Mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) se refiere a los departamentos y tareas que respaldan la provisión de productos o servicios de una empresa. Si bien no participan en la creación del bien o servicio, las acciones de MRO son cruciales para la rentabilidad y la eficiencia. Comprenden muchas disciplinas, incluido el mantenimiento, la gestión de instalaciones, el almacenamiento y la limpieza.
Herramientas, repuestos, consumibles, equipos de protección, muebles, equipos de oficina y papelería son parte del inventario requerido para respaldar las funciones de MRO. Si bien el inventario de producción recibe considerable atención, los artículos de MRO a menudo reciben poca atención a pesar de comprender el 40 % del presupuesto anual de adquisiciones de una empresa. Dada la criticidad de la función de MRO, la gestión inadecuada del inventario de MRO corre el riesgo de paradas de producción, reducción de la calidad del servicio, accidentes, incumplimientos normativos, reducción de ingresos y desperdicio de capital.
Una sólida gestión del inventario de MRO junto con la tecnología agrega ganancias significativas a las ganancias de una empresa al tiempo que gestiona mejor el uso y la asignación del capital. Aquí hay seis áreas críticas para el enfoque de la gestión.
1. Eficiencia del inventario y gestión de riesgos
Imagine que es un productor de cine en el lugar, y los activos clave como un accesorio personalizado o un equipo de cámara especializado no están disponibles. Su producción se detiene, su tasa de consumo de presupuesto aumenta y se enfrenta al espectro de las tarifas de penalización.
O tal vez usted es un fabricante de equipos en parálisis de producción debido a una falla crítica de la maquinaria. El repuesto requerido no está disponible y se enfrenta a costos inflados por el abastecimiento acelerado más los daños liquidados por violar su acuerdo de nivel de servicio con un proveedor clave.
Agotamientos de existencias (eventos de falta de existencias) ocurren cuando el artículo que necesita no está disponible, ya sea debido a un punto de reorden mal diseñado, un mantenimiento de registros deficiente u otro departamento que lo tenga. Si bien muchas empresas intentan evitar el desabastecimiento manteniendo un exceso de inventario, esto solo retrasa lo inevitable, inmoviliza el capital innecesariamente y fomenta el deterioro, el robo y la obsolescencia.
La gestión eficiente del inventario requiere comprender la criticidad de un artículo para la prestación de servicios o productos. Debe conocer la frecuencia de uso de cada artículo y el plazo de entrega del pedido o el tiempo que se tarda en recibir un artículo después de realizar un pedido. Tal conocimiento proviene de datos en servicio.
El método más simple para capturar y rastrear los datos de uso es aplicando un código QR o un código de barras al contenedor o la ubicación de las existencias. Escanee el código con un dispositivo móvil cada vez que se retire un artículo, y el software basado en la nube actualiza los números de existencias mientras captura la hora, la fecha y la persona que solicita el artículo. Cuando los niveles de existencias alcanzan los límites preestablecidos, se envía una alerta de reorden para activar una orden de compra al proveedor.
Con el tiempo, el uso acumulado revela una gran cantidad de información, incluida la frecuencia de uso, la demanda estacional y los plazos de entrega del proveedor para la entrega. Lo mejor de todo es que evita que lo atrapen sin un componente crítico.
Sin embargo, la funcionalidad y los beneficios son más profundos. Los sistemas modernos basados en códigos QR utilizan lógica anidada, lo que permite al personal del almacén ensamblar varios artículos necesarios para una tarea bajo un número de kit. El kitting de repuestos se refiere a la agrupación de varios componentes necesarios para completar un trabajo específico. Los sistemas de inventario aún rastrean cada artículo individualmente, pero al escanear y retirar el kit con código QR, el personal de MRO sabe que está recibiendo todos los artículos necesarios para un trabajo sin buscar cada artículo o sufrir desabastecimiento. Es un beneficio rentable y eficiente en tiempo de la gestión de inventario rastreada por QR.
