Quando você entra em um sinistro de incêndio, perda por água ou inventário de espólio, há muito a fazer. Não apenas a inspeção inicial, mas tudo o que vem depois, desde a organização de fotos e renomeação de arquivos até a busca por comparáveis e a criação de planilhas.

A documentação de sinistros é bastante detalhada, então por que o processo é tão manual? Mesmo que você use um software como o Xactimate, muito do seu trabalho precisa acontecer fora da plataforma, seja no seu telefone ou em uma dúzia de abas do navegador.

Os sinistros de seguro são demorados e repetitivos, mas não precisa ser assim. Em vez de documentar tudo depois do ocorrido, você pode fazer a maior parte do trabalho durante a própria vistoria.

Saiba por que a documentação de sinistros é um desafio para os reguladores, como o Scanlily a acelera e como nossa plataforma difere de opções como planilhas DIY e Xactimate.

A Documentação Moderna de Sinistros Não É Muito Moderna

Muitos reguladores de sinistros lidam com sinistros detalhados como se ainda fosse a década de 1990. O fluxo de trabalho não mudou muito em algumas décadas:

• Você vistoria a propriedade
• Você tira dezenas de fotos
• Você carrega tudo para o seu computador e renomeia os arquivos
• Você pesquisa custos de reposição, encontra itens comparáveis e cola links em uma planilha, um por um

É demorado, mas a documentação manual também fragmenta todas as suas informações. Fotos ficam em um lugar, notas em outro e a pesquisa de preços em abas do navegador. Esse tipo de fluxo de trabalho deixa muito espaço para itens perdidos e descrições inconsistentes que podem atrasar as aprovações.

Você pode manter as coisas como estão, mas este processo consome horas por sinistro e introduz riscos desnecessários. Ferramentas modernas como o Scanlily abordam essa questão não adicionando mais etapas, mas repensando o processo por completo.

Scanlily Acelera a Documentação Com Menos Erros

O Scanlily automatiza a parte mais propensa a erros do processo de sinistros para que você não precise escolher entre ser rápido ou preciso. Você obtém ambos.

Nossa plataforma ajuda ao:

• Otimizando vistorias: Em vez de fazer malabarismos com fotos, notas, planilhas e pesquisa de preços, o Scanlily permite que você capture tudo em uma única passagem. Você vistoria uma propriedade, grava um vídeo rápido e descreve os itens em voz alta enquanto avança. A partir daí, a plataforma usa IA para dividir essa gravação em itens individuais, gerar descrições estruturadas e organizar tudo automaticamente.
• Limpando dados: O Scanlily também padroniza suas informações. Ele documenta todos os itens de forma padronizada, tornando mais fácil defendê-los posteriormente se surgirem dúvidas.
• Justificando preços: Em vez de pesquisar manualmente itens comparáveis e copiar links para um relatório, o Scanlily identifica valores justos de mercado e de reposição e os associa a fontes de apoio.
• Simplificando auditorias: Preparar-se para uma auditoria é estressante e demorado. Mas você não precisa se preparar para uma se estiver sempre pronto. O Scanlily registra o tempo de tudo em seu sistema, incluindo notas e anexos, criando automaticamente um rastro de auditoria.

Casos de Uso do Scanlily para Reguladores de Sinistros

Sinistros de Propriedade de Alto Volume

Danos por incêndio, inundação e tempestade significam que você provavelmente está lidando com propriedades equivalentes a casas inteiras. Você precisa documentar centenas de itens de forma rápida e precisa, mas isso é desafiador.

Em vez de tirar fotos infinitas e organizá-las depois, com o Scanlily, você pode:

• Vistoriar a propriedade uma vez
• Gravar vídeo enquanto descreve os itens em voz alta
• Deixar o Scanlily dividir tudo automaticamente em entradas individuais e categorizadas
• Puxar automaticamente listagens comparáveis para apoiar as avaliações

Isso torna muito mais fácil capturar tudo em contexto sem perder itens menores ou menos óbvios.

Sinistros de Espólio e Inventários de Perda Total

A documentação incompleta pode levar a atrasos ou disputas. O Scanlily possibilita a criação de inventários completos e defensáveis ao:

• Documentar cômodos ou coleções inteiras em minutos
• Capturar notas verbais detalhadas durante uma gravação
• Gerar automaticamente descrições de itens e comparações de preços

O resultado é um inventário mais limpo e completo, mais fácil de revisar e justificar.

