Melhores Práticas em Gestão de Equipamentos

Independentemente de o seu título oficial ser 'Gerente de Equipamentos', você pode ser encarregado de inventariar ou gerenciar os equipamentos da sua instituição. Este blog aborda as melhores práticas em gestão de equipamentos, incluindo como planejar e organizar, como configurar otimamente o seu sistema de gestão de equipamentos, como realizar um inventário da melhor forma e muito mais. Cada seção oferece estratégias e insights, permitindo que você otimize seus processos de gestão de equipamentos para um maior sucesso operacional.

O que é um Sistema de Gestão de Equipamentos?

Um sistema de gestão de equipamentos é uma ferramenta de software personalizável que aprimora o gerenciamento de equipamentos ao longo de seu ciclo de vida. Distinto de sistemas de gestão de ativos mais amplos, ele se concentra no gerenciamento e rastreamento de equipamentos, incorporando recursos como sinalização detalhada do status do equipamento e um sistema de reserva abrangente. Os principais componentes desses sistemas de gestão de equipamentos incluem: 

• Lista Centralizada de Equipamentos/Itens: Um banco de dados de gestão de equipamentos de fácil acesso. Cada item pode conter campos personalizáveis, imagens e anexos relacionados a ele, como documentos.
• Recursos de Reserva e Agendamento: Facilita vários modos de reservas de equipamentos, como retiradas e agendamentos, através de uma interface amigável.
• Rastreamento de Informações do Ciclo de Vida: Mantém registros de cada item desde a aquisição até o descarte, capturando todos os detalhes necessários.
• Agendamento e Relatórios de Manutenção: Permite o agendamento e rastreamento sistemático das atividades de manutenção para cada peça de equipamento.
• Notificações e Alertas: são enviados quando os itens são reservados, estão próximos do vencimento, quando são sinalizados para reparo ou manutenção e para outros fins.
• Tecnologia de Identificação: Utiliza códigos de barras, códigos QR, chips RFID ou tags NFC para identificação rápida e precisa do equipamento.
• Gestão de Direitos de Usuário: Protege dados sensíveis e aprimora a usabilidade com direitos de acesso personalizáveis.
• Gestão de Equipamentos de Funcionários: Atribui e rastreia equipamentos a funcionários individuais, garantindo a responsabilidade e fornecendo um registro claro de quem é responsável por cada item, incluindo horários de retirada/devolução e condição.

O que há neste artigo 

1. Planejamento e Estratégia

• Desenvolver um plano robusto de recuperação de desastres

• Organizar seus espaços

• Categorizar seus equipamentos

2. Implementação do Sistema e Inventário

• Implementar o software de gestão de ativos e iniciar o inventário

• Personalizar os direitos de acesso ao adicionar usuários

• Configurar o sistema de reserva e realizar treinamento

• Implementar marcadores de ativos

• Desenvolver um inventário de peças de reposição

• Implementar técnicas de prevenção de roubo e perda

3. Uso Contínuo, Manutenção e Treinamento do Sistema de Gestão de Equipamentos

• Verificar o Painel diariamente

• Capturar custos e relatórios de manutenção relacionados aos itens

• Aproveitar os relatórios e a planilha online para gestão de inventário

• Realizar manutenção e inspeções regulares

• Fornecer treinamento contínuo para o uso de equipamentos

• Manter estratégias contínuas de prevenção de perdas

4. Revisão de Desempenho e Melhoria Contínua

• Gerenciar os custos de equipamento de forma eficaz

• Priorizar atualizações de equipamento com base em dados de uso

• Usar o Histórico do item

• Realizar auditorias regulares

• Incentivar um ambiente colaborativo para feedback

Nas seções seguintes, desvendaremos o processo de seleção, implementação e maximização desses sistemas de gestão de equipamentos, com foco nas capacidades transformadoras de soluções como o Scanlily para aprimorar a forma de gerenciar equipamentos.