2. Gestión de proveedores
¿Con qué frecuencia supervisa a los proveedores de su inventario de MRO? ¿Compara varios proveedores para comprender si un producto dura más, funciona mejor o es más barato que otro? ¿Cuál es el plazo de entrega para el suministro cuando se envía una orden de compra?
Los tiempos de reabastecimiento más largos significan mayores inventarios y mayores costos de mantenimiento. Una vida útil más corta del producto significa mayores costos de reabastecimiento. ¿Puede consolidar productos y proveedores para obtener descuentos por volumen de un proveedor?
Puede gestionar estos problemas y más cuando realiza un seguimiento de su inventario de MRO. Los sistemas contemporáneos de gestión de activos capturan las frecuencias de uso, los tiempos de reorden y los plazos de entrega de los proveedores en informes o una base de datos. Estos datos se pueden generar en hojas de cálculo para su revisión y análisis o cotejarse con los datos de compra para obtener información valiosa sobre qué tan bien sus proveedores le están prestando servicios.
Cuando se sienta cada año para revisar el acuerdo de nivel de servicio (SLA) de un proveedor, puede ser difícil respaldar su posición de negociación sin evidencia. Con informes u hojas de cálculo que muestren el desempeño de los últimos 12 meses, tendrá datos empíricos a los que referirse en lugar de subjetividad y emoción. Un sistema simple de gestión de activos le permite organizar y rastrear el desempeño de los proveedores, eliminar a los de bajo rendimiento y asociarse con organizaciones de ideas afines, reduciendo puntos porcentuales de sus costos operativos mientras libera capital y espacio.
3. Gestión eficiente del capital
Las organizaciones son buenas para rastrear el inventario de producción, el trabajo en progreso y las existencias terminadas, pero a menudo son menos diligentes con el inventario de MRO. Sin embargo, debido a que el inventario de MRO puede representar entre una cuarta parte y la mitad de los costos anuales de adquisición, las empresas dejan mucho dinero sobre la mesa al ignorar el inventario de MRO. Los activos inactivos, excesivos, dañados, obsoletos o incorrectos inmovilizan el capital invertido sin proporcionar un retorno.
Cuando los recursos financieros de una empresa se invierten en inventario que no genera ingresos ni ganancias, se dice que tiene un alto "costo de mantenimiento de inventario". Estos costos incluyen almacenamiento, seguro, depreciación y costos de oportunidad. Reducen la liquidez de la empresa y potencialmente impactan la capacidad de la empresa para invertir en otras áreas del negocio. Los altos costos de mantenimiento de inventario pueden afectar significativamente la salud financiera de una empresa al reducir el flujo de caja y la rentabilidad.
Un sistema simple de gestión de activos basado en códigos QR reduce significativamente el exceso de inventario de seis maneras al proporcionar una visibilidad mejorada, un seguimiento preciso y una gestión eficiente de los activos:
Seguimiento de inventario en tiempo real
Los códigos QR almacenan información detallada sobre cada artículo en el inventario, incluida su descripción, ubicación, cantidad y estado. Escanear códigos QR con teléfonos inteligentes o tabletas permite un seguimiento casi en tiempo real de los niveles de inventario, lo que permite un conocimiento inmediato de los niveles de existencias.
Precisión mejorada
El seguimiento manual del inventario es propenso a errores, lo que lleva a un exceso de existencias o desabastecimiento. Un sistema de código QR automatiza el seguimiento, reduce los errores humanos y garantiza registros de inventario óptimos y precisos.
Auditorías de inventario eficientes
Las auditorías de inventario periódicas son cruciales para identificar existencias dañadas, inactivas o en exceso. Las auditorías del sistema de códigos QR son rápidas y eficientes, con la información necesaria fácilmente accesible escaneando los códigos e identificando los artículos sobrestockados o inactivos.
