¿Sigue rastreando los activos empresariales en hojas de cálculo? Hay una manera mejor

Su empresa cuenta con equipos capacitados para gestionar casi todas las áreas del negocio. Aun así, es muy probable que los empleados de varios departamentos estén rastreando los activos físicos en hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo pueden ser una solución aceptable en un apuro. Pero cuando varias personas utilizan el mismo equipo, los activos se mueven entre ubicaciones o varias personas necesitan acceder a la misma hoja de cálculo, resulta imposible mantenerla actualizada. No puede confiar en estos datos para tomar decisiones sobre sus activos.

En su lugar, los equipos empresariales necesitan una forma de registrar los movimientos de los activos a medida que ocurren. Esto no solo le brinda a su equipo una mayor visibilidad del equipo que necesitan para hacer su trabajo, sino que también le ofrece a usted una visión más clara de lo que posee. Descubra por qué las hojas de cálculo simplemente no pueden seguir el ritmo de las exigencias de una empresa y cómo adoptar una forma más moderna de rastrear su equipo más importante.

Por qué el rastreo empresarial es demasiado complejo para las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo no son malas de por sí, pero requieren demasiado trabajo para mantenerse al día. Al escalarlo a nivel de toda la empresa, el rastreo de activos en hojas de cálculo genera problemas como:

• Actualizaciones omitidas: Alguien toma un equipo con la intención de actualizar la hoja de cálculo más tarde, pero nunca lo hace. Mientras tanto, la hoja de cálculo parece completa, pero los datos de su ubicación ya son incorrectos.
• Errores: En un estudio, el 94 % de las hojas de cálculo analizadas contenían errores. Los activos se mueven con frecuencia, por lo que es muy probable que sus archivos de rastreo de activos estén desactualizados y no sean de mucha utilidad.
• Falta de claridad sobre la propiedad: Cuando varias personas gestionan el mismo inventario, ¿quién actualiza un artículo después de que cambia de manos? Si los departamentos guardan copias separadas, ¿cuál es la que está al día?
• Procesos complejos: Un empleado que se encuentra en un almacén tiene que buscar la hoja de cálculo correcta, localizar la fila adecuada en el archivo y saber qué campos debe modificar. Si no puede editar el archivo desde su lugar de trabajo, tiene que esperar para realizar las actualizaciones, lo cual es una fórmula segura para obtener datos incorrectos.
• Problemas de permisos: Es posible que la persona que maneja un activo tenga la información más precisa sobre este, pero quizás no tenga permiso para editar el archivo de inventario. Dar acceso general a todo el mundo tampoco soluciona este problema, ya que se corre el riesgo de que las personas modifiquen información que no deberían.

Las pequeñas ineficiencias en el rastreo con hojas de cálculo se acumulan en toda la empresa. El entorno empresarial es competitivo, y estos problemas aparentemente menores pueden provocar la pérdida de activos, una disminución de la productividad y mayores gastos.

Trabaje mejor con un software de rastreo de activos

Las hojas de cálculo funcionan bien para procesar cifras financieras, pero no pueden seguir el ritmo del rastreo de activos. Cuando necesita saber qué tiene y dónde está, un software de rastreo de activos es indispensable.

Las herramientas de rastreo de activos le ofrecen un lugar para registrar información sobre artículos físicos y actualizarla fácilmente a medida que los activos cambian de manos. En lugar de revisar una hoja de cálculo y luego buscar en los correos electrónicos los detalles más recientes, los empleados pueden consultar el registro de un artículo para ver su ubicación, fotos, notas e historial.

La mayor ventaja de utilizar un software de rastreo es poder realizar actualizaciones a medida que los empleados gestionan el equipo. En la práctica, esto se traduce en lo siguiente:

• Un empleado de TI puede registrar la entrega de un dispositivo en el momento en que ocurre.
• Un administrador de instalaciones puede agregar una foto del equipo dañado antes de retirarlo en el sistema de reservas.
• Un equipo de producción puede ver si el equipo compartido está disponible antes de reservarlo para un trabajo.

Tampoco necesita dispositivos especiales para hacer esto sobre la marcha. Scanlily es un sistema de rastreo de activos diseñado principalmente para dispositivos móviles que permite a cualquier empleado con un teléfono inteligente acceder a la información que necesita, cuando la necesita. Su equipo escanea un código QR para abrir el registro de un artículo, agregar detalles mientras está junto al activo y buscarlo más tarde.

6 consejos para crear un proceso de rastreo de activos que los equipos de su empresa realmente utilicen

Pedirle a su equipo que actualice una hoja de cálculo compleja y potencialmente desactualizada no es práctico. Los equipos empresariales se mueven rápido y necesitan procesos sencillos que faciliten un mejor registro de la información.

