Meilleures pratiques en gestion d'équipement

Que votre titre officiel soit « Responsable d'équipement » ou non, vous pourriez être chargé d'inventorier ou de gérer l'équipement de votre institution. Ce blog couvre les meilleures pratiques en matière de gestion d'équipement, notamment comment planifier et organiser, comment configurer de manière optimale votre système de gestion d'équipement, comment réaliser au mieux un inventaire et plus encore. Chaque section fournit des stratégies et des informations, vous permettant de rationaliser vos processus de gestion d'équipement pour un plus grand succès opérationnel.

Qu'est-ce qu'un système de gestion d'équipement ?

Un système de gestion d'équipement est un outil logiciel personnalisable qui améliore la gestion de l'équipement tout au long de son cycle de vie. Distinct des systèmes de gestion d'actifs plus larges, il se concentre sur la gestion et le suivi de l'équipement, intégrant des fonctionnalités telles que le marquage détaillé de l'état de l'équipement et un système de réservation complet. Les composants clés de ces systèmes de gestion d'équipement comprennent : 

• Liste Centralisée d'Équipements/Articles : Une base de données de gestion d'équipement facilement accessible. Chaque article peut contenir des attributs personnalisables, des images et des pièces jointes, tels que des documents.
• Capacités de Réservation et de Prêt : Facilite divers modes de réservation d'équipement, tels que les emprunts et les réservations, via une interface conviviale.
• Suivi des Informations de Cycle de Vie : Maintient des enregistrements de chaque article, de l'acquisition à l'élimination, en capturant tous les détails nécessaires.
• Planification et Rapports de Maintenance : Permet une planification et un suivi systématiques des activités de maintenance pour chaque équipement.
• Notifications et Alertes : sont envoyées lorsque des articles sont réservés, arrivent à échéance, lorsqu'ils sont marqués pour réparation ou maintenance et à d'autres fins.
• Technologie d'Identification : Utilise des codes-barres, des codes QR, des puces RFID ou des tags NFC pour une identification rapide et précise de l'équipement.
• Gestion des Droits d'Utilisateur : Protège les données sensibles et améliore la convivialité grâce à des droits d'accès personnalisables.
• Gestion de l'Équipement des Employés : Attribue et suit l'équipement aux employés individuels, assurant la responsabilité et fournissant un enregistrement clair de qui est responsable de chaque article, y compris les heures d'emprunt/de retour et l'état.

Contenu de cet article 

1. Planification et Stratégie

• Élaborer un plan de reprise après sinistre robuste

• Organiser vos espaces

• Catégoriser votre équipement

2. Mise en œuvre du système et inventaire

• Mettre en œuvre le logiciel de gestion d'actifs et commencer l'inventaire

• Adapter les droits d'accès au fur et à mesure que vous ajoutez des utilisateurs

• Mettre en place le système de réservation et dispenser la formation

• Mettre en œuvre des marqueurs d'actifs

• Développer un inventaire des pièces de rechange

• Mettre en œuvre des techniques de prévention du vol et des pertes

3. Utilisation continue, maintenance et formation du système de gestion d'équipement

• Vérifier le tableau de bord quotidiennement

• Saisir les coûts et les rapports de maintenance liés aux articles

• Tirer parti des rapports et de la feuille de calcul en ligne pour la gestion des stocks

• Effectuer des maintenances et des inspections régulières

• Assurer une formation continue pour l'utilisation de l'équipement

4. Examen des performances et amélioration continue

• Gérer efficacement les coûts d'équipement

• Prioriser les mises à niveau d'équipement basées sur les données d'utilisation

• Utiliser l'Historique de l'article

• Effectuer des audits réguliers

• Encourager un environnement collaboratif pour les retours

Dans les sections suivantes, nous allons démêler le processus de sélection, de mise en œuvre et de maximisation de ces systèmes de gestion d'équipement, en mettant l'accent sur les capacités transformatrices de solutions comme Scanlily pour améliorer la gestion de l'équipement.

