Produits et fonctionnalités Scanlily

[Page.summary="AI_Image_Recognition",Page.languagce="en"]

Scanlily AI video recognition lets you catalog items or containers in seconds by recording video while talking naturally. The AI performs three functions simultaneously: it watches your video to identify individual items and extract clear photos from multiple angles, it listens to your voice to capture quantities, descriptions, and commands, and it organizes everything automatically into structured item entries. The workflow begins by creating or opening a container in the Scanlily app. Navigate to My Containers from the main menu and either select an existing container or create a new one by scanning a QR code or using the Camera+ button. Once inside the container, choose "Without QR" under Add Items to Container, select Video, then choose Add Item or Add Multiple Items. As you record, describe what you see naturally. Each video can be up to one minute, and you can record multiple videos. The AI can recognize up to 60 items per video. Move slowly so the AI can clearly identify items. You can state quantities like "there are 100 Band-Aids in this box," capture sentimental details like "this was made by my grandfather," or give commands like "catalog these plates as duplicates." After submitting the video, processing runs in the background. You can continue other work or record additional videos while waiting. When processing completes, you receive a notification. Items appear as drafts at the bottom of the container. Review each draft by clicking on it. The AI captures multiple images from different angles so you can select the best one. It also generates fields including item name, description, category, color, brand, and size. Check the fields you want to keep and click Approve, then use the Next button to review the next draft. Alternatively, use Approve All to accept all drafts with AI-selected images, though this skips an extra lookup step that provides more detailed descriptions for items like books and games. Once approved, attach a Scanlily QR sticker to the physical container and link it in the app. Anyone who scans the QR code sees the complete list of contents with photos.

La fonctionnalité Pièces jointes de Scanlily représente une approche unique et ingénieuse de la documentation et de la collaboration d'articles, offrant aux utilisateurs une flexibilité illimitée dans la description et le suivi de leurs actifs physiques. Chaque écran d'un article Scanlily contient une section « Pièces jointes » qui permet aux utilisateurs de joindre plusieurs types de contenu, notamment des notes, des images, des fichiers audio et des documents. Contrairement aux systèmes d'inventaire rigides qui limitent les utilisateurs à des champs prédéfinis, les pièces jointes de Scanlily fonctionnent comme un système de documentation infiniment extensible où chaque pièce jointe fait partie d'un historique horodaté et consultable. La fonctionnalité excelle particulièrement dans les environnements multi-utilisateurs, où différents membres de l'équipe peuvent apporter leurs observations, leurs notes de maintenance ou leurs rapports d'inspection, créant ainsi un fil de conversation collaboratif autour de chaque article. Les utilisateurs peuvent joindre des images haute résolution jusqu'à 10 Mo pour documenter l'état des articles, les numéros de série ou les dommages, tandis que les notes jointes prennent en charge le texte formaté, les hyperliens vers des ressources externes telles que des manuels ou des sites Web de fournisseurs, et même des rappels intégrés pour les calendriers de maintenance. Le système gère intelligemment les URL dans les notes, en les convertissant automatiquement en hyperliens cliquables qui ouvrent les pages Web pertinentes, ce qui facilite la liaison des articles à la documentation en ligne ou aux didacticiels vidéo. Pour les entreprises qui gèrent des flottes d'équipements ou des inventaires de location, cela signifie que les techniciens de maintenance peuvent joindre des photos d'inspection, les gestionnaires peuvent ajouter des notes budgétaires et les opérateurs peuvent documenter les problèmes d'utilisation, le tout dans une seule chronologie. Les consommateurs peuvent, par exemple, prendre une photo d'un reçu, la joindre à cet article, et n'ont alors plus besoin de conserver la copie physique. Le système de pièces jointes contribue à éliminer le besoin de papier, de systèmes de documentation distincts ou de feuilles de calcul, en consolidant toutes les informations relatives aux articles dans un seul emplacement accessible. Grâce à la prise en charge de plusieurs formats de fichiers et à la possibilité d'ajouter un nombre illimité de pièces jointes sans champs de base de données supplémentaires, Scanlily offre une flexibilité inégalée dans la documentation des actifs tout en conservant une navigation conviviale.

Les conteneurs Scanlily offrent un moyen flexible de regrouper et d'organiser les articles tout en conservant toutes les fonctionnalités de suivi des articles individuels. Les conteneurs sont des articles qui peuvent contenir d'autres articles, et ils peuvent être imbriqués les uns dans les autres pour créer des structures organisationnelles à plusieurs niveaux qui reflètent les scénarios de stockage du monde réel. Cela les rend idéaux pour diverses applications, notamment la gestion des stocks, la réservation d'équipement, le déménagement et la revente sur eBay. Le système de conteneurs est basé sur la technologie de code QR de Scanlily, permettant aux utilisateurs de scanner rapidement les conteneurs pour afficher leur contenu, ajouter des articles ou mettre à jour les quantités. Chaque conteneur fonctionne comme un article ordinaire qui peut être réservé, suivi et documenté avec des attributs et des pièces jointes, tout en servant de point de collecte pour d'autres articles. Cette double nature permet de puissantes capacités d'organisation, telles que la création de kits d'équipement réservables où les utilisateurs réservent une collection entière comme une seule unité, comme un kit de photographie contenant des caméras, des objectifs et des accessoires. Les conteneurs prennent en charge la gestion sophistiquée des stocks grâce au suivi des quantités, affichant la disponibilité en temps réel des articles dans chaque conteneur. Les utilisateurs peuvent ajuster les quantités directement, déplacer des articles entre les conteneurs à l'aide d'opérations en bloc et générer des rapports complets montrant le contenu des conteneurs et les hiérarchies organisationnelles. Le système empêche les conflits de réservation en garantissant que si un article individuel dans un conteneur est réservé séparément, le conteneur lui-même ne peut pas être réservé pendant cette période. La hiérarchie d'imbrication suit une structure logique de l'adresse à l'emplacement, du conteneur à l'article, avec des conteneurs capables de contenir d'autres conteneurs à plusieurs niveaux. Cela permet aux organisations de représenter des systèmes de stockage complexes, des entrepôts avec plusieurs zones de stockage aux boîtes individuelles sur les étagères. Pour les applications de déménagement, les utilisateurs peuvent choisir d'étiqueter à la fois les conteneurs et les articles individuels pour un suivi détaillé, ou simplement d'étiqueter les conteneurs et d'utiliser des notes et des photos pour documenter le contenu. Les abonnés Business bénéficient de fonctionnalités supplémentaires telles que les téléchargements CSV pour la création d'articles en masse et des outils de reporting complets qui s'exportent aux formats PDF, Excel ou CSV. Le système prend en charge diverses industries, notamment l'éducation, les laboratoires, les entrepôts, la gestion immobilière et la production médiatique, s'adaptant aux différents besoins organisationnels sans nécessiter de configuration complexe. Qu'il s'agisse de gérer un petit placard de fournitures de bureau ou de coordonner l'équipement sur plusieurs chantiers, les conteneurs Scanlily fournissent des outils d'organisation pratiques qui évoluent avec vos besoins.

Scanlily offre de multiples voies de recherche conçues pour différents cas d'utilisation et préférences des utilisateurs. La fonction de scan de code QR permet une récupération instantanée des articles grâce à trois méthodes d'accès : au sein de l'application, en utilisant l'appareil photo de l'appareil en dehors de l'application (ce qui ouvre l'application directement sur cet article), ou via un navigateur web sans aucune installation d'application requise. Cette flexibilité garantit que les articles peuvent être consultés quel que soit la configuration de l'appareil ou les autorisations de l'utilisateur. Grâce à la recherche en langage naturel basée sur l'IA, les utilisateurs peuvent taper des requêtes conversationnelles telles que « afficher les articles de la trousse de sécurité de chantier » et le système identifie intelligemment les articles d'inventaire pertinents, éliminant ainsi la nécessité de se souvenir des noms ou des codes d'articles exacts. L'interface de recherche est accessible via la section « Mes articles » du menu supérieur gauche, qui présente une vue de liste complète avec de multiples options de tri, notamment alphabétique, catégorie, emplacement, le plus récent, quantité, récent, type et valeur. Pour l'organisation spatiale, la fonction de suivi GPS étiquette automatiquement les articles avec des données de localisation lorsqu'elle est activée, permettant aux utilisateurs de visualiser l'inventaire sur une carte interactive. Le tri basé sur la localisation prend en charge à la fois les emplacements simples (comme « Garage » ou « Remise ») au sein d'une seule adresse pour les utilisateurs du niveau gratuit, et les adresses multiples avec des emplacements multiples pour les abonnés Pro et Entreprise. L'organisation basée sur les catégories offre une autre dimension pour la gestion de l'inventaire, avec des catégories visibles sur le tableau de bord mobile pour un accès rapide. Les utilisateurs peuvent créer des catégories personnalisées via l'interface Gérer les catégories, ce qui permet des regroupements spécifiques à l'industrie qui sont pertinents pour leur cas d'utilisation particulier. Le système affiche des mesures d'inventaire complètes, y compris le nombre total d'articles, la valeur actuelle, la valeur d'origine et le coût total, fournissant un aperçu immédiat de l'investissement et de l'amortissement de l'inventaire. Ces capacités de recherche servent diverses industries, notamment l'éducation, les laboratoires, les entrepôts, la fabrication, la gestion immobilière, la construction et la production médiatique, soutenant des cas d'utilisation allant de la réservation d'équipement et la planification de la maintenance au suivi des dommages et l'allocation d'équipement basée sur des projets.

La fonctionnalité « Demandez n'importe quoi » de Scanlily remplace la recherche d'inventaire traditionnelle par des requêtes en langage naturel alimentées par l'IA. Au lieu de filtrer par mots-clés, catégories et champs exacts, les utilisateurs posent simplement des questions en langage clair – en tapant ou en parlant – et l'IA comprend le contexte, trouve les articles correspondants et renvoie des résultats détaillés, y compris les emplacements, les descriptions et les attributs des articles. De plus, le système est une conversation où l'utilisateur peut interagir avec l'agent d'IA pour affiner les résultats et poser des questions de suivi. La fonctionnalité est accessible à partir de l'application mobile et, pour les abonnés Business, de l'application Web. La recherche vocale utilise la conversion de la parole en texte, permettant aux utilisateurs d'énoncer leurs requêtes et de les soumettre d'un simple geste. La recherche textuelle fonctionne de la même manière via une simple zone de recherche. « Demandez n'importe quoi » gère un large éventail de types de requêtes. Les utilisateurs peuvent trouver des articles spécifiques (« Où est ma caméra Sony ? »), vérifier les quantités (« Combien d'articles sont signalés pour maintenance ? ») et générer des rapports structurés sur les attributs, les emplacements, les conteneurs et les catégories. Les rapports qui nécessitaient auparavant des heures de filtrage manuel peuvent être produits en quelques secondes avec une seule invite. Les abonnés payants peuvent générer des fichiers CSV ou PDF, ce qui facilite le partage des résumés d'inventaire avec les membres de l'équipe, les comptables ou les fournisseurs d'assurance sans préparation manuelle des données. Les utilisateurs gratuits peuvent générer des rapports dans l'application avec jusqu'à 10 téléchargements avant qu'une mise à niveau ne soit nécessaire.

