Ainda Rastreando Ativos Empresariais em Planilhas? Existe um Jeito Melhor

Sua empresa possui equipes qualificadas para gerenciar quase todas as áreas do seu negócio. Mesmo assim, há uma grande chance de que funcionários de vários departamentos estejam rastreando ativos físicos em planilhas.

As planilhas podem ser uma solução aceitável em uma emergência. Mas quando várias pessoas usam o mesmo equipamento, os ativos se movem entre locais ou várias pessoas precisam de acesso a uma única planilha, torna-se impossível mantê-la atualizada. Você não pode confiar nesses dados para tomar decisões sobre seus ativos.

Em vez disso, as equipes corporativas precisam de uma maneira de registrar os movimentos dos ativos conforme eles acontecem. Isso não apenas dá à sua equipe mais visibilidade sobre os equipamentos de que precisam para realizar seus trabalhos, mas também oferece uma visão mais clara do que você possui. Saiba por que as planilhas simplesmente não conseguem acompanhar as demandas de uma grande empresa e como adotar uma forma mais moderna de rastrear seus equipamentos mais importantes.

Por que o Rastreamento de Ativos Corporativos é Muito Complexo para Planilhas

As planilhas não são inerentemente ruins, mas exigem muito trabalho para se manterem atualizadas. Quando dimensionado para toda a sua empresa, o rastreamento de ativos em planilhas leva a problemas como:

• Atualizações perdidas: Alguém pega um equipamento e pretende atualizar a planilha mais tarde, mas acaba se esquecendo. Enquanto isso, a planilha parece completa, mas os dados de local já estão incorretos.
• Erros: Em um estudo, 94% das planilhas analisadas continham erros. Como os ativos se movem com frequência, há uma grande chance de que seus arquivos de rastreamento de ativos estejam desatualizados e não sejam muito úteis.
• Propriedade pouco clara: Quando várias pessoas gerenciam o mesmo inventário, quem atualiza um item depois que ele muda de mãos? Se os departamentos mantêm cópias separadas, qual delas é a atual?
• Processos complexos: Um funcionário em um estoque precisa encontrar a planilha certa, localizar a linha correta no arquivo e saber quais campos alterar. Se ele não puder editar o arquivo de onde está trabalhando, terá que esperar para fazer as atualizações – e isso é uma receita para dados incorretos.
• Problemas de permissão: A pessoa que manuseia um ativo pode ter as informações mais precisas sobre ele, mas pode não ter permissão para editar o arquivo de inventário. Dar acesso amplo a todos também não resolve esse problema, pois traz o risco de as pessoas alterarem informações que não deveriam.

Pequenas ineficiências no rastreamento por planilhas se acumulam em toda a sua empresa. O mercado corporativo é competitivo, e esses problemas aparentemente pequenos podem levar à perda de ativos, queda na produtividade e despesas mais altas.

Faça um Trabalho Melhor com um Software de Rastreamento de Ativos

As planilhas funcionam bem para processar números financeiros, mas não conseguem acompanhar o rastreamento de ativos. Quando você precisa saber o que tem e onde está, um software de rastreamento de ativos é indispensável.

As ferramentas de rastreamento de ativos oferecem um local para registrar informações sobre itens físicos e atualizá-las facilmente à medida que os ativos mudam de mãos. Em vez de verificar uma planilha e depois pesquisar nos e-mails os detalhes mais recentes, os funcionários podem acessar o registro de um item para ver seu local, fotos, notas e histórico.

A maior vantagem de usar um software de rastreamento é poder fazer atualizações enquanto os funcionários gerenciam os equipamentos. Na prática, isso se parece com:

• Um funcionário de TI pode registrar a entrega de um dispositivo no momento em que ela acontece.
• Um gerente de instalações pode adicionar uma foto de um equipamento danificado antes de retirá-lo no sistema de reservas.
• Uma equipe de produção pode ver se o equipamento compartilhado está disponível antes de reservá-lo para um trabalho.

Você também não precisa de dispositivos especiais para fazer isso em qualquer lugar. O Scanlily é um sistema de rastreamento de ativos focado em dispositivos móveis que permite a qualquer funcionário com um smartphone acessar as informações de que precisa, quando precisa. Sua equipe escaneia um código QR para abrir o registro de um item, adicionar detalhes enquanto está com o ativo e pesquisá-lo mais tarde.

6 Dicas para Criar um Processo de Rastreamento de Ativos que as Equipes Corporativas Realmente Irão Usar

Pedir à sua equipe para atualizar uma planilha complexa e potencialmente desatualizada não é prático. As equipes corporativas se movem rapidamente e precisam de processos claros que facilitem a manutenção dos registros.

Mudar para uma solução de rastreamento de ativos ajuda, mas apenas se o seu processo básico apoiar um rastreamento eficaz. Siga estas dicas para criar um sistema de rastreamento eficiente que reúna todos os ativos em uma única visualização.