1. Planification et Stratégie 

Avec tant de systèmes de gestion d'actifs/d'équipement disponibles, opter pour un système dédié plutôt que des feuilles de calcul est un choix évident aujourd'hui. La gamme de solutions varie, mais avec l'émergence de systèmes SaaS rentables et pourtant entièrement fonctionnels comme Scanlily, le budget ne devrait pas être une préoccupation majeure. Sélectionner votre logiciel de gestion d'équipement en fonction de ces caractéristiques clés 

• Saisie et Recherche Rapides et Simples d'Articles : Une approche centrée sur les codes QR, comme celle de Scanlily, réduit la complexité des tâches et le nombre d'étapes requises, diminuant ainsi le besoin d'une formation approfondie.
• Mobilité et Visibilité en Temps Réel: Étant donné que votre inventaire n'est pas à votre bureau d'ordinateur, il est avantageux d'utiliser un système optimisé pour permettre toutes les actions sur mobile, comme Scanlily. Cela contraste avec l'approche plus typique des anciens systèmes SaaS qui nécessitent un navigateur d'ordinateur portable pour certaines étapes.

• Automatisation des Tâches Essentielles via les Notifications: Une caractéristique remarquable des logiciels modernes de gestion d'équipement est l'automatisation des tâches essentielles, y compris le suivi, la planification de la maintenance et le reporting. Cette automatisation transforme le rôle du gestionnaire d'équipement en un rôle plus réactif, où le système gère la surveillance et les rappels de routine. Par exemple, les systèmes automatisés de Scanlily gèrent les réservations et envoient des notifications pour les actions dues, réduisant ainsi le besoin pour les gestionnaires d'équipement de suivre proactivement chaque détail. Des alertes automatisées et opportunes pour les besoins de maintenance garantissent que l'équipement est maintenu efficacement, libérant les gestionnaires pour se concentrer sur des tâches stratégiques.

• Un Système de Réservations Robuste : Si des personnes empruntent de l'équipement, alors envisagez un système de gestion d'équipement doté d'un système de réservation complet qui va au-delà des simples capacités d'enregistrement et de restitution. Par exemple, le système inclut-il un accord de réservation personnalisable avec signature électronique que vous envoyez aux emprunteurs ? Et permet-il facilement de réserver et de voir le statut via un calendrier en ligne ?

• Personnalisation : Assurez-vous que le système choisi offre une personnalisation de l'accès aux articles pour des groupes d'utilisateurs spécifiques, similaire à Scanlily. Vérifiez également s'il permet des notifications et des messages personnalisés.
• Un Système de Rapports Complet :  Examinez si le système envisagé contient les types de rapports dont vous avez besoin. La capacité d'exporter facilement des données, à la fois pour vos propres rapports et pour la sauvegarde, est primordiale. Recherchez des systèmes offrant des options de reporting flexibles, comme la fonctionnalité de feuille de calcul de Scanlily, qui permet un reporting polyvalent et la manipulation de données en direct.
• Coût :  Investir dans un système de gestion d'équipement d'entreprise n'a pas à être coûteux. Pour des options abordables, envisagez d'explorer la tarification de Scanlily.

Les points ci-dessus sont des caractéristiques importantes à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion d'équipement. Le système idéal doit répondre à vos exigences organisationnelles et contribuer à l'efficience et à l'efficacité de vos opérations de gestion d'équipement. Recherchez un système comme Scanlily qui intègre l'automatisation, la visibilité en temps réel, la convivialité et la simplicité, démontrant les qualités d'une solution moderne de gestion d'équipement. 

Développer un plan de reprise après sinistre robuste

Ayez un plan bien préparé pour les urgences et les événements imprévus qui pourraient affecter la disponibilité des équipements.  Votre plan de reprise après sinistre variera en fonction de l'équipement spécifique que vous gérez, mais il comprend généralement des sections telles que : 

1. Procédures de récupération des équipements : Décrit les étapes de réparation ou de remplacement des machines critiques après une perturbation.
2. Plans de continuité opérationnelle : Stratégies pour maintenir ou reprendre rapidement les opérations clés en utilisant des ressources ou des méthodes alternatives.
3. Contacts fournisseurs et services : Une liste prête de contacts essentiels pour une réparation, un remplacement ou un support technique rapide.
4. Sécurité des employés et attributions des rôles : Procédures garantissant la sécurité du personnel et une répartition claire des rôles pendant les opérations de reprise.
5. Stratégies de communication : Méthodes définies pour informer le personnel et les parties prenantes des perturbations et de l'avancement de la reprise.

