'un système de gestion d'équipement ?

Les systèmes de gestion d'équipement sont un sous-ensemble des systèmes de gestion d'actifs. Ils se concentrent sur le suivi de l'état et de l'emplacement de l'équipement. Ces systèmes intègrent des fonctionnalités telles que le marquage détaillé de l'état de l'équipement, un système de réservation complet, la planification de la maintenance, la création de rapports et les notifications.

Qu'est-ce que Cheqroom ?

Cheqroom est sans doute le leader du marché de la gestion d'équipement. Il a été adopté par d'innombrables entreprises de taille moyenne et grande.

Lancé en 2013, Cheqroom suit la conception classique d'un système de logiciel en tant que service (SaaS) du début des années 2000. La plupart de ses capacités sont basées sur le Web et il suppose que les utilisateurs interagiront principalement avec lui à l'aide d'un navigateur Web sur PC. Il existe également une application mobile, qui possède moins de fonctionnalités. Cheqroom se différencie des autres grands noms des systèmes de gestion d'actifs tels que Asset Panda, Fixx et Asset Tiger en se concentrant sur les aspects de réservation de la gestion d'équipement. Ses capacités de réservation et d'emprunt sont au cœur de la conception et facilement accessibles, plutôt que périphériques à la conception comme avec d'autres systèmes.

Probablement parce qu'il a été lancé avant que les codes QR ne deviennent courants sur les appareils mobiles, la fonctionnalité de numérisation est une fonctionnalité auxiliaire, quelque peu enfouie dans l'interface utilisateur.

Qu'est-ce que Scanlily ?

Scanlily a également été conçu principalement pour simplifier l'emprunt et la réservation d'équipement, en concurrence directe avec Cheqroom.

Lancé en 2023, Scanlily a bénéficié de technologies plus récentes que Cheqroom, lui permettant d'être entièrement multiplateforme. Pour des raisons de mobilité, son interface mobile devrait être plus utilisée que le navigateur Web sur PC et est tout aussi performante. Il est également conçu de manière centralisée autour des codes QR, avec une icône QR proéminente en haut de chaque écran.

Les QR codes aident non seulement au suivi de l'équipement, mais simplifient également les réservations. Les QR codes peuvent être scannés lors de l'ajout d'articles, de la réservation, de la récupération et du retour. Cela accélère le processus de réservation et facilite la gestion des actifs sur le terrain.

Ajout d'articles

L'ajout d'un article à Cheqroom implique généralement de saisir d'abord des informations via l'interface Web ou mobile. Ensuite, une étiquette d'actif QR peut éventuellement être attachée. Les informations peuvent également être chargées dans le système via une feuille de calcul.

Scanlily est plus axé sur les QR codes. Lorsque vous souhaitez ajouter un article à Scanlily, vous commencez généralement par placer un QR code Scanlily sur l'article, puis vous le scannez. Ensuite, vous entrez un nom pour l'article, prenez une photo et l'attachez, et entrez un certain nombre de champs personnalisables concernant l'article. Si l'article a un code UPC ou EAN, vous pouvez raccourcir une partie de ce travail en le scannant et en obtenant ainsi l'image, les attributs et le prix de l'article sélectionnés auprès des fournisseurs. Cela fonctionne pour de nombreux produits de consommation, car la source de données contient plus de 500 millions d'enregistrements. Les clients qui ont déjà leur inventaire dans des feuilles de calcul peuvent adopter une approche différente. Ils peuvent télécharger les informations dans Scanlily à l'avance. Cela peut inclure des informations d'identification telles que le nom ou le numéro de série de l'article. Ensuite, ils peuvent trouver physiquement l'article (peut-être en scannant le numéro de série), le récupérer dans Scanlily, attacher un QR code Scanlily, puis scanner ce QR code pour l'associer à l'article.

Réservations - Au cœur de Scanlily et Cheqroom

Scanlily et Cheqroom sont tous deux plus avancés que les autres systèmes de gestion d'actifs dans la façon dont ils gèrent l'emprunt et la réservation d'équipement. Ils sont axés sur les réservations et couvrent des détails tels que l'activation d'un accord de réservation personnalisé et la signature des emprunteurs.

