Scanlily como alternativa a Cheqroom

Scanlily y Cheqroom representan dos enfoques fundamentalmente diferentes para un sistema de gestión de equipos. Aunque Scanlily es dramáticamente menos costoso, contiene todas las características principales de Cheqroom e implica un proceso más eficiente. Este artículo es una comparación detallada de los dos sistemas.

¿Qué es un sistema de gestión de equipos?

Los sistemas de gestión de equipos son un subconjunto de los sistemas de gestión de activos. Se centran en realizar un seguimiento del estado y la ubicación de los equipos. Estos sistemas incorporan características tales como el marcado detallado del estado del equipo, un sistema de reserva integral, la programación del mantenimiento, la presentación de informes y las notificaciones.

¿Qué es Cheqroom?

Cheqroom es posiblemente el líder del mercado en gestión de equipos. Ha sido adoptado por innumerables corporaciones medianas y grandes.

Lanzado en 2013, Cheqroom sigue el diseño clásico de un sistema de software como servicio (SaaS) de principios de la década de 2000. La mayoría de sus capacidades están basadas en la web y asume que los usuarios interactuarán principalmente con él utilizando un navegador web de PC. También hay una aplicación móvil, que tiene menos funciones. Cheqroom se diferencia de otros grandes competidores de sistemas de gestión de activos como Asset Panda, Fixx y Asset Tiger al centrarse en los aspectos de reserva de la gestión de equipos. Sus capacidades de reserva y retiro son fundamentales para el diseño y de fácil acceso, en lugar de periféricas al diseño como con otros sistemas.

Probablemente porque se lanzó antes de que los códigos QR se volvieran comunes en los dispositivos móviles, la funcionalidad de escaneo es una característica auxiliar, algo enterrada en la interfaz de usuario.

¿Qué es Scanlily?

Scanlily también fue diseñado principalmente para simplificar el retiro y la reserva de equipos, compitiendo directamente con Cheqroom.

Lanzado en 2023, Scanlily se benefició de tecnologías más nuevas que Cheqroom, lo que le permitió ser totalmente multiplataforma. En aras de la movilidad, se espera que su interfaz móvil se utilice más que el navegador web de PC y es igual de capaz. También está diseñado centralmente en torno a los códigos QR, con un icono QR prominente en la parte superior de cada pantalla.

Los QR no solo ayudan al seguimiento de equipos, sino que también simplifican las reservas. Los QR se pueden escanear al agregar artículos, reservar, recoger y devolver. Esto acelera el proceso de reserva y facilita la gestión de activos en el campo.

Agregar artículos

Agregar un artículo a Cheqroom normalmente implica primero escribir información a través de la interfaz web o móvil. Después de esto, se puede adjuntar opcionalmente una etiqueta de activo QR. La información también se puede cargar en el sistema a través de una hoja de cálculo.

Scanlily está más centrado en los códigos QR. Cuando desea agregar un artículo a Scanlily, normalmente comienza colocando un QR de Scanlily en el artículo y luego lo escanea. Luego ingresa un nombre para el artículo, toma una foto y la adjunta e ingresa cualquier número de campos personalizables con respecto al artículo. Si el artículo tiene un código UPC o EAN, puede abreviar parte de este trabajo escaneándolo y así obtener la imagen, los atributos y el precio del artículo seleccionados de los proveedores. Esto funciona para muchos productos de consumo porque la fuente de datos tiene más de 500 millones de registros. Los clientes que ya tienen su inventario en hojas de cálculo pueden adoptar un enfoque diferente. Pueden cargar la información en Scanlily por adelantado. Esto podría incluir información de identificación, como el nombre o el número de serie del artículo. Luego, pueden encontrar físicamente el artículo (tal vez escaneando el número de serie), extraerlo en Scanlily, adjuntar un QR de Scanlily y luego escanear ese QR para asociarlo con el artículo.

Reservas: fundamental tanto para Scanlily como para Cheqroom

Scanlily y Cheqroom son más avanzados que otros sistemas de gestión de activos en la forma en que gestionan el retiro y la reserva de equipos. Están centrados en las reservas y cubren detalles tales como la habilitación de un acuerdo de reserva personalizado y la firma de los prestatarios.