Personnalisez chaque section pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation, permettant une réponse rapide et efficace aux urgences liées aux équipements.

Organiser vos espaces

Commencez par déterminer les emplacements où votre équipement est stocké. Attribuez des noms à diverses

zones telles que les pièces, les étagères et les bacs. Ces zones désignées serviront d''Emplacements' et de 'Conteneurs' pour votre inventaire d'équipement dans Scanlily. La flexibilité du logiciel, qui permet des 'conteneurs dans des conteneurs', simplifie la gestion de plusieurs niveaux de hiérarchie. 

Catégoriser votre équipement 

Catégorisez efficacement votre équipement et vos actifs pour une récupération facile à l'avenir. Par exemple, vous pourriez classer certains articles comme 'Équipement informatique' et d'autres comme 'Mobilier'. Scanlily améliore ce processus en vous permettant de définir des 'Types d'articles' avec des attributs partagés. Par exemple, le type d'article 'Ordinateur' pourrait inclure des champs spécifiques comme 'Système d'exploitation' et 'Adresse IP', tandis qu'un type d'article 'Véhicule' pourrait inclure 'Modèle' et 'Kilométrage'. Cette approche personnalisée simplifie la saisie des données car les utilisateurs ne voient que les champs pertinents pour le type d'article ajouté. Cependant, contrairement à d'autres systèmes, l'utilisation des types d'articles évite le travail supplémentaire de personnalisation individuelle des listes de champs par article.  De même, elle standardise et simplifie le reporting des informations.

2. Implémentation du système et inventaire 

En passant à la phase d'implémentation et d'inventaire, un système comme Scanlily rationalise ce processus, le rendant efficace et simple. Ce qui suit décrit les étapes de mise en place du système de gestion des équipements et de démarrage immédiat de l'inventaire. 

Implémenter le logiciel de gestion des actifs et commencer l'inventaire

Avec un système SaaS de nouvelle génération comme Scanlily, le travail de préparation est minimal. Il suffit d'acheter des autocollants QR, de télécharger l'application mobile gratuite et de commencer à fixer les autocollants aux articles pour les scanner dans votre inventaire. Au fur et à mesure, saisissez des détails tels que l'Emplacement, le Conteneur, le Type d'article et d'autres informations de champ pertinentes. Pour les équipements avec des codes UPC ou EAN, Scanlily accélère le processus en vous permettant de scanner le code-barres pour renseigner automatiquement les descriptions, images et autres détails du produit à partir d'une base de données de plus de 500 millions de produits. 

Adapter les droits d'accès au fur et à mesure que vous ajoutez des utilisateurs

L'ajout d'utilisateurs peut être effectué simultanément à l'inventaire. Cette étape implique de regrouper les utilisateurs et de leur attribuer les permissions appropriées pour l'accès aux articles et les réservations. Cette approche garantit que les utilisateurs n'ont accès qu'aux équipements et fonctions pertinents pour leurs rôles, préservant ainsi l'intégrité et l'efficacité du système. Scanlily rend ce processus intuitif en accordant des droits d'accès basés sur la catégorie d'article. Contrairement à d'autres systèmes qui nécessitent une attribution continue de permissions pour chaque nouvel article, la méthode de Scanlily permet aux nouveaux articles d'une catégorie d'hériter automatiquement des permissions d'accès prédéfinies. De même, les nouveaux utilisateurs d'un groupe désigné recevront des droits d'accès correspondant à ce groupe. 

Mettre en place le système de réservation et effectuer la formation

La plupart des systèmes de gestion d'équipement intègrent divers modes de réservation dans une interface utilisateur unique, ce qui pourrait nécessiter une formation supplémentaire pour vos utilisateurs. Prévoyez de consacrer suffisamment de temps à cette formation. Scanlily simplifie cet aspect en vous permettant de sélectionner le mode le plus adapté aux besoins de votre entreprise, réduisant ainsi le besoin de formation des utilisateurs. 