Modes de réservation

L'approche de Cheqroom et de Scanlily pour les emprunts et les réservations est différente :  

Emprunts 

Dans Cheqroom, lorsqu'un utilisateur emprunte un article, ce n'est pas tout à fait comme l'emprunt d'un livre de bibliothèque. L'utilisateur emprunte plutôt l'article pour une possession immédiate, puis spécifie une date de retour, comme une réservation. Dans Scanlily, un emprunt est tel qu'on pourrait s'y attendre d'après le terme « Emprunt » tel qu'il est utilisé dans une bibliothèque : l'utilisateur emprunte l'article pour une possession immédiate et il existe une date d'échéance déterminée par le système pour l'article.

Réservations

Cheqroom a un mode de réservation, alors que Scanlily en a deux.

Réservations avec enlèvements Les deux systèmes comprennent un mode de réservation qui comprend plusieurs étapes : vous réservez en ligne, vous récupérez ensuite l'article, puis vous le retournez et la réservation se termine.  Des notifications rappellent à l'utilisateur (et à l'administrateur) tout au long du processus afin d'éviter les enlèvements ou les retours tardifs. 

Réservations simples Scanlily propose en outre un mode de réservation plus simple, qui ressemble davantage à une réservation d'hôtel : l'utilisateur réserve l'article sur une période donnée dans un calendrier, mais il n'y a pas d'enlèvement ou de retour enregistré dans le système. 

Dans les deux systèmes, les réservations comprennent également une capacité optionnelle pour un utilisateur de prendre la garde d'un article. En d'autres termes, l'utilisateur prend physiquement possession de l'article pour une période indéterminée.

Dans Cheqroom, les emprunts et les réservations peuvent se produire simultanément.   Les trois modes de réservation distincts de Scanlily ne se produisent pas simultanément : Emprunts, Réservations et Réservations avec enlèvements.  L'objectif est d'éviter la confusion (comme on le voit dans Cheqroom) et de simplifier la formation. Les abonnés qui souhaitent autoriser l'emprunt en même temps qu'un mode de réservation peuvent utiliser la fonction de garde à cet effet. 

Processus de création de réservation

Cheqroom et Scanlily adoptent des approches différentes pour créer des réservations.  J'utiliserai les réservations qui impliquent des enlèvements pour illustrer la différence :

Cheqroom exige d'abord la création d'une réservation :

Pour créer une réservation, vous cliquez généralement sur "Réservation", puis vous ajoutez un ou plusieurs articles à cette réservation. Si l'article n'est pas réservable, vous recevez un message d'erreur. Vous choisissez ensuite la plage de dates pour la réservation et vous la finalisez.  Les emprunts impliquent une approche similaire.

L'approche de Scanlily consiste à réserver directement à partir de l'article ou du conteneur :

Pour créer une réservation, vous trouvez l'article ou le conteneur d'articles que vous souhaitez réserver, cliquez sur "Réserver" et sélectionnez la plage de dates.  Il n'est pas nécessaire de créer d'abord une entité appelée "Réservation".  Les emprunts impliquent une approche similaire,

Les raisons de l'approche de Scanlily sont les suivantes :

• Il y a moins d'étapes (et de clics) qu'avec Cheqroom.  
• Les QR codes peuvent être scannés pour chaque étape du processus.  Vous pouvez scanner votre article (ou conteneur) lors de la réservation, de l'enlèvement, du retour et de la fin d'une réservation.  
• Seules les actions autorisées sont affichées. Vous pouvez afficher à l'utilisateur uniquement les articles disponibles à la réservation.  Il n'est pas nécessaire qu'ils découvrent en cliquant et en recevant ensuite un message d'erreur comme avec Cheqroom.

Notifications et alertes

Des notifications sont envoyées par e-mail ou par message aux utilisateurs concernant les actions entreprises ou nécessaires dans le processus de réservation.  Par exemple, les utilisateurs peuvent recevoir un e-mail lorsqu'un article doit être retourné.  Ou les utilisateurs et les administrateurs peuvent être alertés lorsqu'un article est en retard.  En fonction des besoins de l'organisation, Scanlily et Cheqroom permettent tous deux de personnaliser les messages spécifiques aux utilisateurs ainsi que les messages qui apparaissent.  Scanlily peut en outre personnaliser et envoyer des notifications aux équipes (qui impliquent plusieurs utilisateurs travaillant ensemble).

