La historia de los sistemas de gestión de activos y equipos está marcada por importantes avances tecnológicos y cambios en las metodologías. ¿Cuáles fueron los principales desarrollos? ¿Qué esperamos para el futuro de la industria de la gestión de activos? Repasaré algo de historia y algunas predicciones a continuación.
Orígenes de los sistemas de gestión de activos
La historia de los sistemas de gestión de activos, particularmente en lo que respecta a los activos fijos, se remonta a las civilizaciones antiguas, donde se desarrollaron métodos sistemáticos para realizar un seguimiento de los artículos valiosos. Los activos fijos se refieren a bienes tangibles a largo plazo, como edificios, terrenos, maquinaria y equipos. Las tecnologías que cambiaron la forma en que mantenemos registros de los activos fijos involucraron la evolución de los sistemas de escritura, desde la cuneiforme y los jeroglíficos en arcilla, hasta el alfabeto romano en papiro y la escritura china en papel. Incluso hay nueva evidencia de que el quipu, las cuerdas anudadas incas, se usaba para llevar un registro de las pertenencias.
Antigua Mesopotamia y Egipto: Los primeros ejemplos de gestión de activos se pueden encontrar en la antigua Mesopotamia y Egipto. Estas civilizaciones utilizaron formas tempranas de escritura, como la cuneiforme y los jeroglíficos, para registrar la propiedad y el estado de las pertenencias, la tierra y los edificios, y los objetos importantes. El Código de Hammurabi, que data de alrededor de 1754 a. C., incluye leyes sobre los derechos de propiedad y la gestión, lo que refleja una forma temprana de registro y regulación de activos (2), (3).
Imperio Romano: El Imperio Romano también tenía métodos sofisticados para gestionar los activos fijos. Mantenían registros detallados de sus vastas posesiones, incluidos los objetos físicos, así como la tierra, los edificios y la infraestructura, como carreteras y acueductos. Los romanos utilizaron un censo y otras herramientas administrativas para gestionar y gravar estos activos de forma eficaz.
Europa medieval: En la Europa medieval, el sistema feudal requería registros detallados de las tierras y sus derechos y deberes asociados. Los rollos señoriales y el Domesday Book (encargado por Guillermo el Conquistador en 1086) son ejemplos de gestión de activos, que detallan la tierra, el ganado y los recursos.(4), (5), (6])
Papel para el mantenimiento de registros: El papel fue inventado en China por Cai Lun en el año 105 d. C. durante la dinastía Han. Este invento marcó un avance significativo en la historia de los materiales de escritura. A medida que las rutas comerciales se expandieron, las técnicas de fabricación de papel se extendieron desde China a otras partes de Asia y, finalmente, al mundo islámico en el siglo VIII y a Europa en el siglo XII. Esto ayudó a que el mantenimiento de registros fuera aún más eficiente y económico.
Sistemas de gestión de activos en la Revolución Industrial y el siglo XX:
Desde la Revolución Industrial hasta finales del siglo XX se desarrollaron enormes avances en las técnicas y herramientas de gestión de activos. Sin embargo, los sistemas formalizados de gestión de activos se veían con mayor probabilidad en las grandes empresas y los gobiernos durante la mayor parte del período. El mayor facilitador del cambio en la gestión de activos en este período fue el auge de la computadora en la segunda mitad del siglo XX.
Revolución industrial: La Revolución Industrial trajo cambios dramáticos en la gestión de activos. El aumento de fábricas y maquinaria requirió enfoques más sistemáticos para rastrear y gestionar estos activos. Este período vio el desarrollo de prácticas contables más formales, incluido el concepto de depreciación.(7]) Durante finales del siglo XVIII en el Reino Unido, Europa y los Estados Unidos, la energía de vapor comenzó a reemplazar la mano de obra humana. La maquinaria era básica y confiable, y las fábricas adoptaron un enfoque de "usarlo hasta que se rompa", centrándose en el mantenimiento correctivo. Fue solo más tarde, a mediados y finales del siglo XIX, que el mantenimiento evolucionó para incluir estrategias básicas basadas en el tiempo (TBM), reemplazando las piezas a intervalos establecidos.