Mejor planificación y previsión del inventario
Un sistema de códigos QR puede mejorar la previsión y la planificación al proporcionar informes detallados sobre los patrones de uso del inventario. Las empresas pueden analizar estos datos para identificar tendencias, predecir las necesidades futuras de inventario y ajustar las adquisiciones para reducir la probabilidad de sobrestock.
Reducción de residuos y ahorro de costes
Una gestión precisa del inventario reduce el desperdicio por deterioro, obsolescencia o daños debidos al almacenamiento prolongado. Al mantener los niveles de inventario alineados con la demanda real, las empresas evitan costes de almacenamiento innecesarios y reducen el capital inmovilizado.
Operaciones optimizadas
La integración de los sistemas de códigos QR con los sistemas ERP o de gestión de la cadena de suministro agiliza las operaciones, mejora los procesos de cumplimiento de pedidos y aumenta la satisfacción de los empleados y los clientes al garantizar que los productos estén disponibles cuando sea necesario.
4. Trazabilidad mediante geolocalización
Una empresa que opera en múltiples ubicaciones o con activos que se mueven entre departamentos, edificios o estados puede optimizar la asignación de activos mediante el seguimiento de la geolocalización. El personal puede retirar artículos de un departamento y recibirlos en otro para reducir en gran medida los casos de equipos perdidos o extraviados. El monitoreo del movimiento de activos proporciona información sobre los patrones de utilización, garantiza que los activos estén en el lugar correcto en el momento correcto y mejora la eficiencia operativa.
Los equipos que se mueven con regularidad a menudo requieren servicios y mantenimiento adicionales. Con las capacidades de seguimiento, el sistema de gestión de activos puede alertar al gerente correspondiente cuando el equipo alcanza un umbral de uso que requiere mantenimiento. Este enfoque proactivo puede extender la vida útil de los activos, reducir el tiempo de inactividad debido a fallas del equipo y ahorrar costes asociados con reparaciones o reemplazos urgentes. Además, al conocer la ubicación exacta del equipo, los equipos de mantenimiento pueden ser enviados de manera más eficiente, reduciendo el tiempo de inactividad y las interrupciones operativas.
5. Calibración y capacidad de servicio
La mayoría de las industrias tienen equipos que necesitan pruebas y calibración regulares. Por ejemplo, las regulaciones requieren la calibración de básculas en locales de alimentos o llaves dinamométricas en la fabricación de aeronaves, o los estándares de calidad exigen la prueba de lentes de cámaras de producción de películas para determinar la nitidez, la distorsión y la aberración cromática.
El incumplimiento de estas normas puede tener graves consecuencias. Observe el derrame de petróleo de Deepwater Horizon en el Golfo de México en 2010, donde las investigaciones destacaron las pruebas inadecuadas del preventor de reventones (BOP) diseñado para evitar la liberación incontrolada de petróleo crudo. El gobierno federal de los Estados Unidos suspendió a BP de nuevos contratos, y la compañía incurrió en más de $65 mil millones en costes relacionados con los esfuerzos de limpieza, multas y compensación por daños económicos.
Si bien el ejemplo es extremo, las repercusiones para las pequeñas y medianas empresas que no prueban o calibran pueden ser graves, incluido el cierre temporal por parte de los reguladores, la pérdida de clientes o reputación, el fallo de productos o servicios y la reducción de las ganancias.
Un sistema simple de gestión y seguimiento de activos elimina el riesgo de incumplimiento. Ilustremos el punto utilizando el teodolito de un topógrafo y el sistema de gestión de activos Scanlily. Al emitirle al teodolito su propio código QR, cualquier persona de la empresa puede encontrar quién lo está utilizando, su ubicación, marca, número de modelo y todos los datos de soporte cargados, incluidos los manuales de instrucciones o los catálogos de piezas ilustrados.