1. Planejamento e Estratégia 

Com tantos sistemas de gestão de ativos/equipamentos disponíveis, optar por um sistema dedicado em vez de planilhas é uma escolha óbvia hoje. A gama de soluções varia, mas com o surgimento de sistemas SaaS econômicos e totalmente funcionais como o Scanlily, o orçamento não deve ser uma grande preocupação. Selecionar o seu software de gestão de equipamentos com base nestas características principais 

• Entrada e Consulta Rápida e Simples de Itens: Uma abordagem centrada em QR, como a do Scanlily, reduz a complexidade das tarefas e o número de passos necessários, diminuindo assim a necessidade de treinamento extensivo.
• Mobilidade e Visibilidade em Tempo Real: Como o seu inventário não está na sua mesa de computador, há um benefício em usar um sistema otimizado para permitir todas as ações no celular, como no Scanlily. Isso contrasta com a abordagem mais típica de sistemas SaaS mais antigos que exigem um navegador de laptop para algumas das etapas.

• Automatização de Tarefas Essenciais via Notificações: Uma característica marcante do software moderno de gestão de equipamentos é a automação de tarefas essenciais, incluindo rastreamento, agendamento de manutenção e relatórios. Essa automação transforma o papel do gestor de equipamentos para um mais reativo, onde o sistema lida com o monitoramento e os lembretes de rotina. Por exemplo, os sistemas automatizados do Scanlily gerenciam reservas e enviam notificações para ações devidas, reduzindo a necessidade de os gestores de equipamentos rastrearem proativamente cada detalhe. Alertas automatizados e oportunos para necessidades de manutenção garantem que o equipamento seja mantido de forma eficaz, liberando os gestores para se concentrarem em tarefas estratégicas.

• Um Sistema de Reservas Robusto: Se as pessoas forem emprestar equipamentos, então considere um sistema de gestão de equipamentos com um sistema de reservas completo que vá além das simples capacidades de check-in e check-out. Por exemplo, o sistema inclui um acordo de reserva personalizável com assinatura eletrônica que você envia aos mutuários?  E permite facilmente reservar e ver o status através de um calendário online?

• Personalização: Certifique-se de que o sistema escolhido oferece personalização do acesso a itens para grupos de usuários específicos, semelhante ao Scanlily. Além disso, verifique se ele permite notificações e mensagens personalizadas.
• Um Sistema de Relatórios Completo:  Verifique se o sistema prospectivo contém os tipos de relatórios de que você precisa.  A capacidade de exportar dados facilmente, tanto para seus próprios relatórios quanto para backup, é fundamental. Procure sistemas que ofereçam opções de relatórios flexíveis, como o recurso de Planilha do Scanlily, que permite relatórios versáteis e manipulação de dados em tempo real.
• Custo:  Investir em um Sistema de Gestão de Equipamentos empresarial não precisa ser caro. Para opções acessíveis, considere explorar os preços do Scanlily.

As características acima são importantes a considerar ao escolher um sistema de gestão de equipamentos. O sistema ideal deve atender aos seus requisitos organizacionais e contribuir para a eficiência e eficácia das suas operações de gestão de equipamentos. Procure um sistema como o Scanlily que integre automação, visibilidade em tempo real, facilidade de uso e simplicidade, demonstrando as qualidades de uma solução moderna de gestão de equipamentos. 

Desenvolver um plano robusto de recuperação de desastres

Tenha um plano bem preparado para emergências e eventos inesperados que possam afetar a disponibilidade do equipamento. Seu plano de recuperação de desastres variará dependendo do equipamento específico que você gerencia, mas geralmente inclui seções como: 

1. Procedimentos de Recuperação de Equipamento: Descreve os passos para reparar ou substituir máquinas críticas após uma interrupção.
2. Planos de Continuidade Operacional: Estratégias para manter ou retomar rapidamente as operações chave usando recursos ou métodos alternativos.
3. Contatos de Fornecedores e Serviços: Uma lista pronta de contatos essenciais para reparo rápido, substituição ou suporte técnico.
4. Segurança dos Funcionários e Atribuição de Funções: Procedimentos que garantem a segurança da equipe e uma clara distribuição de funções durante as operações de recuperação.
5. Estratégias de Comunicação: Métodos definidos para informar a equipe e as partes interessadas sobre interrupções e o progresso da recuperação.