Cambiar a una solución de rastreo de activos ayuda, pero solo si su proceso subyacente respalda un rastreo eficaz. Siga estos consejos para crear un sistema de rastreo eficiente que reúna todos los activos en una sola vista.

1. Comience con un solo caso de uso

No es necesario reorganizar el rastreo de activos de todos los departamentos a la vez. En su lugar, elija un departamento o flujo de trabajo donde la falta de visibilidad de los activos genere retrasos. Comenzar con una sola área le brinda la oportunidad de resolver cualquier problema en sus procesos de rastreo antes de implementarlos en toda la empresa.

Obtendrá resultados positivos más rápidos si comienza con:

• Dispositivos de TI compartidos
• Herramientas que se mueven entre lugares de trabajo
• Equipo asignado a salas en una instalación

A partir de ahí, decida qué campos de datos necesita rastrear para estos activos. Pregunte a las personas que manejan esos activos qué necesitan saber: ubicación, usuario asignado, estado, disponibilidad u otra cosa. Luego, elija los campos que su equipo realmente necesita.

2. Actualice los datos donde se encuentran los activos

Sus empleados están ocupados. Si tienen que esperar a volver a sus escritorios para actualizar los registros de inventario, es posible que no lo hagan. En su lugar, asegúrese de que sus procesos de inventario funcionen mientras los empleados registran la entrada o salida de los artículos.

El flujo de trabajo móvil y basado en QR de Scanlily permite a los usuarios escanear un código para consultar información y realizar actualizaciones desde el lugar de trabajo. Los empleados también pueden crear registros a medida que agregan artículos, en lugar de tener que completar un proyecto de ingreso de datos por separado. Para las personas que solo necesitan ver una página QR compartida, Scanlily permite el acceso desde el navegador sin necesidad de descargar la aplicación.

3. Vincule los registros y el historial

Es útil saber dónde está un artículo, pero se necesita más información para gestionar los activos de manera eficaz. Su proceso de rastreo de activos debe vincular detalles importantes al registro de cada artículo, incluyendo:

• Historial de mantenimiento
• Precio de compra
• Historial de entradas y salidas
• Instrucciones o garantía del fabricante
• Fotos del estado del artículo

Estos puntos de datos son especialmente útiles si los activos cambian de manos con frecuencia o si necesita proporcionar documentación para una auditoría. Scanlily permite a los usuarios adjuntar notas, imágenes, audio y documentos a los artículos, mientras que los historiales de auditoría facilitan la revisión de la actividad.

4. Cree registros de inventario con fotos o videos

Nadie tiene tiempo para ingresar registros de inventario manualmente. Las fotos y los videos pueden ayudar a los equipos a capturar lo que hay en una sala, contenedor o área de equipos, y crear registros a partir de ahí.

Con Scanlily, los usuarios can fotografiar un artículo o un grupo de artículos para su identificación asistida por IA. También pueden grabar un video mientras describen lo que ven. Scanlily utiliza el video y los detalles hablados para generar entradas, incluyendo imágenes y descripciones.

5. Facilite la búsqueda de registros de artículos

Los registros de activos no sirven de mucho si los empleados solo pueden encontrar un artículo si recuerdan su nombre exacto. Seguir convenciones de nomenclatura puede ayudar, pero es posible que los empleados no las cumplan cuando están ocupados.

Por eso es tan importante ofrecer a los empleados más de una forma de encontrar los registros que necesitan. En Scanlily, los equipos pueden buscar por texto, describir lo que buscan en lenguaje natural, usar una foto para encontrar artículos similares o escanear el código QR de un artículo.

6. Gestione las reglas de acceso

Sus empleados necesitan permisos para actualizar los registros de activos, pero no necesitan un acceso sin restricciones a todo. Decida quién puede ver los activos, quién puede actualizarlos y quién es responsable de gestionar los campos y revisar los registros.

Scanlily facilita la definición de privilegios administrativos y el acceso basado en roles. Esto no solo mantiene sus datos limpios, sino que también respalda una seguridad y un manejo de datos adecuados en toda la empresa.

Elimine la incertidumbre del rastreo

En muchos casos, los empleados comienzan a rastrear los activos en hojas de cálculo por necesidad. Pero un esfuerzo improvisado solo funciona por un tiempo. A medida que los activos se mueven por su empresa, mantener una hoja de cálculo de activos se convierte en un trabajo de tiempo completo.

Eso representa demasiado esfuerzo manual para los ocupados equipos de una empresa. En su lugar, modernice el rastreo de activos en toda su organización con Scanlily. Conectamos a los equipos empresariales con los datos que necesitan para mantener la productividad y tomar decisiones informadas sobre sus activos.

Optimice un solo flujo de trabajo para ver lo potente que puede ser el rastreo de activos: comience hoy mismo su prueba gratuita de Scanlily.