La gestion de l’équipement, des outils et du matériel de votre entreprise peut être difficile si vous vous fiez à des feuilles de calcul ou si vous essayez de savoir qui a quoi. Scanlily est idéal pour réserver tout ce sur quoi vous pouvez coller un autocollant QR. Cela comprend le matériel de caméra, les salles de réunion, le matériel de studio et les outils. Une fois vos articles étiquetés, vous pouvez gérer les emprunts, les réservations et les retours via Scanlily.
Trois modes de réservation sont disponibles. Chacun prend en charge un type d’utilisation différent, et vous pouvez passer de l’un à l’autre à tout moment selon les besoins de votre configuration.
Mode Emprunt
Le mode Emprunt fonctionne comme un système de bibliothèque. Lorsqu’une personne a besoin d’emprunter un article, elle scanne son code QR pour l’emprunter. Scanlily enregistre qui a l’article et quand il doit être retourné. Lorsque l’article est retourné, il est scanné à nouveau pour l’enregistrer. Vous pouvez attribuer des dates d’échéance lors de l’emprunt et activer des rappels automatiques pour vous assurer que tout est retourné à temps. Les utilisateurs reçoivent un rappel avant la date de retour et les administrateurs reçoivent des alertes si quelque chose est en retard.
Ce mode est idéal pour les entreprises et les organisations qui prêtent régulièrement du matériel et qui ont besoin d’un moyen clair de savoir ce qui est sorti et ce qui est disponible.
Mode Réservation
Le mode Réservation fonctionne davantage comme la réservation d’un séjour sur Airbnb. Au lieu de scanner, les utilisateurs choisissent un créneau horaire dans le calendrier de réservation. Ils reçoivent un rappel par courriel avant le début de leur réservation, et les administrateurs peuvent consulter toutes les réservations à venir d’un coup d’œil.
Ce mode de réservation est idéal pour les espaces et les articles qui restent sur place, comme les salles de réunion, les bureaux partagés ou le matériel qui n’a pas besoin d’être récupéré ou retourné.
Réservation avec mode de récupération
Ce mode combine la planification du calendrier avec la numérisation QR pour vous donner un contrôle total du début à la fin. Un utilisateur réserve un article sur le calendrier, puis le scanne pour confirmer la récupération. Lorsqu’ils ont terminé, ils le scannent à nouveau pour l’enregistrer. Scanlily envoie des notifications tout au long du processus. Les utilisateurs sont avertis lorsque leur réservation approche, lorsqu’il est temps de retourner quelque chose et si quelque chose est en retard. Ces rappels aident à maintenir tout le monde sur la bonne voie et donnent aux administrateurs une image complète de ce qui se passe.
Si vous utilisez un forfait Entreprise, vous pouvez exiger des utilisateurs qu’ils signent un accord numérique lors de la récupération. Vous pouvez également personnaliser ces accords en fonction de vos politiques.
Fonctionnalités supplémentaires
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Vous pouvez passer d’un mode de réservation à l’autre à tout moment en fonction de vos besoins.
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Les réservations peuvent être exportées vers Google Agenda pour une coordination plus facile.
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Les utilisateurs Business peuvent ajouter des accords de réservation personnalisés et activer la collecte de signatures numériques.
Obtenez plus de détails sur le système de réservation d'équipement de Scanlily ici et dans la vidéo ci-dessous.
Visitez scanlily.com ou téléchargez l'application et commencez à gérer vos réservations en toute simplicité