¿Sabes qué es lo que realmente no ha cambiado en cien años? La forma en que buscamos en nuestro inventario. Ya sea en papel o en una computadora, cuando quieres encontrar algo, debes buscar los términos y la categoría exactos para obtener los resultados correctos. Si olvidas cualquier pequeño detalle, es como si el artículo no existiera, incluso si está justo ahí en la lista.
Cada búsqueda fallida significa que alguien abandona su hoja de cálculo y hace llamadas telefónicas innecesarias, da vuelta las cajas o busca minuciosamente en filas de estantes para encontrar lo que está buscando. La frustración también se refleja en los números. Los artículos "fantasma" que existen pero no se pueden encontrar conducen a compras duplicadas y envíos apresurados de "reemplazos".
Pero la buena noticia es que finalmente estamos viendo cómo este modelo se derrumba. La nueva ola de Inteligencia Artificial Agéntica nos traslada de buscar en bases de datos a tener conversaciones con ellas. Con la función Pregunta lo que quieras de Scanlily, ya no buscas en tu inventario. Simplemente le haces preguntas.
Por qué la búsqueda tradicional de inventario se queda corta
En las bases de datos tradicionales, un artículo pertenece a una categoría o no. Si alguien archiva accidentalmente una computadora portátil en "Suministros de oficina" en lugar de "Activos de TI", los filtros la omiten por completo. La IA no es binaria; en cambio, utiliza juicios de valor.
A diferencia de una barra de búsqueda pasiva que coincide con cadenas de texto, una herramienta agéntica funciona como un asistente experto, que une la brecha entre la forma no estructurada en que piensan los humanos (contexto, descripción, historial) y la forma estructurada en que las computadoras almacenan los datos.
La herramienta Pregunta lo que quieras de Scanlily te permite consultar tu inventario utilizando tanto la búsqueda de texto como la de voz para mayor comodidad.
Entonces, ¿cómo entiende realmente la IA tus preguntas?
Presentamos la búsqueda conversacional de inventario
Pregunta por "artículos electrónicos" y el sistema decidirá: ¿Cuenta un altavoz USB? Obviamente. ¿Qué pasa con una batería? Técnicamente, es almacenamiento químico, pero funcionalmente electrónico. ¿Un termostato inteligente? ¿Un cepillo de dientes eléctrico? Las preguntas fácticas como el recuento de artículos y la ubicación dan la misma respuesta cada vez, mientras que las consultas descriptivas son flexibles. La IA de Pregunta de Scanlily utiliza esta flexibilidad para ampliar la búsqueda y detectar artículos mal categorizados.
Por ejemplo, los sistemas de inventario tradicionales no pueden ayudar cuando preguntas genéricamente: "¿Dónde está la cámara Nikon que compré la semana pasada y por favor dame las especificaciones?" Nuestra función de IA de Pregunta, sin embargo, puede utilizar el Procesamiento del Lenguaje Natural (PNL) y los datos de entrenamiento para analizar lo que dijiste y hacer referencias cruzadas de los registros de artículos, el historial de ubicaciones y las marcas de tiempo para devolver una respuesta específica. ¡Un proceso que podría tomar entre 10 minutos o más buscando en el inventario ahora se realiza en segundos!
Tu sistema de inventario ahora es un socio activo en las operaciones, y no solo una biblioteca de datos. Lo que es más fascinante es que, de nuevo, a diferencia de los sistemas tradicionales, no necesitas ninguna habilidad especial para usarlo. Es casi tan fácil como abrir tu motor de búsqueda, donde puedes usar texto o búsqueda por voz.
Los resultados de la búsqueda aparecen como una lista en la que puedes hacer clic o exportar en formato PDF o CSV. Todo tu personal puede acceder a información y generar estos informes sin capacitación, lo que cambia la velocidad a la que puede operar tu negocio. La función de IA de Pregunta también funciona en varios idiomas, lo cual es excelente para las cadenas de suministro y las fuerzas laborales globales.
Ejemplos de casos de uso de la IA de Pregunta de Scanlily en el mundo real
La verdadera prueba de cualquier tecnología es su aplicación a problemas del mundo real. Al mapear las necesidades de diferentes mercados verticales, vemos cómo la función de IA de Pregunta utiliza el banco de información que construyes con nuestras otras funciones para abordar los puntos débiles que el software tradicional no puede.
