Un set está siempre en movimiento. En la producción en vivo, los artículos se intercambian rápidamente entre docenas de personas entre ensayos, escenas, unidades de almacenamiento, camiones y escenarios. Cuando la coordinación falla… lo que suele ocurrir… necesitas reemplazos de emergencia. La falta de equipo conduce, en gran parte, a una línea de tiempo de producción más larga.
El pánico previo al espectáculo es tan común que ya es una tradición. Pero realmente ya no tiene por qué ser así. Con el conjunto de Scanlily, las empresas de entretenimiento y medios pueden rastrear cada artículo, mantenerse dentro del presupuesto y garantizar que la producción termine a tiempo.
¿Qué tan difícil es rastrear el equipo de producción?
Una producción teatral o mediática de tamaño mediano puede tener entre 300 y 500 artículos rastreables que se mueven constantemente. Desde accesorios, iluminación y electricidad, equipos de sonido, herramientas de construcción de escenarios, hasta vestuario y equipos de medios. Las empresas y los cineastas, que intentan mantener bajos los costos, pueden utilizar artículos prestados. Pero esto todavía no resuelve el problema de extraviarlos de todos modos.
Una opción de seguimiento que estas empresas a veces utilizan implica un costoso software de gestión de activos empresariales que cobra por usuario y es difícil de usar. El costo del software incluso compite con el presupuesto de producción. Pero, como era de esperar, estas soluciones no duran mucho porque, aparte del precio, son complejas y no ponen la responsabilidad en manos de las personas que manipulan las herramientas con mayor frecuencia.
Es posible que los equipos aún no lo sepan, pero ya tienen la herramienta perfecta para rastrear el inventario directamente en su bolsillo… los teléfonos inteligentes.
Cómo Scanlily resuelve los problemas de seguimiento
Scanlily es un sistema de gestión de equipos creado para cómo funcionan los sets de producción. Utilizando el reconocimiento de IA y los códigos QR, la experiencia de seguimiento pasa de ser lenta e ineficiente a un proceso rápido que solo necesita la cámara de su teléfono. Nuestro uso de tecnología de captura de imágenes, interacción sin aplicaciones y diseño móvil contrarresta los fallos del software empresarial tradicional.
Catálogo visual instantáneo con IA
Uno de los principales problemas al digitalizar el inventario de producción es el tiempo necesario para escribir descripciones de cientos de artículos. Scanlily cambia esto con el reconocimiento de imágenes con IA. Ahora, los equipos de producción pueden simplemente fotografiar los artículos, y nuestra IA identifica automáticamente cada uno y crea una entrada separada para cada uno en segundos.
De hecho, la IA crea un inventario visual para los miembros del equipo. Por ejemplo, una silla "de terciopelo azul" se puede diferenciar de otra "victoriana azul".
La IA puede incluso reconocer varios artículos en un estante o en un contenedor a partir de una sola foto, lo que acelera la forma en que cataloga los accesorios o los percheros de vestuario. Este método también funciona con video. Puede grabar su equipo con su voz enumerando el tipo de equipo, por ejemplo, "equipo de video para la producción de Broadway. Primer equipo", y la IA extrae automáticamente los artículos y crea el catálogo. ¿Qué tan conveniente es eso?
Etiquetas QR que funcionan entre bastidores
Scanlily proporciona etiquetas QR que puede colocar en cajas de accesorios, estuches de equipos y herramientas. Con la visualización sin aplicaciones, cualquier persona con una cámara de teléfono inteligente puede escanear el código para ver exactamente lo que hay en un estuche, a dónde pertenece un artículo o su estado actual. Ni siquiera necesita instalar la aplicación Scanlily o crear una cuenta. El software tradicional no puede competir con esta visibilidad descentralizada.
Utilice contenedores para la organización del departamento
La función de contenedor de Scanlily refleja digitalmente cómo los departamentos de producción organizan el equipo. No importa si desea rastrear cajas, estuches o baúles. Un usuario puede crear un registro de contenedor y anidar artículos dentro de él. Entonces, en lugar de abrir cada caja para verificar su contenido, simplemente escanea la etiqueta QR en el estuche. Los contenedores también se pueden anidar en jerarquías. Es decir, una caja de adaptadores se puede anidar dentro de un baúl de cables más grande, que se anida dentro de un camión, etc. ¡Todo esto está automatizado, por lo que puede hacer menos y lograr más!
Etiqueta GPS en todos los lugares
Ya sabemos que las herramientas se pierden más cuando se mueven mucho, lo que hacen las empresas de medios y producción. Scanlily aborda esto con el seguimiento GPS pasivo. Cuando un miembro del equipo escanea un artículo, nuestro software captura automáticamente las coordenadas (si está permitido), creando un historial de ubicaciones o un rastro sin un rastreador GPS activo que agote la batería en cada artículo. Ya no necesita presupuestos duplicados para el mismo conjunto de artículos. No importa dónde estén las herramientas, puede simplemente 'preguntar a su inventario' y encontrarlas.
Marque el estado del equipo antes de que sea demasiado tarde
Los accidentes ocurren en el set todo el tiempo. Podría ser un desgarro de vestuario, daños en el set o incluso olvidarse de cargar el equipo de sonido y video para una filmación. Algunos de estos se pueden prevenir mediante el uso de registros. Scanlily permite a los miembros del equipo marcar los artículos como Roto, Necesita reparación o Mantenimiento pendiente desde sus teléfonos. El departamento de reparación puede recibir alertas y establecer recordatorios para prepararse antes de la próxima actuación o ensayo.