Mettre en œuvre des marqueurs d'actifs

Un système de gestion des actifs d'entreprise, tel que Scanlily, permet la définition de marqueurs pour indiquer l'état des articles (par exemple, « Cassé » et « Nécessite un entretien »).  Sélectionnez les valeurs de marqueur que vous souhaitez afficher et configurez des alertes – par exemple, soyez alerté lorsqu'un article est marqué comme cassé. 

Développer un inventaire de pièces de rechange

Maintenez un stock de pièces de rechange essentielles pour effectuer rapidement les réparations et réduire les temps d'arrêt. Dans Scanlily, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Quantité + / - pour ajuster les niveaux de stock. De plus, la fonctionnalité d'alerte de quantité de Scanlily peut vous avertir lorsque les niveaux de stock tombent en dessous des seuils spécifiés.

Mettre en œuvre des techniques de prévention du vol et des pertes 

Encouragez le retour des articles perdus en ajoutant des autocollants QR « Scanner si trouvé » aux articles. Les fonctionnalités de contrôle d'accès de Scanlily sécurisent davantage votre équipement en restreignant l'accès au personnel autorisé, offrant une protection supplémentaire contre les réservations non autorisées, en particulier pour les articles de grande valeur.

3. Utilisation, maintenance et formation continues du système de gestion d'équipement 

Alors que nous abordons la gestion, la maintenance et la formation continues, l'accent est mis sur l'exploitation maximale des capacités de votre système de gestion d'équipement. Une interaction régulière avec le système, en particulier le tableau de bord, est une pratique simple mais efficace. Voici les étapes proactives pour maintenir votre inventaire d'équipement. Un système performant comme Scanlily permet également une approche plus réactive en envoyant des alertes pour les besoins de maintenance ou les retours en retard, réduisant ainsi le besoin d'une vigilance constante.

Vérifier le tableau de bord quotidiennement

Les systèmes de gestion des actifs d'entreprise sont dotés de tableaux de bord conviviaux avec des indicateurs clés pour les vérifications quotidiennes. Ceux-ci aident à évaluer l'état général de votre équipement et à décider des actions nécessaires. Avec Scanlily, par exemple, utilisez la fonctionnalité de carte pour localiser facilement vos articles. 

Saisir les coûts et les rapports de maintenance liés aux articles 

Suivez non seulement les coûts d'origine de votre équipement, mais simplifiez également la collecte des enregistrements continus des coûts et de la maintenance à l'aide de votre système de gestion. Scanlily simplifie ce processus grâce à sa fonctionnalité Pièces jointes. Il suffit de prendre une photo du reçu d'article original ou des reçus de maintenance/réparation et de les joindre au dossier de l'article. Cette méthode garantit un accès facile aux reçus pour les retours. De plus, tous les autres documents de maintenance sont accessibles et horodatés pour référence future.

Tirer parti des rapports et de la feuille de calcul en ligne pour la gestion des stocks

Un système de gestion des actifs d'entreprise comme Scanlily et ses équivalents disposent de fonctionnalités de rapport robustes et flexibles. Les exploiter de manière continue à diverses fins est une clé du succès en matière de gestion d'équipement. De plus, la fonctionnalité de feuille de calcul en ligne de Scanlily ajoute l'efficacité des capacités combinées de rapport et de modification. Cette double fonctionnalité rationalise le processus de maintien de l'exactitude et de l'actualisation de vos données d'inventaire.

Effectuer des maintenances et des inspections régulières 

Assurez-vous que tout l'équipement subit un entretien et des inspections de routine pour prévenir les pannes et prolonger sa durée de vie utile .  Vous pouvez désigner des champs personnalisés pour les types d'articles entretenus afin d'indiquer le statut de la maintenance.  Alternativement, et peut-être plus efficacement, vous pouvez prendre une photo et imprimer un rapport d'inspection ou joindre un PDF à l'article en utilisant la fonction Pièces jointes de Scanlily. 

