La gestión eficaz del inventario es crucial para cualquier negocio, ya sea una pequeña empresa emergente o una gran empresa. Garantiza que tenga los productos correctos en la cantidad correcta sin sobrecargar o quedarse sin existencias. Pero a medida que su negocio crece, la gestión del inventario puede convertirse en una tarea compleja y que requiere mucho tiempo.
En conversaciones con nuestros clientes, hemos descubierto que la gestión del inventario es a menudo uno de los desafíos más difíciles en muchos negocios. Hablamos con el consultorio de un dentista que nos contó la historia de tener que regalar suministros después de comprar en exceso accidentalmente cuando no pudieron encontrar el inventario que ya tenían. Las fechas de vencimiento en el inventario agregan otro nivel de complejidad. El espacio de almacenamiento cuesta dinero, pero almacenar el inventario tan apretado que las cosas sean más difíciles de encontrar también puede costar dinero si no puede encontrarlo cuando lo necesita. Un cliente tuvo que enviar a un trabajador a una ubicación hermana a tres horas de distancia para buscar un artículo esencial del inventario que no se pudo ubicar localmente.
Ahí es donde entran los códigos QR, revolucionando la forma en que rastreamos y gestionamos el inventario. En este blog, exploraremos cómo funcionan los códigos QR, por qué han reemplazado a los códigos de barras tradicionales en la gestión de inventario y cómo puede implementar un sistema de códigos QR con Scanlily.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario implica supervisar el flujo de mercancías desde los fabricantes hasta los almacenes y desde estas instalaciones hasta el punto de venta. Incluye el seguimiento y control de los pedidos de inventario, el almacenamiento y la cantidad de producto a la venta. La gestión eficiente del inventario garantiza que una empresa pueda satisfacer las demandas de los clientes sin sobrecargar o desperdiciar recursos. Tradicionalmente, las empresas dependían de métodos manuales o códigos de barras para gestionar el inventario, pero a medida que la tecnología evolucionó, también lo hicieron las herramientas.
¿Por qué cambiar de códigos de barras a códigos QR en la gestión de inventario?
Los códigos QR (Quick Response) fueron desarrollados por primera vez en 1994 por Denso Wave, una subsidiaria de Toyota, para rastrear piezas de vehículos durante la fabricación. A diferencia de los códigos de barras tradicionales, almacenan más datos y, por una variedad de razones, se pueden escanear más rápidamente y desde cualquier ángulo. Con el tiempo, los códigos QR se expandieron más allá de la industria automotriz y se hicieron populares en varios campos, incluida la gestión de inventario.
Los códigos QR, por otro lado, ofrecen varias ventajas:
- Mayor capacidad de datos: Mientras que un código de barras típico contiene entre 20 y 25 caracteres, un código QR puede almacenar hasta 7000 caracteres. Esto permite que los códigos QR codifiquen información más compleja como URL, texto e incluso imágenes pequeñas.
- Escaneo más rápido: los códigos QR se pueden escanear desde cualquier dirección, gracias a su estructura bidimensional y a los patrones de posicionamiento distintivos en tres de sus esquinas. En contraste, los códigos de barras son unidimensionales y requieren una orientación específica para ser escaneados correctamente, lo que hace que los códigos QR sean más convenientes para un escaneo rápido y preciso. Esto conduce a un escaneo más rápido desde cualquier ángulo, incluso con cámaras de menor calidad.
- Corrección de errores: los códigos QR tienen capacidades de corrección de errores integradas, lo que significa que aún se pueden leer con precisión incluso si parte del código está dañado u oculto. Esto es particularmente útil en condiciones del mundo real donde el código QR podría estar manchado o parcialmente cubierto.
- Tamaño compacto: los códigos QR pueden almacenar la misma cantidad de información que un código de barras pero en un espacio mucho más pequeño. Esto los hace ideales para usar en productos pequeños o dentro de espacios confinados.
- Versatilidad: los códigos QR pueden codificar diferentes tipos de datos, como numéricos, alfanuméricos, byte/binario e incluso caracteres Kanji, lo que los hace más versátiles que los códigos de barras, que normalmente se limitan a datos numéricos o alfanuméricos simples.
- Corrección de errores: los códigos QR tienen capacidades de corrección de errores integradas, lo que significa que aún se pueden leer con precisión incluso si parte del código está dañado u oculto. Esto es particularmente útil en condiciones del mundo real donde el código QR podría estar manchado o parcialmente cubierto.
