Prácticas recomendadas en la gestión de equipos

Independientemente de si su título oficial es 'Gerente de Equipo', es posible que se le asigne la tarea de inventariar o gestionar el equipo de su institución. Este blog cubre las mejores prácticas en la gestión de equipos, incluyendo cómo planificar y organizar, cómo configurar óptimamente su sistema de gestión de equipos, cómo realizar un inventario de la mejor manera y más. Cada sección ofrece estrategias y conocimientos, lo que le permite optimizar sus procesos de gestión de equipos para un mayor éxito operativo.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Equipos?

Un sistema de gestión de equipos es una herramienta de software personalizable que mejora la gestión de equipos a lo largo de su ciclo de vida. A diferencia de los sistemas de gestión de activos más amplios, se centra en la gestión y el seguimiento de equipos, incorporando características como el marcado detallado del estado del equipo y un sistema de reservas completo. Los componentes clave de estos sistemas de gestión de equipos incluyen: 

• Lista Centralizada de Equipos/Artículos: Una base de datos de gestión de equipos de fácil acceso. Cada artículo puede contener campos personalizables, imágenes y adjuntos relacionados con ellos, como documentos.
• Capacidades de Reserva y Retiro: Facilita varios modos de reservas de equipos, como retiros y reservas, a través de una interfaz fácil de usar.
• Seguimiento de Información del Ciclo de Vida: Mantiene registros de cada artículo desde la adquisición hasta la disposición final, capturando todos los detalles necesarios.
• Programación y Reportes de Mantenimiento: Permite la programación y el seguimiento sistemáticos de las actividades de mantenimiento para cada pieza de equipo.
• Notificaciones y Alertas: se envían cuando los artículos se reservan, están próximos a vencer, cuando se marcan para reparación o mantenimiento y para otros fines.
• Tecnología de Identificación: Utiliza códigos de barras, códigos QR, chips RFID o etiquetas NFC para una identificación rápida y precisa del equipo.
• Gestión de Derechos de Usuario: Salvaguarda los datos sensibles y mejora la usabilidad con derechos de acceso personalizables.
• Gestión de Equipos de Empleados: Asigna y rastrea equipos a empleados individuales, asegurando la rendición de cuentas y proporcionando un registro claro de quién es responsable de cada artículo, incluyendo los tiempos de retiro/devolución y la condición.

Contenido de este artículo 

1. Planificación y Estrategia

• Desarrollar un plan robusto de recuperación ante desastres

• Organizar sus espacios

• Clasificar su equipo

2. Implementación del Sistema e Inventario

• Implementar el software de gestión de activos y comenzar el inventario

• Adaptar los derechos de acceso a medida que añade usuarios

• Configurar el sistema de reservas y realizar la capacitación

• Implementar marcas de activos

• Desarrollar un inventario de piezas de repuesto

• Implementar técnicas de prevención de robos y pérdidas

3. Uso Continuo del Sistema de Gestión de Equipos, Mantenimiento y Capacitación

• Revisar el Panel de Control diariamente

• Registrar costos e informes de mantenimiento relacionados con los artículos

• Aprovechar los informes y la Hoja de Cálculo en línea para la gestión de inventario

• Realizar mantenimiento e inspecciones regulares

• Proporcionar capacitación continua para el uso del equipo

• Mantener estrategias continuas de prevención de pérdidas

4. Revisión del Rendimiento y Mejora Continua

• Gestionar los costos del equipo de manera efectiva

• Priorizar las actualizaciones de equipo basándose en los datos de uso

• Usar el Historial del artículo

• Realizar auditorías regulares

• Fomentar un entorno colaborativo para la retroalimentación

En las secciones siguientes, desvelaremos el proceso de selección, implementación y maximización de estos sistemas de gestión de equipos, centrándonos en las capacidades transformadoras de soluciones como Scanlily para mejorar la forma de gestionar el equipo.

