Un plateau est toujours en mouvement. En production en direct, les articles sont échangés rapidement par des dizaines de personnes entre les répétitions, les scènes, les unités de stockage, les camions et les scènes. Lorsque la coordination échoue… ce qui arrive souvent… vous avez besoin de remplacements d'urgence. Le matériel manquant conduit, en grande partie, à un calendrier de production plus long.
La panique d'avant-spectacle est si courante qu'elle est devenue une tradition à ce stade. Mais il n'est vraiment plus nécessaire qu'il en soit ainsi. Avec la suite de Scanlily, les entreprises de divertissement et de médias peuvent suivre chaque article, respecter leur budget et s'assurer que la production se termine à temps.
Est-il difficile de suivre l'équipement de production ?
Une production théâtrale ou médiatique de taille moyenne peut avoir peut-être 300 à 500 articles traçables en mouvement constant. Des accessoires, éclairage et électricité, équipement audio, outils de construction de scène, aux costumes et au matériel médiatique. Les entreprises et les cinéastes, essayant de réduire les coûts, peuvent utiliser des articles prêtés. Mais cela ne résout toujours pas le problème de les égarer de toute façon.
Une option de suivi que ces entreprises utilisent parfois implique un logiciel de gestion d'actifs d'entreprise coûteux qui facture par utilisateur et est difficile à utiliser. Le coût du logiciel rivalise même avec le budget de production. Mais, comme prévu, ces solutions ne durent pas longtemps car, outre le prix, elles sont complexes et ne mettent pas la responsabilité entre les mains des personnes qui manipulent le plus les outils.
Les équipes ne le savent peut-être pas encore, mais elles ont déjà l'outil parfait pour suivre l'inventaire directement dans leur poche… les smartphones.
Comment Scanlily résout les problèmes de suivi
Scanlily est un système de gestion d'équipement conçu pour le fonctionnement des plateaux de production. En utilisant la reconnaissance de l'IA et les codes QR, l'expérience de suivi passe de lente et inefficace à un processus rapide qui n'a besoin que de l'appareil photo de votre téléphone. Notre utilisation de la technologie de capture d'images, de l'interaction sans application et de la conception mobile d'abord contrecarre les échecs des logiciels d'entreprise traditionnels.
Catalogue visuel instantané avec l'IA
L'un des principaux problèmes liés à la numérisation de l'inventaire de production est le temps nécessaire pour saisir des descriptions pour des centaines d'articles. Scanlily change cela avec la reconnaissance d'image par l'IA. Désormais, les équipes de production peuvent simplement photographier des articles, et notre IA identifie automatiquement chacun d'eux et crée une entrée distincte pour chacun en quelques secondes.
En fait, l'IA crée un inventaire visuel pour les membres de l'équipe. Par exemple, une chaise "en velours bleu" peut être différenciée d'une autre "victorienne bleue".
L'IA peut même reconnaître plusieurs articles sur une étagère ou dans un conteneur à partir d'une seule photo, ce qui accélère la façon dont vous cataloguez les accessoires ou les portants à costumes. Cette méthode fonctionne également avec la vidéo. Vous pouvez enregistrer votre équipement avec votre voix énumérant le type d'équipement, par exemple, "équipement vidéo pour la production de Broadway. Première équipe", et l'IA extrait automatiquement les articles et crée le catalogue. N'est-ce pas pratique ?
Étiquettes QR qui fonctionnent en coulisses
Scanlily fournit des autocollants QR que vous pouvez placer sur les boîtes d'accessoires, les valises d'équipement et les outils. Avec la visualisation sans application, toute personne disposant d'un appareil photo de smartphone peut scanner le code pour voir exactement ce qui se trouve dans une valise, où appartient un article ou son état actuel. Vous n'avez même pas besoin d'installer l'application Scanlily ou de créer un compte. Les logiciels traditionnels ne peuvent pas rivaliser avec cette visibilité décentralisée.
