Independentemente de o seu título oficial ser "Gerente de Equipamentos", você pode ser encarregado de inventariar ou gerenciar os equipamentos da sua instituição. Este blog aborda as melhores práticas em gerenciamento de equipamentos, incluindo como planejar e organizar, como configurar de forma otimizada seu sistema de gerenciamento de equipamentos, como realizar melhor um inventário e muito mais. Cada seção fornece estratégias e insights, permitindo que você otimize seus processos de gerenciamento de equipamentos para um maior sucesso operacional.
O que é um Sistema de Gerenciamento de Equipamentos?
Um sistema de gerenciamento de equipamentos é uma ferramenta de software personalizável que aprimora o gerenciamento de equipamentos ao longo de seu ciclo de vida. Distinto dos sistemas de gerenciamento de ativos mais amplos, ele se concentra no gerenciamento e rastreamento de equipamentos, incorporando recursos como sinalização detalhada do status do equipamento e um sistema de reserva abrangente. Os principais componentes desses sistemas incluem:
- Lista Centralizada de Equipamentos/Itens: Um banco de dados de equipamentos de fácil acesso. Cada item pode conter atributos personalizáveis, imagens e anexos relacionados a eles, como documentos.
- Recursos de Reserva: Facilita vários modos de reservas de equipamentos, como retiradas e reservas, por meio de uma interface amigável.
- Rastreamento de Informações do Ciclo de Vida: Mantém registros de cada item desde a aquisição até o descarte, capturando todos os detalhes necessários.
- Agendamento e Relatórios de Manutenção: Permite o agendamento e rastreamento sistemáticos das atividades de manutenção para cada equipamento.
- Notificações e Alertas: são enviados quando os itens são reservados, vencendo, quando são sinalizados para reparo ou manutenção e outros fins.
- Tecnologia de Identificação: Utiliza códigos de barras, códigos QR, chips RFID ou tags NFC para identificação rápida e precisa do equipamento.
- Gerenciamento de Direitos do Usuário: Protege dados confidenciais e aprimora a usabilidade com direitos de acesso personalizáveis.
O que há neste artigo
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Desenvolva um plano robusto de recuperação de desastres
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Organize seus espaços
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Categorize seus equipamentos
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Implemente o software de gerenciamento de ativos e comece a inventariar
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Adapte os direitos de acesso à medida que adiciona usuários
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Configure o sistema de reserva e realize o treinamento
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Implemente marcadores de ativos
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Desenvolva um inventário de peças de reposição
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Implemente técnicas de prevenção de roubo e perda
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Verifique o Painel diariamente
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Capture custos e relatórios de manutenção relacionados aos itens
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Aproveite os relatórios e a Planilha online para gerenciamento de inventário
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Realize manutenção e inspeções regulares
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Forneça treinamento contínuo para uso do equipamento
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Mantenha estratégias contínuas de prevenção de perdas
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Gerencie os custos do equipamento de forma eficaz
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Priorize as atualizações de equipamentos com base nos dados de uso
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Use o Histórico do item
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Realize auditorias regulares
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Incentive um ambiente colaborativo para feedback
Nas seções que seguem, vamos desvendar o processo de seleção, implementação e maximização desses sistemas, com foco nas capacidades transformadoras de soluções como o Scanlily para aprimorar a forma como gerenciamos nossos equipamentos.
1. Planejamento e Estratégia
Com tantos sistemas de gerenciamento de ativos/equipamentos disponíveis, optar por um sistema dedicado em vez de planilhas é uma escolha óbvia hoje. A gama de soluções varia, mas com o surgimento de sistemas SaaS econômicos, mas totalmente funcionais, como o Scanlily, o orçamento não deve ser uma grande preocupação. Selecione seu software de gerenciamento de equipamentos com base nestes principais recursos
- Entrada e Pesquisa de Item Rápida e Simples: Uma abordagem centrada em QR, como a do Scanlily, reduz a complexidade da tarefa e o número de etapas necessárias, diminuindo assim a necessidade de treinamento extensivo.
- Mobilidade e Visibilidade em Tempo Real: Como seu inventário não está em sua mesa de computador, há um benefício em usar um sistema otimizado para permitir todas as ações no celular, como no Scanlily. Isso contrasta com a abordagem mais típica de sistemas SaaS mais antigos que exigem um navegador de laptop para algumas das etapas.
- Automatização de Tarefas Essenciais por meio de Notificações: Uma característica marcante do software moderno de gerenciamento de equipamentos é a automatização de tarefas essenciais, incluindo rastreamento, agendamento de manutenção e relatórios. Essa automatização muda o papel do gerente de equipamentos para um papel mais reativo, onde o sistema lida com o monitoramento e lembretes de rotina. Por exemplo, os sistemas automatizados do Scanlily gerenciam reservas e enviam notificações para ações pendentes, reduzindo a necessidade de os gerentes de equipamentos rastrearem proativamente cada detalhe. Alertas automatizados oportunos para necessidades de manutenção garantem que o equipamento seja mantido de forma eficaz, liberando os gerentes para se concentrarem em tarefas estratégicas.