Scanlily et Cheqroom proposent des paramètres d'alerte pour lorsque diverses conditions sont remplies.  Par exemple, les deux peuvent envoyer des alertes lorsque l'équipement est signalé (par exemple, comme cassé, nécessitant une maintenance, perdu, etc.).  De même, ils peuvent tous deux être configurés pour envoyer des notifications lorsque l'équipement est emprunté, réservé ou en retard.  Cheqroom dispose d'une fonction Spotcheck, qui n'est pas encore disponible dans Scanlily, pour vérifier une liste d'articles dans un kit et envoyer des notifications si tous les articles d'un spotcheck sont disponibles.  Scanlily a la fonctionnalité supplémentaire de pouvoir définir des alertes non liées à la réservation, telles qu'une alerte de quantité - par exemple, lorsqu'un article d'inventaire tombe en dessous d'un certain niveau. 

Personnalisation

Personnalisation des champs

Cheqroom et Scanlily permettent tous deux une personnalisation détaillée des champs d'articles.  Les utilisateurs peuvent définir un nombre quelconque de types de champs personnalisés (numérique, caractère, date, liste, etc.).  En plus des champs personnalisables, les deux systèmes ont des champs standard. Cheqroom a quelques champs standard, tandis que Scanlily en a des dizaines à choisir. 

Scanlily inclut de manière unique le concept de types d'articles.  Un type d'article est un ensemble de champs qui peuvent être attribués à un nombre quelconque d'articles.  Cela évite d'avoir à configurer individuellement une liste de champs distincte pour chaque article. Cela systématise également les rapports.  Cheqroom n'a pas ce concept et il faut travailler à définir les champs par article, ce qui augmente le temps passé sur chaque article et augmente la complexité des rapports. 

Contrôle d'accès utilisateur

Les deux systèmes ont des niveaux d'utilisateur à peu près équivalents (super-utilisateur, administrateur, planificateur, etc.).  Ils permettent également tous deux un contrôle d'accès utilisateur affiné - que Cheqroom appelle "Accès à l'équipement" et que Scanlily appelle "Groupes d'utilisateurs".  Dans les deux cas, les utilisateurs peuvent être organisés en groupes et bénéficier de droits de lecture, d'écriture, de réservation, de garde et d'autres autorisations pour les articles. 

Dans Cheqroom, les autorisations d'accès utilisateur sont accordées au niveau de l'article, ce qui nécessite un accès personnalisé par article.  Dans Scanlily, les autorisations sont accordées au niveau de la catégorie, ce qui permet un contrôle d'accès plus rapide et standardisé grâce à la création de catégories d'articles avec des droits différents pour différents groupes d'utilisateurs.  

Cheqroom n'a pas la capacité de restreindre l'accès en lecture aux articles par groupe d'utilisateurs. Cela crée de la confusion dans le processus de réservation en permettant aux utilisateurs de voir des articles pour lesquels ils n'ont pas de droits de réservation. Scanlily permet de restreindre l'accès en lecture, de sorte que les articles non réservables peuvent être masqués aux utilisateurs qui n'ont pas besoin de les voir. Scanlily contient en outre un type spécial de groupe d'utilisateurs, appelé Équipe d'accès partagé, dans lequel les membres de l'équipe partagent non seulement les droits d'accès, mais reçoivent conjointement des notifications pour les articles.

Conteneurs/Kits

Ce que Cheqroom appelle un « Kit » est plus largement appelé un « Conteneur » dans Scanlily. Un kit ou conteneur est une collection d'équipements qui peuvent être réservés ensemble. Il peut s'agir d'une entité physique comme un sac pour appareil photo qui contient d'autres articles, ou il peut s'agir d'un conteneur virtuel d'articles. Dans Scanlily, les conteneurs peuvent être à l'intérieur d'autres conteneurs ; alors que dans Cheqroom, il n'y a qu'un seul niveau de Kit.

Liste d'équipement

Une caractéristique novatrice de gestion des actifs de Cheqroom et de Scanlily est la possibilité d'avoir une liste d'équipement portable. Par portable, je veux dire que cette liste dynamique d'articles peut être affichée en dehors du système de gestion d'équipement sur le propre site web de l'abonné. Cela permet aux utilisateurs de l'abonné de consulter des informations sur les articles sans se connecter au système de gestion des actifs. Les informations utiles pourraient être l'état (l'article est-il disponible pour la réservation ?, est-il cassé ?), ou il pourrait inclure des informations comme un manuel d'utilisation - parmi d'autres possibilités. Cheqroom réalise cela grâce à une liste qui peut être incluse dans un cadre de site web. Scanlily le fournit via un plugin Wordpress qui inclut des liens vers la réservation rapide d'articles.