Le système de rappel de Scanlily vous permet de définir des notifications personnalisées pour tout article de votre inventaire grâce à la fonction de pièce jointe Note. Ces rappels vous aident à assurer le suivi de la planification de la maintenance, le suivi des garanties, les notifications de réapprovisionnement et d'autres tâches urgentes liées à vos actifs. Pour définir un rappel, cliquez simplement sur le bouton Note dans la section Pièces jointes de n'importe quel article, saisissez votre texte de rappel et choisissez quand être averti. Vous pouvez définir une date et une heure exactes, ou programmer le rappel par rapport à la date actuelle en utilisant des jours, des semaines, des mois ou des années. Par exemple, vous pouvez définir des rappels de maintenance trimestriels pour l'équipement, des alertes d'expiration de garantie des mois à l'avance, ou des notifications de réapprovisionnement lorsque les fournitures sont faibles. Les rappels sont envoyés par e-mail ou par notifications push mobiles en fonction de vos préférences configurées dans Paramètres -> Profil utilisateur. Cela garantit que vous recevez des alertes via votre canal préféré, que vous soyez à votre bureau ou sur le terrain. Dans les systèmes multi-utilisateurs, les rappels sont envoyés spécifiquement à l'utilisateur qui les a créés, ce qui garantit la responsabilisation tout en évitant les alertes inutiles aux membres de l'équipe. L'avantage principal du système de rappel de Scanlily est que les notifications sont directement liées à des articles spécifiques avec toute leur documentation, leur historique et leur statut actuel immédiatement accessibles. Cette connexion contextuelle élimine le besoin d'outils de gestion des tâches ou de feuilles de calcul séparés, consolidant toute la planification liée aux actifs dans votre plateforme de gestion d'inventaire.

La fonctionnalité d'exportation de feuilles de calcul de Scanlily offre à tous les utilisateurs, y compris les abonnés gratuits, la possibilité d'exporter leurs données d'inventaire au format CSV pour une utilisation dans Excel, Google Sheets ou d'autres applications de feuilles de calcul. Pour exporter vos données, connectez-vous au site Web utilisateur de Scanlily à l'aide de vos identifiants d'application mobile et accédez à Mes articles → Vue de la feuille de calcul. Ici, vous verrez votre inventaire affiché dans un format de feuille de calcul familier avec des colonnes pour tous les champs de vos articles. Sélectionnez les articles que vous souhaitez exporter à l'aide des cases à cocher - vous pouvez sélectionner des articles individuels ou cliquer sur la case à cocher à côté de « Nom de l'article » pour sélectionner tous les articles en même temps. Une fois vos articles sélectionnés, cliquez sur « Exporter au format CSV » dans le menu d'action pour télécharger un fichier CSV contenant toutes les valeurs de champ pour vos articles sélectionnés. L'exportation CSV comprend tous les champs personnalisés, attributs et valeurs de données que vous avez saisis pour chaque article, ce qui la rend idéale pour créer des rapports, effectuer des analyses de données, effectuer des audits ou préparer des informations pour les parties prenantes. Ce format assure la compatibilité avec pratiquement n'importe quelle application de feuille de calcul ou de base de données, vous offrant une flexibilité dans la façon dont vous travaillez avec vos données d'inventaire en dehors de Scanlily. Bien que l'exportation CSV n'inclue pas les images ou les pièces jointes (celles-ci nécessitent un abonnement Pro ou Entreprise et utilisent la fonctionnalité d'exportation), elle fournit un aperçu complet des données de vos articles qui peut être ouvert, analysé et partagé à l'aide d'outils commerciaux standard. Cela garantit que vous avez toujours accès aux informations de votre inventaire dans un format portable et standard de l'industrie.

Utilisez Scanlily au lieu de ShelfLIly si vous prévoyez d'utiliser de nombreux autocollants QR. Scanlily a un bouton QR en haut à droite de chaque page pour permettre de démarrer l'inventaire d'un article en scannant un code QR. ShelfLily n'a pas cette fonctionnalité permettant de gagner du temps. Au lieu de cela, vous cliquez sur le bouton Camera+ pour d'abord ajouter l'article. Vous pouvez ensuite ajouter un code QR sur l'écran Détail de l'article. Scanlily et ShelfLily partagent des identifiants. Donc, si vous commencez avec ShelfLily, vous pouvez installer Scanlily et vous connecter pour voir le même inventaire.

Scanlily's spreadsheet feature provides a web-based interface for editing, bulk operations and data visualization that mobile apps cannot efficiently deliver. Available to all subscription tiers (Free, Pro, and Business), users access the spreadsheet view through the User Website using the same credentials as the mobile app. The spreadsheet interface displays inventory data in a familiar tabular format with advanced capabilities including inline editing of individual fields, bulk selection for batch operations, and dynamic column management. Users can widen their browser window to visualize more fields simultaneously, with the Item Name column remaining fixed while scrolling horizontally through additional attributes. The system supports customizable views through Item Type selection, allowing users to display only relevant fields for specific inventory categories, such as the built-in "Simple" view that shows fewer fields for streamlined viewing. CSV export of selected data is possible for all subscription levels. Users can select specific rows or use the upper-left checkbox to export entire inventories. The bulk update feature allows simultaneous modification of multiple items' attributes, such as changing categories, locations, or other properties for selected groups of items, dramatically reducing time spent on inventory maintenance. The label printing functionality addresses physical inventory management needs by generating QR code labels in two standard formats: Avery 5160 address labels (1" x 2⅝") and Avery 8877 business card labels (2" x 3.5"). These labels include item names, categories, and locations alongside QR codes, enabling multiple labels per item for placement on different sides of storage containers. This feature eliminates the need for separate label printing software and ensures consistency in physical item identification. For Pro and Business users, the location dropdown dynamically adjusts to display locations across multiple addresses, supporting multi-site inventory management scenarios. The spreadsheet maintains real-time synchronization with the mobile app, ensuring data consistency across all access points while providing the desktop computing advantages of larger screens, keyboard input, and efficient bulk operations that mobile interfaces cannot match.

Scanlily offre une solution pratique de suivi GPS qui met à jour les coordonnées des articles chaque fois qu'un code QR est scanné, offrant une alternative rentable aux dispositifs de suivi alimentés par batterie. Cette approche de suivi basée sur la numérisation fonctionne particulièrement bien pour les entreprises gérant des équipements sur plusieurs sites, où les articles se déplacent entre les sites mais ne nécessitent pas une surveillance continue en temps réel. Lorsque les membres de l'équipe scannent les codes QR à leur arrivée sur les chantiers ou dans les installations, le système met automatiquement à jour les emplacements sans saisie manuelle de données, créant ainsi un flux de travail sans effort pour les opérations multisites. La principale distinction entre Scanlily et les appareils comme les AirTags réside dans leur méthodologie de suivi fondamentale et leur structure de coûts. Les AirTags fournissent des mises à jour de localisation automatiques et continues grâce aux connexions Bluetooth avec les téléphones à proximité, ce qui les rend adaptés au suivi des articles sans intervention de l'utilisateur. Cependant, à environ 25 $ par unité, contre 0,17 $ pour les autocollants QR Scanlily, les AirTags sont plus de 100 fois plus chers. De plus, les AirTags nécessitent le remplacement des piles tous les un à deux ans, ce qui engendre des coûts de maintenance et une complexité continus. L'approche basée sur Bluetooth introduit également des problèmes de précision, car les AirTags dépendent des téléphones qui passent à proximité et qui peuvent se trouver dans des automobiles, ce qui peut placer les coordonnées à des dizaines de mètres des emplacements réels. Les utilisateurs de Scanlily Business bénéficient d'un suivi complet de l'historique des emplacements, enregistrant chaque adresse visitée par un article et permettant des rapports d'utilisation détaillés et une analyse de l'utilisation des équipements que les AirTags ne peuvent pas fournir. L'interface de cartographie visuelle améliore la connaissance opérationnelle en affichant tous les articles géolocalisés sur des cartes interactives accessibles via le tableau de bord de l'application mobile et l'interface web. Les épingles sur la carte indiquent le nombre d'articles à chaque emplacement, et un clic révèle des listes détaillées des 100 articles les plus récemment mis à jour à cet endroit. Une fonctionnalité particulièrement intéressante met en évidence les articles signalés en rouge sur la carte, permettant aux équipes de maintenance d'identifier et de localiser rapidement les équipements nécessitant une inspection, une réparation ou une attention particulière dans toutes les installations. Ce système de signalement visuel s'intègre parfaitement à la fonctionnalité d'alerte pour créer une surveillance complète des opérations distribuées. La sécurité reste au cœur de la mise en œuvre du GPS, avec une technologie de géorepérage permettant de partager publiquement des articles sans mot de passe lorsqu'ils sont consultés depuis des emplacements autorisés, tout en maintenant un contrôle d'accès basé sur la localisation. Le système utilise des protocoles de sécurité avancés, notamment des sauvegardes quotidiennes, des mots de passe gérés par Google pour l'authentification, des images protégées par des clés d'identification et des codes QR privés par défaut. Les articles peuvent être manuellement définis comme étant accessibles au public en cas de besoin. La combinaison d'autocollants QR abordables, de mises à jour automatiques de la localisation par numérisation, d'un historique complet des emplacements, d'une intégration de cartes visuelles avec des articles signalés et d'une sécurité de niveau entreprise fait de Scanlily un choix optimal pour les organisations ayant besoin d'une gestion fiable de la localisation des actifs sans les coûts récurrents et la charge de maintenance des dispositifs de suivi continus alimentés par batterie.

