Meilleures pratiques en gestion d'équipement

Que votre titre officiel soit « Gestionnaire d’équipement », vous pourriez être chargé d’inventorier ou de gérer l’équipement de votre établissement. Ce blogue couvre les meilleures pratiques en matière de gestion d’équipement, y compris la façon de planifier et d’organiser, la façon de configurer de façon optimale votre système de gestion d’équipement, la façon de mieux effectuer un inventaire et plus encore. Chaque section fournit des stratégies et des idées, vous permettant de rationaliser vos processus de gestion d’équipement pour un plus grand succès opérationnel.

Qu’est-ce qu’un système de gestion d’équipement?

Un système de gestion d’équipement est un outil logiciel personnalisable qui améliore la gestion de l’équipement tout au long de son cycle de vie. Distinct des systèmes de gestion d’actifs plus vastes, il se concentre sur la gestion et le suivi de l’équipement, intégrant des fonctionnalités telles que le marquage détaillé de l’état de l’équipement et un système de réservation complet. Les éléments clés de ces systèmes comprennent : 

• Liste centralisée d’équipement/article : Une base de données d’équipement facilement accessible. Chaque article peut contenir des attributs personnalisables, des images et des pièces jointes qui leur sont liés, tels que des documents.
• Capacités de réservation : Facilite divers modes de réservations d’équipement, tels que les emprunts et les réservations, grâce à une interface conviviale.
• Suivi de l’information sur le cycle de vie : Conserve les enregistrements de chaque article de l’acquisition à l’élimination, capturant tous les détails nécessaires.
• Planification et rapports de maintenance : Permet la planification et le suivi systématiques des activités de maintenance pour chaque équipement.
• Notifications et alertes : sont envoyées lorsque des articles sont réservés, à échéance, lorsqu’ils sont signalés pour réparation ou maintenance et à d’autres fins.
• Technologie d’identification : Utilise des codes à barres, des codes QR, des puces RFID ou des étiquettes NFC pour une identification rapide et précise de l’équipement.
• Gestion des droits d’utilisateur : Protège les données sensibles et améliore la convivialité grâce à des droits d’accès personnalisables.

Qu’y a-t-il dans cet article 

1. Planification et stratégie

• Élaborer un plan de reprise après sinistre robuste

• Organiser vos espaces

• Catégoriser votre équipement

2. Mise en œuvre du système et inventaire

• Mettre en œuvre le logiciel de gestion d’actifs et commencer l’inventaire

• Adapter les droits d’accès au fur et à mesure que vous ajoutez des utilisateurs

• Configurer le système de réservation et effectuer la formation

• Mettre en œuvre des marqueurs d’actifs

• Élaborer un inventaire des pièces de rechange

• Mettre en œuvre des techniques de prévention du vol et de la perte

3. Utilisation, maintenance et formation continues du système de gestion d’équipement

• Vérifier le tableau de bord quotidiennement

• Saisir les coûts et les rapports de maintenance liés aux articles

• Tirer parti des rapports et de la feuille de calcul en ligne pour la gestion des stocks

• Effectuer des maintenances et des inspections régulières

• Offrir une formation continue pour l’utilisation de l’équipement

• Maintenir des stratégies continues de prévention des pertes

4. Examen des performances et amélioration continue

• Gérer efficacement les coûts de l'équipement

• Prioriser les mises à niveau de l'équipement en fonction des données d'utilisation

• Utiliser l'Historique de l'article

• Effectuer des audits réguliers

• Encourager un environnement collaboratif pour le feedback

Dans les sections suivantes, nous allons démêler le processus de sélection, de mise en œuvre et d'optimisation de ces systèmes, en mettant l'accent sur les capacités transformatrices de solutions comme Scanlily pour améliorer la façon dont nous gérons notre équipement.

