Toujours en Train de Suivre les Actifs de l'Entreprise dans des Feuilles de Calcul ? Il Existe une Meilleure Solution

Votre entreprise dispose d'équipes qualifiées pour gérer presque tous les aspects de vos activités. Malgré cela, il y a de fortes chances que des employés de plusieurs départements suivent les actifs physiques dans des feuilles de calcul.

Les feuilles de calcul peuvent être une solution acceptable en cas de besoin. Mais lorsque plusieurs personnes utilisent le même équipement, que les actifs se déplacent entre différents emplacements, ou que plusieurs personnes ont besoin d'accéder à une même feuille de calcul, il est impossible de la maintenir à jour. Vous ne pouvez pas vous fier à ces données pour prendre des décisions concernant vos actifs.

Au lieu de cela, les équipes d'entreprise ont besoin d'un moyen d'enregistrer les mouvements d'actifs au fur et à mesure qu'ils se produisent. Non seulement cela donne à votre équipe une meilleure visibilité sur l'équipement dont elle a besoin pour faire son travail, mais cela vous donne également une vue plus claire de ce que vous possédez. Découvrez pourquoi les feuilles de calcul ne peuvent tout simplement pas répondre aux exigences des entreprises et comment adopter une méthode plus moderne pour suivre votre équipement le plus important.

Pourquoi le Suivi d'Entreprise Est Trop Complexe pour les Feuilles de Calcul

Les feuilles de calcul ne sont pas intrinsèquement mauvaises, mais elles nécessitent trop de travail pour rester à jour. À l'échelle de votre entreprise, le suivi des actifs dans des feuilles de calcul entraîne des problèmes tels que :

• Mises à jour manquées : Quelqu'un prend un équipement et a l'intention de mettre à jour la feuille de calcul plus tard, mais ne le fait jamais. Pendant ce temps, la feuille de calcul semble complète, mais ses données d'emplacement sont déjà erronées.
• Erreurs : Dans une étude, 94 % des feuilles de calcul analysées contenaient des erreurs. Les actifs se déplacent fréquemment, il y a donc de fortes chances que vos fichiers de suivi des actifs soient obsolètes et peu utiles.
• Responsabilité peu claire : Lorsque plusieurs personnes gèrent le même inventaire, qui met à jour un article après qu'il a changé de mains ? Si les départements conservent des copies distinctes, laquelle est à jour ?
• Processus complexes : Un employé se tenant dans une réserve doit trouver la bonne feuille de calcul, repérer la bonne ligne dans le fichier et savoir quels champs modifier. S'il ne peut pas modifier le fichier depuis son lieu de travail, il doit attendre pour effectuer les mises à jour – et c'est la porte ouverte aux données incorrectes.
• Problèmes d'autorisation : La personne qui manipule un actif dispose peut-être des informations les plus précises à son sujet, mais n'a pas nécessairement l'autorisation de modifier le fichier d'inventaire. Donner un accès large à tout le monde ne résout pas non plus ce problème, car cela comporte le risque que des personnes modifient des informations qu'elles ne devraient pas.

Ces inefficacités mineures dans le suivi par feuille de calcul se cumulent à l'échelle de votre entreprise. Le monde des affaires est compétitif, et ces problèmes apparemment mineurs peuvent entraîner des pertes d'actifs, une baisse de productivité et des dépenses plus élevées.

Travaillez Mieux Grâce aux Logiciels de Suivi des Actifs

Les feuilles de calcul conviennent parfaitement pour traiter des données financières, mais elles ne peuvent pas suivre le rythme du suivi des actifs. Lorsque vous devez savoir ce que vous possédez et où cela se trouve, un logiciel de suivi des actifs est indispensable.

Les outils de suivi des actifs vous offrent un espace pour enregistrer des informations sur les articles physiques et les mettre à jour facilement au fur et à mesure que les actifs changent de mains. Au lieu de consulter une feuille de calcul puis de chercher dans les e-mails pour obtenir les derniers détails, les employés peuvent ouvrir la fiche d'un article pour voir son emplacement, ses photos, ses notes et son historique.

Le plus grand avantage de l'utilisation d'un logiciel de suivi est de pouvoir effectuer des mises à jour au moment même où les employés gèrent l'équipement. En pratique, cela ressemble à :

• Un employé informatique peut enregistrer la remise d'un appareil au moment même où elle se produit.
• Un gestionnaire d'installations peut ajouter une photo d'un équipement endommagé avant de l'emprunter dans le système de réservation.
• Une équipe de production peut voir si un équipement partagé est disponible avant de le réserver pour un travail.

Vous n'avez pas non plus besoin d'appareils spéciaux pour le faire en déplacement. Scanlily est un système de suivi des actifs conçu d'abord pour le mobile qui permet à tout employé équipé d'un smartphone d'accéder aux informations dont il a besoin, quand il en a besoin. Votre équipe scanne un code QR pour ouvrir la fiche d'un article, ajouter des détails lorsqu'elle se trouve à côté de l'actif, et le rechercher plus tard.

6 Conseils pour Mettre en Place un Processus de Suivi des Actifs que les Équipes d'Entreprise Utiliseront

Demander à votre équipe de mettre à jour une feuille de calcul fastidieuse et potentiellement obsolète n'est pas pratique. Les équipes d'entreprise avancent vite et ont besoin de processus clairs qui favorisent une meilleure tenue des registres.