Scanlily révolutionne la gestion des stocks grâce à son approche unique et ingénieuse des codes QR. Les concurrents qui utilisent des codes QR les proposent comme un complément, où un QR peut être associé à un article après avoir créé l'article. Dans Scanlily, l'action de scanner un nouveau QR crée à la fois l'article et associe le QR, ce qui nécessite moins d'étapes. Mais la plus grande innovation est que, contrairement aux systèmes concurrents, les codes QR de Scanlily sont également des URL. Cela permet de scanner et d'accéder aux informations sans aucune installation d'application, un avantage essentiel par rapport aux systèmes traditionnels de QR et de codes-barres qui exigent que tous les utilisateurs scannent via une application ou un lecteur de codes-barres. Cela réduit le temps de formation, car le personnel peut simplement scanner avec l'appareil photo de son téléphone et ouvrir un site web pour afficher les informations (ou, si l'autorisation est accordée) pour mettre à jour l'article. Le système prend en charge plusieurs flux de travail pour l'ajout d'articles, de la méthode la plus rapide consistant à scanner un QR Scanlily pré-acheté qui déclenche la reconnaissance de l'IA pour rédiger automatiquement les détails de l'article, à la génération de codes QR à la demande via les comptes Entreprise pour une impression immédiate. Les étiquettes QR Scanlily sont facilement disponibles sur Amazon, Walmart et le site web de Scanlily dans différents formats, notamment résistantes aux intempéries, différentes tailles, formes et logos personnalisés, garantissant que les entreprises peuvent trouver la solution parfaite pour leurs besoins spécifiques. Pour les organisations disposant d'une infrastructure de codes-barres existante, les comptes Scanlily Entreprise permettent d'utiliser les codes-barres et les codes QR propriétaires existants, prenant en charge à la fois la saisie manuelle et la saisie par scanner, y compris les lecteurs de codes-barres Bluetooth. Cette flexibilité élimine le besoin de coûteuses refontes du système tout en maintenant la compatibilité avec les systèmes existants. La gestion intelligente des différents types de codes par la plateforme s'étend à la récupération, où les QR Scanlily offrent un accès direct aux articles, tandis que les codes-barres propriétaires permettent des identifiants en double avec une levée d'ambiguïté grâce à la sélection des articles. Les utilisateurs Entreprise bénéficient d'une puissance supplémentaire grâce à la fonctionnalité Paramètres -> Étiquettes, permettant la génération et l'impression en masse de QR dans plusieurs formats directement depuis l'interface web. Cette approche globale de la gestion des codes positionne Scanlily comme le seul système d'inventaire qui comble véritablement le fossé entre la technologie QR moderne et l'infrastructure de codes-barres traditionnelle, offrant aux entreprises une voie de migration qui n'abandonne pas les investissements existants tout en bénéficiant des avantages d'une gestion des stocks basée sur le cloud et améliorée par l'IA, avec des fonctionnalités qu'aucun concurrent ne peut égaler.

Scanlily's UPC and EAN scanning feature allows you to scan existing product barcodes to automatically populate item information from a database of over 550 million products. When you scan a barcode, the system pulls product names, brands, model numbers, colors, weights, dimensions, images, and current pricing from multiple vendors including Amazon, Walmart, Target, Sears, Newegg, and others. Free users can try this feature for one week before subscribing. The feature gives you control over which data to import through a checkbox interface, letting you select only the attributes you need while maintaining your preferred data structure. Setup involves enabling the UPC attribute in your item type settings and optionally dragging it to the top of your fields for quick access. Once enabled, clicking the barcode icon next to the UPC field activates the scanner. This functionality serves multiple practical applications. For insurance documentation, you can quickly build a complete inventory with replacement values by scanning household items. Businesses use it to onboard retail inventory, maintain accurate product specifications, and track assets for depreciation schedules. The multi-vendor pricing helps establish current market values, original purchase prices, or replacement costs depending on your needs. The selective import capability means you can pull just pricing for valuation projects, complete specifications for technical documentation, or all available data for comprehensive records. Scanned products immediately integrate with Scanlily's other features including QR labeling, location tracking, quantity management, booking capabilities, and reporting tools. This reduces inventory creation time from hours to minutes while ensuring accuracy through manufacturer-verified data rather than manual entry.

Scanlily révolutionne la gestion des stocks grâce à son approche unique et ingénieuse des codes QR. Les concurrents qui utilisent des codes QR les proposent comme un complément, où un QR peut être associé à un article après avoir créé l'article. Dans Scanlily, l'action de scanner un nouveau QR crée à la fois l'article et associe le QR, ce qui nécessite moins d'étapes. Mais la plus grande innovation est que, contrairement aux systèmes concurrents, les codes QR de Scanlily sont également des URL. Cela permet de scanner et d'accéder aux informations sans aucune installation d'application, un avantage essentiel par rapport aux systèmes traditionnels de QR et de codes-barres qui exigent que tous les utilisateurs scannent via une application ou un lecteur de codes-barres. Cela réduit le temps de formation, car le personnel peut simplement scanner avec l'appareil photo de son téléphone et ouvrir un site web pour afficher les informations (ou, si l'autorisation est accordée) pour mettre à jour l'article. Le système prend en charge plusieurs flux de travail pour l'ajout d'articles, de la méthode la plus rapide consistant à scanner un QR Scanlily pré-acheté qui déclenche la reconnaissance de l'IA pour rédiger automatiquement les détails de l'article, à la génération de codes QR à la demande via les comptes Entreprise pour une impression immédiate. Les étiquettes QR Scanlily sont facilement disponibles sur Amazon, Walmart et le site web de Scanlily dans différents formats, notamment résistantes aux intempéries, différentes tailles, formes et logos personnalisés, garantissant que les entreprises peuvent trouver la solution parfaite pour leurs besoins spécifiques. Pour les organisations disposant d'une infrastructure de codes-barres existante, les comptes Scanlily Entreprise permettent d'utiliser les codes-barres et les codes QR propriétaires existants, prenant en charge à la fois la saisie manuelle et la saisie par scanner, y compris les lecteurs de codes-barres Bluetooth. Cette flexibilité élimine le besoin de coûteuses refontes du système tout en maintenant la compatibilité avec les systèmes existants. La gestion intelligente des différents types de codes par la plateforme s'étend à la récupération, où les QR Scanlily offrent un accès direct aux articles, tandis que les codes-barres propriétaires permettent des identifiants en double avec une levée d'ambiguïté grâce à la sélection des articles. Les utilisateurs Entreprise bénéficient d'une puissance supplémentaire grâce à la fonctionnalité Paramètres -> Étiquettes, permettant la génération et l'impression en masse de QR dans plusieurs formats directement depuis l'interface web. Cette approche globale de la gestion des codes positionne Scanlily comme le seul système d'inventaire qui comble véritablement le fossé entre la technologie QR moderne et l'infrastructure de codes-barres traditionnelle, offrant aux entreprises une voie de migration qui n'abandonne pas les investissements existants tout en bénéficiant des avantages d'une gestion des stocks basée sur le cloud et améliorée par l'IA, avec des fonctionnalités qu'aucun concurrent ne peut égaler.

Les capacités de personnalisation de Scanlily transforment la plateforme d'un système d'inventaire standard en une solution sur mesure qui s'adapte aux flux de travail et aux exigences uniques de chaque organisation. La flexibilité de la plateforme commence avec son système de types d'articles, en commençant par deux types fondamentaux : Simple pour les conteneurs avec des champs simplifiés, et Standard pour les articles avec des attributs complets. Les utilisateurs Pro et Entreprise peuvent créer un nombre illimité de types d'articles personnalisés, en construisant des schémas spécialisés pour les livres, les appareils électroménagers, les outils, le matériel de photographie, ou toute catégorie d'actifs que leur organisation gère. Cette adaptabilité garantit que, qu'il s'agisse de suivre le matériel de laboratoire, l'inventaire de l'entrepôt ou les ressources éducatives, les utilisateurs capturent exactement les données dont ils ont besoin sans complexité inutile. Le système de personnalisation des attributs offre une flexibilité avec cinq types de données distincts prenant en charge tout scénario d'inventaire. Les organisations peuvent définir des champs Texte pour les descriptions, Devise pour le suivi financier, Nombre pour les quantités ou les mesures, Date pour les garanties ou les calendriers de maintenance, et des sélections de liste déroulante pour les options standardisées comme les couleurs ou les conditions. Chaque attribut peut être positionné précisément grâce à l'ordonnancement par glisser-déposer, ce qui garantit que les informations les plus importantes apparaissent en évidence. Ce contrôle granulaire s'étend à des dizaines d'attributs pré-construits qui peuvent être mélangés et assortis, créant des structures de données parfaites pour diverses industries, des organisations à but non lucratif aux installations de fabrication. Le système de notification de Scanlily offre une personnalisation complète grâce à son éditeur de notifications premium, permettant aux organisations d'adapter chaque message automatisé. Les utilisateurs peuvent choisir si chaque type de notification déclenche des alertes par e-mail, des notifications push, ou les deux, avec un contrôle total sur le libellé et le placement dynamique des champs. L'éditeur prend en charge les puces de glisser-déposer ou la syntaxe des crochets pour insérer les noms d'articles, les détails de l'utilisateur, les numéros de réservation et les dates n'importe où dans les messages. Cela garantit que les notifications s'alignent sur la terminologie et les normes de communication de l'organisation tout en maintenant l'efficacité automatisée. Les fonctionnalités avancées telles que les accords de réservation personnalisés avec les exigences de signature numérique, les groupes d'utilisateurs pour contrôler l'accès aux catégories et les équipes pour les notifications partagées démontrent la flexibilité de niveau entreprise de Scanlily. Les équipes permettent des alertes collectives pour les problèmes de maintenance, les avertissements de faible inventaire ou les échéances de projet, garantissant que les informations critiques atteignent simultanément tout le personnel concerné. Des établissements d'enseignement gérant l'équipement pour plusieurs classes aux entrepôts coordonnant l'inventaire entre les départements, le cadre de personnalisation de Scanlily s'adapte aux besoins opérationnels complexes tout en restant suffisamment intuitif pour une mise en œuvre immédiate.

Scanlily's alerts and flags system transforms reactive inventory management into proactive asset control, automating the monitoring work to free up time and reduce operational worries. The platform offers four alert types designed for both inventory and equipment management: - Quantity alerts automatically notify users when stock levels fall below set thresholds, essential for maintaining optimal inventory levels and preventing stockouts. - Date alerts provide advance warnings before critical dates like expirations or warranty endings, with customizable lead times to ensure timely action. - Price alerts monitor cost, price, or value fluctuations against user-defined parameters, helping track asset depreciation and market value changes. - Flag alerts trigger when items are marked with specific status indicators, enabling rapid response to maintenance needs or equipment issues. The flags feature provides standardized status tracking through customizable dropdown menus with predefined values including "Broken," "Dispose," "Flagged," "Lost," "Need to Recharge," "Need to Renew," "Need to Service," and "Restock." This standardization is particularly valuable for equipment management, allowing staff and even customers to flag items requiring attention, with automatic alerts ensuring nothing falls through the cracks. Users can customize these flag values via comma-delimited lists to match specific organizational workflows, adapting the system to unique operational needs. On the Dashboard view of items on a map, those addresses which have items with flags set will show up as red; whereas those addresses where nothing is flagged will show up as orange. For business customers with multiple sites or items and clients' sites, this is a quick way to see where attention is needed. Alert configuration is accessible through the blue menu button on the bottom right of item pages, leading to an Alert List view where users can manage all active notifications. The system delivers alerts through multiple channels - dashboard displays for at-a-glance monitoring, email notifications for detailed updates, and push notifications for immediate awareness. Advanced users including Power Users, Administrators, and Superusers can route alerts to specific team members or entire Shared Action Teams, ensuring critical information reaches the right people. The platform also features a spreadsheet view for bulk editing, label printing, and CSV export, making it easy to manage alerts across large inventories. This combination of automated monitoring, customizable notifications, and team collaboration capabilities makes Scanlily's alert system suitable for diverse industries from education and laboratories to warehouses and property management.