1. Planification et stratégie 

Avec autant de systèmes de gestion d'actifs/équipements disponibles, opter pour un système dédié plutôt que pour des feuilles de calcul est un choix évident aujourd'hui. La gamme de solutions varie, mais avec l'émergence de systèmes SaaS rentables mais entièrement fonctionnels comme Scanlily, le budget ne devrait pas être une préoccupation majeure. Sélectionner votre logiciel de gestion d'équipement en fonction de ces caractéristiques clés 

• Saisie et recherche d'articles rapides et simples : Une approche centrée sur les QR codes, comme celle de Scanlily, réduit la complexité des tâches et le nombre d'étapes nécessaires, diminuant ainsi le besoin d'une formation approfondie.
• Mobilité et visibilité en temps réel : Étant donné que votre inventaire ne se trouve pas à votre bureau, il est avantageux d'utiliser un système optimisé pour permettre toutes les actions sur mobile, comme dans Scanlily.  Ceci contraste avec l'approche plus typique des anciens systèmes SaaS qui nécessite un navigateur d'ordinateur portable pour certaines des étapes.

• Automatisation des tâches de base via les notifications : Une caractéristique remarquable des logiciels modernes de gestion d'équipement est l'automatisation des tâches essentielles, y compris le suivi, la planification de la maintenance et la création de rapports. Cette automatisation transforme le rôle du gestionnaire d'équipement en un rôle plus réactif, où le système gère la surveillance de routine et les rappels. Par exemple, les systèmes automatisés de Scanlily gèrent les réservations et envoient des notifications pour les actions dues, réduisant ainsi le besoin pour les gestionnaires d'équipement de suivre proactivement chaque détail. Des alertes automatisées opportunes pour les besoins de maintenance garantissent que l'équipement est entretenu efficacement, libérant ainsi les gestionnaires pour qu'ils se concentrent sur les tâches stratégiques.

• Un système de réservations robuste : Si des personnes empruntent du matériel, envisagez un système de gestion d'équipement doté d'un système de réservation complet qui va au-delà des simples capacités d'enregistrement et de départ. Par exemple, le système comprend-il un accord de réservation personnalisable avec signature électronique que vous envoyez aux emprunteurs ? Et permet-il de réserver et de voir facilement l'état via un calendrier en ligne ?

• Personnalisation : Assurez-vous que le système que vous avez choisi offre une personnalisation de l'accès aux articles pour des groupes d'utilisateurs spécifiques, similaire à Scanlily. Vérifiez également s'il permet des notifications et des messages personnalisés.
• Un système de reporting complet :  Regardez si le système prospectif contient les types de rapports dont vous avez besoin.  La capacité d'exporter facilement des données, à la fois pour vos propres rapports et pour la sauvegarde, est primordiale. Recherchez des systèmes offrant des options de reporting flexibles, comme la fonctionnalité de feuille de calcul de Scanlily, qui permet un reporting polyvalent et la manipulation de données en direct.
• Coût :  Investir dans un système de gestion d'équipement d'entreprise ne doit pas être coûteux. Pour des options abordables, pensez à explorer la tarification de Scanlily.

Ce qui précède sont des caractéristiques importantes à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion d'équipement. Le système idéal doit répondre aux exigences de votre organisation et contribuer à l'efficacité et à l'efficience de vos opérations de gestion d'équipement. Recherchez un système comme Scanlily qui intègre l'automatisation, la visibilité en temps réel, la convivialité et la simplicité, mettant en valeur les qualités d'une solution moderne de gestion d'équipement. 

Élaborer un plan de reprise après sinistre robuste

Ayez un plan bien préparé pour les urgences et les événements imprévus qui peuvent affecter la disponibilité de l'équipement. Votre plan de reprise après sinistre variera en fonction de l'équipement spécifique que vous gérez, mais il comprend généralement des sections telles que : 

1. Procédures de récupération de l'équipement : Décrit les étapes pour réparer ou remplacer les machines critiques après une perturbation.
2. Plans de continuité opérationnelle : Stratégies pour maintenir ou reprendre rapidement les opérations clés en utilisant des ressources ou des méthodes alternatives.
3. Contacts des fournisseurs et des services : Une liste prête de contacts essentiels pour une réparation, un remplacement ou un support technique rapides.
4. Sécurité des employés et affectations de rôles : Procédures assurant la sécurité du personnel et une répartition claire des rôles pendant les opérations de récupération.
5. Stratégies de communication : Méthodes définies pour informer le personnel et les parties prenantes des perturbations et des progrès de la récupération.