Modos de reserva

El enfoque de Cheqroom y Scanlily para los retiros y las reservas es diferente:  

Retiros 

En Cheqroom, cuando un usuario retira un artículo, no es exactamente como el retiro de un libro de biblioteca. Más bien, el usuario retira el artículo para posesión inmediata y luego especifica una fecha de devolución, como una reserva. En Scanlily, un retiro es tal como uno esperaría basándose en el término "Retiro" como se usa en una biblioteca: el usuario retira el artículo para posesión inmediata y hay una fecha de vencimiento determinada por el sistema para el artículo.

Reservas

Cheqroom tiene un modo de reserva, mientras que Scanlily tiene dos.

Reservas con recogidas Ambos sistemas incluyen un modo de reserva que incluye varios pasos: usted reserva en línea, posteriormente recoge el artículo, luego devuelve el artículo y la reserva finaliza. Las notificaciones recuerdan al usuario (y al administrador) a lo largo del camino para ayudar a prevenir recogidas o devoluciones tardías. 

Reservas simples Scanlily además tiene un modo de reserva más simple, que sigue más como una reserva de hotel: el usuario reserva el artículo durante un período de tiempo en un calendario, pero no hay una recogida o devolución registrada en el sistema.

En ambos sistemas, las reservas también incluyen una capacidad opcional para que un usuario tome la custodia de un artículo. En otras palabras, el usuario toma posesión física del artículo por un período indefinido.

En Cheqroom, los retiros y las reservas pueden ocurrir simultáneamente. Los tres modos de reserva distintos de Scanlily no ocurren simultáneamente: retiros, reservas y reservas con recogidas. El propósito es evitar la confusión (como se ve en Cheqroom) y simplificar la capacitación. Los suscriptores que desean permitir el retiro junto con un modo de reserva, pueden usar la función de custodia para ese propósito.

Proceso de creación de reservas

Cheqroom y Scanlily adoptan diferentes enfoques para crear reservas. Usaré las reservas que involucran recogidas para ilustrar la diferencia:

Cheqroom requiere primero crear una reserva:

Para crear una reserva, normalmente hace clic en "Reserva" y luego agrega un artículo o artículos a esa reserva. Si el artículo no se puede reservar, recibe un mensaje de error. Luego elige el rango de fechas para la reserva y la finaliza. Los retiros implican un enfoque similar.

El enfoque de Scanlily implica reservar directamente desde el artículo o contenedor:

Para crear una reserva, busca el artículo o contenedor de artículos que desea reservar, hace clic en "Reservar" y selecciona el rango de fechas. No es necesario crear primero una entidad llamada "Reserva". Los retiros implican un enfoque similar,

La razón del enfoque de Scanlily es la siguiente:

• Hay menos pasos (y clics) involucrados que con Cheqroom.
• Los QR se pueden escanear para cada paso del proceso. Puede escanear su artículo (o contenedor) al reservar, recoger, devolver y finalizar una reserva.
• Solo se muestran las acciones permitidas. Puede mostrar al usuario solo los artículos disponibles para reservar. No necesitan descubrir haciendo clic y luego recibiendo un mensaje de error como con Cheqroom.

Notificaciones y alertas

Las notificaciones se envían por correo electrónico o mensaje a los usuarios con respecto a las acciones tomadas o necesarias en el proceso de reserva. Por ejemplo, los usuarios pueden recibir un correo electrónico cuando un artículo está por vencer para su devolución. O los usuarios y administradores pueden ser alertados cuando un artículo está vencido. Según las necesidades de la organización, tanto Scanlily como Cheqroom permiten personalizar los mensajes específicos para los usuarios, así como qué mensajes aparecen. Scanlily además puede personalizar y enviar notificaciones a los equipos (que involucran a varios usuarios que trabajan juntos).

