Del Retiro a la Devolución: Cómo Saber Quién Tiene el Equipo de la Empresa

El equipo de la empresa tiene la costumbre de deambular entre los empleados. Las herramientas eléctricas viajan a múltiples sitios de trabajo o una cámara compartida pasa de un departamento a otro; pero luego, de repente, nadie sabe quién la tiene.

Las hojas de cálculo y los sistemas de retiro informales solo ayudan cuando todos se acuerdan de actualizarlos. A medida que su equipo crece y el equipo se mueve con más frecuencia, los registros desactualizados provocan pérdida de tiempo, compras duplicadas, retrasos en los proyectos y activos perdidos. Necesita una forma confiable de ver quién es responsable de cada artículo sin tener que enviar un mensaje a toda la empresa.

Un sistema de seguimiento de equipos centralizado soluciona eso. Esta solución le da a su equipo un único lugar para registrar asignaciones, retiros, devoluciones y todo lo demás. Descubra por qué el seguimiento manual es casi imposible de lograr, además de cinco pasos para configurar un mejor seguimiento para su organización.

Por Qué es Tan Difícil Saber Quién Tiene Qué

Su equipo no desaparecerá de la noche a la mañana. La mayoría de las pérdidas de activos ocurren a través de una serie de pequeñas entregas no documentadas a lo largo del tiempo. Eso podría verse así:

• Un nuevo empleado recibe una computadora portátil, un juego de herramientas o una credencial de acceso, pero nadie registra la asignación.
• Un técnico le pasa un instrumento compartido a otro.
• Una cámara viaja de la oficina a un sitio de trabajo, luego regresa con un equipo diferente.
• Los departamentos individuales mantienen hojas de cálculo separadas que no reflejan cómo se mueve el equipo a través de la empresa.

Estos procesos informales le cuestan más que el precio de reemplazar estos activos. Los empleados buscan información sobre activos perdidos a través de correos electrónicos y archivos desactualizados, lo que cuesta más que unos pocos minutos de frustración. Los trabajadores pasan 1.8 horas al día recopilando información, y ese trabajo administrativo resta tiempo a los proyectos que generan valor real.

Pase de las Hojas de Cálculo al Software de Seguimiento de Activos

Las entregas informales causan muchos problemas con la gestión de activos. Es tentador hacer un seguimiento de todo en una simple hoja de cálculo, pero en la mayoría de los casos, eso no es suficiente para evitar problemas.

Las hojas de cálculo suelen ser la primera herramienta que utilizan las empresas en crecimiento para realizar el seguimiento del equipo de la empresa. Son familiares, económicas y fáciles de configurar. Si su equipo rara vez se mueve y una sola persona gestiona cada actualización, una hoja de cálculo puede ser suficiente, al menos temporalmente.

Sin embargo, las grietas comienzan a mostrarse cuando los empleados:

• Comparten herramientas regularmente
• Transfieren equipos entre departamentos
• Mueven activos entre oficinas o sitios de trabajo

Tiene que confiar en que los empleados abrirán el archivo correcto e ingresarán la información adecuada cuando estén ocupados y distraídos. Y si se olvidan de actualizar la hoja de cálculo, sus registros no reflejarán lo que está sucediendo en el terreno.

El software de seguimiento de activos es una alternativa más simple a las hojas de cálculo que hace que su equipo sea responsable de cada activo. Soluciones como Scanlily crean un registro centralizado y en tiempo real de todo el equipo, incluyendo su propietario y ubicación actuales. En lugar de buscar manualmente en hojas de cálculo o pedirle a un gerente que actualice un archivo, los empleados pueden registrar asignaciones y transferencias durante el proceso de entrega.

5 Pasos para Simplificar el Seguimiento del Equipo de los Empleados

Agregar su equipo a un sistema de seguimiento de inventario es un buen primer paso, pero necesita un proceso repetible que los empleados sigan. Eso garantiza que sus registros de inventario sean precisos todos los días, no solo cuando sube artículos a la plataforma.

Siga estos pasos para crear un proceso de gestión de equipos que siempre sea preciso, sin importar cuánto crezca su negocio.

1. Inventariar Todo el Equipo Rastreable

Comience por identificar los artículos que su empresa necesita rastrear. No tiene sentido rastrear absolutamente todo (¿realmente necesita saber cuántos bolígrafos tiene?), así que decida qué activos necesitan monitoreo.

Dependiendo de su negocio, eso podría incluir:

• Computadoras portátiles, monitores, teléfonos y tabletas
• Herramientas eléctricas
• Cámaras, iluminación y equipos de audio
• Instrumentos de laboratorio
• Dispositivos médicos
• Llaves, tarjetas de acceso y equipos de seguridad
• Equipo de seguridad
• Maquinaria y equipo de fabricación
• Vehículos y remolques de la empresa

A continuación, decida qué información desea registrar para cada artículo, como su nombre, descripción, número de serie, estado, ubicación y empleado asignado.