Personnalisez chaque section pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation, permettant une réponse rapide et efficace aux urgences liées à l'équipement.

Organisez vos espaces

Commencez par déterminer les emplacements où votre équipement est stocké. Attribuez des noms à divers

zones telles que les pièces, les étagères et les bacs. Ces zones désignées serviront d'« Emplacements » et de « Conteneurs » pour votre inventaire d'équipement dans Scanlily. La flexibilité du logiciel, qui permet des « conteneurs dans des conteneurs », simplifie la gestion de plusieurs niveaux de hiérarchie. 

Catégorisez votre équipement 

Catégorisez efficacement votre équipement et vos actifs pour une récupération facile à l'avenir. Par exemple, vous pouvez catégoriser certains articles comme « Équipement informatique » et d'autres comme « Mobilier ». Scanlily améliore ce processus en vous permettant de définir des « Types d'articles » avec des attributs partagés. Par exemple, le type d'article « Ordinateur » peut inclure des champs spécifiques comme « Système d'exploitation » et « Adresse IP », tandis qu'un type d'article « Véhicule » peut inclure « Modèle » et « Kilométrage ». Cette approche personnalisée simplifie la saisie des données, car les utilisateurs ne voient que les champs pertinents pour le type d'article ajouté. Cependant, contrairement à d'autres systèmes, l'utilisation de types d'articles évite le travail supplémentaire de personnalisation individuelle des listes de champs par article. De même, elle standardise et simplifie la communication d'informations.

2. Mise en œuvre du système et inventaire 

En passant à la phase de mise en œuvre et d'inventaire, un système comme Scanlily rationalise ce processus, le rendant efficace et simple. Ce qui suit décrit les étapes de la configuration du système de gestion de l'équipement et de la plongée directe dans la réalisation de l'inventaire. 

Mettez en œuvre le logiciel de gestion des actifs et commencez l'inventaire

Avec un système SaaS de nouvelle génération comme Scanlily, le travail de préparation est minime. Il suffit d'acheter des autocollants QR, de télécharger l'application mobile gratuite et de commencer à coller les autocollants sur les articles pour les scanner dans votre inventaire. Au fur et à mesure, saisissez des détails tels que l'emplacement, le conteneur, le type d'article et d'autres informations de champ pertinentes. Pour les équipements avec des codes UPC ou EAN, Scanlily accélère le processus en vous permettant de scanner le code-barres pour remplir automatiquement les descriptions, les images et d'autres détails du produit à partir d'une base de données de plus de 500 millions de produits. 

Adaptez les droits d'accès au fur et à mesure que vous ajoutez des utilisateurs

L'ajout d'utilisateurs peut se faire simultanément avec l'inventaire. Cette étape consiste à regrouper les utilisateurs et à leur attribuer les autorisations appropriées pour l'accès aux articles et les réservations. Cette approche garantit que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'à l'équipement et aux fonctions pertinents à leurs rôles, préservant ainsi l'intégrité et l'efficacité du système. Scanlily rend ce processus intuitif en accordant des droits d'accès en fonction de la catégorie d'article. Contrairement à d'autres systèmes qui nécessitent une attribution continue d'autorisations pour chaque nouvel article, la méthode de Scanlily permet aux nouveaux articles d'une catégorie d'hériter automatiquement des autorisations d'accès prédéfinies. De même, les nouveaux utilisateurs d'un groupe désigné recevront des droits d'accès correspondant à ce groupe. 

Configurez le système de réservation et effectuez la formation

La plupart des systèmes de gestion d'équipement intègrent divers modes de réservation dans une seule interface utilisateur, ce qui pourrait nécessiter une formation supplémentaire pour vos utilisateurs. Prévoyez de consacrer suffisamment de temps à cette formation. Scanlily simplifie cet aspect en vous permettant de sélectionner le mode le plus adapté aux besoins de votre entreprise, réduisant ainsi le besoin de formation des utilisateurs. 