- Um Sistema de Reservas Robusto: Se as pessoas estiverem pegando equipamentos emprestados, considere um sistema de gerenciamento de equipamentos com um sistema de reserva completo que se estenda além dos simples recursos de check-in e check-out. Por exemplo, o sistema inclui um contrato de reserva personalizável com assinatura eletrônica que você envia aos mutuários? E permite facilmente reservar e ver o status por meio de um calendário online?
- Personalização : Certifique-se de que o sistema escolhido oferece personalização do acesso a itens para grupos de utilizadores específicos, semelhante ao Scanlily. Além disso, verifique se permite notificações e mensagens personalizadas.
- Um sistema de relatórios completo : Veja se o sistema em questão contém os tipos de relatórios de que precisa. A capacidade de exportar dados facilmente, tanto para os seus próprios relatórios quanto para backup, é fundamental. Procure sistemas que ofereçam opções de relatórios flexíveis, como o recurso de folha de cálculo do Scanlily, que permite relatórios versáteis e manipulação de dados em tempo real.
- Custo : Investir num Sistema de Gestão de Equipamentos empresarial não tem de ser caro. Para opções acessíveis, considere explorar os preços do Scanlily.
As características acima são importantes a considerar na escolha de um sistema de gestão de equipamentos. O sistema ideal deve atender aos requisitos da sua organização e contribuir para a eficiência e eficácia das suas operações de gestão de equipamentos. Procure um sistema como o Scanlily que integre automação, visibilidade em tempo real, facilidade de utilização e simplicidade, mostrando as qualidades de uma solução moderna de gestão de equipamentos.
Desenvolver um plano robusto de recuperação de desastres
Tenha um plano bem preparado para emergências e eventos inesperados que possam afetar a disponibilidade do equipamento. O seu plano de recuperação de desastres variará dependendo do equipamento específico que gere, mas normalmente inclui secções como:
- Procedimentos de recuperação de equipamentos : Descreve os passos para reparar ou substituir máquinas críticas após uma interrupção.
- Planos de continuidade operacional : Estratégias para manter ou retomar rapidamente as principais operações usando recursos ou métodos alternativos.
- Contactos de fornecedores e serviços : Uma lista pronta de contactos essenciais para reparação, substituição ou suporte técnico rápidos.
- Segurança dos funcionários e atribuições de funções : Procedimentos que garantem a segurança dos funcionários e a distribuição clara de funções durante as operações de recuperação.
- Estratégias de comunicação : Métodos definidos para informar os funcionários e as partes interessadas sobre interrupções e progresso da recuperação.
Personalize cada secção para atender às necessidades específicas da sua organização, permitindo uma resposta rápida e eficaz a emergências relacionadas com equipamentos.
Organize os seus espaços
Comece por determinar os locais onde o seu equipamento está armazenado. Atribua nomes a vários
áreas como salas, prateleiras e caixas. Estas áreas designadas servirão como os 'Locais' e 'Contêineres' para o seu inventário de equipamentos no Scanlily. A flexibilidade do software em permitir 'contêineres dentro de contêineres' simplifica a gestão de vários níveis de hierarquia.
Categorize o seu equipamento
Categorize de forma eficiente o seu equipamento e ativos para fácil recuperação no futuro. Por exemplo, pode categorizar alguns itens como 'Equipamento de TI' e outros como 'Mobiliário'. O Scanlily aprimora este processo, permitindo que defina 'Tipos de Item' com atributos partilhados. Por exemplo, o tipo de item 'Computador' pode incluir campos específicos como 'Sistema Operativo' e 'Endereço IP', enquanto um tipo de item 'Veículo' pode incluir 'Modelo' e 'Quilometragem'. Esta abordagem personalizada simplifica a entrada de dados porque os utilizadores veem apenas os campos pertinentes ao tipo de item que está a ser adicionado. No entanto, ao contrário de outros sistemas, o uso de tipos de item evita o trabalho extra de personalizar individualmente as listas de campos por item. Da mesma forma, padroniza e simplifica a comunicação de informações.
2. Implementação do sistema e inventário
Ao entrar na fase de implementação e inventário, um sistema como o Scanlily simplifica este processo, tornando-o eficiente e direto. O seguinte descreve os passos para configurar o sistema de gestão de equipamentos e mergulhar diretamente na realização do inventário.