La Gran Depresión como catalizador: Debido a la falta de dinero, encontrar formas de prolongar la vida útil de las máquinas y los activos fijos adquirió una importancia especial. Se instó a los operadores de máquinas a llevar los equipos a sus límites. Innovar formas de realizar el mantenimiento y extender la vida útil de las máquinas se volvió aún más importante.
Producción de guerra y Segunda Guerra Mundial: Con el inicio de la Segunda Guerra Mundial, las fábricas estadounidenses cambiaron a la producción de material de guerra. Mujeres y minorías se unieron a la fuerza laboral formal, incluso en funciones de mantenimiento. El papel del mantenimiento del equipo militar se consideró un camino hacia la victoria. Esta importancia se ha dejado muy clara con los recientes fracasos de la incursión del ejército ruso en Ucrania, donde comúnmente se han visto equipos mal mantenidos esparcidos y abandonados a los lados de las carreteras.
Después de la Segunda Guerra Mundial: Después de la guerra, la atención volvió a la producción de bienes nacionales. El concepto de Mantenimiento Productivo Total (TPM) surgió en Japón, alentando a los trabajadores a realizar el mantenimiento de rutina. La Administración Federal de Aviación y United Airlines investigaron el mantenimiento preventivo en la década de 1960, lo que llevó al desarrollo del mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM), que priorizaba la comprensión y la gestión de las fallas de los activos.
Segunda mitad del siglo XX: En la segunda mitad del siglo XX, el mantenimiento tuvo que garantizar la seguridad de los empleados y gestionar los riesgos asociados con los equipos de alto rendimiento. Esto solo contribuyó a la necesidad de gestionar los activos. Afortunadamente, la llegada de las computadoras supuso un gran avance. Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) se originaron en la década de 1960 con tarjetas perforadas y computadoras centrales, evolucionando a formularios en papel y minicomputadoras en los años 70 y 80 (8). El auge de las computadoras personales en los años 80 condujo a soluciones CMMS más fáciles de usar, a menudo construidas a medida en PC utilizando herramientas de desarrollo como dBase y luego Microsoft Access en los años 90. La informática personal y sus herramientas hicieron así que las soluciones CMMS fueran más accesibles para las medianas empresas. Sin embargo, en su mayor parte, incluso durante la década de 1990, era más probable que se utilizara software de gestión de activos dedicado para las empresas más grandes. Las pequeñas empresas eran más propensas a utilizar hojas de cálculo y soluciones personalizadas para gestionar sus activos.
Sistemas de gestión de activos en las dos primeras décadas del siglo XXI
A principios de la década de 2000, los sistemas de gestión de activos dedicados finalmente llegaron ampliamente a manos de las medianas y pequeñas empresas. Esto fue posible gracias a la llegada del Software como Servicio (SaaS). Uno de los primeros ejemplos de una aplicación SaaS fue Salesforce.com, fundada en 1999, que entregó una aplicación de ventas empresariales a través de un navegador web. SaaS comenzó a ganar aceptación generalizada a mediados de la década de 2000. Esto fue impulsado en gran medida por la creciente disponibilidad de Internet de alta velocidad y la creciente comodidad con los servicios basados en la web. La década de 2010 vio un crecimiento exponencial en la industria SaaS. Prácticamente todas las categorías de software, desde la gestión de relaciones con los clientes (CRM) hasta los recursos humanos y los sistemas CMMS/gestión de activos, comenzaron a ver soluciones SaaS destacadas en este momento.
Algunos sistemas destacados de gestión de activos empresariales de esta época incluyen Fiix (fundada en 2008), EZOfficeInventory (fundada en 2011), Asset Panda (fundada en 2012) y Cheqroom (fundada en 2013). Una característica común de estos sistemas es que están muy centrados en la web. Contienen un sistema web muy robusto y un componente móvil ligero.
Estos productos SaaS permitieron que el uso de sistemas de gestión de activos no solo se diera dentro de grandes empresas, sino también en organizaciones medianas y pequeñas.