Assurer une formation continue pour l'utilisation des équipements

Offrez une formation au personnel sur l'utilisation correcte et les procédures de sécurité des équipements.  Dans Scanlily, comme les autocollants QR sont également des URL, ils peuvent être apposés sur l'équipement et les utilisateurs peuvent les scanner pour obtenir des supports de formation et des vidéos à l'aide d'un appareil mobile, même sans utiliser d'application.

Maintenir des stratégies continues de prévention des pertes

Mettez en œuvre un protocole où le personnel scanne les articles chaque fois qu'ils sont déplacés vers un nouvel emplacement, permettant de les suivre sur une carte. Cela aide à surveiller l'emplacement des actifs. De plus, l'application d'un accord de réservation et d'une page de signature via Scanlily peut favoriser un sentiment de responsabilité chez les emprunteurs, encourageant une meilleure prise en charge des articles.

4. Examen des performances et amélioration continue 

Dans cette phase, l'objectif est de convertir les données collectées par votre système de gestion d'équipement en informations exploitables pour votre organisation. 

Gérer efficacement les coûts d'équipement

Utilisez les rapports de gestion des actifs pour surveiller et contrôler les dépenses liées à l'achat, à l'entretien et à l'exploitation des équipements.  Utilisez le système pour référencer non seulement le coût d'origine de l'équipement, mais aussi les coûts de maintenance.  Avec les avancées de l'IA, attendez-vous à plus d'automatisation dans ces rapports, ce qui améliorera l'efficacité. L'analyse régulière de ces rapports peut identifier les domaines potentiels de réduction des coûts, révélant les habitudes de dépenses et aidant à une allocation éclairée des ressources.

Prioriser les mises à niveau d'équipement basées sur les données d'utilisation 

Prioriser les mises à niveau d'équipement basées sur les données d'utilisation est une approche axée sur les données pour maintenir un inventaire efficace. En évaluant les données de performance de l'équipement, vous pouvez identifier les articles les plus fréquemment utilisés, ceux qui approchent de la fin de leur durée de vie utile, et ceux qui pourraient nécessiter des mises à niveau ou des remplacements. Cette approche garantit que l'investissement dans de nouveaux équipements est réalisé de manière stratégique, en se concentrant sur les domaines qui apporteront le plus de valeur à vos opérations. Les rapports d'utilisation détaillés de Scanlily peuvent être essentiels dans ce processus, fournissant les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées. 

Utiliser l'Historique des articles

Tirez parti de la fonction Historique de Scanlily pour vous informer et apprendre des modèles d'utilisation et des emplacements. Cette fonction vous permet de suivre où un article a été et quand il a été mis à jour. Ces données historiques peuvent aider à prédire les besoins futurs en équipement et à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent majeurs.

Effectuer des audits réguliers

Évaluez régulièrement vos pratiques de gestion d'équipement pour découvrir les domaines d'amélioration. Les audits périodiques sont essentiels pour maintenir un système de gestion efficace et efficient, garantissant que tous les processus sont optimisés et alignés sur les objectifs organisationnels.

Encourager un environnement collaboratif pour le feedback 

Créez une culture où les retours d'information des différents membres de l'équipe sont utilisés pour affiner les stratégies de gestion d'équipement.  Ajoutez des champs aux types d'articles sélectionnés à cette fin. Utilisez les fonctionnalités de contrôle d'accès utilisateur de Scanlily pour faciliter la gestion collaborative de l'équipement et la collecte de retours d'information d'une manière qui ne compromet pas les données.

5. Conclusion - Meilleures pratiques en matière de gestion d'équipement

Ce guide a couvert les étapes clés : de la planification initiale à la gestion continue, la maintenance et l'amélioration stratégique, soulignant l'utilité d'une approche structurée et axée sur la technologie.

De nos jours, que votre titre de poste soit ou non « Gestionnaire d'équipement », vous avez l'opportunité d'améliorer considérablement vos capacités de gestion d'équipement. En adoptant ces stratégies, votre approche de la gestion d'équipement peut renforcer vos objectifs organisationnels. Avec Scanlily, vous accédez à un outil convivial et économique qui prend en charge chaque phase de ce processus, simplifiant et améliorant les tâches de gestion d'équipement.