1. Planificación y Estrategia 

Con tantos sistemas de gestión de activos/equipos disponibles, optar por un sistema dedicado en lugar de hojas de cálculo es una elección obvia hoy en día. La gama de soluciones varía, pero con la aparición de sistemas SaaS rentables y totalmente funcionales como Scanlily, el presupuesto no debería ser una preocupación importante. Seleccionar su software de gestión de equipos basándose en estas características clave 

• Entrada y Búsqueda de Artículos Rápida y Sencilla: Un enfoque centrado en códigos QR, como el de Scanlily, reduce la complejidad de las tareas y el número de pasos requeridos, disminuyendo así la necesidad de una formación exhaustiva.
• Movilidad y Visibilidad en Tiempo Real: Dado que su inventario no está en su escritorio de computadora, es beneficioso usar un sistema optimizado para permitir todas las acciones en dispositivos móviles, como en Scanlily. Esto contrasta con el enfoque más típico de los sistemas SaaS más antiguos que requieren un navegador de laptop para algunos de los pasos.

• Automatización de Tareas Clave mediante Notificaciones: Una característica destacada del software moderno de gestión de equipos es la automatización de tareas esenciales, incluyendo el seguimiento, la programación de mantenimiento y la elaboración de informes. Esta automatización transforma el rol del gestor de equipos a uno más reactivo, donde el sistema se encarga del monitoreo rutinario y los recordatorios. Por ejemplo, los sistemas automatizados de Scanlily gestionan las reservas y envían notificaciones para las acciones pendientes, reduciendo la necesidad de que los gestores de equipos realicen un seguimiento proactivo de cada detalle. Las alertas automatizadas y oportunas para las necesidades de mantenimiento aseguran que el equipo se mantenga de manera efectiva, liberando a los gerentes para que se concentren en tareas estratégicas.

• Un Sistema de Reservas Robusto: Si las personas van a tomar equipo prestado, considere un sistema de gestión de equipos con un sistema de reservas completo que vaya más allá de las simples capacidades de entrada y salida. Por ejemplo, ¿el sistema incluye un acuerdo de reserva personalizable con firma electrónica que usted envía a los prestatarios? ¿Y permite reservar y ver el estado fácilmente a través de un calendario en línea?

• Personalización: Asegúrese de que el sistema elegido ofrezca personalización del acceso a los artículos para grupos de usuarios específicos, de forma similar a Scanlily. Además, verifique si permite notificaciones y mensajes personalizados.
• Un Sistema de Informes Completo:  Examine si el sistema prospectivo contiene el tipo de informes que necesita. La capacidad de exportar datos fácilmente, tanto para sus propios informes como para copias de seguridad, es primordial. Busque sistemas que ofrezcan opciones de informes flexibles, como la función de Hoja de Cálculo de Scanlily, que permite informes versátiles y la manipulación de datos en vivo.
• Costo:  Invertir en un Sistema de Gestión de Equipos empresarial no tiene por qué ser costoso. Para opciones asequibles, considere explorar los precios de Scanlily.

Las anteriores son características importantes a considerar al elegir un sistema de gestión de equipos. El sistema ideal debe cumplir con sus requisitos organizacionales y contribuir a la eficiencia y efectividad de sus operaciones de gestión de equipos. Busque un sistema como Scanlily que integre automatización, visibilidad en tiempo real, facilidad de uso y simplicidad, mostrando las cualidades de una solución moderna de gestión de equipos. 

Desarrollar un plan robusto de recuperación ante desastres

Tenga un plan bien preparado para emergencias y eventos inesperados que puedan afectar la disponibilidad del equipo. Su plan de recuperación ante desastres variará según el equipo específico que gestione, pero normalmente incluye secciones como: 

1. Procedimientos de Recuperación de Equipos: Describe los pasos para reparar o reemplazar maquinaria crítica después de una interrupción.
2. Planes de Continuidad Operacional: Estrategias para mantener o reanudar rápidamente las operaciones clave utilizando recursos o métodos alternativos.
3. Contactos de Proveedores y Servicios: Una lista preparada de contactos esenciales para reparaciones rápidas, reemplazos o soporte técnico.
4. Seguridad del Empleado y Asignación de Roles: Procedimientos que garantizan la seguridad del personal y una clara distribución de roles durante las operaciones de recuperación.
5. Estrategias de Comunicación: Métodos definidos para informar al personal y a las partes interesadas sobre las interrupciones y el progreso de la recuperación.