Passer à une solution de suivi des actifs est utile, mais seulement si votre processus sous-jacent permet un suivi efficace. Suivez ces conseils pour mettre en place un système de suivi efficace qui rassemble tous les actifs dans une vue unique.

1. Commencer par un Seul Cas d'Utilisation

Il n'est pas nécessaire de réorganiser le suivi des actifs de tous les départements en même temps. Choisissez plutôt un département ou un flux de travail où le manque de visibilité sur les actifs entraîne des retards. Commencer par un seul domaine vous donne l'occasion de résoudre les éventuels problèmes de vos processus de suivi avant de les déployer à l'échelle de l'entreprise.

Vous obtiendrez des résultats rapides plus facilement en commençant par :

• Les appareils informatiques partagés
• Les outils qui se déplacent entre les chantiers
• L'équipement attribué à des pièces dans une installation

À partir de là, décidez des champs de données que vous devez suivre pour ces actifs. Demandez aux personnes qui manipulent ces actifs ce qu'elles ont besoin de savoir : emplacement, utilisateur assigné, état, disponibilité ou autre chose. Choisissez ensuite les champs dont votre équipe a réellement besoin.

2. Mettre à Jour les Données Là Où se Trouvent les Actifs

Vos employés sont occupés. S'ils doivent attendre d'être de retour à leur bureau pour mettre à jour les registres d'inventaire, cela risque de ne pas se faire du tout. Au lieu de cela, assurez-vous que vos processus d'inventaire fonctionnent pendant que les employés empruntent ou retournent des articles.

Le flux de travail mobile et basé sur les codes QR de Scanlily permet aux utilisateurs de scanner un code pour afficher des informations et effectuer des mises à jour sur le terrain. Les employés peuvent également créer des fiches au fur et à mesure qu'ils ajoutent des articles, plutôt que de devoir réaliser un projet de saisie de données distinct. Pour les personnes qui ont seulement besoin de consulter une page QR partagée, Scanlily prend en charge l'accès par navigateur sans téléchargement d'application.

3. Associer les Fiches et l'Historique

Il est utile de savoir où se trouve un article, mais vous avez besoin de plus d'informations pour gérer efficacement les actifs. Votre processus de suivi des actifs doit associer des détails importants à la fiche de chaque article, notamment :

• L'historique de maintenance
• Le prix d'achat
• L'historique des retours et des emprunts
• Les instructions du fabricant ou la garantie
• Les photos de l'état

Ces points de données sont particulièrement utiles si les actifs changent fréquemment de mains ou si vous devez fournir des documents pour un audit. Scanlily permet aux utilisateurs d'associer des notes, des images, des fichiers audio et des documents aux articles, tandis que les pistes d'audit facilitent l'examen de l'activité.

4. Créer des Fiches d'Inventaire avec des Photos ou des Vidéos

Personne n'a le temps de saisir manuellement des fiches d'inventaire. Les photos et les vidéos peuvent aider les équipes à capturer ce qui se trouve dans une pièce, un conteneur ou une zone d'équipement, et à créer des fiches à partir de là.

Avec Scanlily, les utilisateurs peuvent photographier un article ou un groupe d'articles pour une identification assistée par IA. Ils peuvent également enregistrer une vidéo tout en décrivant ce qu'ils voient. Scanlily utilise la vidéo et les détails parlés pour générer des entrées, y compris des images et des descriptions.

5. Faciliter la Recherche des Fiches d'Articles

Les fiches d'actifs ne sont pas d'une grande aide si les employés ne peuvent trouver un article que s'ils se souviennent de son nom exact. Le respect des conventions de nommage peut aider, mais les employés risquent de ne pas s'y tenir lorsqu'ils sont occupés.

C'est pourquoi il est si important d'offrir aux employés plusieurs façons de trouver les fiches dont ils ont besoin. Dans Scanlily, les équipes peuvent effectuer des recherches par texte, décrire ce qu'elles recherchent en langage naturel, utiliser une photo pour trouver des articles similaires, ou scanner le code QR d'un article.

6. Gérer les Règles d'Accès

Vos employés ont besoin de l'autorisation de mettre à jour les fiches d'actifs, mais ils n'ont pas besoin d'un accès illimité à tout. Décidez qui peut voir les actifs, qui peut les mettre à jour, et qui est responsable de la gestion des champs et de l'examen des fiches.

Scanlily permet de définir facilement des privilèges administratifs et un accès basé sur les rôles. Non seulement cela maintient vos données propres, mais cela favorise également une sécurité et une gestion des données appropriées dans l'ensemble de votre entreprise.

Éliminez les Conjectures du Suivi

Dans many cas, les employés commencent à suivre les actifs dans des feuilles de calcul par nécessité. Mais une solution de fortune ne peut fonctionner qu'un certain temps. À mesure que les actifs se déplacent au sein de votre entreprise, la tenue d'une feuille de calcul des actifs devient un travail à plein temps.

C'est un effort manuel trop important pour des équipes d'entreprise occupées. Modernisez plutôt le suivi des actifs dans l'ensemble de votre organisation avec Scanlily. Nous connectons les équipes d'entreprise aux données dont elles ont besoin pour rester productives et prendre des décisions éclairées concernant leurs actifs.

Optimisez un seul flux de travail pour voir à quel point le suivi des actifs peut être puissant : Commencez votre essai gratuit de Scanlily dès aujourd'hui.