Implemente o software de gestão de ativos e comece a inventariar
Com um sistema SaaS de última geração como o Scanlily, o trabalho de preparação é mínimo. Basta comprar autocolantes QR, descarregar a aplicação móvel gratuita e começar a colar os autocolantes nos itens para digitalizar no seu inventário. À medida que avança, insira detalhes como Local, Contêiner, Tipo de Item e outras informações de campo relevantes. Para equipamentos com códigos UPC ou EAN, o Scanlily acelera o processo permitindo que digitalize o código de barras para preencher automaticamente descrições, imagens e outros detalhes do produto a partir de uma base de dados de mais de 500 milhões de produtos.
Adapte os direitos de acesso à medida que adiciona utilizadores
A adição de utilizadores pode ser feita simultaneamente com o inventário. Este passo envolve agrupar os utilizadores e atribuir-lhes as permissões adequadas para o acesso a itens e reservas. Esta abordagem garante que os utilizadores só podem aceder a equipamentos e funções pertinentes às suas funções, preservando assim a integridade e a eficiência do sistema. O Scanlily torna este processo intuitivo, concedendo direitos de acesso com base na categoria do item. Ao contrário de outros sistemas que exigem a atribuição contínua de permissões para cada novo item, o método do Scanlily permite que novos itens dentro de uma categoria herdem automaticamente as permissões de acesso predefinidas. Da mesma forma, novos utilizadores num grupo designado receberão direitos de acesso correspondentes a esse grupo.
Configure o sistema de reservas e realize o treino
A maioria dos sistemas de gestão de equipamentos integra vários modos de reserva numa única interface de utilizador, o que pode exigir treino adicional para os seus utilizadores. Planeie dedicar tempo adequado para este treino. O Scanlily simplifica este aspeto, permitindo que selecione o modo mais adequado para as necessidades da sua empresa, reduzindo a necessidade de treino do utilizador.
Implemente flags de ativos
Um sistema de gestão de ativos empresarial, como o Scanlily, permite definir flags para indicar o estado do item (por exemplo, "Quebrado" e "Precisa de Manutenção"). Selecione os valores de flag que gostaria de exibir e defina quaisquer alertas - por exemplo, seja alertado quando um item for sinalizado como quebrado.
Desenvolver um inventário de peças de reposição
Mantenha um estoque de peças de reposição essenciais para resolver rapidamente os reparos e reduzir o tempo de inatividade. No Scanlily, você pode usar o recurso Quantidade + / - para ajustar os níveis de estoque. Além disso, o recurso Alerta de Quantidade do Scanlily pode notificá-lo quando os níveis de estoque caírem abaixo dos limites especificados.
Implementar técnicas de prevenção de roubo e perda
Incentive a devolução de itens perdidos adicionando adesivos QR "Digitalizar se Encontrado" aos itens. Os recursos de controle de acesso do Scanlily protegem ainda mais seu equipamento, restringindo o acesso a pessoal autorizado, fornecendo uma proteção extra contra reservas não autorizadas, principalmente para itens de alto valor.
3. Uso, manutenção e treinamento contínuos do sistema de gerenciamento de equipamentos
À medida que nos aprofundamos no gerenciamento, manutenção e treinamento contínuos, o foco está em aproveitar ao máximo os recursos do seu sistema de gerenciamento de equipamentos. A interação regular com o sistema, principalmente o painel, é uma prática simples, mas eficaz. A seguir, estão as etapas proativas para manter seu inventário de equipamentos. Um sistema proficiente como o Scanlily também permite uma abordagem mais reativa, enviando alertas para necessidades de manutenção ou devoluções atrasadas, reduzindo a necessidade de vigilância constante.
Verifique o painel diariamente
Os sistemas de gerenciamento de ativos empresariais apresentam painéis fáceis de usar com indicadores-chave para verificações diárias. Eles auxiliam na avaliação do status geral do seu equipamento e na decisão sobre as ações necessárias. Com o Scanlily, por exemplo, use o recurso de mapa para localizar seus itens facilmente. 
Capture custos e relatórios de manutenção relacionados aos itens
Rastreie não apenas os custos originais de seu equipamento, mas também simplifique a coleta de registros contínuos de custo e manutenção usando seu sistema de gerenciamento. O Scanlily agiliza este processo com seu recurso Anexos. Basta tirar uma foto do recibo original do item ou dos recibos de manutenção/reparo e anexá-los ao registro do item. Este método garante fácil acesso aos recibos para devoluções. Além disso, todos os outros documentos de manutenção são acessíveis e carimbados com data e hora para referência futura
Aproveite os relatórios e a planilha online para gerenciamento de estoque
Um sistema de gerenciamento de ativos empresariais como o Scanlily e seus pares têm recursos de relatório robustos e flexíveis. Aproveitá-los continuamente para uma variedade de propósitos é fundamental para o sucesso no gerenciamento de equipamentos. Além disso, o recurso de planilha online do Scanlily adiciona a eficiência da combinação de relatórios e capacidade de alteração. Esta dupla funcionalidade agiliza o processo de manter seus dados de estoque precisos e atualizados.