La funcionalidad de Scanlily permite configurar alertas o marcas para eventos significativos. El gerente de equipo puede configurar una alerta una semana antes de la calibración para marcar la necesidad de que el teodolito sea recuperado, embalado y enviado al laboratorio de pruebas.
La funcionalidad adicional del sistema Scanlily permite a los empleados reservar equipos, retirarlos y volver a registrarlos una vez que hayan terminado de usarlos. Este sistema de reservas permite al gerente de equipo reservar el teodolito durante la duración prevista del proceso de calibración, lo que hace que no esté disponible para su uso por otros y evita el uso de equipos no conformes o inseguros.
Una vez que se devuelve el teodolito calibrado, el gerente de equipo puede adjuntar el certificado de calibración y la tarjeta de desviación a su registro QR. Luego, liberarán el artículo de nuevo en el grupo de equipos, lo que permitirá que el equipo de topografía lo reserve y lo retire, seguro sabiendo que el equipo cumple con las normas reglamentarias y de calidad.
6. HSEQ
El enfoque de una empresa en la salud, la seguridad, la calidad y el medio ambiente está diseñado para proteger a sus empleados y clientes, al tiempo que minimiza los impactos ambientales y mantiene la calidad de sus productos o servicios. Este enfoque incluye la miríada de lubricantes, productos de limpieza y fluidos de producción utilizados en los lugares de trabajo. Su identificación, manipulación y eliminación incorrectas pueden tener implicaciones de gran alcance.
Salud
- La identificación errónea de productos químicos peligrosos puede exponer a los empleados a sustancias peligrosas sin el equipo de protección personal (EPP) adecuado, lo que puede provocar problemas de salud agudos o crónicos.
- El uso incorrecto de productos químicos podría provocar intoxicación (si se ingieren) o quemaduras químicas en la piel o los ojos.
- La inhalación de vapores de productos químicos identificados incorrectamente puede causar problemas respiratorios, incluido asma o neumonitis química.
Seguridad
- La mezcla incorrecta de fluidos o productos de limpieza aumenta el riesgo de accidentes como incendios, explosiones o derrames químicos.
- La identificación errónea puede retrasar las respuestas de emergencia, ya que es posible que los primeros en responder no conozcan de inmediato los procedimientos o antídotos correctos para la exposición a productos químicos identificados erróneamente.
Medio ambiente
- La eliminación inapropiada de productos químicos identificados erróneamente puede contaminar el suelo, el agua o el aire.
- La contaminación ambiental por sustancias tóxicas puede dañar la vida silvestre y los ecosistemas locales, incluso entrando en la cadena alimentaria o en las fuentes de agua.
Calidad
- El uso incorrecto de fluidos de producción o productos de limpieza puede contaminar los productos fabricados, lo que puede provocar problemas de calidad y posibles retiradas.
- Los productos químicos identificados erróneamente que no son apropiados para determinada maquinaria pueden corroer o dañar el equipo, lo que provoca un tiempo de inactividad operativa.
- Las normas y reglamentos de control de calidad a menudo especifican sustancias particulares para los procesos de producción o limpieza. La identificación errónea puede resultar en incumplimiento, problemas legales y pérdida de certificaciones.
Por estas y muchas otras razones, las organizaciones implementan sistemas rigurosos de gestión de HSEQ que incluyen el etiquetado, la capacitación y los procedimientos adecuados para manipular y almacenar todos los productos químicos y materiales de producción para mitigar los daños personales, los costes financieros y los daños a la reputación que puedan surgir de las infracciones.
Gestionar el cumplimiento es una tarea gigantesca, pero se facilita mediante el uso de un sistema simple de gestión de activos. Aquí hay tres ejemplos:
1) Identificación y especificación correctas
Los sistemas modernos de gestión de activos impulsados por códigos QR o de barras utilizan los códigos universales de productos (UPC) adjuntos a la mayoría de los productos para recuperar información importante sobre un artículo. Las industrias automotriz, manufacturera, de procesamiento químico y de atención médica utilizan el escaneo de UPC.