Personalice cada sección para satisfacer las necesidades específicas de su organización, permitiendo una respuesta rápida y efectiva a las emergencias relacionadas con el equipo.

Organice sus espacios

Comience por determinar las ubicaciones donde se guarda su equipo. Asigne nombres a varias

áreas como habitaciones, estantes y contenedores. Estas áreas designadas servirán como las 'Ubicaciones' y 'Contenedores' para su inventario de equipos en Scanlily. La flexibilidad del software al permitir 'contenedores dentro de contenedores' simplifica la gestión de múltiples niveles de jerarquía. 

Clasifique su equipo 

Clasifique eficientemente su equipo y activos para una fácil recuperación en el futuro. Por ejemplo, podría clasificar algunos artículos como 'Equipo de TI' y otros como 'Mobiliario'. Scanlily mejora este proceso al permitirle definir 'Tipos de Artículo' con atributos compartidos. Por ejemplo, el tipo de artículo 'Computadora' podría incluir campos específicos como 'Sistema Operativo' y 'Dirección IP', mientras que un tipo de artículo 'Vehículo' podría incluir 'Modelo' y 'Kilometraje'. Este enfoque personalizado simplifica la entrada de datos porque los usuarios solo ven los campos pertinentes al tipo de artículo que se está agregando. Sin embargo, a diferencia de otros sistemas, el uso de tipos de artículo evita el trabajo adicional de personalizar individualmente las listas de campos por artículo. De manera similar, estandariza y simplifica la presentación de informes.

2. Implementación del Sistema e Inventario 

Pasando a la fase de implementación e inventario, un sistema como Scanlily agiliza este proceso, haciéndolo eficiente y sencillo. A continuación se describen los pasos para configurar el sistema de gestión de equipos y comenzar a realizar el inventario. 

Implementar el software de gestión de activos y comenzar a inventariar

Con un sistema SaaS de próxima generación como Scanlily, el trabajo de preparación es mínimo. Simplemente compre pegatinas QR, descargue la aplicación móvil gratuita y comience a adjuntar las pegatinas a los artículos para escanearlos en su inventario. A medida que avanza, ingrese detalles como Ubicación, Contenedor, Tipo de Artículo y otra información de campo relevante. Para equipos con códigos UPC o EAN, Scanlily acelera el proceso al permitirle escanear el código de barras para completar automáticamente descripciones, imágenes y otros detalles del producto desde una base de datos de más de 500 millones de productos. 

Adapte los derechos de acceso a medida que añade usuarios

La adición de usuarios se puede realizar simultáneamente con el inventario. Este paso implica agrupar a los usuarios y asignarles los permisos adecuados para el acceso a los artículos y las reservas. Este enfoque garantiza que los usuarios solo puedan acceder a los equipos y funciones pertinentes a sus roles, preservando así la integridad y eficiencia del sistema. Scanlily hace que este proceso sea intuitivo al otorgar derechos de acceso basados en la categoría del artículo. A diferencia de otros sistemas que requieren una asignación continua de permisos para cada nuevo artículo, el método de Scanlily permite que los nuevos artículos dentro de una categoría hereden automáticamente los permisos de acceso preestablecidos. Del mismo modo, los nuevos usuarios en un grupo designado recibirán derechos de acceso correspondientes a ese grupo. 

Configurar el sistema de reservas y realizar la capacitación

La mayoría de los sistemas de gestión de equipos integran varios modos de reserva en una única interfaz de usuario, lo que podría requerir capacitación adicional para sus usuarios. Planifique dedicar tiempo adecuado a esta capacitación. Scanlily simplifica este aspecto al permitirle seleccionar el modo más adecuado para las necesidades de su negocio, reduciendo la necesidad de capacitación del usuario. 