Personalize cada seção para atender às necessidades específicas da sua organização, permitindo uma resposta rápida e eficaz a emergências relacionadas a equipamentos.

Organize seus espaços

Comece determinando os locais onde seu equipamento é armazenado. Atribua nomes a várias

áreas como salas, prateleiras e caixas. Essas áreas designadas servirão como os 'Locais' e 'Contêineres' para o seu inventário de equipamentos no Scanlily. A flexibilidade do software em permitir 'contêineres dentro de contêineres' simplifica o gerenciamento de múltiplos níveis de hierarquia. 

Categorize seu equipamento 

Categorize seu equipamento e ativos de forma eficiente para fácil recuperação no futuro. Por exemplo, você pode categorizar alguns itens como 'Equipamento de TI' e outros como 'Móveis'. O Scanlily aprimora esse processo, permitindo que você defina 'Tipos de Item' com atributos compartilhados. Por exemplo, o tipo de item 'Computador' pode incluir campos específicos como 'Sistema Operacional' e 'Endereço IP', enquanto um tipo de item 'Veículo' pode incluir 'Modelo' e 'Quilometragem'. Essa abordagem personalizada simplifica a entrada de dados porque os usuários veem apenas os campos pertinentes ao tipo de item que está sendo adicionado. No entanto, ao contrário de outros sistemas, o uso de tipos de item evita o trabalho extra de personalizar individualmente as listas de campos por item.  Da mesma forma, padroniza e simplifica a comunicação de informações.

2. Implementação do Sistema e Inventário 

Passando para a fase de implementação e inventário, um sistema como o Scanlily otimiza esse processo, tornando-o eficiente e direto. O seguinte descreve os passos para configurar o sistema de gerenciamento de equipamentos e começar a realizar o inventário. 

Implemente o software de gerenciamento de ativos e comece a inventariar

Com um sistema SaaS de próxima geração como o Scanlily, o trabalho de preparação é mínimo. Basta comprar Adesivos QR, baixar o aplicativo móvel gratuito e começar a anexar os adesivos aos itens para digitalizá-los em seu inventário. À medida que avança, insira detalhes como Local, Contêiner, Tipo de Item e outras informações de campo relevantes. Para equipamentos com códigos UPC ou EAN, o Scanlily acelera o processo permitindo que você escaneie o código de barras para preencher automaticamente descrições, imagens e outros detalhes do produto a partir de um banco de dados de mais de 500 milhões de produtos. 

Adapte os direitos de acesso ao adicionar usuários

A adição de usuários pode ser feita simultaneamente com o inventário. Esta etapa envolve agrupar usuários e atribuir-lhes permissões apropriadas para acesso a itens e reservas. Essa abordagem garante que os usuários só possam acessar equipamentos e funções pertinentes às suas funções, preservando assim a integridade e eficiência do sistema. O Scanlily torna esse processo intuitivo ao conceder direitos de acesso com base na categoria do item. Ao contrário de outros sistemas que exigem atribuição contínua de permissões para cada novo item, o método do Scanlily permite que novos itens dentro de uma categoria herdem automaticamente as permissões de acesso predefinidas. Da mesma forma, novos usuários em um grupo designado receberão direitos de acesso correspondentes a esse grupo. 

Configure o sistema de reservas e realize o treinamento

A maioria dos sistemas de gestão de equipamentos integra vários modos de reserva numa única interface de utilizador, o que pode exigir formação adicional para os seus utilizadores. Planeie dedicar tempo adequado a esta formação. O Scanlily simplifica este aspeto, permitindo-lhe selecionar o modo mais adequado às necessidades do seu negócio, reduzindo a necessidade de formação do utilizador. 