Scanlily y Cheqroom cuentan con configuración de alertas para cuando se cumplen varias condiciones. Por ejemplo, ambos pueden enviar alertas cuando el equipo está marcado (por ejemplo, como roto, que requiere mantenimiento, perdido, etc.). Del mismo modo, ambos se pueden configurar para enviar notificaciones cuando el equipo se retira, se reserva o está vencido. Cheqroom tiene una función de Spotcheck, que aún no está disponible en Scanlily, para verificar una lista de artículos en un kit y enviar notificaciones si todos los artículos en un spotcheck están disponibles. Scanlily tiene la característica adicional de poder configurar alertas no relacionadas con la reserva, como la alerta de cantidad, por ejemplo, cuando un artículo de inventario cae por debajo de un cierto nivel.

Personalización

Personalización de campos

Tanto Cheqroom como Scanlily permiten una personalización detallada de los campos de los artículos. Los usuarios pueden definir cualquier número de tipos de campos personalizados (numérico, carácter, fecha, lista, etc.). Además de los campos personalizables, ambos sistemas tienen campos estándar. Cheqroom tiene algunos campos estándar, mientras que Scanlily tiene docenas para elegir.

Scanlily incluye de forma única el concepto de Tipos de artículo. Un Tipo de artículo es un conjunto de campos que se puede asignar a cualquier número de artículos. Esto evita la molestia de configurar individualmente una lista de campos separada para cada artículo. Esto también sistematiza la generación de informes. Cheqroom no tiene este concepto y se debe trabajar para definir los campos por artículo, lo que aumenta el tiempo dedicado a cada artículo y aumenta la complejidad de la generación de informes.

Control de acceso de usuario

Ambos sistemas tienen niveles de usuario aproximadamente equivalentes (superusuario, administrador, planificador, etc.). También permiten un control de acceso de usuario muy preciso, que Cheqroom llama "Acceso al equipo" y Scanlily etiqueta como "Grupos de usuarios". En ambos casos, los usuarios pueden organizarse en grupos y se les puede otorgar acceso de lectura, escritura, reserva, custodia y otros permisos para los artículos.

En Cheqroom, los permisos de acceso de usuario se otorgan a nivel de artículo, lo que requiere un acceso personalizado por artículo. En Scanlily, los permisos se otorgan a nivel de categoría, lo que permite un control de acceso más rápido y estandarizado mediante la creación de categorías de artículos con diferentes derechos para diferentes grupos de usuarios.

Cheqroom no tiene la capacidad de restringir el acceso de lectura a los artículos por grupo de usuarios. Esto crea confusión en el proceso de reserva al permitir que los usuarios vean los artículos para los que no tienen derechos de reserva. Scanlily permite restringir el acceso de lectura, de modo que los artículos no reservables se pueden ocultar a los usuarios que no necesitan verlos. Scanlily además contiene un tipo especial de grupo de usuarios, llamado Equipo de acceso compartido, en el que los miembros del equipo comparten no solo los derechos de acceso, sino que también reciben conjuntamente notificaciones para los artículos.

Contenedores/Kits

Lo que Cheqroom llama "Kit" se llama más ampliamente "Contenedor" en Scanlily. Un Kit o Contenedor es una colección de equipos que se pueden reservar juntos. Podría ser una entidad física como una bolsa de cámara que contiene otros artículos, o podría ser un contenedor virtual de artículos. En Scanlily, los contenedores pueden estar dentro de otros contenedores; mientras que en Cheqroom solo hay un nivel de Kit.

Lista de equipos

Una característica novedosa de gestión de activos tanto de Cheqroom como de Scanlily es la capacidad de tener una Lista de equipos portátil. Por portátil, me refiero a que esta lista dinámica de artículos se puede mostrar fuera del sistema de gestión de equipos en el propio sitio web del suscriptor. Esto permite a los usuarios del suscriptor ver información sobre los artículos sin iniciar sesión en el sistema de gestión de activos. La información útil podría ser el estado (¿está el artículo disponible para reservar?, ¿está roto?), o podría incluir información como un manual de usuario, entre otras posibilidades. Cheqroom logra esto mediante una lista que se puede incluir en un marco de sitio web. Scanlily lo proporciona a través de un complemento de Wordpress que incluye enlaces a la reserva rápida de artículos.

