Dé seguimiento de equipos escolares compartidos: Un sistema de regreso a clases más inteligente
La temporada de regreso a clases tiene muchas partes móviles. Las computadoras portátiles van a casa en las mochilas, los proyectores viajan entre las aulas, los estudiantes retiran cámaras para sus proyectos y los profesores se pasan los equipos de laboratorio y STEM entre departamentos.
Saber qué equipos posee su escuela es solo la mitad de la batalla. Estos activos se mueven, por lo que también necesita saber dónde están, quién los tiene, si están disponibles, su estado y más. Las hojas de cálculo y los procesos de retiro en papel simplemente no pueden seguir el ritmo de lo que sucede en el día a día.
Ahí es donde el software de gestión de activos puede ayudar. Con el sistema de seguimiento de equipos adecuado, las escuelas pueden vincular los artículos físicos con registros digitales que son fáciles de acceder y actualizar durante todo el año. Descubra por qué el seguimiento de equipos compartidos es tan complicado y cómo la configuración adecuada marca la diferencia.
Por qué es tan difícil realizar el seguimiento de los equipos escolares compartidos
Las escuelas tienen cientos de activos distribuidos en aulas, bibliotecas y áreas de almacenamiento. Es aún más difícil controlar su inventario una vez que comienza el año escolar y los artículos cambian de manos.
Independientemente de cuántos activos controle, el seguimiento de los equipos compartidos es difícil por varias razones:
- El equipo está en constante movimiento: El cuarenta y seis por ciento de los estudiantes se llevan a casa los dispositivos proporcionados por la escuela, y eso son solo los dispositivos de los estudiantes. Los proyectores, cargadores, micrófonos, kits de STEM, equipos de laboratorio y herramientas de mantenimiento pueden moverse por todo un edificio o incluso entre campus.
- Varios departamentos necesitan el mismo activo: No todos los equipos pertenecen exclusivamente a un aula o departamento. Una cámara puede ser utilizada por el personal del anuario un día y por el equipo de comunicaciones al siguiente. Las escuelas necesitan una forma de ver qué está disponible, dónde está un artículo y si alguien ya lo está usando.
- Los registros de retiro están desactualizados: Las hojas de firmas en papel y las hojas de cálculo solo funcionan cuando se actualizan y se sabe dónde están. Pero eso es mucho pedir durante un día escolar ajetreado. Alguien puede tomar un cargador de computadora portátil sin registrar su salida o mover un equipo a otra aula sin actualizar su ubicación. Sin una solución de seguimiento mejor y centralizada, sus registros de inventario serán definitivamente poco confiables.
La gestión de activos con códigos QR facilita el año escolar
El software de seguimiento de activos no debería crear otra tarea administrativa para los profesores y el personal. Un sistema de inventario con códigos QR diseñado para dispositivos móviles como Scanlily vincula cada activo físico a un registro digital al que el personal puede acceder escaneando el código QR del activo.
Esa es una gran ventaja durante el ajetreado año escolar, lo que le ayuda a:
- Saber quién tiene el equipo: En una auditoría de un distrito escolar de Nueva York, el 23% de una muestra de 100 dispositivos no estaba debidamente contabilizado. Pero el seguimiento de artículos ofrece a las escuelas un registro más claro de quién tiene el equipo compartido y dónde se supone que debe estar. Con Scanlily, el personal puede escanear el código QR adherido a un artículo para acceder a su registro y actualizar la información desde un teléfono.
- Hacer el inventario con una foto o un video: El mayor obstáculo para cambiar a un software de gestión de inventario es introducir todo en el nuevo sistema. Afortunadamente, Scanlily agiliza las cosas con el reconocimiento de imágenes y videos por IA. Una sola foto o un video corto pueden incluso catalogar varios artículos, que Scanlily identifica individualmente.
- Encontrar equipos más rápido: Con la gestión de activos mediante códigos QR, cada artículo obtiene un registro con su usuario asignado, ubicación, categoría y fotos. Scanlily también ofrece búsqueda visual y en lenguaje natural, por lo que el personal no necesita saber el nombre exacto del activo o el número de identificación para encontrar lo que busca.
- Evitar la doble reserva: Las herramientas de reserva basadas en calendario de Scanlily permiten a los equipos reservar activos compartidos con anticipación. Los profesores y el personal pueden ver cuándo está disponible el equipo antes de planificar en función de ello, lo que ayuda a evitar que dos clases esperen usar la misma cámara, proyector, kit de STEM u otro recurso compartido al mismo tiempo.
Cómo funciona el seguimiento de equipos con códigos QR en las escuelas
Un sistema de códigos QR para inventario ofrece a las escuelas una forma sencilla de conectar el equipo físico con la información necesaria para gestionarlo. En lugar de volver a una hoja de cálculo cada vez que algo cambia, puede gestionar el equipo en el momento.
Aun así, adoptar un nuevo proceso puede resultar abrumador. A continuación, se detalla cómo las escuelas pueden adoptar sin problemas el seguimiento de inventario impulsado por IA y códigos QR.