Les organisations qui gèrent des stocks et des équipements de valeur sont confrontées à des défis cruciaux pour maintenir la responsabilité et la conformité sans pistes d'audit appropriées. La fonction de suivi de l'historique de Scanlily répond au besoin d'une documentation transparente et inviolable de toutes les modifications apportées aux stocks, une capacité importante lorsque plusieurs membres de l'équipe gèrent des ressources partagées, que la conformité réglementaire est obligatoire ou que les audits financiers nécessitent une documentation détaillée. La fonction capture automatiquement chaque modification apportée à votre système d'inventaire, créant un enregistrement immuable qui satisfait à la fois aux exigences de gouvernance interne et aux exigences réglementaires externes. Pour les établissements de santé qui suivent les substances contrôlées, les laboratoires qui gèrent les matières dangereuses, les établissements d'enseignement qui possèdent des équipements coûteux ou toute organisation soumise aux certifications ISO ou aux audits spécifiques à l'industrie, la capacité de démontrer une chaîne de traçabilité complète n'est pas facultative, elle est obligatoire pour la poursuite des activités. La piste d'audit de Scanlily élimine l'énorme exposition à la responsabilité qui découle des modifications non documentées, des équipements manquants ou de l'incapacité à prouver que les procédures appropriées ont été suivies. Le système suit les ajouts d'articles, les modifications d'attributs, les suppressions, les mises à jour des pièces jointes et les réservations, chaque action étant horodatée et liée de manière permanente à l'utilisateur responsable. Ce niveau de détail protège les organisations contre la fraude interne, aide à résoudre les litiges concernant les dommages ou la perte d'équipement et fournit une documentation juridique lorsque des questions de responsabilité se posent. Contrairement aux journaux papier qui peuvent être modifiés ou perdus, aux feuilles de calcul qui écrasent les données précédentes ou aux applications d'inventaire de base qui ne suivent que l'état actuel, Scanlily crée un enregistrement de niveau médico-légal qui résiste à l'examen des auditeurs, des inspecteurs, des compagnies d'assurance et des équipes juridiques.

Scanlily Navigate est une fonctionnalité de navigation visuelle détaillée pour les abonnés Pro et Entreprise, qui remplace le filtrage en plusieurs étapes par une hiérarchie simple accessible en un clic. Au lieu de sélectionner individuellement les filtres de localisation un par un, les utilisateurs parcourent leur structure de localisation de la même manière qu'ils explorent des dossiers sur un ordinateur : Adresse > Emplacement > Allée > Travée > Étagère > Conteneur > Article. Le panneau de navigation affiche l'ensemble de la structure de localisation, en commençant par le niveau le plus large (adresses/bâtiments) et en descendant jusqu'aux positions de stockage spécifiques. À chaque niveau, le nombre d'articles est affiché à côté de chaque sous-emplacement, et la liste d'articles située sous le panneau est instantanément mise à jour pour n'afficher que ce qui est stocké à cet endroit. Chaque niveau de la hiérarchie est optionnel : une configuration simple peut ignorer complètement les allées et les travées. L'une des fonctionnalités les plus pratiques de Navigate est l'héritage automatique de la localisation. Lorsque vous descendez jusqu'à une position spécifique (par exemple, Siège social > Salle de stockage > Allée 7 > Étagère B) et que vous ajoutez des articles, que ce soit par photo, vidéo, scan QR ou saisie manuelle, tous les nouveaux articles sont automatiquement affectés à cette localisation exacte. Cela élimine la saisie répétitive de données lors du catalogage d'une étagère entière ou de la réception d'expéditions. Cette fonctionnalité est conçue pour plusieurs cas d'utilisation clés. Les responsables d'entrepôt bénéficient d'un suivi précis des allées et des étagères, ce qui permet aux préparateurs de commandes de trouver les articles sans avoir à fouiller dans des sections entières. Les entreprises ayant plusieurs succursales peuvent suivre les articles dans différents établissements en naviguant d'abord par propriété, puis en explorant les pièces ou les zones de stockage. Les experts en sinistres et les organisateurs de successions peuvent cataloguer les articles par pièce, ce qui reflète la manière dont les propriétés sont physiquement organisées. Navigate est accessible à partir du bouton Navigate du menu principal ou de l'icône de hiérarchie de localisation sur la page Articles. L'article de blog renvoie à un article d'aide détaillé contenant des instructions étape par étape et des conseils pour utiliser Navigate avec le filtrage client. La fonctionnalité est disponible dès maintenant pour les abonnés Pro et Entreprise, et pour les utilisateurs d'un forfait gratuit qui gèrent l'inventaire sur plusieurs sites, la hiérarchie des sites à elle seule peut justifier une mise à niveau.

Le système révolutionnaire d'accès sans application de Scanlily transforme la façon dont les organisations partagent et gèrent les informations d'inventaire en traitant les codes QR comme des URL plutôt que comme de simples chaînes de caractères. Cette fonctionnalité novatrice permet à quiconque d'accéder aux informations sur les articles via un navigateur Web sans installer l'application ni créer de compte, simplement en scannant les codes QR avec l'appareil photo d'un smartphone. Cette puissante capacité réduit considérablement les frictions pour les parties prenantes qui ont besoin d'accéder aux informations d'inventaire, qu'il s'agisse de clients vérifiant l'état de l'équipement, de membres de l'équipe vérifiant les détails des actifs ou effectuant des mises à jour rapides de l'inventaire sans avoir besoin de comprendre ou d'installer l'application. Ce qui rend l'accès sans application de Scanlily vraiment exceptionnel, c'est le contrôle granulaire dont disposent les administrateurs sur les autorisations au niveau des champs. Grâce au système d'autorisations sophistiqué de la plateforme, les super-utilisateurs et les administrateurs peuvent configurer avec précision les attributs qui sont publiquement visibles, masqués ou même modifiables pour chaque type d'article. Cela signifie que les magasiniers peuvent mettre à jour les champs de quantité directement via les navigateurs Web après un simple scan de l'appareil photo, tandis que les informations sensibles telles que les coûts restent complètement masquées. Les techniciens de terrain peuvent marquer les articles comme nécessitant un entretien sans accéder aux données de prix. Les clients peuvent consulter les descriptions de produits, les spécifications et la disponibilité, tandis que les notes internes et les données financières restent privées. Cette visibilité et cette modifiabilité sélectives des champs transforment les opérations de la main-d'œuvre distribuée, éliminant les exigences de formation approfondie tout en maintenant une sécurité et une intégrité des données complètes. La fonctionnalité sans application s'étend au-delà de la simple visualisation pour inclure l'accès aux médias riches. Les utilisateurs qui scannent les codes QR peuvent consulter les photos jointes, lire les rappels importants, accéder aux notes et à la documentation, le tout sans aucune installation de logiciel. Pour les organisations qui gèrent l'équipement sur plusieurs sites, cela signifie que le personnel de maintenance peut accéder instantanément aux historiques de service, aux manuels d'utilisation et à la documentation de sécurité. Les établissements d'enseignement peuvent fournir aux étudiants et aux professeurs un accès immédiat à la disponibilité de l'équipement et aux informations de réservation. Les entrepôts peuvent permettre des inventaires rapides par des travailleurs temporaires qui se contentent de scanner et de mettre à jour les quantités via le navigateur de leur téléphone. Les types d'articles fournissent le cadre de ce contrôle d'accès sophistiqué, permettant à différentes catégories d'inventaire d'avoir des profils publics complètement différents. Un type d'article « Livre » peut afficher publiquement le titre, l'auteur et la disponibilité tout en masquant les coûts d'acquisition. Un type « Appareil » pourrait afficher les informations de garantie et les manuels d'utilisation tout en gardant les contrats de service privés. Cette flexibilité garantit que Scanlily s'adapte aux besoins spécifiques de chaque secteur, des laboratoires partageant les spécifications de l'équipement avec les chercheurs aux gestionnaires immobiliers fournissant aux locataires la documentation des appareils, le tout grâce à de simples scans de codes QR qui fonctionnent sur n'importe quel appareil doté d'un appareil photo et d'un navigateur Web.

La vue d'inventaire partageable de Scanlily vous permet de partager l'intégralité de votre inventaire ou des articles sélectionnés avec d'autres personnes via un simple lien web, affichant à la fois des images et des informations détaillées sans que les spectateurs aient besoin de se connecter ou d'installer une application. Cette fonctionnalité crée un catalogue visuel professionnel de vos actifs qui se met automatiquement à jour chaque fois que vous effectuez des modifications dans Scanlily. Le système est particulièrement précieux pour les organisateurs professionnels, les gestionnaires de déménagement et les entrepreneurs en assainissement qui ont besoin de documenter et de partager les inventaires des clients. Après avoir catalogué les articles à la suite d'un incendie, d'une inondation ou lors de l'organisation d'une succession, les professionnels peuvent instantanément fournir aux clients un enregistrement visuel complet de leurs biens via un seul lien partageable. Les clients peuvent parcourir leurs articles, voir des photos, des descriptions, des valeurs et d'autres détails sans avoir besoin de compétences techniques ou de téléchargements d'applications. Pour les particuliers et les entreprises qui souhaitent partager des ressources, la fonctionnalité transforme les inventaires privés en catalogues accessibles. Les bibliothèques d'outils, les groupes de partage d'équipement et les voisins qui prêtent des articles peuvent créer des répertoires visuels montrant ce qui est disponible à l'emprunt. Les établissements d'enseignement peuvent présenter l'équipement prêt à être prêté aux étudiants, tandis que les entreprises de location peuvent afficher l'inventaire disponible avec des mises à jour de disponibilité en temps réel. La vue d'inventaire gère les structures organisationnelles complexes, affichant correctement les conteneurs et leur contenu. Lorsque les spectateurs cliquent sur un conteneur comme un kit de photographie ou une boîte à outils, ils voient à la fois les détails du conteneur et tous les articles à l'intérieur avec leurs quantités, spécifications et images respectives. Cet affichage imbriqué maintient le regroupement logique que vous avez créé dans Scanlily tout en permettant aux spectateurs de comprendre facilement ce qui est inclus dans chaque kit ou collection. Les abonnés Business peuvent personnaliser l'apparence avec leur logo, les couleurs de leur marque et des messages de bienvenue, créant ainsi une présentation professionnelle qui correspond à leur identité. Les administrateurs contrôlent exactement quels champs sont publiquement visibles via les paramètres Modifier le type d'article, gardant les informations sensibles comme les coûts internes privées tout en partageant des détails pertinents comme les numéros de modèle, les descriptions et la disponibilité. Le bouton Partager l'inventaire génère une URL permanente qui peut être envoyée par e-mail aux clients, intégrée dans des sites Web ou partagée via n'importe quel canal de communication. Lorsque vous mettez à jour les quantités, ajoutez de nouveaux articles ou modifiez les descriptions dans Scanlily, ces modifications apparaissent instantanément dans la vue partagée sans aucune étape supplémentaire. Les visiteurs qui souhaitent réserver ou réserver des articles peuvent cliquer sur Commander directement à partir de l'inventaire partagé, où ils seront invités à créer un compte ou à se connecter pour effectuer la transaction.