Documentação de Itens de Alto Valor

Para itens como eletrônicos, eletrodomésticos, colecionáveis ou equipamentos especializados, a precisão é ainda mais importante. Descrições vagas ou comparações ausentes podem levar a questionamentos, então você precisa de documentação completa para sinistros de alto valor.

O Scanlily ajuda ao:

• Identificar marcas, modelos e atributos chave
• Puxar listagens comparáveis para apoiar a avaliação
• Vincular diretamente às fontes para transparência

Isso cria um rastro documental claro que apoia seus números e reduz a probabilidade de disputas.

Sinistros Urgentes e de Alto Volume

A documentação é um grande gargalo quando você está lidando com múltiplos sinistros ao mesmo tempo. O Scanlily é especialmente útil aqui porque:

• Você pode capturar múltiplas gravações consecutivas sem esperar pelo processamento
• O sistema constrói inventários em segundo plano
• Os relatórios estão prontos para exportação logo em seguida

É uma forma muito mais escalável de lidar com picos de carga de trabalho sem sacrificar a qualidade.

Como o Scanlily Funciona, das Vistorias aos Relatórios Concluídos

Claro, o Scanlily é rápido, mas a maior diferença entre nós e outras soluções é quando o trabalho acontece. Em vez de documentar tudo depois do ocorrido, a maior parte do trabalho pesado acontece durante a própria vistoria. Quando você volta para sua mesa, já tem um relatório funcional.

Veja como isso funciona:

Passo 1: Capturar Tudo

Comece com uma simples vistoria da propriedade. Em vez de tirar dezenas de fotos desconectadas, você pode:

• Gravar um vídeo de cada cômodo ou área (recomendado em segmentos mais curtos)
• Falar naturalmente enquanto avança, incluindo informações sobre nomes de itens, condição ou contexto

O Scanlily captura informações visuais e de áudio, para que você não precise depender da memória ou de notas rabiscadas mais tarde.

É melhor gravar em clipes curtos e focados (30 a 90 segundos por cômodo ou seção) em vez de um vídeo longo. Você pode enfileirar múltiplas gravações consecutivas sem esperar. O Scanlily as processa em segundo plano enquanto você continua em movimento.

Passo 2: Deixe a IA Fazer a Sua Mágica

Uma vez carregado, a IA do Scanlily entra em ação. De cada gravação, a plataforma:

• Identifica itens individuais (mesmo em espaços desorganizados)
• Os separa em entradas distintas
• Atribui categorias automaticamente
• Extrai detalhes como marca, cor e tipo de item

Se você ditou notas durante a vistoria, elas também são capturadas e anexadas aos itens relevantes. Em vez de uma pasta cheia de imagens, você agora tem um inventário totalmente detalhado.

Passo 3: Adicionar Contexto

O Scanlily não apenas rotula seus itens; ele também adiciona detalhes úteis como:

• Nomes de itens claros e padronizados
• Descrições baseadas em entrada visual e de áudio
• Agrupamentos organizados por cômodo ou categoria

Você ainda pode editar ou refinar esses detalhes, mas está partindo de uma linha de base estruturada em vez de uma planilha em branco. Os dados do Scanlily também são pesquisáveis por texto ou até mesmo por uma imagem carregada, para que você possa encontrar itens específicos mais tarde com alguns cliques.

Passo 4: Pesquisa de Preços e Comparação Integrada

Preços é uma das partes mais demoradas da documentação de sinistros, mas o Scanlily a automatiza em segundo plano.

Assim que você carrega as informações do item para o Scanlily, a plataforma pesquisa na web por produtos comparáveis usando reconhecimento de imagem e detalhes do item, como marca e modelo. Em seguida, ela pondera esses resultados para gerar um valor sugerido, juntamente com as listagens exatas usadas para apoiá-lo.

A partir daí, você pode:

• Ver todas as fontes por trás da estimativa, incluindo condição e comerciante
• Ajustar ou substituir o preço com um único toque
• Escolher modos de avaliação como Valor de Custo de Reposição (VRC) ou Valor Justo de Mercado (VJM), dependendo do sinistro

Em vez de gastar horas pesquisando comparáveis, você obtém um inventário totalmente precificado como parte do seu fluxo de trabalho normal, muitas vezes antes mesmo de sair da propriedade.