Reserva y Retiro para artículos compartidos
Es común que las compañías de teatro o las casas de producción tengan varias producciones en curso al mismo tiempo. Las herramientas se moverán del set de la Producción A por la mañana a la Producción B por la tarde. Sin un sistema para saber quién tiene qué, muchas herramientas desaparecerán en los horarios.
Scanlily introdujo una función de reserva de equipos y artículos para administrar el inventario compartido. La mejor ventaja de nuestro software es que es fácil de usar sin necesidad de capacitación. Con solo su teléfono, puede retirar artículos a diferentes producciones, miembros del equipo o empresas, como una biblioteca.
El sistema tiene tres modos:
-
Modo de Retiro: Rastrea quién tiene el artículo.
-
Modo de Reserva: Un sistema de calendario para evitar reservas dobles.
-
Reserva con Recogida: Combina la reserva de calendario con la verificación física al recoger.
Cestas de transferencia para consumibles
Algunos artículos generalmente se agotan en lugar de devolverse, como cinta adhesiva, baterías o tornillos. La función de Cestas de transferencia de Scanlily permite a los gerentes de set rastrear las cantidades a medida que se mueven del stock a la ubicación de producción. La función también admite la gestión de inventario de MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones), lo que garantiza que el equipo sepa exactamente cuántos rollos de cinta fueron a dónde.
Proteja su seguro, presupuestos y documentación
Según la investigación, la documentación del presupuesto y el seguro son preocupaciones reales para las compañías de teatro. Más allá de la logística diaria, Scanlily también ayuda con su administración y finanzas.
Documentación del seguro
Al presentar una reclamación de seguro, la carga de la prueba recae en la empresa. Scanlily automatiza esta documentación manteniendo:
-
Evidencia fotográfica: Cada registro de artículo incluye fotografías que prueban la existencia y el estado del artículo a lo largo del tiempo.
-
Números de serie: Los números de serie capturados por IA proporcionan detalles a las aseguradoras para las reclamaciones.
-
Recibos y valores: Puede adjuntar recibos y estimaciones de valor para reclamaciones de reemplazo directamente a los registros de artículos.
-
Acceso instantáneo: Los detalles del seguro y la información de la garantía son accesibles al instante sin buscar en los archivadores.
Rastrear el inventario de esta manera también evita el gasto innecesario. Todos los que manipulan las herramientas ahora son responsables de ellas en un ecosistema coordinado, sin excusas. Cuando las personas saben que cada interacción se puede rastrear hasta ellas con evidencia, hay un mejor incentivo para evitar la pérdida.
El sistema también rastrea el valor de reemplazo de todo el inventario para una mejor planificación financiera. Además, documentar los artículos prestados/alquilados evita problemas con los propietarios que podrían generar responsabilidad financiera.
Auditorías de subvenciones
Las compañías de teatro sin fines de lucro y las instituciones educativas que son auditadas o escriben informes de subvenciones pueden usar los informes exportables de Scanlily, que muestran inventarios completos de activos. Ahora tiene un registro digital completo (fotos, video y escrito) con un registro de auditoría que justifica la necesidad de más fondos para subvenciones.
Por qué Scanlily es perfecto para los equipos de producción
El mercado de la gestión de activos está abarrotado, pero los equipos de producción aún no han encontrado la opción adecuada. Las hojas de cálculo y los códigos de barras estáticos no funcionan para la filmación y la producción porque no ofrecen imágenes automatizadas, ni acceso móvil abierto, ni actualizaciones en tiempo real.
El software tradicional quita la responsabilidad a muchos y se la da a unos pocos selectos, quienes, muchas veces en el caos diario, no podrán mantenerse al día. Para cuando una herramienta llega a su tercer intercambio del día, ya corre el riesgo de perderse para siempre. Ahora, multiplique eso por cientos de herramientas y personas.
Tampoco ayuda que la visibilidad básica que se obtiene de las herramientas heredadas requiera un equipo dedicado para usar (ya está funcionando con tiempo limitado), Y sigue siendo costoso. Piense en lo poco práctico que es el precio por usuario para las producciones con equipos rotativos y voluntarios.
Lo que Scanlily ofrece en cambio es una solución Ricitos de Oro que encaja a la perfección:
-
Nuestra tecnología funciona en los teléfonos que el equipo ya lleva.
-
No se requiere ninguna aplicación para que los voluntarios o el equipo invitado vean la información a través de códigos QR.
-
Catálogos de IA de cientos de artículos en un solo recorrido en video, lo que ahorra horas en tiempo de documentación.
-
Acceda a su inventario visual como una biblioteca de fotos. Simplemente escanee, tome una foto, documente y exporte datos en unos pocos pasos.
-
Los servicios de Scanlily son asequibles. Nuestro modelo de precios no compite con sus presupuestos de producción.
Conclusión
Cada espectáculo tiene suficientes variables. Su inventario no debería ser una de ellas. Cada miembro de su equipo, desde los tramoyistas hasta los directores técnicos, lleva el peso de todas las partes móviles. Todo el equipo debe estar en el lugar correcto en el momento correcto, o el caos interrumpe los ensayos, desperdicia presupuestos ya ajustados y crea pánico que agota a los miembros del equipo y compromete la calidad de la producción.
Si el espectáculo debe continuar, el inventario debe mantenerse al día. Scanlily ofrece a los teatros, los medios y los equipos de producción un sistema que funciona de la manera en que lo hacen: rápido, visual, móvil e interconectado. Cuando finalmente puede dar cuenta de todo en el set, el inventario deja de ser doloroso y derrochador y comienza a generar ROI.