Introduction à Scanlily

Scanlily est simple à utiliser ! Voici une présentation rapide des fonctionnalités de Scanlily.

Comment fonctionnent les pages d'articles et de conteneurs ?

La page Article est l'endroit où vous ajoutez, mettez à jour et visualisez les articles et les conteneurs. Chaque page d'article stocke :

• Le nom de votre article

• Le code QR ou le code-barres de l'article, stocké dans le champ ID

• Le Type d'article, qui détermine les attributs affichés sur la page d'article de l'article. 

• La Catégorie de l'article (par exemple, « papeterie » ou « outils »)

• Attributs, tels que les marqueurs, les quantités, les dates, le texte et les nombres relatifs à l'article

◦ Adresse est un attribut qui suit l'adresse physique principale où vous vous attendez à ce que la plupart de vos articles se trouvent.

◦ Emplacement est un attribut qui suit un espace physique à une adresse (par exemple, « Pièce A » ou « Sous-sol »). 

• Pièces jointes, qui peuvent être des notes, des images, de l'audio et des documents ; chaque article peut en avoir autant. Vous pouvez définir des rappels sur vos pièces jointes de notes.

Vous pouvez en savoir plus sur les pages d'articles ici ! 

Les pages de conteneurs sont des pages d'articles qui peuvent contenir d'autres articles. Les conteneurs ont tous les attributs et pièces jointes comme tout autre article. Les conteneurs peuvent également être rétrogradés en articles ordinaires qui ne peuvent pas en contenir d'autres. Les conteneurs peuvent contenir d'autres conteneurs.  Dans le monde réel, il pourrait s'agir d'un conteneur de boîte sur un conteneur d'étagère.  Ils peuvent également représenter des objets virtuels comme des dossiers imbriqués. En savoir plus sur les conteneurs ici.

Qu'est-ce que le site Web utilisateur de Scanlily et en quoi est-il différent de l'application Scanlily ?

L'application Scanlily est disponible sur l'App Store d'Apple et sur Google Play. Vous pouvez numériser des articles et créer et gérer votre inventaire. Le site Web utilisateur de Scanlily est une interface Web de Scanlily qui vous permet d'exécuter l'application sur votre navigateur Web, d'exécuter des rapports, de gérer votre inventaire dans une vue de feuille de calcul, de gérer et d'administrer les utilisateurs et leurs droits d'accès, de sauvegarder vos articles sur votre machine locale et de partager votre inventaire. 

Qu'est-ce que la fonctionnalité GPS de Scanily ?

Le suivi GPS est une fonctionnalité gratuite et facultative de l'application Scanlily. Les coordonnées GPS d'un article sont mises à jour chaque fois que son code QR est scanné. Ceci est utile lorsque vous gérez des articles sur plusieurs sites. Par exemple, si votre entreprise doit déplacer de l'équipement entre deux sites, il vous suffit de scanner le code QR une fois arrivé sur le site. Un membre de l'équipe peut ensuite rechercher des articles sur l'application ou le site Web Scanlily. Vous pouvez également saisir manuellement l'emplacement d'un article.

Comment rechercher des articles dans mon inventaire Scanlily ?

Il existe trois façons principales de rechercher votre inventaire dans Scanlily. 

1. Vous pouvez rechercher un article en tapant son nom dans la barre de recherche de la page Liste des articles. Vous pouvez filtrer vos résultats avec le menu déroulant « Trier par ».

2. Vous pouvez poser à le moteur de recherche IA de Scanlily toute question sur votre inventaire. Il affichera les articles les plus pertinents que vous possédez. 

3. Vous pouvez également effectuer une recherche en téléchargeant ou en prenant une photo d'un article. Cliquez sur la barre de recherche dans le menu principal. Cliquez ensuite sur l'icône de l'appareil photo. Prenez une photo de votre article et recadrez-la pour qu'elle s'adapte. La reconnaissance d'image IA de Scanlily affichera les articles de votre inventaire qui ressemblent à votre photo. Ceci est utile si vous souhaitez afficher les informations d'un objet dans un inventaire dont vous ne vous souvenez pas du nom. 

Que sont les attributs/champs d'article dans Scanlily ?

Chaque article que vous ajoutez à Scanlily peut avoir un ensemble d'attributs, également appelés « champs ». Les attributs peuvent être tout ce qui décrit l'article. Il peut s'agir d'un attribut standard fourni par Scanlily, comme « Quantité » ou « Numéro de modèle ». Ou il pourrait s'agir d'un attribut personnalisé que vous créez pour vos besoins, tel que « Numéro d'allée ». En savoir plus sur les attributs ici.