Implementar marcadores de ativos

Um sistema de gestão de ativos empresariais, como o Scanlily, permite definir marcadores para indicar o status do item (por exemplo “Quebrado” e “Precisa de Manutenção '').  Selecione quais valores de marcador você gostaria de exibir e defina quaisquer alertas - por exemplo, seja alertado quando um item for marcado como quebrado. 

Desenvolver um inventário de peças de reposição

Mantenha um estoque de peças de reposição essenciais para resolver rapidamente reparos e reduzir o tempo de inatividade. No Scanlily, você pode usar o recurso Quantidade + / - para ajustar os níveis de estoque. Além disso, o recurso Alerta de Quantidade do Scanlily pode notificá-lo quando os níveis de estoque caírem abaixo dos limites especificados.

Implementar técnicas de prevenção de roubo e perda 

Incentive a devolução de itens perdidos adicionando adesivos QR “Digitalize se Encontrado” aos itens. Os recursos de controle de acesso do Scanlily protegem ainda mais seu equipamento, restringindo o acesso a pessoal autorizado, fornecendo uma salvaguarda extra contra reservas não autorizadas, principalmente para itens de alto valor.

3. Uso, Manutenção e Treinamento Contínuos do Sistema de Gestão de Equipamentos 

À medida que nos aprofundamos na gestão, manutenção e treinamento contínuos, o foco está em aproveitar ao máximo as capacidades do seu sistema de gestão de equipamentos. A interação regular com o sistema, particularmente o painel, é uma prática simples, mas eficaz. A seguir estão as etapas proativas para manter seu inventário de equipamentos. Um sistema proficiente como o Scanlily também permite uma abordagem mais reativa, enviando alertas para necessidades de manutenção ou devoluções atrasadas, reduzindo a necessidade de vigilância constante.

Verifique o Painel diariamente

Os sistemas de gestão de ativos empresariais apresentam painéis de controlo fáceis de usar com indicadores chave para verificações diárias. Estes auxiliam na avaliação do estado geral do seu equipamento e na decisão sobre as ações necessárias. Com o Scanlily, por exemplo, utilize o recurso de mapa para localizar os seus itens facilmente. 

Capture custos e relatórios de manutenção relacionados a itens 

Rastreie não apenas os custos originais do seu equipamento, mas também simplifique a coleta de registros contínuos de custos e manutenção usando seu sistema de gestão. O Scanlily otimiza este processo com seu recurso de Anexos. Basta tirar uma foto do recibo original do item ou dos recibos de manutenção/reparo e anexá-los ao registro do item. Este método garante fácil acesso aos recibos para devoluções. Além disso, todos os outros documentos de manutenção são acessíveis e com carimbo de data/hora para referência futura.

Aproveite os relatórios e a Planilha online para gestão de inventário

Um sistema de gestão de ativos empresariais como o Scanlily e seus pares possuem recursos de relatórios robustos e flexíveis. Aproveitá-los de forma contínua para uma variedade de propósitos é fundamental para o sucesso na gestão de equipamentos. Além disso, o recurso de planilha online do Scanlily adiciona a eficiência da capacidade combinada de relatórios e alterações. Esta funcionalidade dupla otimiza o processo de manter seus dados de inventário precisos e atualizados.

Realize manutenção e inspeções regulares 

Garanta que todos os equipamentos passem por manutenção e inspeções de rotina para prevenir avarias e prolongar sua vida útil .  Você pode designar campos personalizados para os tipos de item em manutenção para indicar o status da manutenção.  Alternativamente, e talvez de forma mais eficiente, você pode tirar uma foto e imprimir um relatório de inspeção ou anexar um PDF ao item usando o recurso de Anexos do Scanlily. 