La fonctionnalité Objets Trouvés avec Message Public de Scanlily offre un système pratique, ne nécessitant aucune application, pour récupérer les objets perdus à l'aide d'étiquettes à code QR. Le processus de configuration est simple : les propriétaires achètent des étiquettes QR Scanlily dans la boutique en ligne, téléchargent l'application Scanlily, scannent l'étiquette QR pour créer un enregistrement numérique de l'objet (avec la reconnaissance d'image alimentée par l'IA générant automatiquement des descriptions, des noms et des catégories), puis configurent un Message Public visible par toute personne scannant le code QR. Ce message peut inclure une note personnelle, des coordonnées facultatives telles que l'e-mail et le téléphone, et des instructions pour retourner l'objet. Lorsqu'une personne trouve un objet perdu avec une étiquette QR Scanlily, elle le scanne simplement avec l'appareil photo de son téléphone - aucune installation d'application n'est requise. Le scan affiche le message public du propriétaire ainsi que la description et la photo de l'objet. Le découvreur peut alors communiquer avec le propriétaire via un portail de messagerie intégré, partager sa position GPS pour indiquer où l'objet a été trouvé, et même joindre une photo montrant l'état actuel de l'objet. Les propriétaires reçoivent à la fois des notifications intégrées à l'application et des alertes par e-mail lorsqu'un découvreur les contacte. La fonctionnalité protège la confidentialité tout au long du processus. Les propriétaires choisissent les informations personnelles à partager, et les découvreurs communiquent via le portail de Scanlily plutôt que de recevoir directement les coordonnées du propriétaire. Le message Objets Trouvés s'applique à tous les objets du compte d'un abonné, apparaissant chaque fois que quelqu'un scanne l'un de ses autocollants QR sans l'application. Il n'interfère pas avec l'utilisation normale de Scanlily par le propriétaire via l'application.

Le système de personnalisation des types d'articles et des attributs de Scanlily offre une flexibilité pour organiser et suivre l'inventaire dans divers cas d'utilisation. La plateforme commence avec deux types d'articles fondamentaux : Simple, qui comporte moins de champs par défaut et sert de base pour les nouveaux conteneurs, et Standard, qui inclut des champs par défaut plus complets pour les articles réguliers. Cette base à double type offre une convivialité immédiate tout en permettant une personnalisation étendue. Les utilisateurs Pro et Entreprise peuvent créer des types d'articles personnalisés entièrement nouveaux, adaptés à des catégories d'inventaire spécifiques comme les outils, le matériel de photographie ou tout autre actif spécialisé, en construisant une taxonomie qui correspond précisément à leurs besoins organisationnels. Lors du passage d'un type d'article à un autre, le système intelligent préserve les données d'attributs cachées, garantissant qu'aucune information n'est perdue lors des efforts de réorganisation. Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier les types d'articles directement depuis la page de l'article via plusieurs voies intuitives, notamment le menu déroulant du champ Type, l'option Ajouter ou supprimer des champs, ou le menu Paramètres. Cette flexibilité permet aux organisations de faire évoluer leur schéma d'inventaire au fil du temps, en ajoutant ou en supprimant des attributs des types Simple et Standard existants, ou en créant des types d'articles entièrement nouveaux au fur et à mesure que les besoins évoluent. Le système de gestion des attributs prend en charge une personnalisation complète grâce au réordonnancement par glisser-déposer, permettant aux équipes de hiérarchiser les informations les plus pertinentes pour leurs flux de travail. Les attributs personnalisés améliorent l'adaptabilité du système avec cinq types de données distincts : Texte, Devise, Nombre, Date et sélections de menu déroulant. Le type de menu déroulant améliore particulièrement la cohérence des données en permettant aux administrateurs de prédéfinir les options sélectionnables, garantissant ainsi une saisie de données standardisée dans toutes les équipes. Ce contrôle granulaire s'étend aux autorisations au niveau des champs, où les abonnés payants avec les rôles Super-utilisateur ou Administrateur peuvent désigner des attributs spécifiques comme étant visibles publiquement ou même modifiables via la numérisation de codes QR. Une innovation remarquable est le système d'accessibilité publique qui ne nécessite aucune installation d'application. Lorsque les articles sont numérisés à l'aide des étiquettes QR Scanlily avec n'importe quel appareil photo de smartphone, les non-utilisateurs ne voient que les champs désignés sur une interface web, permettant une collaboration externe contrôlée. Cette fonctionnalité prend en charge des flux de travail innovants, comme le personnel de l'entrepôt mettant à jour les quantités ou le personnel de livraison confirmant les reçus sans comptes système. La possibilité de créer des types d'articles personnalisés combinée à des contrôles d'accès public granulaires positionne Scanlily comme une solution qui croît et s'adapte aux organisations plutôt que de les forcer à adopter des structures prédéfinies rigides.

Le système de gestion des utilisateurs de Scanlily offre un contrôle d'accès basé sur les rôles grâce à une structure de permissions hiérarchique qui s'adapte aux équipes d'entreprise. La plateforme propose six rôles d'utilisateur, chacun avec des permissions spécifiques qui s'échelonnent du Super-utilisateur au rôle d'Observateur en lecture seule. La gestion des utilisateurs est gérée via l'interface du système web, et non via l'application mobile. Le processus d'invitation et d'ajout d'utilisateurs offre deux voies distinctes adaptées à différents scénarios d'intégration : 1. La fonction Inviter un utilisateur envoie des e-mails de confirmation automatisés avec des instructions de configuration aux membres ajoutés. Cette méthode évite toute confusion en s'assurant que les utilisateurs invités acceptent leur invitation avant de créer leurs propres comptes, évitant ainsi le problème courant des utilisateurs qui créent accidentellement des comptes gratuits distincts. 2. La fonction Ajouter un utilisateur génère des mots de passe temporaires pour une distribution manuelle. Cela fonctionne bien pour créer des comptes de remplacement pour les utilisateurs non actifs qui peuvent se voir attribuer des articles ou avoir des réservations effectuées en leur nom, mais qui ne nécessitent pas d'accès direct au système. La structure hiérarchique des rôles offre un contrôle granulaire sur les capacités du système : - Les Super-utilisateurs possèdent un contrôle administratif complet, y compris la facturation et les paramètres du système. - Les Administrateurs gèrent les utilisateurs, les équipes, les adresses et les types d'articles, tout en assurant les fonctions de planificateur. - Les Planificateurs créent et modifient des actions pour d'autres utilisateurs, y compris les emprunts, les réservations et les ordres de travail, héritant des capacités des utilisateurs avancés. - Les Utilisateurs avancés peuvent modifier toute information sur les articles et créer des listes tout en gérant les actions de l'équipe. - Les Utilisateurs standards contribuent par le biais de commentaires, de photos et d'actions spécifiques à l'équipe. - Les Utilisateurs limités se concentrent sur la visualisation et la réservation avec des capacités de pièces jointes de base, tandis que - Les Observateurs ont un accès en lecture seule. Seuls les Super-utilisateurs et les Administrateurs peuvent modifier les attributs et créer des types d'articles personnalisés, garantissant ainsi que l'intégrité de la structure des données reste sous un contrôle qualifié.

Le système de réservation de Scanlily offre trois modes distincts pour gérer le prêt et le partage d'articles et d'équipements : Mode Emprunt, Mode Réservation et Mode Réservation avec Récupération. Chaque mode répond à différents besoins opérationnels, du simple suivi des articles aux flux de travail de réservation complexes avec vérification de la remise physique. 1. Le Mode Emprunt fonctionne comme un système de bibliothèque numérique. Les utilisateurs scannent un code QR ou cliquent sur « Emprunter » sur un article pour l'emprunter immédiatement, recevant une date d'échéance automatique. Le système suit qui a chaque article et quand il doit être retourné. Les utilisateurs reçoivent des notifications de rappel avant la date d'échéance des articles et des alertes s'ils sont en retard. Lorsqu'ils sont prêts à retourner un article, les utilisateurs scannent simplement à nouveau le code QR ou cliquent sur « Retourner » pour terminer le processus. Ce mode est idéal pour les organisations qui souhaitent suivre l'utilisation des articles sans nécessiter de planification préalable. 2. Le Mode Réservation permet une planification basée sur le calendrier, similaire à la réservation d'une salle de conférence. Les utilisateurs sélectionnent des dates et des heures spécifiques lorsqu'ils ont besoin d'un article, évitant ainsi les conflits et garantissant la disponibilité. Le système affiche les créneaux horaires disponibles et bloque les périodes réservées sur le calendrier. Les utilisateurs reçoivent des rappels automatiques par e-mail lorsque leur réservation est sur le point de commencer et de se terminer. Contrairement au Mode Emprunt, les articles restent physiquement accessibles pendant la période de réservation - le système fait confiance aux utilisateurs pour prendre et retourner les articles conformément aux heures prévues. 3. Le Mode Réservation avec Récupération combine la planification avancée avec le suivi physique pour une responsabilité maximale. Les utilisateurs réservent d'abord des articles pour des périodes spécifiques via l'interface du calendrier. Lorsque la période de réservation commence, ils doivent scanner le code QR de l'article pour confirmer la récupération, créant ainsi un enregistrement vérifié de la possession. Le système suit l'article comme « récupéré » et envoie des rappels à l'approche de la date limite de retour. Lors du retour, les utilisateurs scannent à nouveau le code QR pour confirmer que l'article est de retour. Ce mode offre une visibilité complète non seulement sur qui a réservé l'équipement, mais aussi sur qui l'a réellement récupéré et quand il a été retourné. Les Notifications par e-mail tiennent toutes les parties informées tout au long du cycle de vie de la réservation. Le Mode Emprunt envoie des rappels avant les dates d'échéance et des alertes pour les articles en retard. Le Mode Réservation avertit les utilisateurs lorsque les réservations sont sur le point de commencer et de se terminer. Le Mode Réservation avec Récupération ajoute des notifications pour les articles en attente de récupération et les retours en retard. Les administrateurs reçoivent des copies des notifications de retard pour maintenir la supervision. Les Signatures numériques et les Accords de réservation (abonnés Entreprise uniquement) ajoutent une documentation juridique au processus de prêt. Les organisations peuvent personnaliser le texte de l'accord couvrant les obligations de retour, la responsabilité en cas de dommages et les conditions d'utilisation. Le système capture des signatures numériques horodatées au moment approprié : lors de l'emprunt pour le Mode Emprunt, lors de la réservation pour le Mode Réservation et lors de la récupération pour le Mode Réservation avec Récupération. Les administrateurs peuvent consulter les signatures via l'interface d'édition de la réservation. Les Applications concrètes démontrent la polyvalence du système. Les bibliothèques d'outils utilisent le Mode Emprunt pour les prêts sans rendez-vous où les membres empruntent des articles selon leurs besoins. Les établissements d'enseignement utilisent le Mode Réservation pour la planification d'équipements partagés tels que des projecteurs ou des instruments de laboratoire. Les entreprises de location d'équipement utilisent le Mode Réservation avec Récupération pour suivre les actifs coûteux, garantissant que les articles sont récupérés et retournés comme prévu. Les entreprises de construction combinent les trois modes pour différents types d'actifs - emprunt simple pour les outils à main, réservations pour les équipements spécialisés et suivi de la récupération pour les machines de grande valeur.