Mettre en œuvre des marqueurs d'actifs

Un système de gestion des actifs d'entreprise, tel que Scanlily, permet de définir des marqueurs pour indiquer l'état de l'article (par exemple, « Cassé » et « Nécessite une maintenance »).  Sélectionnez les valeurs de marqueur que vous souhaitez afficher et définissez des alertes - par exemple, soyez alerté lorsqu'un article est signalé comme cassé. 

Développer un inventaire de pièces de rechange

Maintenez un stock de pièces de rechange essentielles pour traiter rapidement les réparations et réduire les temps d'arrêt. Dans Scanlily, vous pouvez utiliser la fonction Quantité + / - pour ajuster les niveaux de stock. De plus, la fonction d'alerte de quantité de Scanlily peut vous avertir lorsque les niveaux de stock descendent en dessous des seuils spécifiés.

Mettre en œuvre des techniques de prévention du vol et de la perte 

Encouragez le retour des articles perdus en ajoutant des autocollants QR « Scanner si trouvé » aux articles. Les fonctions de contrôle d'accès de Scanlily sécurisent davantage votre équipement en limitant l'accès au personnel autorisé, offrant une protection supplémentaire contre les réservations non autorisées, en particulier pour les articles de grande valeur.

3. Utilisation, maintenance et formation continues du système de gestion des équipements 

Alors que nous approfondissons la gestion, la maintenance et la formation continues, l'accent est mis sur l'exploitation au maximum des capacités de votre système de gestion des équipements. Une interaction régulière avec le système, en particulier le tableau de bord, est une pratique simple mais efficace. Les étapes suivantes sont des mesures proactives pour maintenir votre inventaire d'équipement. Un système compétent comme Scanlily permet également une approche plus réactive en envoyant des alertes pour les besoins de maintenance ou les retours en retard, réduisant ainsi le besoin d'une vigilance constante.

Vérifier le tableau de bord quotidiennement

Les systèmes de gestion des actifs d'entreprise disposent de tableaux de bord conviviaux avec des indicateurs clés pour les vérifications quotidiennes. Ceux-ci aident à évaluer l'état général de votre équipement et à décider des actions nécessaires. Avec Scanlily, par exemple, utilisez la fonction de carte pour localiser facilement vos articles. 

Saisir les coûts et les rapports de maintenance liés aux articles 

Suivez non seulement les coûts initiaux de votre équipement, mais simplifiez également la collecte des coûts continus et des enregistrements de maintenance à l'aide de votre système de gestion. Scanlily rationalise ce processus grâce à sa fonction Pièces jointes. Prenez simplement une photo du reçu original de l'article ou des reçus de maintenance/réparation et joignez-les à l'enregistrement de l'article. Cette méthode garantit un accès facile aux reçus pour les retours.  De plus, tous les autres documents de maintenance sont accessibles et horodatés pour référence future

Tirer parti des rapports et de la feuille de calcul en ligne pour la gestion des stocks

Un système de gestion des actifs d'entreprise comme Scanlily et ses pairs possède des fonctionnalités de reporting robustes et flexibles.  Les exploiter de manière continue à diverses fins est une clé du succès dans la gestion des équipements.  De plus, la fonction de feuille de calcul en ligne de Scanlily ajoute l'efficacité de la combinaison des rapports et de la capacité de modification. Cette double fonctionnalité rationalise le processus de maintien de l'exactitude et de la mise à jour de vos données d'inventaire.

Effectuer un entretien et des inspections réguliers 

S’assurer que tous les équipements font l’objet d’un entretien et d’inspections de routine afin de prévenir les pannes et de prolonger leur durée de vie utile .  Vous pouvez désigner des champs personnalisés pour les types d’articles entretenus afin d’indiquer l’état de l’entretien.  Vous pouvez également, et peut-être plus efficacement, prendre une photo et imprimer un rapport d’inspection ou joindre un PDF à l’article à l’aide de la fonction Pièce jointe de Scanlily. 

Offrir une formation continue sur l’utilisation de l’équipement

Offrir une formation au personnel sur l’utilisation correcte et les procédures de sécurité de l’équipement.  Dans Scanlily, étant donné que les étiquettes QR sont également des URL, elles peuvent être apposées sur l’équipement et les utilisateurs peuvent les numériser pour obtenir du matériel de formation et des vidéos à l’aide d’un appareil mobile, même sans utiliser d’application.