Sitios de construcción
Los sitios de construcción pueden estar desorganizados, con activos costosos dispersos en diferentes camiones y almacenes, a veces en diferentes regiones. Sin visibilidad, los gerentes de sitio acumulan equipos o alquilan duplicados porque no pueden localizar las unidades propias. Encontrar una herramienta entre miles se vuelve casi imposible cuando no sabes dónde buscar.
La forma antigua: Filtrar por ubicación, ejecutar un informe, exportar a una hoja de cálculo.
La forma de Scanlily: Usando la IA de Pregunta, un gerente de sitio puede preguntar: "¿Qué equipo está actualmente en el proyecto Riverside?" El sistema utiliza los datos de GPS mapeados a los artículos y devuelve el inventario basado en la ubicación. Un trabajador que encuentra una herramienta desconocida puede describirla, y la búsqueda coincide con la descripción visual con los registros de inventario. Incluso para el mantenimiento, los oficiales de seguridad pueden preguntar "¿Qué arneses no se han inspeccionado en 6 meses?" y generar instantáneamente una lista de verificación. ¡Las posibilidades son ilimitadas!
Funciona con: Rastreo GPS y Recordatorios de Scanlily.
Medios, radiodifusión y eventos
La producción se ejecuta en plazos imposibles. Los kits de cámara, el equipo de iluminación y el equipo de audio se revisan constantemente para las tomas. Si un artículo se pierde en un kit, todo el conjunto puede volverse inutilizable.
La forma antigua: Buscar el nombre exacto del artículo, desplazarse por los resultados, abrir varios registros, preguntar a todos.
La forma de Scanlily: Puedes preguntar: "¿Dónde está el kit de cámara que usamos en San Diego la semana pasada?" y obtener tu respuesta en segundos.
Otro problema son los horarios. Dos productores pueden necesitar la misma cámara en la misma fecha, y no hay forma de verificar la disponibilidad en tiempo real. Puedes preguntar "¿Está la RED Komodo disponible para el próximo viernes?" y obtener respuestas de sí/no. Después de una toma, los asistentes de cámara hablan en la aplicación: "Marcar la Sony A7s como 'Se necesita limpieza del sensor'." Más tarde, si un gerente técnico pregunta "Muéstrame todas las cámaras que necesitan mantenimiento," obtienen las listas.
Funciona con: Sistema de reserva de equipos y Calendario web de Scanlily.
Gestión de activos de TI
Los grandes departamentos de TI utilizan miles de computadoras portátiles y monitores idénticos asignados a cientos de empleados. Aquí, saber quién tiene un artículo probablemente importa más que saber dónde está. Incluso el seguimiento de cosas como el vencimiento de la garantía crea una sobrecarga de datos.
La forma antigua: Buscar en decenas de páginas de hojas de cálculo.
La forma de Scanlily: El administrador de TI pregunta "Enumere todos los activos asignados al Departamento de Marketing," o "Muéstrame todas las computadoras portátiles compradas en 2022," y obtiene un informe instantáneo para reabastecimiento o reemplazos. Incluso puedes preguntar, "¿Cuál es el valor total de los activos en la sala de servidores?" para calcular los informes de seguros.
Funciona con: Historial de auditoría y Alertas y marcas de Scanlily.
Laboratorios
Los laboratorios operan bajo estrictas regulaciones de salud y medio ambiente. Cada pieza de equipo necesita seguimiento, calibración y registro. Los laboratorios también comparten instrumentos costosos, lo que también puede crear un problema de disponibilidad.
La forma antigua: Usar registros en papel o software tradicional para rastrear el uso.
La forma de Scanlily: Los gerentes de laboratorio preguntan: "Muéstrame el historial de calibración para el juego de pipetas B," y generan instantáneamente historiales de auditoría. También pueden preguntar, "¿Está la centrífuga disponible ahora mismo?" o "¿Dónde está el medidor de pH portátil?" sin necesidad de buscar en los laboratorios. Otra pregunta, "¿Cuántas botellas de Reactivo X tenemos?" evita experimentos retrasados.
Funciona con: Inventario compartible y Cestas de transferencia de Scanlily.
Mudanzas y organización
Mudarse puede ser emocional, especialmente cuando estás ayudando a personas mayores a reducir su tamaño y mudar sus vidas de posesiones. Podría haber importantes reliquias familiares empacadas en las cajas, que deben manejarse con cuidado.
La forma antigua: Abrir cada caja para encontrar un artículo específico y los artículos se pierden en el camino.