Crear ese inventario inicial no tiene por qué significar ingresar cada artículo manualmente. Scanlily utiliza el reconocimiento de imágenes por IA para identificar equipos a partir de fotos y generar detalles de los artículos. Incluso puede fotografiar múltiples objetos a la vez, y la plataforma los separa en entradas de inventario individuales.

Si tiene mucho inventario que subir, use el reconocimiento de video de Scanlily para acelerar el proceso. Grabe una habitación, área de almacenamiento, banco de trabajo o contenedor de equipos mientras describe lo que ve en voz alta. Scanlily procesa el video, identifica artículos individuales y cantidades, y genera datos para cada entrada de activo.

2. Registrar Quién es Responsable de Cada Artículo

Cada artículo rastreable debe tener un propietario claramente identificado que sea responsable de saber dónde está. Registre el nombre del empleado, la fecha de asignación, el estado del artículo y su fecha de devolución prevista. Para los activos asignados de forma permanente o por largos períodos, programe revisiones periódicas para confirmar que el empleado aún tiene el artículo.

Con Scanlily, puede vincular los registros de los equipos con los empleados responsables de ellos y mantener un historial de quién usó cada artículo y cuándo. El acceso basado en roles también permite a las empresas controlar quién puede ver o cambiar diferentes tipos de información.

Los empleados también pueden agregar fotos, documentos, clips de audio y notas al registro de un artículo. Cada archivo adjunto tiene una marca de tiempo y está asociado con la persona que lo agregó, lo que proporciona mucha más responsabilidad de la que una hoja de cálculo podría ofrecer.

3. Estandarizar el Retiro y la Devolución para Equipos Compartidos

Si el equipo está asignado a una sola persona, rastrearlo es relativamente sencillo. Pero ¿qué pasa con el equipo compartido que cambia de manos?

Dado que estos activos se mueven mucho, debe establecer procedimientos estándar de devolución y retiro. No permita atajos ni retiros informales; todos deben seguir este proceso para mantener actualizados sus registros de inventario.

El factor más importante es diseñar un proceso que sea lo suficientemente rápido como para que sus empleados realmente lo sigan. Con Scanlily, puede adjuntar un código QR a cada activo, lo que facilita que los empleados actualicen la información sobre la marcha. Cada código abre una página web que se puede ver en un navegador sin necesidad de descargar una aplicación.

También puede utilizar el sistema de reservas basado en calendario de Scanlily para reservar activos compartidos con anticipación. Esto ayuda a los empleados a ver si el equipo está disponible, quién lo reservó y cuándo deben devolverlo.

4. Documentar Cada Transferencia

Si un empleado le pasa una herramienta directamente a un compañero de trabajo sin documentar la transferencia, el sistema mostrará al empleado original como el propietario, pero eso no es correcto. Capacite a su equipo para que la documentación sea parte de cada entrega.

El sistema de Scanlily, diseñado principalmente para dispositivos móviles, permite a los equipos actualizar el estado del equipo en el punto de transferencia en lugar de esperar a regresar a sus escritorios. También mantiene un registro de auditoría con actualizaciones cronológicas. Si un artículo se pierde, puede revisar su historial para determinar dónde se registró por última vez.

5. Incluir las Devoluciones de Equipos en la Salida de Empleados

La recuperación de equipos debe ser una parte estándar de la salida de cada empleado. Esperar hasta el último día de alguien para determinar qué tiene puede dejar a los gerentes en apuros, y aumentar el riesgo de que las computadoras portátiles, llaves o herramientas nunca regresen.

Antes de que un empleado se vaya, genere una lista completa del equipo asignado. Revísela con el empleado, recoja cada artículo y documente su estado. Luego, actualice el registro de inmediato para que el equipo pueda ser reasignado, almacenado, reparado o retirado.

Debido a que Scanlily mantiene los detalles del equipo, las asignaciones, los adjuntos y el historial en un solo lugar, los gerentes no tienen que buscar en hojas de cálculo o correos electrónicos para crear una lista de devolución. Sus herramientas de búsqueda inteligente también permiten a los usuarios hacer preguntas en lenguaje natural, lo que facilita la búsqueda de activos asociados con un empleado en particular.

Deje de Preguntar Quién Tiene Qué

El seguimiento del equipo de la empresa no debería requerir buscar en hojas de cálculo o preguntar a las personas quién tiene qué. Con procesos consistentes de asignación, retiro, transferencia y devolución, su equipo siempre podrá saber quién es responsable de cada artículo.

Scanlily reúne esos procesos en un sistema de inventario simple con códigos QR. Utilice el reconocimiento de fotos y videos con tecnología de IA para crear su inventario, códigos QR para documentar el movimiento de los equipos e historiales de búsqueda para ver quién usó un artículo y cuándo.

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