Nous terminerons par un résumé des inconvénients et des avantages de Cheqroom et de Scanlily :

Inconvénients de Cheqroom

• Défis d'utilisabilité

• • Plus de clics et d'étapes sont nécessaires que Scanlily pour effectuer les mêmes actions
  • L'utilisation dépend d'un navigateur web PC car l'application mobile manque de nombreuses fonctionnalités
  • Pas un système basé sur la numérisation. Les codes QR ne sont pas au cœur de la conception.
  • Interface utilisateur encombrée
  • Modes de réservation confus
  • Actions non autorisées Cheqroom vous permet d'essayer des actions qui ne sont pas autorisées au lieu de ne montrer que les actions autorisées. Par exemple, si un article est emprunté, l'option de réservation apparaît toujours (plutôt que d'être masquée ou grisée) et l'utilisateur reçoit un message d'erreur pour apprendre qu'il n'est pas disponible.

• Fonctionnalités

• • Pas de concept de types d'articles. Cela ajoute du temps lors de la création d'articles et provoque une incohérence des rapports avec différents champs par article.
  • Pas de vue de feuille de calcul des articles comme dans Scanlily
  • Pas de concept d'équipes, qui peuvent conjointement se voir attribuer des réservations et recevoir conjointement des notifications
  • Les emplacements ne sont pas attribués à des adresses spécifiques
  • Pas de concept de conteneurs à l'intérieur de conteneurs

• Courbe d'apprentissage élevée

• Cher

Avantages de Cheqroom

• Plus de rapports

• • Plus de fonctionnalités
  • Un mode pour les réservations basées sur les jours et les intervalles de temps (vs incréments de temps)
  • Durées de réservation min/max
  • La fonctionnalité Spotchecks
  • Modèles PDF
  • Images recommandées pour les articles
  • Hiérarchie des catégories

• Plus de notifications Contient quelques notifications pas encore dans Scanlily. Cela inclut lorsqu'un utilisateur est bloqué/débloqué, lorsqu'un document a été généré pour un emprunt, lorsque l'équipement est mis hors service, lorsqu'un commentaire est ajouté à un article, et les notifications liées à la fonctionnalité Spotcheck.

• Intégrations avec d'autres systèmes :

• • Intégrations SSO (actuellement en cours pour Scanlily)
  • API pour les webhooks, Zapier et l’API propre de Cheqroom
  • Intégration Slack

Inconvénients de Scanlily

Scanlily, sorti fin 2023, n’a pas eu le temps d’accumuler autant de fonctionnalités que Cheqroom, développé en 2013.  

• Moins de rapports (mais les utilisateurs peuvent exporter et créer des rapports personnalisés)

• Fonctionnalités

• • Pas de fonction de vérification ponctuelle
  • Pas de modèles PDF
  • Moins de fonctionnalités de tableau de bord

• Notifications

• • Les notifications sont actuellement envoyées par e-mail et notifications push, mais pas par SMS.

• Intégrations

• • Les intégrations SSO ne sont pas encore disponibles
  • Les intégrations avec des applications tierces ne semblent pas encore exister

Avantages de Scanlily

Vraiment multiplateforme

Scanlily prend en charge la portabilité avec une interface mobile aussi fonctionnelle que son interface web, y compris les fonctions d’administration. Cependant, il comprend également des interfaces web spécialisées lorsqu’un écran plus large est justifié, comme pour les rapports et la fonctionnalité Spreadsheet.

Centré sur les QR

Les codes QR ne sont pas une réflexion après coup, mais sont au centre de l’application, avec un bouton QR en haut à droite de chaque page pour saisir et rechercher des articles. Avec Scanlily, le processus est centré sur l’autocollant/étiquette QR Scanlily. Le processus nécessite moins d’étapes qu’avec Cheqroom, ce qui accélère la saisie et la recherche d’articles. L’approche centrée sur les QR accélère également le processus de réservation, en particulier lors de l’enregistrement, de la récupération ou du retour d’articles.

Les QR sont des URL

Étant donné que les QR Scanlily sont des URL plutôt que de simples ID alphanumériques, ils peuvent être scannés par une personne disposant d’un téléphone mobile sur lequel l’application n’est pas installée. Cela ouvre une page web avec les informations. Par conséquent, n’importe qui, même non formé à Scanlily, peut simplement scanner un QR sur l’équipement et obtenir des instructions sur l’équipement, voir toute information à ce sujet, voir sa disponibilité et son statut de réservation et même le réserver.