Maintenir des stratégies continues de prévention des pertes

Mettre en œuvre un protocole où le personnel numérise les articles chaque fois qu’ils sont déplacés vers un nouvel emplacement, ce qui permet de les suivre sur une carte. Cela aide à surveiller où se trouvent les actifs. De plus, l’application d’une entente de réservation et d’une page de signature par l’entremise de Scanlily peut favoriser un sentiment de responsabilité chez les emprunteurs, encourageant ainsi une meilleure prise en charge des articles.

4. Examen du rendement et amélioration continue 

Dans cette phase, l’objectif est de convertir les données recueillies à partir de votre système de gestion de l’équipement en informations exploitables pour votre organisation. 

Gérer efficacement les coûts de l’équipement

Utiliser les rapports de gestion des actifs pour surveiller et contrôler les dépenses liées à l’achat, à l’entretien et à l’exploitation de l’équipement.  Utiliser le système pour référencer non seulement le coût initial de l’équipement, mais aussi les coûts d’entretien.  Grâce aux progrès de l’IA, il faut s’attendre à plus d’automatisation dans ces rapports, ce qui améliorera l’efficacité. L’analyse régulière de ces rapports peut permettre de cerner les domaines potentiels de réduction des coûts, de révéler les habitudes de dépenses et d’aider à l’allocation éclairée des ressources.

Prioriser les mises à niveau de l’équipement en fonction des données d’utilisation 

La priorisation des mises à niveau de l’équipement en fonction des données d’utilisation est une approche axée sur les données pour maintenir un inventaire efficace. En évaluant les données de rendement de l’équipement, vous pouvez déterminer quels articles sont les plus fréquemment utilisés, lesquels approchent de la fin de leur durée de vie utile et lesquels pourraient nécessiter des mises à niveau ou des remplacements. Cette approche garantit que l’investissement dans de nouveaux équipements est fait de manière stratégique, en se concentrant sur les domaines qui apporteront le plus de valeur à vos opérations. Les rapports d’utilisation détaillés de Scanlily peuvent être essentiels dans ce processus, fournissant les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées. 

Utiliser l’historique des articles

Tirer parti de la fonction Journal d’historique de Scanlily pour s’informer et tirer des leçons des habitudes d’utilisation et des emplacements. Cette fonction vous permet de suivre où un article a été et quand il a été mis à jour. Ces données historiques peuvent aider à prévoir les besoins futurs en matière d’équipement et à cerner les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.

Effectuer des audits réguliers

Évaluer régulièrement vos pratiques de gestion de l’équipement afin de découvrir les domaines à améliorer. Des audits périodiques sont essentiels au maintien d’un système de gestion efficace et efficient, garantissant que tous les processus sont optimisés et harmonisés avec les objectifs organisationnels.

Encourager un environnement de collaboration pour la rétroaction 

Créer une culture où la rétroaction des divers membres de l’équipe est utilisée pour affiner les stratégies de gestion de l’équipement.  Ajouter des champs aux types d’articles sélectionnés à cette fin. Utiliser les fonctions de contrôle d’accès utilisateur de Scanlily pour faciliter la gestion collaborative de l’équipement et la collecte de rétroaction d’une manière qui ne compromet pas les données.

5. Conclusion - Pratiques exemplaires en matière de gestion de l’équipement

Ce guide a couvert les étapes clés : de la planification initiale à la gestion continue, à l’entretien et à l’amélioration stratégique, soulignant l’utilité d’une approche structurée et axée sur la technologie.

De nos jours, que votre titre de poste soit ou non « Gestionnaire d'équipement », vous avez la possibilité d'améliorer considérablement vos capacités de gestion d'équipement. En adoptant ces stratégies, votre approche de la gestion d'équipement peut renforcer les objectifs de votre organisation. Avec Scanlily, vous accédez à un outil convivial et rentable qui prend en charge chaque phase de ce processus, simplifiant et améliorant les tâches de gestion d'équipement.