Passo 5: Carregar Documentação

A documentação não para no detalhamento de itens. O Scanlily permite que você adicione contexto adicional conforme necessário, incluindo:

• Notas escritas ou esclarecimentos
• Documentos ou imagens de apoio
• Clipes de áudio
• Registros de tempo e rastreamento de usuário

O Scanlily também registra cada alteração, para que você tenha um rastro de auditoria claro de quem adicionou o quê e quando.

Passo 6: Gerar um Relatório Concluído

O Scanlily automatiza grande parte do processo de regulação de sinistros, mas você ainda precisa verificar novamente se tudo está correto. Se estiver tudo bem, você cria um relatório final no Scanlily.

A plataforma permite que você:

• Gerar relatórios de sinistros com ou sem notas
• Exportar para formatos CSV ou Excel
• Criar versões com imagens incorporadas para facilitar a revisão

Como o sistema já estruturou os dados, você não está montando um relatório; você está simplesmente exportando-o.

Scanlily Versus Xactimate e Planilhas

Você provavelmente já tem ferramentas para ajudar com sinistros. Mas essas ferramentas estão realmente funcionando para você? As alternativas mais populares ao Scanlily são planilhas e softwares como o Xactimate. Eles têm seus benefícios, mas mudar para o Scanlily é o verdadeiro divisor de águas. Veja como nos comparamos ao que você já está usando.

Xactimate Não É Ideal Para Sinistros de Bens Pessoais

Este software é popular por uma razão. Ele possui recursos úteis para:

• Estimativa de custos de reparo e reconstrução
• Bancos de dados de preços padronizados
• Formatos de relatórios alinhados com a seguradora

Se você está avaliando danos estruturais ou preparando estimativas detalhadas, ele tem recursos suficientes para lidar com o trabalho. Ainda assim, o Xactimate não é ideal para inventário de bens pessoais e conteúdos, especialmente na velocidade que você precisa em campo.

Mesmo que você tenha o Xactimate, você ainda precisa:

• Associar fotos a itens manualmente, linha por linha
• Inserir detalhes dos itens manualmente
• Pesquisar comparações fora da plataforma para itens especiais ou de alto valor
• Unir tudo em um relatório coeso

Planilhas São Demoradas e Sujeitas a Erros

Google Sheets e Excel são fáceis de usar, e praticamente todos têm acesso a eles, então não é de admirar que tantos reguladores de sinistros os utilizem. As planilhas são flexíveis, mas essa flexibilidade tem um custo.

Você precisa fazer tudo manualmente com planilhas, desde inserir nomes de itens até conduzir sua própria pesquisa de preços. Não há estrutura integrada, automação ou trilha de auditoria, a menos que você as crie. Isso facilita que inconsistências (ou dados ausentes) passem despercebidas.

A Diferença Scanlily

Scanlily aborda o problema de um ângulo completamente diferente. Em vez de construir a documentação após o fato, ele a cria durante a vistoria.

Scanlily inclui recursos que economizam tempo, como:

• Itemização impulsionada por IA a partir de fotos ou vídeo
• Captura de notas de áudio que transforma observações faladas em dados estruturados
• Pesquisa de preços e comparações integrada com fontes vinculadas
• Descrições padronizadas e consistentes para cada item
• Relatórios prontos para exportação

Esses recursos são úteis, mas nosso fluxo de trabalho é o que o torna único. Scanlily preenche a lacuna entre o trabalho de campo e a elaboração de relatórios, transformando o que costumava ser horas de administração em um processo muito mais simplificado.

Faça Sinistros Mais Rápidos Com Menos Trabalho Burocrático

Os reguladores de sinistros têm trabalhado no passado por décadas. Os processos antigos funcionam, mas são lentos e deixam muito espaço para inconsistências.

Scanlily otimiza suas vistorias para mudar radicalmente a experiência de sinistros. Ao capturar tudo em uma única passagem e deixar a IA lidar com a itemização, descrições e validação de preços, você não está mais reconstruindo o sinistro do zero mais tarde. Você está refinando e exportando o que já está lá, completo com valores defensáveis e documentação de suporte.
Você também não precisa reformular todos os seus fluxos de trabalho para ver os benefícios. Experimente com um único sinistro para ver como o software de sinistros de seguro alimentado por IA reduz o atrito em seu trabalho.

Veja a diferença em primeira mão: Baixe o aplicativo Scanlily hoje.