Le système de reporting d'entreprise de Scanlily fournit aux abonnés Business des analyses de données complètes et des informations grâce à une vaste bibliothèque de rapports spécialisés accessibles via l'interface web. La plateforme offre plus de deux douzaines de types de rapports standard organisés en catégories, notamment la gestion des actifs, le suivi des stocks, la gestion des conteneurs et l'utilisation des équipements, chaque rapport comportant des paramètres personnalisables pour filtrer, regrouper et trier les résultats. Les rapports peuvent être limités par des plages de dates, y compris des périodes prédéfinies comme « la semaine dernière » ou « le mois dernier », regroupés par catégories, adresses ou emplacements, et exportés dans plusieurs formats, notamment PDF, CSV et Excel, pour une intégration transparente avec les flux de travail commerciaux existants. La suite de rapports de gestion des actifs comprend des capacités de suivi essentielles telles que le rapport d'inventaire pour l'analyse de la valeur totale et de la quantité, les rapports de quantité d'inventaire par article et conteneur avec des indicateurs d'alerte visuels pour les situations de faible stock, et le rapport de durée de vie des articles pour le suivi des dates d'achat, des expirations et des cycles de fin de vie. Les rapports de liste d'articles fournissent un suivi détaillé de l'évaluation des actifs avec les valeurs d'origine et actuelles, tandis que des rapports spécialisés comme l'article Adresse mise à jour affichent le suivi de l'emplacement en temps réel avec la responsabilité de l'utilisateur. Pour la gestion des équipements, le rapport d'entretien des articles par catégorie s'intègre aux fonctions de rappel pour maintenir des calendriers de maintenance proactifs, tandis que le rapport de liste des garanties aide les organisations à anticiper l'expiration des garanties grâce à des notifications de rappel automatisées. La gestion des conteneurs reçoit une attention particulière avec de multiples rapports spécialisés suivant les conteneurs par catégorie et emplacement, ainsi que le précieux rapport Conteneurs avec articles par catégorie pour comprendre l'utilisation du stockage. Les rapports du système de réservation s'adaptent aux différents modes de fonctionnement, prenant en charge les emprunts, les réservations ou les réservations avec enlèvements, le rapport d'utilisation des articles dans les réservations fournissant des mesures essentielles sur les schémas d'utilisation des équipements, y compris les durées totales et moyennes des réservations. Au-delà de la vaste bibliothèque de rapports standard, Scanlily offre des services de développement de rapports personnalisés pour les clients Business à des tarifs compétitifs, permettant aux organisations de demander des analyses sur mesure via www.scanlily.com/contact. Chaque rapport offre des capacités d'exportation flexibles et une personnalisation basée sur des paramètres, permettant aux organisations d'extraire précisément les informations nécessaires à une prise de décision basée sur les données, tout en conservant la simplicité qui rend Scanlily accessible aux utilisateurs de tous niveaux techniques.

La fonctionnalité Téléchargement Web de Scanlily permet aux abonnés Entreprise de télécharger jusqu'à 200 images et 20 vidéos depuis un navigateur, l'IA créant automatiquement des articles d'inventaire à partir de chaque fichier. Le principal cas d'utilisation est celui des flux de travail hors ligne : prenez des photos et des vidéos sur place à l'aide de l'appareil photo natif de votre téléphone lorsqu'il n'y a pas d'internet, puis téléchargez-les en masse plus tard depuis un ordinateur avec une connexion fiable. Avant de télécharger, les utilisateurs définissent des valeurs par défaut pour Catégorie, Client, Emplacement (y compris Allée, Travée et Étagère), Type d'article et Conteneur. Chaque article reconnu par l'IA hérite de ces valeurs par défaut, ce qui élimine la saisie répétitive de données par article. Les vidéos avec narration vocale sont également prises en charge. Les fichiers téléchargés sont traités par l'IA et apparaissent sous forme d'articles en brouillon sur la page Approuver les brouillons, où les utilisateurs les examinent, les modifient et les approuvent avant qu'ils n'entrent dans l'inventaire actif. L'Historique des téléchargements suit chaque lot avec des horodatages, des nombres de fichiers et un statut, et permet de relancer ou de supprimer des lots. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les experts en sinistres qui documentent les propriétés endommagées par le feu ou les tempêtes sans internet, les entreprises de vente successorale qui photographient des foyers entiers et les équipes d'entrepôt qui reçoivent des expéditions plus rapidement qu'elles ne peuvent les cataloguer. Dans chaque cas, l'appareil photo du téléphone capture tout sur place avec une sauvegarde locale, et le téléchargement en masse avec reconnaissance par IA remplace des heures de saisie manuelle de données ultérieurement. Le Téléchargement Web est une fonctionnalité réservée aux abonnés Entreprise, accessible depuis le menu de navigation du site web utilisateur de Scanlily.

Le système de gestion des clients de Scanlily permet aux abonnés Entreprise d'organiser l'inventaire par client, ce qui est essentiel pour les entreprises de vente successorale, les experts en sinistres, les organisateurs professionnels, les fournisseurs de services informatiques et les gestionnaires de déménagement pour personnes âgées qui gèrent des articles pour le compte d'autres personnes. Les clients peuvent être créés et sélectionnés directement à partir de la liste d'articles de l'application mobile. Le menu déroulant Client dans la barre de filtre permet aux utilisateurs de sélectionner un client pour limiter l'ensemble de la vue d'inventaire aux articles de ce client. Une option Ajouter un client permet de créer un nouveau client avec une seule adresse directement à partir du champ, conçue pour la rapidité lors de l'arrivée sur un nouveau site client. Avec un client sélectionné, la fonction Naviguer affiche uniquement les adresses et les emplacements de ce client, et les nouveaux articles ajoutés pendant la navigation héritent automatiquement du client et de l'emplacement. Pour une administration complète des clients, le site Web utilisateur de Scanlily fournit une page Clients accessible depuis le menu de profil. La liste des clients est consultable et triable, affichant le nom, l'e-mail, le téléphone, le nombre de commandes et les totaux. La page de détails de chaque client comprend le nom du compte, la personne de contact, l'organisation, l'ID client, les notes, les adresses de facturation et de livraison, et un bouton d'archivage. Sous les coordonnées, trois sections supplémentaires apparaissent : Adresses d'inventaire pour la gestion de plusieurs emplacements où les articles du client sont stockés, Réclamations pour joindre des enregistrements de réclamations d'assurance avec les détails de la police et des pertes, et Historique des commandes pour suivre toutes les commandes de ce client. Le flux de travail typique combine les deux interfaces : créez le client rapidement depuis le téléphone sur site, cataloguez l'inventaire à l'aide de Naviguer et de la reconnaissance de l'IA, puis remplissez les détails complets du client à partir du site Web utilisateur ultérieurement. Des adresses supplémentaires peuvent être ajoutées depuis l'interface Web et deviennent immédiatement disponibles dans l'application mobile. La gestion des clients est incluse dans tous les abonnements Scanlily Entreprise.

Le calendrier Web de Scanlily est disponible pour les abonnés Entreprise et offre une vue d'ensemble visuelle de toutes les réservations à travers l'organisation. Le calendrier affiche les articles selon leur statut de réservation, indiquant qui a réservé chaque article et quand il doit être retourné. L'interface utilise un code couleur pour mettre en évidence le statut de réservation. En mode Réservation avec enlèvement, les articles en retard qui n'ont pas été retournés apparaissent en rose. Lorsque plusieurs articles sont en retard à la même date, ils sont regroupés dans une bande de couleur pêche intitulée « Articles en retard » pour une identification facile. Cliquer sur une réservation ouvre une fenêtre contextuelle de détails affichant le nom de l'article, le nom de l'emprunteur, les heures d'enlèvement et de retour, l'ID de réservation et le statut actuel. Cela permet aux gestionnaires de vérifier rapidement les détails sans quitter la vue du calendrier. Le calendrier peut être parcouru par mois à l'aide des flèches de navigation ou ramené à la date actuelle avec le bouton « Aujourd'hui ». Le calendrier Web est en mode lecture seule et conçu à des fins de surveillance. Pour modifier les réservations, les utilisateurs disposant des autorisations appropriées (Super-utilisateurs, Administrateurs et Planificateurs) doivent utiliser l'application mobile ou l'interface Web. Cette approche en lecture seule empêche les modifications accidentelles tout en offrant une visibilité aux parties prenantes qui doivent suivre l'utilisation et la disponibilité des équipements. L'accès au calendrier Web se fait via le site Web de l'utilisateur en se connectant et en sélectionnant « Calendrier » dans le menu de navigation. La fonctionnalité fonctionne avec les trois modes de réservation (Emprunt, Réservation et Réservation avec enlèvement).

Les capacités de personnalisation de Scanlily transforment la plateforme d'un système d'inventaire standard en une solution sur mesure qui s'adapte aux flux de travail et aux exigences uniques de chaque organisation. La flexibilité de la plateforme commence avec son système de types d'articles, en commençant par deux types fondamentaux : Simple pour les conteneurs avec des champs simplifiés, et Standard pour les articles avec des attributs complets. Les utilisateurs Pro et Entreprise peuvent créer un nombre illimité de types d'articles personnalisés, en construisant des schémas spécialisés pour les livres, les appareils électroménagers, les outils, le matériel de photographie, ou toute catégorie d'actifs que leur organisation gère. Cette adaptabilité garantit que, qu'il s'agisse de suivre le matériel de laboratoire, l'inventaire de l'entrepôt ou les ressources éducatives, les utilisateurs capturent exactement les données dont ils ont besoin sans complexité inutile. Le système de personnalisation des attributs offre une flexibilité avec cinq types de données distincts prenant en charge tout scénario d'inventaire. Les organisations peuvent définir des champs Texte pour les descriptions, Devise pour le suivi financier, Nombre pour les quantités ou les mesures, Date pour les garanties ou les calendriers de maintenance, et des sélections de liste déroulante pour les options standardisées comme les couleurs ou les conditions. Chaque attribut peut être positionné précisément grâce à l'ordonnancement par glisser-déposer, ce qui garantit que les informations les plus importantes apparaissent en évidence. Ce contrôle granulaire s'étend à des dizaines d'attributs pré-construits qui peuvent être mélangés et assortis, créant des structures de données parfaites pour diverses industries, des organisations à but non lucratif aux installations de fabrication. Le système de notification de Scanlily offre une personnalisation complète grâce à son éditeur de notifications premium, permettant aux organisations d'adapter chaque message automatisé. Les utilisateurs peuvent choisir si chaque type de notification déclenche des alertes par e-mail, des notifications push, ou les deux, avec un contrôle total sur le libellé et le placement dynamique des champs. L'éditeur prend en charge les puces de glisser-déposer ou la syntaxe des crochets pour insérer les noms d'articles, les détails de l'utilisateur, les numéros de réservation et les dates n'importe où dans les messages. Cela garantit que les notifications s'alignent sur la terminologie et les normes de communication de l'organisation tout en maintenant l'efficacité automatisée. Les fonctionnalités avancées telles que les accords de réservation personnalisés avec les exigences de signature numérique, les groupes d'utilisateurs pour contrôler l'accès aux catégories et les équipes pour les notifications partagées démontrent la flexibilité de niveau entreprise de Scanlily. Les équipes permettent des alertes collectives pour les problèmes de maintenance, les avertissements de faible inventaire ou les échéances de projet, garantissant que les informations critiques atteignent simultanément tout le personnel concerné. Des établissements d'enseignement gérant l'équipement pour plusieurs classes aux entrepôts coordonnant l'inventaire entre les départements, le cadre de personnalisation de Scanlily s'adapte aux besoins opérationnels complexes tout en restant suffisamment intuitif pour une mise en œuvre immédiate.