Qué le depara el futuro a los sistemas de gestión de activos en la década de 2020
Creo que varias tendencias tecnológicas nuevas marcarán el comienzo de una nueva forma de sistema de gestión de activos en la década de 2020. Estas tendencias incluyen nuevas técnicas de software y un mayor soporte móvil de los códigos QR.
Los diseños SaaS de la era de 2010 quedarán obsoletos
Los sistemas CMMS basados en SaaS que se originaron en la década de 2010 están diseñados en torno al uso del navegador web en una PC. La interfaz de usuario del teléfono móvil es auxiliar. Esto crea ineficiencias al agregar y administrar activos. Los activos normalmente se ingresan primero a través de la PC, tal vez cargándolos desde una hoja de cálculo, y luego se hace referencia a ellos en una aplicación móvil con capacidades más ligeras. Luego, las etiquetas de los activos se colocan en los artículos y el dispositivo móvil las escanea para vincular la etiqueta al artículo. Luego, el trabajo regresa a la PC y al navegador web donde se produce la mayor parte de la manipulación de datos y la gestión del sistema. Este incómodo proceso es un subproducto de tales sistemas porque las tecnologías de la época impulsaron los diseños para que se basaran en el navegador de la PC con los dispositivos móviles y los códigos QR como una ocurrencia tardía.
Los enfoques centrados en dispositivos móviles y códigos QR proliferarán en la década de 2020
Predigo que en la década de 2020, las nuevas herramientas de desarrollo de software, junto con una adopción más amplia de los códigos QR, permitirán remodelar la gestión de activos para que sea mucho más eficiente. El proceso comenzará con el código QR en el artículo y se centrará en los dispositivos móviles, pero será igual de accesible en la web de la PC. A continuación, se describe por qué mejorará el desarrollo de software y el papel de los códigos QR. Sigue con un nuevo diseño que será un nuevo enfoque que reemplazará los antiguos diseños SaaS de la década de 2010.
Desarrollo de software más rápido y multiplataforma
Los sistemas SaaS de principios de la década de 2010 se han visto obstaculizados por las tecnologías de desarrollo de software disponibles para ellos en el momento en que fueron diseñados. Se desarrollaron primero para la web de PC y luego para dispositivos móviles, probablemente porque se tenían que usar diferentes lenguajes de programación y conjuntos de códigos para cada plataforma. Sin embargo, a lo largo de la década de 2010 y principios de la de 2020, han evolucionado enfoques más nuevos para el desarrollo, incluidos los marcos multiplataforma, sin código y con asistencia de IA:
Lenguajes y marcos de desarrollo multiplataforma
La llegada de marcos de desarrollo de software verdaderamente multiplataforma a finales de la década de 2010 permite crear aplicaciones SaaS con un conjunto de código que se ejecuta en iOS y Android, así como en la web. Las herramientas más utilizadas son React Native (desarrollada por Facebook), Flutter (desarrollada por Google) y Xamarin (desarrollada por Microsoft).
Plataformas de desarrollo sin código
Otro avance reciente significativo es la adopción más amplia de enfoques sin código. Bubble, introducido en 2012, es el primer gran éxito sin código, pero han seguido otros enfoques mejores. Las aplicaciones web de Bubble se pueden envolver como una aplicación móvil utilizando servicios como PhoneGap o Cordova para crear aplicaciones móviles. Sin embargo, las soluciones sin código más nuevas, como Flutterflow, permiten un verdadero desarrollo multiplataforma sin código. Esto se vuelve especialmente poderoso cuando se combina con soluciones como Supabase.
Asistido por IA
La inteligencia artificial está cambiando rápidamente el desarrollo de software, lo que permite una codificación cada vez más rápida, menos costosa y más eficiente. Esto abre la puerta para que los recién llegados desafíen las soluciones CMMS SaaS arraigadas.