1. Decidir qué rastrear
No es necesario asignar una identificación de seguimiento o un código QR a cada activo de su escuela. En su lugar, priorice los dispositivos que sean:
- Compartidos
- Valiosos
- Se mueven con frecuencia
- Difíciles de reemplazar
Dependiendo de su escuela, eso podría incluir:
- Computadoras, Chromebooks o tabletas
- Equipos audiovisuales
- Equipos de robótica y STEM
- Instrumentos musicales
- Equipos deportivos y de educación física
- Equipos de mantenimiento
2. Agregar cada artículo a su inventario
Comience por crear un registro digital para cada activo que desee rastrear. Con Scanlily, puede utilizar ya sea códigos QR o video y audio.
En lugar de requerir que el personal cree cada registro digital antes de etiquetar el equipo, pueden comenzar escaneando el código QR con un dispositivo móvil para agregar el artículo. La ventaja es que puede rastrear fácilmente artículos de alta gama, pero agregar una etiqueta QR a muchos artículos podría no ser práctico.
Es por eso que las escuelas también utilizan la IA de Scanlily para crear inventarios a partir de fotos o videos. Un miembro del personal graba un aula, laboratorio, armario de TI u otro espacio mientras describe el equipo en voz alta. Scanlily procesa el video y el audio y convierte lo que reconoce en registros de inventario utilizables, que incluyen imágenes de los artículos, cantidades, descripciones, categorías, colores, marcas y notas dictadas.
3. Escanear o buscar
Una vez que un artículo tiene un código QR, al escanearlo se abre su registro en línea. No es necesario buscar en una hoja de cálculo un número de activo ni volver a una computadora de escritorio solo para buscar algo. Las páginas vinculadas a códigos QR de Scanlily se pueden ver en un navegador, por lo que quien escanee el código no necesita descargar una aplicación simplemente para acceder a la página.
Los códigos QR tampoco son la única forma de encontrar algo. La búsqueda impulsada por IA de Scanlily permite a los usuarios buscar utilizando lenguaje natural o incluso tomando una foto de un objeto para encontrar artículos coincidentes. Esto es especialmente útil cuando alguien sabe qué está buscando, pero no su nombre exacto, categoría o número de activo.
4. Retirar y devolver
El uso de códigos QR para realizar el seguimiento del inventario también puede simplificar el retiro de equipos. El personal escanea el código de un artículo cuando se entrega y actualiza su registro para reflejar quién lo tiene.
Cuando la computadora portátil, la cámara, el proyector, la herramienta u otro activo regresa, su registro se puede actualizar nuevamente. Esto crea una cadena de responsabilidad mucho más clara que depender de una hoja de retiro en papel o esperar que todos se acuerden de actualizar una hoja de cálculo compartida.
Para los equipos que deben reservarse con anticipación, Scanlily también admite reservas basadas en calendario. Los profesores y el personal pueden planificar con anticipación el uso de los recursos compartidos para evitar conflictos de programación.
5. Agregar archivos multimedia
El registro de un equipo puede contener mucho más que el nombre de un artículo y un número de serie. Scanlily permite a los usuarios adjuntar archivos como fotos, videos, documentos, notas, clips de audio y recordatorios a artículos individuales.
Esto significa que:
- Un profesor podría fotografiar una tableta dañada antes de devolverla.
- Un empleado de TI podría adjuntar instrucciones de configuración a un proyector.
- El personal de mantenimiento podría agregar documentación de reparación o grabar una nota de audio después de inspeccionar un equipo.
Los adjuntos tienen marca de tiempo y están asociados con la persona que los agregó, lo que proporciona un contexto útil sobre un activo a lo largo de su vida útil.
6. Actualizar la información según sea necesario
El equipo no es estático, por lo que sus registros tampoco deberían serlo. Scanlily mantiene un registro de auditoría de toda la actividad, creando un historial de lo que le sucedió a un artículo y quién realizó los cambios.
Cuando un artículo se mueve de un aula a otra, el personal puede actualizar su ubicación. Si su estado cambia, pueden documentarlo. Si un dispositivo se está reparando, retirando, reasignando o devolviendo al almacenamiento, su estado puede cambiar junto con él.
Comience el año escolar sabiendo dónde está todo
El inicio del año escolar es el momento más fácil para poner en orden sus equipos, pero el verdadero beneficio se ve en los meses siguientes. Organizar y realizar un mejor seguimiento de sus computadoras portátiles, equipos audiovisuales y herramientas costosas le ayudará a mantener el control de los dispositivos esenciales que mantienen en funcionamiento su escuela.
Con Scanlily, las escuelas pueden utilizar códigos QR, reconocimiento de fotos y videos impulsado por IA, búsqueda inteligente, reservas, adjuntos e historiales de auditoría para crear un inventario que sea más fácil de generar y gestionar.
Organícese antes de las prisas del regreso a clases y mantenga esa visibilidad durante todo el año. Inicie su prueba gratuita con Scanlily.