Transfer Baskets are designed for tracking items by quantity - whether you're moving 10 batteries or 50 spare parts. The system automatically deducts quantities from the source location and adds them to the destination. The system records who sent and received each transfer, when movements occurred, and maintains complete audit trails - eliminating manual counting errors and inventory discrepancies. The system can be used for Consumable Inventory or MRO Inventory. Transfer Baskets track items moving from storage to usage points, revealing consumption patterns. Medical offices track gloves, masks, and gauze moving to exam rooms, identifying unusual usage patterns. Auto shops document parts and fluids moving to service bays, tracking which technician received what. Manufacturing facilities transfer MRO supplies like lubricants, spare parts, and safety equipment from central warehouses to production lines, monitoring maintenance supply consumption and ensuring critical parts are available to prevent costly downtime. The four-step workflow is straightforward: create a basket at the source location, add items with quantities, submit for transfer, and receive at the destination. The system shows items with their images, quantities adjust automatically with clear indicators, and the mobile-first design means receiving happens right at the loading dock with a quick QR scan. You can print QR codes for the baskets themselves, attach them to physical shipments, and recipients scan to complete receiving—creating a direct physical-to-digital connection. Transfer Baskets deliver accuracy through automatic quantity adjustments that eliminate manual errors, accountability with clear records of who handled transfers, visibility with real-time views across all locations, compliance with audit trails for regulatory requirements, efficiency through bulk transfers, and integration with Scanlily's existing container and quantity tracking features.

Scanlily's Triggers feature allows Business subscribers to create automated if-then rules that update item fields based on specific conditions. When a monitored field matches a defined condition (equals, not equals, or greater than a value), the system automatically updates other specified fields immediately. For example, when equipment status changes to "Broken", a trigger can automatically set its maintenance flag to "Needs Service" and availability to "Out of Order". This eliminates the common problem where staff forget to update related fields when making changes, leading to inconsistent data and operational confusion. Organizations typically waste hours daily on repetitive field updates - marking items as needing service when warranties expire, updating location status when containers are full, or changing multiple fields when equipment breaks. Triggers handle these updates automatically and consistently across all items. The feature works with any Scanlily field including custom attributes, executes in real-time without delays, and supports multiple triggers on the same field for complex workflows. Administrators create triggers through a simple web interface by selecting a field to monitor, choosing a comparison operator, setting a trigger value, then specifying which field to update and its new value. Common uses include equipment maintenance workflows (broken items trigger service flags), storage management (full containers trigger location updates), and asset lifecycle management (expired warranties trigger replacement notifications). Unlike alerts which only notify users, triggers actually modify data, ensuring that critical field relationships stay synchronized. The system handles null values for clearing fields, allows multiple cascading updates from single changes, and applies uniformly regardless of which user makes the triggering change. For organizations managing hundreds or thousands of items, triggers prevent the data inconsistencies that occur when different users follow different update procedures, while reducing the manual effort required to maintain accurate inventory records.

Le système de contrôle d'accès utilisateur de Scanlily offre aux abonnés de niveau Entreprise trois méthodes pour gérer les permissions d'inventaire : les rôles d'utilisateur, les groupes d'utilisateurs et les équipes d'action partagées. Cette approche multicouche répond au besoin d'un contrôle d'accès granulaire dans les organisations où différents membres du personnel nécessitent divers niveaux de capacités d'interaction avec l'inventaire. Le système de rôles d'utilisateur établit une hiérarchie à sept niveaux allant du Super-utilisateur avec un accès complet au compte, y compris les paramètres de facturation et du système, jusqu'à l'Observateur avec des permissions de lecture seule. Les Super-utilisateurs peuvent inviter des utilisateurs et modifier tout le contenu tout en conservant le contrôle de la facturation. Les Administrateurs gèrent les utilisateurs, les équipes, les adresses et les Types d'articles. Les Planificateurs créent et modifient des actions pour d'autres utilisateurs, y compris les emprunts, les réservations et les ordres de travail. Les Utilisateurs Avancés peuvent modifier toute information sur un article et créer des listes tout en gérant les actions de l'équipe. Les Utilisateurs Standards ajoutent des commentaires, des photos et effectuent des actions d'équipe comme la création d'ordres de travail. Les Utilisateurs Limités consultent les articles et effectuent des réservations tout en joignant des médias. Les Observateurs ont un accès en lecture seule aux articles du compte. Les Groupes d'utilisateurs fournissent des restrictions basées sur des catégories, permettant aux administrateurs d'accorder des permissions spécifiques à des groupes d'utilisateurs pour des catégories d'inventaire désignées. Grâce à l'interface du site web utilisateur, les administrateurs peuvent créer des groupes, assigner des utilisateurs et configurer des permissions granulaires, y compris les droits de Lecture, d'Écriture, de Jointure, de Réservation, de Garde et de Suppression pour chaque catégorie. Par exemple, un groupe "Paysagistes" pourrait avoir un accès complet à l'équipement de jardinage mais un accès restreint à d'autres catégories. Le système affiche clairement ces restrictions, les utilisateurs de niveau supérieur (Super-utilisateurs, Administrateurs et Planificateurs) restant exemptés des restrictions de groupe. Les Équipes d'action partagées étendent les Groupes d'utilisateurs en permettant des flux de travail collaboratifs où les membres de l'équipe partagent non seulement l'accès aux catégories, mais aussi les alertes et les notifications. Cela permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur les actions d'inventaire : un membre peut emprunter un article tandis qu'un autre le retourne. Les équipes reçoivent des notifications collectives pour les alertes de maintenance, les avertissements de faible inventaire ou les dates limites de retour. Les exemples incluent les équipes de production cinématographique partageant du matériel pour des missions ou les équipes de maintenance recevant collectivement des alertes d'articles cassés. L'interface de gestion de ces contrôles d'accès est accessible via le menu supérieur droit du site web utilisateur, où les administrateurs peuvent créer des groupes, assigner des utilisateurs, configurer les permissions de catégorie et établir des équipes. L'interface visuelle affiche les avatars des utilisateurs, les appartenances aux groupes et les matrices de permissions, ce qui facilite la compréhension et la modification des droits d'accès dans toute l'organisation.

Le système de contrôle d'accès utilisateur de Scanlily offre aux abonnés de niveau Entreprise trois méthodes pour gérer les permissions d'inventaire : les rôles d'utilisateur, les groupes d'utilisateurs et les équipes d'action partagées. Cette approche multicouche répond au besoin d'un contrôle d'accès granulaire dans les organisations où différents membres du personnel nécessitent divers niveaux de capacités d'interaction avec l'inventaire. Le système de rôles d'utilisateur établit une hiérarchie à sept niveaux allant du Super-utilisateur avec un accès complet au compte, y compris les paramètres de facturation et du système, jusqu'à l'Observateur avec des permissions de lecture seule. Les Super-utilisateurs peuvent inviter des utilisateurs et modifier tout le contenu tout en conservant le contrôle de la facturation. Les Administrateurs gèrent les utilisateurs, les équipes, les adresses et les Types d'articles. Les Planificateurs créent et modifient des actions pour d'autres utilisateurs, y compris les emprunts, les réservations et les ordres de travail. Les Utilisateurs Avancés peuvent modifier toute information sur un article et créer des listes tout en gérant les actions de l'équipe. Les Utilisateurs Standards ajoutent des commentaires, des photos et effectuent des actions d'équipe comme la création d'ordres de travail. Les Utilisateurs Limités consultent les articles et effectuent des réservations tout en joignant des médias. Les Observateurs ont un accès en lecture seule aux articles du compte. Les Groupes d'utilisateurs fournissent des restrictions basées sur des catégories, permettant aux administrateurs d'accorder des permissions spécifiques à des groupes d'utilisateurs pour des catégories d'inventaire désignées. Grâce à l'interface du site web utilisateur, les administrateurs peuvent créer des groupes, assigner des utilisateurs et configurer des permissions granulaires, y compris les droits de Lecture, d'Écriture, de Jointure, de Réservation, de Garde et de Suppression pour chaque catégorie. Par exemple, un groupe "Paysagistes" pourrait avoir un accès complet à l'équipement de jardinage mais un accès restreint à d'autres catégories. Le système affiche clairement ces restrictions, les utilisateurs de niveau supérieur (Super-utilisateurs, Administrateurs et Planificateurs) restant exemptés des restrictions de groupe. Les Équipes d'action partagées étendent les Groupes d'utilisateurs en permettant des flux de travail collaboratifs où les membres de l'équipe partagent non seulement l'accès aux catégories, mais aussi les alertes et les notifications. Cela permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur les actions d'inventaire : un membre peut emprunter un article tandis qu'un autre le retourne. Les équipes reçoivent des notifications collectives pour les alertes de maintenance, les avertissements de faible inventaire ou les dates limites de retour. Les exemples incluent les équipes de production cinématographique partageant du matériel pour des missions ou les équipes de maintenance recevant collectivement des alertes d'articles cassés. L'interface de gestion de ces contrôles d'accès est accessible via le menu supérieur droit du site web utilisateur, où les administrateurs peuvent créer des groupes, assigner des utilisateurs, configurer les permissions de catégorie et établir des équipes. L'interface visuelle affiche les avatars des utilisateurs, les appartenances aux groupes et les matrices de permissions, ce qui facilite la compréhension et la modification des droits d'accès dans toute l'organisation.