Quelles sont les méthodes pour scanner une étiquette QR Scanlily ?

L'utilisation la plus typique de Scanlily est avec les étiquettes que vous pouvez acheter sur le site Web de Scanlily ou auprès d'un détaillant en ligne tel qu'Amazon ou Walmart. Voici trois façons de les scanner :
1. Scanner un QR à l'aide du bouton Scan de l'application

2. Scanner le QR avec l'appareil photo du téléphone avec l'application installée. Cela fait apparaître l'application.

3. Scanner sans l'application à l'aide de l'appareil photo du téléphone.  Cela fait apparaître une page Web avec le contenu de l'article.

Puis-je utiliser mes propres étiquettes QR ou codes-barres ?

Oui ! Vous pouvez utiliser vos propres codes-barres propriétaires (codes-barres non Scanlily) avec un compte Pro ou Business. L'application Scanlily doit être téléchargée pour pouvoir accéder aux informations avec un code-barres ou un QR propriétaire. Les QR Scanlily peuvent être scannés avec ou sans l'application installée.

Que sont les catégories ?

Les catégories sont un moyen facultatif d'organiser vos articles en groupes similaires. Cela vous aide à voir les articles connexes qui ne sont pas stockés dans le même conteneur ou au même emplacement. Les catégories d'exemples incluent « papeterie », « fournitures de bureau » et « outils ». En savoir plus sur les catégories ici.

Comment puis-je accorder différents droits d'accès aux utilisateurs de mon compte ?

Vous devrez créer un compte Business pour inviter et gérer des utilisateurs.

Un groupe d'utilisateurs est un groupe d'utilisateurs auxquels des autorisations peuvent être accordées pour des catégories d'articles spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer un groupe d'utilisateurs « Paysagistes » qui peuvent lire, écrire et réserver les articles de la catégorie « Outils », mais ne peuvent pas afficher les autres articles de votre inventaire.  

Rôles d'utilisateur : les utilisateurs d'un compte Business peuvent se voir attribuer l'un des sept rôles avec différentes options d'accès. Le niveau le plus élevé, Super-utilisateur, peut inviter des utilisateurs et modifier tout le contenu, tandis que le niveau le plus bas, Observateur, ne peut rien modifier. Voici les sept rôles d'utilisateur :

Super-utilisateur : Les utilisateurs avec ce rôle ont un accès complet au compte, y compris aux informations de facturation et aux paramètres système. Ils peuvent également exercer les rôles d'administrateur.

Administrateur : Les utilisateurs avec ce rôle peuvent gérer les utilisateurs et les équipes, configurer des adresses et définir des types d'articles.  Ils peuvent également exercer le rôle d'utilisateur expérimenté et de planificateur.

Utilisateur expérimenté : Les utilisateurs avec ce rôle peuvent modifier les informations d'article pour n'importe quel article et créer des listes. Ils peuvent également effectuer et modifier des actions pour leurs équipes et d'autres rôles d'utilisateur standard.

Planificateur : Les utilisateurs avec ce rôle peuvent créer et modifier des actions pour d'autres utilisateurs, telles que des extractions, des réservations et des affectations d'articles aux utilisateurs.  Ils peuvent également exercer les rôles d'utilisateur standard.

Utilisateur standard : Les utilisateurs avec ce rôle peuvent ajouter des commentaires et des photos aux articles et peuvent effectuer des actions pour leurs équipes. Cela inclut la création et la modification des extractions et des réservations.

Utilisateur limité : Les utilisateurs avec ce rôle peuvent afficher tous les articles de leurs comptes et peuvent effectuer des réservations. Ils peuvent également joindre des commentaires, des photos et des clips audio aux articles.

Observateur : Les utilisateurs avec ce rôle peuvent afficher tous les articles de leur compte.

En savoir plus sur les rôles d'utilisateur ici.

Comment puis-je ajouter des articles et des conteneurs à Scanlily ?

Voici quelques façons d'ajouter des articles et des conteneurs. Pour en savoir plus, consultez les sections liées.

Ajouter avec la reconnaissance d'image par IA

Ajouter un conteneur avec un QR Scanlily, puis ajouter des articles avec des QR Scanlily à celui-ci

Ajouter un article avec un QR Scanlily

Importer à partir d'une feuille de calcul ou d'un fichier JSON

Comment fonctionnent les pièces jointes ?