Uso de códigos QR en dispositivos móviles
La adopción generalizada de códigos QR por parte de los consumidores que utilizan dispositivos móviles comenzó a principios de la década de 2010. A mediados de la década de 2010, los códigos QR se usaban comúnmente para una amplia variedad de propósitos. Las cámaras mejoradas en los dispositivos móviles a finales de la década de 2010 permitieron escanear y recuperar rápidamente incluso etiquetas QR muy pequeñas. Los sistemas CMMS SaaS diseñados a principios de la década de 2010 agregaron rápidamente códigos QR a sus sistemas, pero como una función adicional. Son accesibles pero no fundamentales para el flujo de la interfaz de usuario.
Scanlily: un nuevo enfoque centrado en dispositivos móviles y códigos QR para la gestión de activos empresariales
Scanlily es el primer sistema de gestión de activos empresariales diseñado como multiplataforma y centrado en códigos QR desde cero. Su enfoque es posible gracias a los recientes avances tecnológicos descritos anteriormente.
Centralidad de los dispositivos móviles
Con Scanlily, el proceso de gestión de activos normalmente comienza en el móvil. El proceso básico es el siguiente:
Además de escanear los códigos QR de Scanlily, es posible escanear los números UPC y EAN para cargar automáticamente información de una base de datos de más de 500 millones de productos, lo que ahorra tiempo de entrada.
También es posible comenzar importando archivos CSV y hojas de cálculo de datos de inventario existentes y escanear para conectarse con el código QR posteriormente.
Centralidad del código QR
Un botón de escaneo de código QR aparece de forma destacada en la parte superior de cada página de la aplicación.
A diferencia de los sistemas de gestión de activos SaaS de la vieja escuela, el ID del activo es una URL en lugar de una
cadena alfanumérica. Esto tiene un gran beneficio. Como resultado, incluso los usuarios que no tienen la aplicación pueden escanear con el navegador del teléfono para abrir una página web y ver los elementos del artículo. Los sistemas de gestión de activos SaaS de la vieja escuela no se diseñaron con ID basados en URL desde cero porque en ese momento los dispositivos iPhone y Android no tenían escaneo de códigos QR integrado en sus cámaras.
Totalmente multiplataforma
A diferencia de los sistemas SaaS tradicionales, las funciones administrativas detalladas de Scanlily están tanto en el móvil como en la web. La vista web tiene funciones adicionales que son mejores en una pantalla ancha (como una hoja de cálculo, informes amplios y un panel de control amplio); sin embargo, casi todo lo demás está tanto en el móvil como en la web. Esto permite la administración del sistema completamente en el móvil y evita el cambio constante de plataforma y la complejidad adicional de la capacitación requerida por Old-SaaS.
Diseñado para la simplicidad
Scanlily tiene muchas otras innovaciones simplificadoras que aún no se han visto en otros sistemas SaaS. Un ejemplo es la función Adjuntos. La simplicidad general es posible gracias al diseño multiplataforma unificado. Esto evita la necesidad de una capacitación separada para dispositivos móviles y web. El sistema es lo suficientemente simple como para funcionar como un producto de consumo, pero tiene el poder de usarse como un verdadero sistema de gestión de activos empresariales para las corporaciones más grandes.
Resumen de la historia de la gestión de activos
En resumen, la historia de la gestión de activos ha experimentado cambios que cada vez fueron impulsados por algún tipo de avance tecnológico. En la antigüedad, el movimiento de la arcilla al papiro al papel permitió una mejor y más económica toma de registros. Durante la revolución industrial, las necesidades de mantenimiento de maquinaria y equipos impulsaron mejoras en los procesos, como las estrategias basadas en el tiempo (TBM), el Mantenimiento Productivo Total (TPM) y el mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM). Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) se convirtieron en una realidad con la llegada de las computadoras. La introducción de las PC (década de 1980) y luego la adopción generalizada de SaaS (principios de la década de 2010) crearon sistemas completamente nuevos que se volvieron aún más accesibles para las empresas medianas y pequeñas. Ahora, en la década de 2020, los avances in software platforms and mobile QR adoption are driving a complete CMMS rework that should result in even greater efficiencies and simplicity to the point of adoption by trabajadores de primera línea e incluso consumidores. Será emocionante ver cómo se desarrolla esto.