El sistema recupera directamente la información específica del producto de una base de datos, eliminando el riesgo de error humano en la entrada o selección manual. La información incluye información específica del producto, incluida la composición del fluido, el uso previsto, la compatibilidad con otras sustancias o materiales y las hojas de datos de seguridad (SDS).
2) Acciones prohibidas
El escaneo de UPC es una herramienta eficaz para prevenir acciones prohibidas o proscritas. El escaneo de códigos de productos químicos o materiales peligrosos proporciona información de manejo y seguridad, lo que garantiza que los empleados sigan los protocolos de seguridad adecuados y ayuda a prevenir accidentes o riesgos para la salud. En entornos de reciclaje o eliminación de residuos, el escaneo de UPC puede identificar productos y materiales que requieren métodos especiales de manejo o eliminación, lo que evita una eliminación inadecuada que podría dañar el medio ambiente.
3) Control de defectos
El sistema de cuarentena para el inventario entrante es un proceso crítico de la cadena de suministro y la gestión de inventario. Garantiza que los materiales, componentes o productos que llegan a una instalación no se liberen para su uso o distribución hasta que se inspeccionen según los estándares de calidad, seguridad y cumplimiento especificados. Un sistema de gestión de activos rastrea el inventario entrante, y el personal del almacén utiliza su dispositivo móvil para escanear y recibir los bienes en cuarentena para su evaluación.
Mientras están en cuarentena, los bienes se reservan y no están disponibles para su requisición o uso. Después de una inspección exitosa y una revisión de la documentación, el personal del almacén libera los bienes al inventario general para que el personal de la organización pueda acceder a ellos. Del mismo modo, los empleados pueden utilizar el sistema de cuarentena para cualquier producto o herramienta de uso general que pueda estar dañado o sospechoso; colocar el artículo en cuarentena lo retira del uso, lo que permite al personal revisar el artículo y determinar los siguientes pasos.
7. Reflexiones finales sobre la gestión del inventario MRO
Podemos rastrear los sistemas de gestión de activos hasta las civilizaciones antiguas, que es donde muchas empresas permanecen con sus sistemas de gestión de activos heredados, utilizando tecnología de escritorio antigua impulsada por servidores centralizados. En Scanlily, hemos cambiado eso. Hemos diseñado un sistema de gestión de activos simple, competitivo en costos y contemporáneo basado en códigos QR que aprovecha la siguiente tecnología:
- Bases de datos y servicios basados en la nube que almacenan y gestionan sus datos para permitir un acceso escalable, seguro y remoto a la información de los activos, en cualquier lugar y en cualquier momento.
- La tecnología móvil permite el escaneo sobre la marcha de códigos QR, ofreciendo interfaces fáciles de usar utilizando los sistemas operativos y plataformas móviles preferidos por los clientes.
- Los datos de GPS se integran con los códigos QR para permitir el seguimiento de la ubicación de los activos en tiempo real, lo que mejora la visibilidad de los activos en diferentes sitios o instalaciones.
- Funcionalidad de informes y hojas de cálculo, incluida la capacidad de exportación para interactuar con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de relaciones con los clientes (CRM), sincronizando los datos de los activos en todos los sistemas de la organización.
- Gestión de mantenimiento y flujo de trabajo para automatizar alertas de mantenimiento, reserva de activos, check-out, check-in, órdenes de trabajo y flujos de trabajo operativos basados en el estado de los activos o los datos de uso.
- Herramientas de análisis de datos e informes para procesar y visualizar los datos de los activos, identificar tendencias, optimizar la utilización de los activos y tomar decisiones basadas en datos.
La naturaleza dinámica de los negocios modernos exige tecnologías móviles modernas para informar las decisiones de gestión que mejorarán drásticamente la satisfacción del cliente, los márgenes operativos, el tiempo de actividad de los equipos y la calidad del producto o servicio.
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