Implementar marcas de activos

Un sistema de gestión de activos empresariales, como Scanlily, permite establecer marcas para indicar el estado del artículo (por ejemplo, “Roto” y “Necesita Mantenimiento”).  Seleccione los valores de marca que desea mostrar y configure las alertas; por ejemplo, reciba una alerta cuando un artículo esté marcado como roto. 

Desarrollar un inventario de piezas de repuesto

Mantenga un stock de piezas de repuesto esenciales para abordar rápidamente las reparaciones y reducir el tiempo de inactividad. En Scanlily, puede usar la función Cantidad + / - para ajustar los niveles de stock. Además, la función de Alerta de Cantidad de Scanlily puede notificarle cuando los niveles de stock caen por debajo de los umbrales especificados.

Implementar técnicas de prevención de robos y pérdidas 

Fomente la devolución de artículos perdidos añadiendo pegatinas QR “Escanear si se encuentra” a los artículos. Las funciones de control de acceso de Scanlily aseguran aún más su equipo al restringir el acceso al personal autorizado, proporcionando una salvaguarda adicional contra reservas no autorizadas, particularmente para artículos de alto valor.

3. Uso, Mantenimiento y Capacitación Continuos del Sistema de Gestión de Equipos 

A medida que profundizamos en la gestión, el mantenimiento y la capacitación continuos, el enfoque está en aprovechar al máximo las capacidades de su sistema de gestión de equipos. La interacción regular con el sistema, particularmente con el panel de control, es una práctica simple pero efectiva. Los siguientes son pasos proactivos para mantener su inventario de equipos. Un sistema competente como Scanlily también permite un enfoque más reactivo al enviar alertas para necesidades de mantenimiento o devoluciones atrasadas, reduciendo la necesidad de vigilancia constante.

Revisar el Panel de Control diariamente

Los sistemas de gestión de activos empresariales cuentan con paneles de control fáciles de usar con indicadores clave para las comprobaciones diarias. Estos ayudan a evaluar el estado general de su equipo y a decidir las acciones necesarias. Con Scanlily, por ejemplo, utilice la función de mapa para localizar sus artículos fácilmente. 

Registrar costos e informes de mantenimiento relacionados con los artículos 

Realice un seguimiento no solo de los costos originales de su equipo, sino que también simplifique la recopilación de registros continuos de costos y mantenimiento utilizando su sistema de gestión. Scanlily agiliza este proceso con su función de Adjuntos. Simplemente tome una foto del recibo original del artículo o de los recibos de mantenimiento/reparación y adjúntelos al registro del artículo. Este método garantiza un fácil acceso a los recibos para devoluciones. Además, todos los demás documentos de mantenimiento son accesibles y tienen marca de tiempo para futuras referencias.

Aprovechar los informes y la hoja de cálculo en línea para la gestión de inventario

Un sistema de gestión de activos empresariales como Scanlily y sus homólogos tienen características de informes robustas y flexibles. Aprovecharlas de forma continua para una variedad de propósitos es clave para el éxito en la gestión de equipos. Además, la función de hoja de cálculo en línea de Scanlily añade la eficiencia de la capacidad combinada de informes y cambios. Esta doble funcionalidad agiliza el proceso de mantener sus datos de inventario precisos y actualizados.

Realizar mantenimiento e inspecciones regulares 

Asegure que todo el equipo se someta a mantenimiento e inspecciones de rutina para prevenir averías y extender su vida útil .  Puede designar campos personalizados para los tipos de artículo que se mantienen para indicar el estado de mantenimiento.  Alternativamente, y quizás de manera más eficiente, puede tomar una foto e imprimir un informe de inspección o adjuntar un PDF al artículo utilizando la función de Adjuntos de Scanlily. 