Utiliser des conteneurs pour l'organisation des départements
La fonctionnalité de conteneur de Scanlily reflète numériquement la façon dont les départements de production organisent le matériel. Peu importe si vous voulez suivre les boîtes, les valises ou les coffres. Un utilisateur peut créer un enregistrement de conteneur et y imbriquer des articles. Ainsi, au lieu d'ouvrir chaque boîte pour vérifier son contenu, vous scannez simplement l'autocollant QR sur la valise. Les conteneurs peuvent également être imbriqués dans des hiérarchies. Ce qui signifie qu'une boîte d'adaptateurs peut être imbriquée à l'intérieur d'un plus grand coffre de câbles, qui est imbriqué à l'intérieur d'un camion, etc. Tout cela est automatisé, vous pouvez donc en faire moins et en accomplir plus !
Marquer le GPS à travers les lieux
Nous savons déjà que les outils se perdent davantage lorsqu'ils se déplacent beaucoup, ce que font les entreprises de médias et de production. Scanlily aborde ce problème avec le suivi GPS passif. Lorsqu'un membre de l'équipe scanne un article, notre logiciel capture automatiquement les coordonnées (si cela est autorisé), créant un historique ou une trace de localisation sans un traqueur GPS actif et énergivore sur chaque article. Vous n'avez plus besoin de budgets en double pour le même ensemble d'articles. Peu importe où se trouvent les outils, vous pouvez simplement 'demander à votre inventaire' et les trouver.
Signaler l'état du matériel avant qu'il ne soit trop tard
Des accidents se produisent sur le plateau tout le temps. Il peut s'agir d'une déchirure de costume, de dommages à la scène ou même d'oublier de charger l'équipement audio et vidéo pour un tournage. Certains d'entre eux peuvent être évités en utilisant des journaux. Scanlily permet aux membres de l'équipe de signaler les articles comme Cassé, Nécessite une réparation ou Maintenance due depuis leur téléphone. Le service de réparation peut recevoir des alertes et définir des rappels pour se préparer avant la prochaine représentation ou répétition.
Réservation et Emprunt pour les articles partagés
Il est courant pour les compagnies de théâtre ou les maisons de production d'avoir plusieurs productions en cours en même temps. Les outils passeront du plateau de la production A le matin à la production B l'après-midi. Sans un système pour savoir qui a quoi, de nombreux outils disparaîtront dans les horaires.
Scanlily a introduit une fonctionnalité de réservation d'équipement et d'article pour gérer l'inventaire partagé. Le meilleur avantage de notre logiciel est qu'il est facile à utiliser sans aucune formation. Avec juste votre téléphone, vous pouvez emprunter des articles à différentes productions, membres de l'équipe ou entreprises, comme dans une bibliothèque.
Le système a trois modes :
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Mode Emprunt : Suit qui a l'article.
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Mode Réservation : Un système de calendrier pour éviter les doubles réservations.
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Réservation avec Récupération : Combine la réservation de calendrier avec la vérification physique lors de la collecte.
Paniers de transfert pour les consommables
Certains articles sont généralement utilisés plutôt que retournés, comme du ruban adhésif, des piles ou des vis. La fonctionnalité Paniers de transfert de Scanlily permet aux gestionnaires de plateau de suivre les quantités au fur et à mesure qu'elles passent du stock au lieu de production. La fonctionnalité prend également en charge la gestion de l'inventaire MRO (Maintenance, Réparation et Opérations), garantissant que l'équipe sait exactement combien de rouleaux de ruban adhésif sont allés où.
Protégez votre assurance, vos budgets et votre documentation
Basé sur la recherche, la documentation budgétaire et d'assurance sont de réelles préoccupations pour les compagnies de théâtre. Au-delà de la logistique quotidienne, Scanlily aide également à votre administration et à vos finances.
Documentation d'assurance
Lors du dépôt d'une réclamation d'assurance, la charge de la preuve incombe à l'entreprise. Scanlily automatise cette documentation en conservant :
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Preuves photographiques : Chaque enregistrement d'article comprend des photographies prouvant l'existence et l'état de l'article au fil du temps.