La forma de Scanlily: Si eres un transportista y has etiquetado correctamente las cajas y los artículos, puedes preguntar: "¿Qué caja contiene los álbumes de fotos?" o "¿Dónde está el jarrón azul?" También puedes preguntar "Muéstrame todos los artículos marcados para Donación" y crear automáticamente listas de recogida. Además, "¿Cuál es el valor total de los artículos que van al almacenamiento?" ayuda con el seguro para el camión de mudanzas.
Funciona con: Administrar clientes, Informes y Mensaje público (para artículos perdidos) de Scanlily.
Cómo obtener el máximo valor de Pregunta lo que quieras de Scanlily
Usar Scanlily es intuitivo, pero también necesitas formular tus preguntas estratégicamente para maximizar su valor.
Sé específico
En lugar de "¿Dónde está el juego de matraces?" (que podría devolver 50 resultados), pregunta "¿Dónde está el juego de matraces de fondo redondo?" o "¿Dónde está el juego de matraces de fondo redondo que compramos el mes pasado?" La especificidad ayuda al motor de PNL a aplicar los filtros correctos.
Comprende la diferencia entre hechos y descripciones
Para auditorías y recuentos financieros, utiliza un lenguaje cuantitativo directo: "¿Cuántos X tengo?" Para encontrar artículos perdidos o navegar, utiliza un lenguaje descriptivo: "Muéstrame cualquier cosa que se parezca a un cable." Comprende que la IA de Scanlily hace juicios de valor y podría incluir o excluir artículos según lo cerca que coincidan con tu descripción.
Trátalo como una conversación
Si la primera respuesta no es perfecta, no empieces de nuevo. Refina: "Muéstrame herramientas." (Obtiene 500 herramientas.) y sigue con la pregunta: "Solo las eléctricas." (Obtiene 50 herramientas.) o: "Las que están en el camión." (Obtiene 5 herramientas.)
Úsalo para informes
Crear informes con sistemas heredados requiere capacitación. Necesitas saber qué tablas consultar y cómo unirlas. La IA de Pregunta de Scanlily genera automáticamente la tabla de resumen.
La administración debe alentar al personal a generar sus propios resúmenes. Preguntar: "Muéstrame todos los artículos utilizados en el proyecto de San Diego" o "Muéstrame todos los activos con un valor superior a \$500" y luego enviar los resultados por correo electrónico reduce la carga sobre el personal y les permite administrar sus propios datos. Los usuarios gratuitos de Scanlily obtienen 10 descargas o correos electrónicos de informes antes de necesitar actualizar.
¿Qué sigue?
A medida que la inteligencia artificial continúa dando forma al mundo que nos rodea, las cadenas de suministro globales y la gestión de inventario también se verán afectadas. Hoy en día, muchas organizaciones, grandes y pequeñas, todavía confían en el conocimiento tribal. Ese gerente de almacén que recuerda dónde está todo, o los pocos supervisores y especialistas capacitados para manejar el inventario con software heredado.
Pero este sistema no es sostenible porque a., las personas se jubilan, y b., gastar mucho dinero en software ineficiente no es razonable. La búsqueda de IA digitaliza este conocimiento tribal y lo hace accesible. Y esto es solo el comienzo. La siguiente fase ya está aquí con la búsqueda predictiva e independiente. "Te estás quedando sin X. ¿Debería pedir más?"
Además, al analizar patrones históricos como 'siempre usa el Kit de cámara A para los eventos XYZ', la IA podría sugerir proactivamente programas de equipamiento o mantenimiento incluso antes de que preguntes. Si estás en el comercio minorista u otro negocio de cara al cliente, la búsqueda de inventario con IA reduce directamente la rotación y mejora la satisfacción del cliente. Si un empleado puede responder instantáneamente a la pregunta de un cliente "¿Tiene esto en azul en la parte de atrás?" hablando en su auricular, salvan la venta.
Reflexiones finales
Durante décadas, hemos obligado a los humanos a hablar el idioma de las computadoras, a pensar en filas, columnas y palabras clave. La Inteligencia Artificial finalmente ayuda a las computadoras a comprender el lenguaje humano. La ventaja competitiva ahora pertenece a las organizaciones que dejan de buscar en su inventario y comienzan a hablar con él.
Con la IA de Pregunta de Scanlily, un capataz o tramoyista puede acceder a la misma profundidad de datos que un analista de negocios. La única diferencia entre tu inventario nuevo y mejorado y un motor de búsqueda es que puedes construir el tuyo, sin romperte el cerebro ni la cuenta bancaria.