1. Comece com um Único Caso de Uso

Não há necessidade de reorganizar o rastreamento de ativos de todos os departamentos de uma só vez. Em vez disso, escolha um departamento ou fluxo de trabalho onde a falta de visibilidade dos ativos cause atrasos. Começar com uma única área dá a você a chance de resolver quaisquer problemas em seus processos de rastreamento antes de expandi-los para toda a empresa.

Você verá resultados positivos mais rapidamente começando com:

• Dispositivos de TI compartilhados
• Ferramentas que se movem entre locais de trabalho
• Equipamentos atribuídos a salas em uma instalação

A partir daí, decida quais campos de dados você precisa rastrear para esses ativos. Pergunte às pessoas que manuseiam esses ativos o que elas precisam saber: local, usuário atribuído, estado de conservação, disponibilidade ou outra informação. Em seguida, escolha os campos de que sua equipe realmente precisa.

2. Atualize os Dados Onde os Ativos Estão

Seus funcionários são ocupados. Se eles tiverem que esperar até voltar às suas mesas para atualizar os registros de inventário, isso pode acabar não acontecendo. Em vez disso, certifique-se de que seus processos de inventário funcionem enquanto os funcionários retiram ou devolvem os itens.

O fluxo de trabalho móvel e baseado em QR do Scanlily permite que os usuários escaneiem um código para obter informações e fazer atualizações em campo. Os funcionários também podem criar registros à medida que adicionam itens, em vez de realizar um projeto separado de inserção de dados. Para pessoas que precisam apenas visualizar uma página QR compartilhada, o Scanlily oferece suporte ao acesso pelo navegador sem a necessidade de baixar o aplicativo.

3. Vincule os Registros e o Histórico

É útil saber onde um item está, mas você precisa de mais informações para gerenciar os ativos de maneira eficaz. Seu processo de rastreamento de ativos deve vincular detalhes importantes ao registro de cada item, incluindo:

• Histórico de manutenção
• Preço de compra
• Histórico de devoluções/retiradas
• Instruções do fabricante ou garantia
• Fotos do estado de conservação

Esses pontos de dados são especialmente úteis se os ativos mudam de mãos com frequência ou se você precisa fornecer documentação para uma auditoria. O Scanlily permite que os usuários anexem notas, imagens, áudios e documentos aos itens, enquanto os históricos de auditoria facilitam a revisão das atividades.

4. Crie Registros de Inventário com Foto ou Vídeo

Ninguém tem tempo para inserir registros de inventário manualmente. Fotos e vídeos podem ajudar as equipes a capturar o que está em uma sala, contêiner ou área de equipamentos e criar registros a partir daí.

Com o Scanlily, os usuários podem fotografar um item ou um grupo de itens para identificação assistida por IA. Eles também podem gravar um vídeo enquanto descrevem o que veem. O Scanlily usa o vídeo e os detalhes falados para gerar entradas, incluindo imagens e descrições.

5. Facilite a Busca por Registros de Itens

Os registros de ativos não ajudam muito se os funcionários só conseguirem encontrar um item se lembrarem de seu nome exato. Seguir padrões de nomenclatura pode ajudar, mas os funcionários podem não segui-los quando estão ocupados.

É por isso que é tão importante dar aos funcionários mais de uma maneira de encontrar os registros de que precisam. No Scanlily, as equipes podem pesquisar por texto, descrever o que procuram em linguagem natural, usar uma foto para encontrar itens semelhantes ou escanear o código QR de um item.

6. Gerencie as Regras de Acesso

Seus funcionários precisam de permissão para atualizar os registros de ativos, mas não precisam de acesso irrestrito a tudo. Decida quem pode visualizar os ativos, quem pode atualizá-los e quem é responsável por gerenciar os campos e revisar os registros.

O Scanlily facilita a definição de privilégios administrativos e acesso baseado em funções. Isso não apenas mantém seus dados limpos, mas também garante a segurança adequada e o manuseio correto dos dados em toda a sua empresa.

Elimine as Suposições do Rastreamento

Em muitos casos, os funcionários começam a rastrear ativos em planilhas por necessidade. Mas um esforço improvisado só funciona até certo ponto. À medida que os ativos se movem pela sua empresa, manter uma planilha de ativos torna-se um trabalho de tempo integral.

Isso exige muito esforço manual para equipes corporativas ocupadas. Em vez disso, modernize o rastreamento de ativos em toda a sua organização com o Scanlily. Conectamos equipes corporativas aos dados de que precisam para se manterem produtivas e tomarem decisões informadas sobre seus ativos.

Otimize um único fluxo de trabalho para ver como o rastreamento de ativos pode ser poderoso: Comece seu teste gratuito do Scanlily hoje mesmo.