Realizar manutenção e inspeções regulares
Certifique-se de que todos os equipamentos passem por manutenção e inspeções de rotina para evitar avarias e prolongar sua vida útil . Você pode designar campos personalizados para os tipos de item que estão sendo mantidos para indicar o status da manutenção. Alternativamente, e talvez de forma mais eficiente, você pode tirar uma foto e imprimir um relatório de inspeção ou anexar um PDF ao item usando o recurso Anexo do Scanlily.
Fornecer treinamento contínuo para uso de equipamentos
Ofereça treinamento à equipe sobre o uso correto e os procedimentos de segurança dos equipamentos. No Scanlily, como os adesivos QR também são URLs, eles podem ser afixados aos equipamentos e os usuários podem escaneá-los para obter materiais de treinamento e vídeos usando um dispositivo móvel, mesmo sem o uso de um aplicativo.
Manter estratégias contínuas de prevenção de perdas
Implemente um protocolo onde o pessoal escaneia os itens cada vez que são movidos para um novo local, permitindo rastreá-los em um mapa. Isso auxilia no monitoramento do paradeiro dos ativos. Além disso, impor um contrato de reserva e uma página de assinatura por meio do Scanlily pode promover um senso de responsabilidade nos mutuários, incentivando um melhor cuidado com os itens.
4. Revisão de desempenho e melhoria contínua
Nesta fase, o objetivo é converter os dados coletados do seu sistema de gerenciamento de equipamentos em insights acionáveis para sua organização.
Gerenciar os custos de equipamentos de forma eficaz
Use relatórios de gerenciamento de ativos para monitorar e controlar as despesas relacionadas à compra, manutenção e operação de equipamentos. Use o sistema para referenciar não apenas o custo original do equipamento, mas também os custos de manutenção. Com os avanços na IA, espere mais automação neste relatório, aumentando a eficiência. Analisar regularmente esses relatórios pode identificar áreas potenciais para redução de custos, revelando padrões de gastos e auxiliando na alocação informada de recursos.
Priorizar atualizações de equipamentos com base em dados de uso
Priorizar as atualizações de equipamentos com base nos dados de uso é uma abordagem orientada por dados para manter um inventário eficiente. Ao avaliar os dados de desempenho do equipamento, você pode identificar quais itens são usados com mais frequência, quais estão se aproximando do fim de sua vida útil e quais podem exigir atualizações ou substituições. Esta abordagem garante que o investimento em novos equipamentos seja feito estrategicamente, concentrando-se em áreas que trarão mais valor às suas operações. Os relatórios de uso detalhados do Scanlily podem ser fundamentais neste processo, fornecendo os dados necessários para tomar decisões bem informadas.
Use o histórico do item
Aproveite o recurso de registro de histórico do Scanlily para informar e aprender com os padrões de uso e locais. Este recurso permite rastrear onde um item esteve e quando foi atualizado. Esses dados históricos podem ajudar a prever as necessidades futuras de equipamentos e identificar problemas potenciais antes que se tornem grandes problemas.
Realizar auditorias regulares
Avalie regularmente suas práticas de gerenciamento de equipamentos para descobrir áreas para aprimoramento. Auditorias periódicas são essenciais para manter um sistema de gerenciamento eficaz e eficiente, garantindo que todos os processos sejam otimizados e alinhados com os objetivos organizacionais.
Incentivar um ambiente colaborativo para feedback
Crie uma cultura onde o feedback de vários membros da equipe seja usado para refinar as estratégias de gerenciamento de equipamentos. Adicione campos aos tipos de item selecionados para este propósito. Empregue os recursos de controle de acesso de usuário do Scanlily para facilitar o gerenciamento colaborativo de equipamentos e a coleta de feedback de uma forma que não comprometa os dados.
5. Conclusão - Melhores práticas em gerenciamento de equipamentos
Este guia abordou as etapas principais: desde o planejamento inicial até o gerenciamento contínuo, manutenção e melhoria estratégica, destacando a utilidade de uma abordagem estruturada e orientada pela tecnologia.
Atualmente, quer o seu cargo seja ou não 'Gestor de Equipamentos', tem a oportunidade de elevar significativamente as suas capacidades de gestão de equipamentos. Ao adotar estas estratégias, a sua abordagem à gestão de equipamentos pode reforçar os objetivos da sua organização. Com o Scanlily, obtém acesso a uma ferramenta fácil de usar e económica que suporta todas as fases deste processo, simplificando e melhorando as tarefas de gestão de equipamentos.