Oferecer treinamento contínuo para o uso de equipamentos

Ofereça treinamento à equipe sobre o uso correto e os procedimentos de segurança dos equipamentos.  No Scanlily, como os adesivos QR também são URLs, eles podem ser afixados aos equipamentos e os usuários podem escaneá-los para obter materiais de treinamento e vídeos usando um dispositivo móvel, mesmo sem o uso de um aplicativo.

Manter estratégias contínuas de prevenção de perdas

Implemente um protocolo onde o pessoal escaneia os itens cada vez que são movidos para um novo local, permitindo rastreá-los em um mapa. Isso ajuda no monitoramento do paradeiro dos ativos. Além disso, a aplicação de um acordo de reserva e uma página de assinatura através do Scanlily pode fomentar um senso de responsabilidade nos usuários, incentivando um melhor cuidado com os itens.

4. Revisão de Desempenho e Melhoria Contínua 

Nesta fase, o objetivo é converter os dados coletados do seu sistema de gerenciamento de equipamentos em insights acionáveis para sua organização. 

Gerenciar custos de equipamentos de forma eficaz

Utilize relatórios de gerenciamento de ativos para monitorar e controlar as despesas relacionadas à compra, manutenção e operação de equipamentos.  Use o sistema para referenciar não apenas o custo original do equipamento, mas também os custos de manutenção.  Com os avanços da IA, espere mais automação neste relatório, aumentando a eficiência. A análise regular desses relatórios pode identificar áreas potenciais para redução de custos, revelando padrões de gastos e auxiliando na alocação informada de recursos.

Priorizar atualizações de equipamentos com base em dados de uso 

Priorizar as atualizações de equipamentos com base nos dados de uso é uma abordagem orientada por dados para manter um inventário eficiente. Ao avaliar os dados de desempenho dos equipamentos, você pode identificar quais itens são mais frequentemente usados, quais estão se aproximando do fim de sua vida útil e quais podem exigir atualizações ou substituições. Essa abordagem garante que o investimento em novos equipamentos seja feito estrategicamente, focando nas áreas que trarão o maior valor às suas operações. Os relatórios detalhados de uso do Scanlily podem ser instrumentais nesse processo, fornecendo os dados necessários para tomar decisões bem informadas. 

Utilizar o Histórico do item

Aproveite o recurso de registro de Histórico do Scanlily para informar e aprender com os padrões de uso e locais. Este recurso permite rastrear onde um item esteve e quando foi atualizado. Esses dados históricos podem ajudar a prever futuras necessidades de equipamentos e identificar problemas potenciais antes que se tornem grandes problemas.

Realizar auditorias regulares

Avalie regularmente suas práticas de gerenciamento de equipamentos para descobrir áreas de aprimoramento. Auditorias periódicas são fundamentais para manter um sistema de gerenciamento eficaz e eficiente, garantindo que todos os processos sejam otimizados e alinhados com os objetivos organizacionais.

Incentivar um ambiente colaborativo para feedback 

Crie uma cultura onde o feedback de vários membros da equipe seja usado para refinar as estratégias de gerenciamento de equipamentos.  Adicione campos a tipos de item selecionados para este fim. Empregue os recursos de controle de acesso de usuário do Scanlily para facilitar o gerenciamento colaborativo de equipamentos e a coleta de feedback de uma maneira que não comprometa os dados.

5. Conclusão - Melhores Práticas em Gerenciamento de Equipamentos

Este guia cobriu etapas chave: desde o planejamento inicial até o gerenciamento contínuo, manutenção e melhoria estratégica, destacando a utilidade de uma abordagem estruturada e impulsionada pela tecnologia.

Hoje em dia, quer o seu cargo seja ou não 'Gerente de Equipamentos', você tem a oportunidade de elevar significativamente as suas capacidades de gestão de equipamentos. Ao adotar estas estratégias, a sua abordagem à gestão de equipamentos pode reforçar os seus objetivos organizacionais. Com o Scanlily, você obtém acesso a uma ferramenta fácil de usar e econômica que suporta todas as fases deste processo, simplificando e aprimorando as tarefas de gestão de equipamentos.