Votre inventaire est plus qu'une simple liste d'articles : il comprend des photos, des notes, des pièces jointes et des fichiers audio qui représentent des heures de travail consacrées à la documentation de vos biens ou de vos actifs commerciaux. La plupart des systèmes d'inventaire piègent ces données derrière leurs murs d'abonnement. Annulez votre abonnement, et des années de documentation disparaissent. Vous souhaitez conserver votre inventaire commercial pendant des décennies ou transmettre votre inventaire domestique à vos enfants ? Vous paierez des frais mensuels de plus en plus élevés pour toujours. Vous avez besoin de passer à un autre logiciel ? Tant pis, vos photos et pièces jointes restent derrière. Une simple exportation de feuille de calcul ne suffit pas, vous avez besoin d'une méthode pour exporter tout votre contenu texte, image et document de manière structurée. Scanlily estime que vos données doivent toujours vous appartenir, c'est pourquoi la plateforme offre des options d'exportation robustes qui vous donnent un contrôle total sur vos informations d'inventaire. Cette philosophie de propriété des données est l'un des plus grands différenciateurs de Scanlily par rapport à ses concurrents qui profitent du fait de garder vos informations en otage. La fonction d'exportation de feuille de calcul, disponible pour tous les utilisateurs, y compris les abonnés au niveau Gratuit, permet de télécharger des fichiers CSV directement depuis le site web de l'utilisateur. Grâce à l'interface d'affichage de feuille de calcul, vous sélectionnez des articles et les exportez dans des fichiers CSV universellement compatibles qui s'ouvrent dans n'importe quelle application de feuille de calcul. Cette exportation basée sur du texte capture tous les champs de métadonnées des articles, permettant ainsi des rapports, une tenue de registres et une analyse de données simples en dehors de la plateforme Scanlily. Vous pouvez créer des sauvegardes, analyser votre inventaire dans Excel ou migrer vers un autre système quand vous le souhaitez. Pour des besoins de sauvegarde complets, la fonction de téléchargement complet de l'inventaire (abonnement Entreprise) fournit un fichier ZIP complet contenant tout : des pages HTML pour la navigation hors ligne, toutes les images d'articles, les pièces jointes et les fichiers audio organisés dans des dossiers dédiés, ainsi qu'un fichier JSON avec tous les détails des articles et des conteneurs. Le format structuré préserve l'ensemble de votre écosystème d'inventaire, et pas seulement les métadonnées. Ceci est important car la vie est imprévisible. Les entreprises font faillite. Les cartes de crédit expirent. Les priorités changent. Peut-être avez-vous documenté les antiquités de votre grand-mère et souhaitez-vous conserver ce catalogue pour les générations futures sans payer 20 $/mois pendant les 50 prochaines années. Peut-être que les besoins de votre entreprise changent et que vous avez besoin d'un logiciel différent. Ou vous voulez simplement avoir l'esprit tranquille en sachant que vous avez une sauvegarde locale. Avec Scanlily, vous conservez la souveraineté sur vos données d'inventaire : exportez-les, sauvegardez-les, emportez-les avec vous ou archivez-les pour toujours. Votre travail de documentation de votre monde reste le vôtre.

Il existe un mécanisme en ligne pour importer des données structurées. Contactez-nous si vous êtes un abonné Business et que vous souhaitez importer des articles, et nous vous fournirons des instructions.

The Shared Accounts feature allows professional service providers to create and manage inventories on behalf of multiple clients. This business feature is of particular interest to subscribers such as professional organizers, senior move managers, property managers, estate attorneys, insurance adjusters, and small business consultants. Using their own business account, they can establish multiple client accounts. Each shared account functions as a completely separate Free-level Scanlily account with its own isolated inventory. Both the professional and the client can access the account independently, with the professional able to switch between client accounts through a dropdown selector on the web interface or a subscription login screen on mobile. With Shared Accounts, the user is logged into one account at a time and must switch between them — unlike the Customer feature, where a Business subscriber can navigate through all customers without leaving their account. While a shared account is linked to the Business subscription, its item count is included in the Business account’s overall item totals. When the accounts are separated, each becomes subject to its own plan’s limits: the Business account retains its Business-level limits, and the former shared account becomes a standalone Free account with a default limit of 500 items (excluding items linked to purchased QR stickers — which are unlimited). The feature is included with Business subscriptions at no additional cost and places no limits on the number of client accounts that can be created. When professional engagements end, clients retain full access to their accounts with all inventory data intact. The account becomes a standalone free Scanlily account that clients can upgrade if desired, and professionals can cleanly disconnect from completed projects. Scanlily also offers the Customer feature as an alternative approach. With Customers, all client inventory lives within the Business subscriber’s single account, filtered by a Customer dropdown. This is ideal for estate sale companies, insurance adjusters, and others who want to manage all client inventory from one place without switching accounts. Both features are included with Business subscriptions and can be used together.

Scanlily's Label Generator enables Business subscribers to create and print their own QR code labels on-demand, eliminating the delays and costs of ordering pre-printed labels while providing complete control over label design and branding. This self-service label printing feature addresses the operational challenge of needing labels immediately - whether for new inventory arrivals, emergency replacements, or bulk labeling projects that would be prohibitively expensive if ordered commercially. Organizations can generate labels in numerous formats in different shapes and sizes. They are designed to work with standard label sheets from Avery and OnlineLabels that are readily available at office supply stores. The generator creates unique Scanlily QR codes for each label that function identically to purchased labels - they work immediately after printing, can be scanned without the app for public items, and integrate fully with all Scanlily features including booking, tracking, and alerts. Custom branding capabilities allow organizations to replace the standard text area with their logo, creating professional labels that reinforce brand identity while maintaining full QR functionality. The system supports both black-text logos for light backgrounds and white-text versions for colored labels, ensuring optimal visibility across all label options. Organizations can add their company name (up to 32 characters) to thermal and rectangular labels, further customizing the appearance. The web interface tracks all previous label orders with order numbers, dates, and quantities, allowing instant reprinting when labels are damaged or additional copies are needed. For businesses that frequently onboard new inventory, the ability to print exact quantities needed reduces waste from over-ordering and storage requirements for unused labels.

Les capacités de personnalisation de Scanlily transforment la plateforme d'un système d'inventaire standard en une solution sur mesure qui s'adapte aux flux de travail et aux exigences uniques de chaque organisation. La flexibilité de la plateforme commence avec son système de types d'articles, en commençant par deux types fondamentaux : Simple pour les conteneurs avec des champs simplifiés, et Standard pour les articles avec des attributs complets. Les utilisateurs Pro et Entreprise peuvent créer un nombre illimité de types d'articles personnalisés, en construisant des schémas spécialisés pour les livres, les appareils électroménagers, les outils, le matériel de photographie, ou toute catégorie d'actifs que leur organisation gère. Cette adaptabilité garantit que, qu'il s'agisse de suivre le matériel de laboratoire, l'inventaire de l'entrepôt ou les ressources éducatives, les utilisateurs capturent exactement les données dont ils ont besoin sans complexité inutile. Le système de personnalisation des attributs offre une flexibilité avec cinq types de données distincts prenant en charge tout scénario d'inventaire. Les organisations peuvent définir des champs Texte pour les descriptions, Devise pour le suivi financier, Nombre pour les quantités ou les mesures, Date pour les garanties ou les calendriers de maintenance, et des sélections de liste déroulante pour les options standardisées comme les couleurs ou les conditions. Chaque attribut peut être positionné précisément grâce à l'ordonnancement par glisser-déposer, ce qui garantit que les informations les plus importantes apparaissent en évidence. Ce contrôle granulaire s'étend à des dizaines d'attributs pré-construits qui peuvent être mélangés et assortis, créant des structures de données parfaites pour diverses industries, des organisations à but non lucratif aux installations de fabrication. Le système de notification de Scanlily offre une personnalisation complète grâce à son éditeur de notifications premium, permettant aux organisations d'adapter chaque message automatisé. Les utilisateurs peuvent choisir si chaque type de notification déclenche des alertes par e-mail, des notifications push, ou les deux, avec un contrôle total sur le libellé et le placement dynamique des champs. L'éditeur prend en charge les puces de glisser-déposer ou la syntaxe des crochets pour insérer les noms d'articles, les détails de l'utilisateur, les numéros de réservation et les dates n'importe où dans les messages. Cela garantit que les notifications s'alignent sur la terminologie et les normes de communication de l'organisation tout en maintenant l'efficacité automatisée. Les fonctionnalités avancées telles que les accords de réservation personnalisés avec les exigences de signature numérique, les groupes d'utilisateurs pour contrôler l'accès aux catégories et les équipes pour les notifications partagées démontrent la flexibilité de niveau entreprise de Scanlily. Les équipes permettent des alertes collectives pour les problèmes de maintenance, les avertissements de faible inventaire ou les échéances de projet, garantissant que les informations critiques atteignent simultanément tout le personnel concerné. Des établissements d'enseignement gérant l'équipement pour plusieurs classes aux entrepôts coordonnant l'inventaire entre les départements, le cadre de personnalisation de Scanlily s'adapte aux besoins opérationnels complexes tout en restant suffisamment intuitif pour une mise en œuvre immédiate.

L'API de Scanlily permet aux abonnés Entreprise d'accéder et de modifier leurs données d'inventaire de manière programmatique, résolvant ainsi le problème des systèmes déconnectés qui nécessitent une saisie de données en double sur plusieurs plateformes. Les organisations utilisent généralement des systèmes distincts pour l'inventaire, la comptabilité, le commerce électronique, les points de vente et les rapports, ce qui entraîne des incohérences de données, des erreurs de synchronisation manuelle et une perte de temps du personnel à saisir plusieurs fois les mêmes informations. L'API fournit des points de terminaison basés sur REST avec des réponses JSON qui permettent aux développeurs de créer des intégrations bidirectionnelles entre Scanlily et n'importe quel système externe. Les implémentations courantes incluent la synchronisation des niveaux d'inventaire avec les plateformes de commerce électronique lorsque des ventes ont lieu, l'importation de catalogues de produits à partir de systèmes ERP, la transmission de données à des outils de business intelligence pour des rapports personnalisés et la création d'applications mobiles spécialisées pour des flux de travail spécifiques. L'API utilise une authentification sécurisée via des clés API uniques, prend en charge les requêtes flexibles par code-barres, emplacement, catégorie ou filtres personnalisés, et fournit des mises à jour en temps réel qui se reflètent immédiatement sur toutes les interfaces Scanlily. Les organisations reçoivent un accès aux environnements de développement et de production, ce qui permet de tester en toute sécurité sur l'environnement de développement de Scanlily avant de déployer des intégrations en direct. L'environnement de développement comprend une documentation complète, des exemples de code Python, des exemples de réponses JSON et des outils de test. La limitation du débit protège la stabilité du système tout en permettant les opérations à volume élevé nécessaires pour les mises à jour groupées ou les synchronisations à grande échelle. L'API respecte toutes les permissions d'utilisateur et les contrôles d'accès configurés dans le compte Scanlily, garantissant que les systèmes intégrés n'accèdent qu'aux données appropriées à leur fonction. Pour les entreprises disposant de ressources techniques ou de partenaires de développement, l'API transforme Scanlily d'un système d'inventaire autonome en un hub central d'un écosystème opérationnel unifié. Les points de terminaison courants incluent /getitems pour récupérer les données d'inventaire et /updateitem pour modifier les quantités, les attributs ou les emplacements. Cet accès programmatique élimine le besoin de flux de travail d'importation/exportation, réduit les erreurs de saisie manuelle des données, garantit que tous les systèmes reflètent l'état actuel de l'inventaire et permet une automatisation qui serait impossible par des processus manuels.