Proporcione capacitación continua para el uso del equipo

Ofrezca capacitación al personal sobre el uso correcto y los procedimientos de seguridad del equipo.  En Scanlily, debido a que las etiquetas QR también son URL, pueden adherirse al equipo y los usuarios pueden escanearlas para obtener materiales de capacitación y videos utilizando un dispositivo móvil, incluso sin el uso de una aplicación.

Mantenga estrategias continuas de prevención de pérdidas

Implemente un protocolo donde el personal escanee los artículos cada vez que se mueven a una nueva ubicación, permitiendo rastrearlos en un mapa. Esto ayuda a monitorear el paradero de los activos. Además, la implementación de un acuerdo de reserva y una página de firma a través de Scanlily puede fomentar un sentido de responsabilidad en los prestatarios, incentivando un mejor cuidado de los artículos.

4. Revisión del Rendimiento y Mejora Continua 

En esta fase, el objetivo es convertir los datos recopilados de su sistema de gestión de equipos en información útil para su organización. 

Gestione los costos del equipo de manera efectiva

Utilice los informes de gestión de activos para monitorear y controlar los gastos relacionados con la compra, mantenimiento y operación del equipo.  Utilice el sistema para referenciar no solo el costo original del equipo, sino también los costos de mantenimiento.  Con los avances en IA, espere más automatización en estos informes, mejorando la eficiencia. El análisis regular de estos informes puede identificar áreas potenciales para la reducción de costos, revelando patrones de gasto y ayudando en la asignación informada de recursos.

Priorice las actualizaciones de equipos basándose en los datos de uso 

Priorizar las actualizaciones de equipos basándose en los datos de uso es un enfoque impulsado por datos para mantener un inventario eficiente. Al evaluar los datos de rendimiento del equipo, puede identificar qué artículos se utilizan con mayor frecuencia, cuáles están llegando al final de su vida útil y cuáles podrían requerir actualizaciones o reemplazos. Este enfoque asegura que la inversión en nuevos equipos se realice estratégicamente, centrándose en áreas que aportarán el mayor valor a sus operaciones. Los informes detallados de uso de Scanlily pueden ser fundamentales en este proceso, proporcionando los datos necesarios para tomar decisiones bien informadas. 

Utilice el Historial del artículo

Aproveche la función de registro de Historial de Scanlily para informarse y aprender de los patrones de uso y las ubicaciones. Esta función le permite rastrear dónde ha estado un artículo y cuándo se ha actualizado. Estos datos históricos pueden ayudar a predecir futuras necesidades de equipo e identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.

Realice auditorías regulares

Evalúe regularmente sus prácticas de gestión de equipos para descubrir áreas de mejora. Las auditorías periódicas son clave para mantener un sistema de gestión eficaz y eficiente, asegurando que todos los procesos estén optimizados y alineados con los objetivos organizacionales.

Fomente un entorno colaborativo para la retroalimentación 

Cree una cultura donde la retroalimentación de varios miembros del equipo se utilice para refinar las estrategias de gestión de equipos.  Agregue campos a los tipos de artículo seleccionados para este propósito. Emplee las funciones de control de acceso de usuarios de Scanlily para facilitar la gestión colaborativa de equipos y la recopilación de retroalimentación de una manera que no comprometa los datos.

5. Conclusión - Mejores Prácticas en la Gestión de Equipos

Esta guía ha cubierto pasos clave: desde la planificación inicial hasta la gestión continua, el mantenimiento y la mejora estratégica, destacando la utilidad de un enfoque estructurado y basado en la tecnología.

Hoy en día, independientemente de si su puesto de trabajo es 'Gerente de Equipo', tiene la oportunidad de mejorar significativamente sus capacidades de gestión de equipos. Al adoptar estas estrategias, su enfoque de gestión de equipos puede reforzar sus objetivos organizacionales. Con Scanlily, obtiene acceso a una herramienta fácil de usar y rentable que apoya cada fase de este proceso, simplificando y mejorando las tareas de gestión de equipos.