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Numéros de série : Les numéros de série capturés par l'IA fournissent des détails aux assureurs pour les réclamations.
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Reçus et valeurs : Vous pouvez joindre des reçus et des estimations de valeur pour les réclamations de remplacement directement aux enregistrements d'articles.
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Accès instantané : Les détails de l'assurance et les informations de garantie sont instantanément accessibles sans avoir à chercher dans les classeurs.
Le suivi de l'inventaire de cette façon empêche également les dépenses paresseuses. Tous ceux qui manipulent les outils sont désormais responsables d'eux dans un écosystème coordonné, sans excuses. Lorsque les gens savent que chaque interaction peut être retracée jusqu'à eux avec des preuves, il y a une meilleure incitation à prévenir les pertes.
Le système suit également la valeur de remplacement de l'ensemble de l'inventaire pour une meilleure planification financière. De plus, la documentation des articles empruntés/prêtés évite les problèmes avec les propriétaires qui pourraient entraîner une responsabilité financière.
Audits de subventions
Les compagnies de théâtre à but non lucratif et les établissements d'enseignement qui sont audités ou rédigent des rapports de subvention peuvent utiliser les rapports exportables de Scanlily, qui montrent des inventaires complets des actifs. Vous avez maintenant un enregistrement numérique complet (photos, vidéo et écrit) avec une piste d'audit qui justifie le besoin de plus de financement de subvention.
Pourquoi Scanlily est parfait pour les équipes de production
Le marché de la gestion d'actifs est encombré, mais les équipes de production n'ont toujours pas trouvé la bonne solution. Les feuilles de calcul et les codes-barres statiques ne fonctionnent pas pour le tournage et la production car ils n'offrent pas de visuels automatisés, pas d'accès mobile ouvert et pas de mises à jour en temps réel.
Les logiciels traditionnels enlèvent la responsabilité aux nombreux et la donnent à quelques privilégiés, qui, plusieurs fois dans le chaos quotidien, ne parviendront pas à suivre. Au moment où un outil atteint son troisième échange de la journée, il risque déjà d'être perdu à jamais. Maintenant, multipliez cela par des centaines d'outils et de personnes.
Cela n'aide pas non plus que la visibilité de base que vous obtenez des outils hérités nécessite une équipe dédiée à utiliser (vous fonctionnez déjà avec un temps limité), ET c'est toujours cher. Pensez à quel point la tarification par utilisateur est peu pratique pour les productions avec des équipes tournantes et des bénévoles.
Ce que Scanlily offre à la place est une solution Boucles d'or qui convient parfaitement :
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Notre technologie fonctionne sur les téléphones que l'équipe transporte déjà.
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Aucune application requise pour les bénévoles ou l'équipe invitée pour afficher les informations via les codes QR.
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Catalogues d'IA de centaines d'articles dans une seule visite vidéo, ce qui permet de gagner des heures de temps de documentation.
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Accédez à votre inventaire visuel comme à une photothèque. Scannez, prenez des photos, documentez et exportez simplement les données en quelques étapes.
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Les services de Scanlily sont abordables. Notre modèle de tarification ne rivalise pas avec vos budgets de production.
Conclusion
Chaque spectacle a suffisamment de variables. Votre inventaire ne devrait pas en être une. Chaque membre de votre équipe, des machinistes aux directeurs techniques, porte le poids de toutes les pièces mobiles. Tout l'équipement doit être au bon endroit au bon moment, sinon le chaos perturbe les répétitions, gaspille des budgets déjà minces et crée une panique qui épuise les membres de l'équipe et compromet la qualité de la production.
Si le spectacle doit continuer, l'inventaire doit suivre. Scanlily offre aux théâtres, aux médias et aux équipes de production un système qui fonctionne comme ils le font : rapide, visuel, mobile et interconnecté. Lorsque vous pouvez enfin rendre compte de tout ce qui se trouve sur le plateau, l'inventaire cesse d'être douloureux et gaspilleur et commence à générer un retour sur investissement.