Estos beneficios hacen que los códigos QR sean una solución más eficiente y escalable para la gestión moderna de inventario. Puede resolver problemas adicionales para las empresas, como la gestión de las fechas de vencimiento. Usando la aplicación Scanlily, es posible agregar no solo una fecha de vencimiento sino también un recordatorio de que el producto vencerá pronto. Scanlily también puede ayudar a extender la vida útil de los equipos existentes mediante el registro de las reparaciones que se realizan y la configuración de recordatorios de mantenimiento.
Cómo configurar y usar un sistema de códigos QR
Configurar un sistema de códigos QR para la gestión de inventario es sencillo con Scanlily. Aquí le mostramos cómo puede comenzar:
- Obtenga códigos QR: Compre códigos QR de Scanlily en Amazon. El código QR de Scanlily viene con una URL única. También puede imprimir sus propios códigos QR.
- Etiquete su inventario, escaneando en Scanlily en el camino: Adjunte los códigos QR a sus activos físicos individuales o a los contenedores/contenedores que los contienen. Un consejo al agregar los códigos QR a los contenedores o artículos es escanear primero el código QR en su dedo antes de agregarlo al artículo. Esto aumenta su velocidad de inventario de muchos artículos. Después de escanear, puede tomar una foto del artículo y agregar otros campos al respecto. Scanlily es compatible con el concepto de contenedores anidados, por lo que un contenedor puede contener otros contenedores.
- Especifique las cantidades de inventario: Si decide etiquetar los contenedores con códigos QR, tiene la opción de detallar los artículos dentro del contenedor o simplemente proporcionar un recuento. Esto último sería útil si el contenedor es un contenedor que contiene varios del mismo artículo. En ese caso, puede especificar una cantidad de artículos en ese contenedor. En Scanlily, incluso puede establecer alertas de cantidad, que hacen que se envíen alertas si la cantidad de inventario cae por debajo de un cierto nivel. También puede indicar cuántos de un artículo de cantidad múltiple se encuentran en diferentes ubicaciones. Esto puede ayudarle a realizar un seguimiento de los envíos y recepciones entre usted, sus proveedores y sus ubicaciones dispares.
- Supervise y gestione: Utilice el panel de Scanlily para supervisar su inventario en tiempo real. La ubicación GPS de sus artículos se actualiza con cada escaneo, para que pueda ver dónde están los artículos en un mapa. Si está rastreando las cantidades de artículos, una opción de panel puede mostrarle los niveles de existencias que han caído por debajo de los niveles especificados, alertándole cuando sea necesario volver a pedir artículos.
- Personalice su flujo de trabajo: Scanlily le permite personalizar las notificaciones, establecer recordatorios para reordenar o realizar el mantenimiento y generar informes, lo que hace que la gestión de inventario sea perfecta.
Beneficios de usar Scanlily para la gestión de inventario
El uso de Scanlily para su gestión de inventario con códigos QR ofrece varias ventajas únicas:
1. Interfaz fácil de usar: Scanlily está diseñado para ser fácil de usar, incluso para aquellos con poca experiencia en tecnología. La aplicación le guía a través de cada paso, desde la creación de códigos QR hasta la gestión del inventario.
2. Integración móvil y web: Acceda a su inventario desde cualquier lugar con el sistema basado en la nube de Scanlily. Gestione su inventario sobre la marcha con la aplicación móvil o utilice la interfaz web para una visión más amplia.
3. Rentable: Scanlily ofrece una solución escalable que crece con su negocio. Comience con lo básico y, a medida que su negocio se expanda, aproveche las funciones avanzadas como el acceso multiusuario y la generación de informes detallados.
4. Seguimiento en tiempo real: Manténgase al tanto de su inventario con actualizaciones en tiempo real. Scanlily garantiza que sus niveles de existencias sean siempre precisos, lo que reduce el riesgo de sobrecargar o quedarse sin existencias.
5. Integraciones personalizadas: Scanlily se integra perfectamente con herramientas populares de pago y facturación como QuickBooks, lo que garantiza una alineación fluida con los sistemas existentes de su empresa.
Conclusión
Los códigos QR están transformando la forma en que las empresas gestionan el inventario, ofreciendo una solución más eficiente, escalable y flexible. Con Scanlily, la implementación de un sistema de códigos QR es sencilla y rentable, lo que le brinda las herramientas que necesita para mantenerse organizado y eficiente. Ya sea que sea propietario de una pequeña empresa o que gestione un gran inventario, el sistema de códigos QR de Scanlily puede ayudarle a tomar el control de sus existencias, reducir los errores y ahorrar tiempo.
¿Listo para optimizar la gestión de tu inventario? Comienza hoy mismo con Scanlily y comprueba la diferencia que pueden marcar los códigos QR.