Cerraremos con un resumen de las desventajas y ventajas de Cheqroom y Scanlily:

Desventajas de Cheqroom

• Desafíos de usabilidad

• • Se requieren más clics y pasos que Scanlily para realizar las mismas acciones
  • El uso depende de un navegador web de PC porque la aplicación móvil carece de muchas funcionalidades
  • No es un sistema basado en escaneo. Los códigos QR no son fundamentales para el diseño.
  • Interfaz de usuario desordenada
  • Modos de reserva confusos
  • Acciones no permitidas Cheqroom le permite probar acciones que no están permitidas en lugar de solo mostrar acciones permitidas. Por ejemplo, si un artículo está retirado, la opción de reserva aún aparece (en lugar de estar oculta o atenuada) y el usuario recibe un mensaje de error para saber que no está disponible.

• Características

• • Sin concepto de tipos de artículo. Esto agrega tiempo al crear artículos y causa inconsistencia de informes con diferentes campos por artículo.
  • Sin vista de hoja de cálculo de artículos como en Scanlily
  • Sin concepto de Equipos, a los que se les pueden asignar conjuntamente reservas y recibir conjuntamente notificaciones
  • Las ubicaciones no están asignadas a direcciones específicas
  • Sin concepto de contenedores dentro de contenedores

• Alta curva de aprendizaje

• Costoso

Ventajas de Cheqroom

• Más informes

• • Más características
  • Un modo para reservas basadas en días e intervalos de tiempo (frente a incrementos de tiempo)
  • Duraciones de reserva mín./máx.
  • La función Spotchecks
  • Plantillas PDF
  • Imágenes recomendadas para artículos
  • Jerarquía de categorías

• Más notificaciones Contiene algunas notificaciones que aún no están en Scanlily. Esto incluye cuando un usuario es bloqueado/desbloqueado, cuando se generó un documento para un retiro, cuando se retira un equipo, cuando se agrega un comentario a un artículo y notificaciones relacionadas con la función Spotcheck.

• Integraciones con otros sistemas:

• • Integraciones SSO (actualmente en progreso para Scanlily)
  • API para webhooks, Zapier y la propia API de Cheqroom
  • Integración de Slack

Desventajas de Scanlily

Scanlily, lanzado a finales de 2023, no ha tenido tiempo de acumular tantas características como Cheqroom, desarrollado en 2013.

• Menos informes (pero los usuarios pueden exportar y crear informes personalizados)

• Características

• • Sin función de spotcheck
  • Sin plantillas PDF
  • Menos características del panel de control

• Notificaciones

• • Las notificaciones se envían actualmente por correo electrónico y notificaciones push, pero no por mensajes de texto.

• Integraciones

• • Las integraciones SSO aún no están disponibles
  • Las integraciones con aplicaciones de terceros aún no aparecen

Ventajas de Scanlily

Verdaderamente multiplataforma

Scanlily admite la portabilidad con una interfaz móvil que es tan funcional como su interfaz web, incluidas las funciones administrativas. Sin embargo, también incluye interfaces web especializadas cuando se justifica una pantalla más amplia, como para la generación de informes y la función de hoja de cálculo.

Centrado en códigos QR

Los códigos QR no son una ocurrencia tardía, sino que son fundamentales para la aplicación, con un botón QR en la parte superior derecha de cada página para ingresar y buscar artículos. Con Scanlily, el proceso se centra en la etiqueta/adhesivo QR de Scanlily. El proceso requiere menos pasos que con Cheqroom y, por lo tanto, acelera la entrada y búsqueda de artículos. El enfoque centrado en QR también acelera el proceso de reserva, especialmente al retirar, recoger o devolver artículos.

Los códigos QR son URL

Debido a que los códigos QR de Scanlily son URL en lugar de solo ID alfanuméricos, pueden ser escaneados por alguien con un teléfono móvil que no tenga la aplicación instalada. Esto abre una página web con la información. Por lo tanto, cualquier persona, incluso sin capacitación en Scanlily, puede simplemente escanear un código QR en el equipo y obtener instrucciones sobre el equipo, ver cualquier información al respecto, ver su disponibilidad y estado de reserva e incluso reservarlo.