Concept de pièces jointes

Scanlily possède de nombreux champs intégrés ainsi que des champs personnalisables. Mais un aspect vraiment unique est le flux continu de pièces jointes que les utilisateurs peuvent ajouter à un article. Vous pouvez joindre une note, un rappel (e-mail ou notification pour l’avenir), des documents, des images, des sites web et des enregistrements audio. Lorsqu’il est utilisé comme système multi-utilisateurs, chaque pièce jointe est horodatée et marquée avec le nom de la personne qui a créé la pièce jointe. Par exemple, lorsque vous achetez l’article et que vous l’ajoutez au système, vous pouvez joindre un manuel d’utilisation ainsi que les informations de garantie et une image du reçu d’achat.

Modes de réservation plus simples

Le processus de réservation de Cheqroom est compliqué en raison de la présentation simultanée des modes de réservation. Afin de permettre simultanément les enregistrements et les réservations, des actions illégales sont présentées (comme la présentation de la possibilité de réserver un article enregistré). Il faut y remédier à l’aide de messages d’erreur. De plus, les enregistrements de Cheqroom ne sont pas vraiment des enregistrements comme dans une bibliothèque - les utilisateurs enregistrent non seulement des articles, mais indiquent une date de retour. En revanche, Scanlily propose trois modes de réservation distincts qui peuvent être sélectionnés et modifiés pour le système : Enregistrements, Réservations et Réservations avec réservations. Il existe une fonctionnalité de « garde » pour le cas où il est nécessaire de pouvoir gérer simultanément les réservations et les enregistrements. Parce qu’il est beaucoup plus facile à comprendre pour les nouveaux utilisateurs, Scanlily serait plus susceptible d’être utilisé et avec une courbe d’apprentissage plus rapide.

Fonctionnalité UPC/EAN

L’ajout d’articles dotés d’un code-barres UPC ou EAN est très rapide dans Scanlily : vous scannez simplement le code-barres et importez les informations, y compris le coût, à partir d’une sélection de fournisseurs. Cela évite la saisie initiale. Les informations peuvent ensuite être modifiées.

Vue tableur

Il existe une feuille de calcul Web de tous les actifs dans laquelle les données peuvent être manipulées comme dans une feuille de calcul. Elle permet des mises à jour groupées de plusieurs cellules à la fois et la possibilité d'exporter. Elle permet également d'imprimer des étiquettes QR personnalisées.

Alertes

Scanlily a la capacité de créer des alertes pour les propriétés en dehors des réservations. Cela comprend, par exemple, des alertes de quantité lorsque le stock tombe en dessous d'un certain niveau.

Plugin Wordpress

Scanlily permet aux utilisateurs d'afficher leur inventaire hébergé par Scanlily sur leur propre site Web via un plugin Wordpress. S'ils n'ont pas Wordpress, ils peuvent référencer une URL que Scanlily héberge pour eux. Cela leur permet d'afficher à leurs utilisateurs l'équipement sélectionné et sa disponibilité pour la réservation (sans obliger les utilisateurs à se connecter d'abord à Scanlily).

Types d'articles

Le concept de types d'articles, décrit ci-dessus, standardise la saisie et la création de rapports d'articles.

Plus facile à utiliser

Parce que Scanlily est centré sur les QR, le flux de travail est plus simple et comporte moins d'étapes. La capacité publique de numérisation QR pour afficher les articles sans l'application le rend plus accessible et plus simple. Et tout au long de l'application, il est conçu pour la simplicité. Seules les actions autorisées sont affichées.

Prix

Le prix de Scanlily est généralement d'environ 1/10 du prix de Cheqroom, selon le nombre d'actifs.

Résumé - Scanlily comme alternative à Cheqroom

En résumé, Scanlily est une alternative à Cheqroom qui est construite à partir de zéro pour atteindre les mêmes objectifs. Cependant, étant donné qu'il est centré sur les QR et le mobile, il offre des avantages en termes de portabilité, de convivialité et de simplicité. J'espère que les organisations, même les plus grandes d'entre elles, reconnaîtront les lacunes des SaaS à l'ancienne et envisageront notre technologie pour atteindre plus efficacement leurs objectifs en matière de gestion d'équipement.