Concepto de adjuntos

Scanlily tiene muchos campos integrados, así como campos personalizables. Pero un aspecto verdaderamente único es el flujo continuo de adjuntos que los usuarios pueden agregar a un artículo. Puede adjuntar una nota, un recordatorio (correo electrónico o notificación para el futuro), documentos, imágenes, sitios web y grabaciones de audio. Cuando se usa como un sistema multiusuario, cada adjunto tiene una marca de tiempo y está marcado con el nombre de la persona que realizó el adjunto. Por ejemplo, cuando compra el artículo y lo agrega al sistema, puede adjuntar un manual de usuario, así como la información de la garantía y una imagen del recibo de compra.

Modos de reserva más simples

El proceso de reserva de Cheqroom es complicado debido a la presentación de los modos de reserva en conjunto. Para permitir simultáneamente los retiros y las reservas, se presentan acciones ilegales (como presentar la posibilidad de reservar un artículo retirado). Estos deben tratarse con mensajes de error. Además, los retiros de Cheqroom no son realmente retiros como en una biblioteca: los usuarios no solo retiran artículos, sino que indican una fecha de devolución. En contraste, Scanlily tiene tres modos de reserva distintos que se pueden seleccionar y cambiar para el sistema: Retiros, Reservas y Reservas con Reservas. Existe una función de "custodia" para el caso de necesitar poder manejar Reservas y Retiros simultáneamente. Debido a que es mucho más fácil de entender para los nuevos usuarios, es más probable que Scanlily se use y con una curva de aprendizaje más rápida.

Función UPC/EAN

Agregar artículos que tienen un código de barras UPC o EAN es muy rápido en Scanlily: simplemente escanea el código de barras e importa la información, incluido el costo de una selección de proveedores. Esto ahorra escritura inicial. La información se puede editar posteriormente.

Vista de hoja de cálculo

Hay una hoja de cálculo web de todos los activos en la que los datos se pueden manipular como en una hoja de cálculo. Permite actualizaciones masivas a varias celdas a la vez y la capacidad de exportar. También permite la impresión de etiquetas QR personalizadas.

Alertas

Scanlily tiene la capacidad de crear alertas para propiedades fuera de las reservas. Esto incluye, por ejemplo, alertas de cantidad para cuando el inventario cae por debajo de un cierto nivel.

Plugin de Wordpress

Scanlily permite a los usuarios mostrar su inventario alojado en Scanlily en su propio sitio web a través de un plugin de Wordpress. Si no tienen Wordpress, pueden hacer referencia a una URL que Scanlily aloja para ellos. Esto les permite mostrar a sus usuarios el equipo seleccionado y su disponibilidad para reservar (sin requerir que los usuarios primero inicien sesión en Scanlily).

Tipos de artículo

El concepto de Tipos de artículo, descrito anteriormente, estandariza la entrada de artículos y la generación de informes

Más fácil de usar

Debido a que Scanlily está centrado en QR, el flujo de trabajo es más simple y con menos pasos. La capacidad pública de escaneo de códigos QR para ver artículos sin la aplicación lo hace más accesible y simple. Y en toda la aplicación, está diseñado para la simplicidad. Solo se muestran las acciones permitidas.

Precio

El precio de Scanlily es generalmente alrededor de 1/10 del precio de Cheqroom, dependiendo del número de activos.

Resumen: Scanlily como alternativa a Cheqroom

En resumen, Scanlily es una alternativa a Cheqroom que está construida desde cero para lograr los mismos objetivos. Sin embargo, debido a que está centrado en QR y en dispositivos móviles, logra beneficios para la portabilidad, la usabilidad y la simplicidad. Espero que las organizaciones, incluso las más grandes entre ellas, reconozcan las deficiencias del SaaS de la vieja escuela y consideren nuestra tecnología para lograr de manera más efectiva sus objetivos en la gestión de equipos.