La zone Pièces jointes vous permet de joindre des photos de l'article, des notes et des documents. Vous pouvez les utiliser pour publier autant de photos ou ajouter autant de notes que vous le souhaitez sans avoir à saisir chacune d'elles comme un attribut distinct. Vous pouvez également avoir plusieurs utilisateurs joignant différentes notes et images sur l'article sous forme de conversation horodatée continue. En savoir plus ici sur les pièces jointes.

Comment puis-je exporter mon inventaire ? Puis-je sauvegarder mon inventaire ?

Tous les abonnés, qu'ils soient gratuits ou qu'ils fassent partie d'un abonnement payant, peuvent exporter leurs données textuelles dans une feuille de calcul grâce à la fonctionnalité Feuille de calcul sur le site Web utilisateur de Scanlily. Bien que l'exportation de données textuelles dans une feuille de calcul plate soit gratuite pour tous les niveaux d'abonnement, l'exportation vers une structure hiérarchique qui inclut toutes les photos et pièces jointes nécessite un abonnement Entreprise. L'importation nécessite également un abonnement Entreprise.

Quels sont les différents types de réservations ?

Il existe trois modes de réservation : Mode d'emprunt, mode de réservation et mode de réservation avec récupération.
 

1. Le mode d'emprunt est semblable à l'emprunt de livres dans une bibliothèque. Les états de vos articles sont Disponible et Emprunté. Vous pouvez voir qui a emprunté quel article.

2. En mode de réservation avec récupération, les utilisateurs réservent l'article sur un calendrier. Lorsqu'ils viennent récupérer l'article, ils peuvent le scanner et le récupérer dans le système. Lorsque les utilisateurs (espérons-le) retournent l'article avant sa date d'échéance, ils peuvent le scanner pour le retourner.

3. Le mode de réservation est un mode de réservation plus simple qui fonctionne comme la réservation d'une salle de réunion. Les utilisateurs réservent un article sur le calendrier et ne sont pas tenus de scanner ou de signaler quand ils s'enregistrent ou se désenregistrent (ou récupèrent ou déposent des articles).

Puis-je modifier le mode de réservation après la configuration ?

Il est possible de changer de mode en cours de route si nécessaire. Il n'est pas possible d'avoir deux modes à la fois sur un seul compte, mais vous pouvez avoir plus d'un compte. En savoir plus ici.

Puis-je importer des données dans Scanlily ?

Vous devez être un utilisateur Pro ou Entreprise du site Web pour importer ou exporter toutes vos données. En savoir plus sur l'importation et l'exportation de données ici. Les utilisateurs gratuits peuvent exporter des listes d'articles avec des champs, mais sans images.

Comment puis-je utiliser l'historique/les pistes d'audit ?

Scanlily conserve un historique des modifications apportées à un article. Cela sert de piste d'audit utile, surtout lorsqu'il y a plus d'un utilisateur pour le compte. Vous pouvez voir qui a modifié l'article et ce qui a été modifié à son sujet. En savoir plus ici.

Quelle est l'utilité du champ ID ?

Le champ ID est destiné à contenir le code QR ou le code-barres de l'article. Il existe également d'autres champs comme SKU disponibles pour stocker les identifiants de produit, bien qu'ils ne s'affichent pas aussi bien. Les abonnés Pro et Entreprise peuvent stocker leurs propres codes-barres ou ID non-Scanlily dans le champ ID. En savoir plus ici.

Comment puis-je faire des copies d'articles ?

Il existe une fonctionnalité Créer plusieurs qui vous permet de créer des copies d'articles que vous pouvez ensuite modifier. C'est un moyen rapide d'ajouter des articles. En savoir plus à ce sujet ici.

Qu'est-ce qu'un type d'article ?

Le type d'article d'un article détermine quels attributs s'affichent sur la page de l'article. Par exemple, vous pourriez avoir un type d'article « Livre » avec des attributs tels que « Coût », « Prix », « Nombre de pages » et « Éditeur ». En savoir plus sur les types d'articles ici.

En quoi un emplacement est-il différent d'une adresse ?

Lorsque vous configurez Scanlily pour la première fois, il vous est demandé de saisir une adresse pour votre compte. Vous pouvez ajouter des adresses supplémentaires si vous avez un compte Pro ou Entreprise. Pour Scanlily, un emplacement est un espace physique à une adresse. Chaque adresse peut avoir plus d'un emplacement. Par exemple, une adresse peut avoir des emplacements tels que « Sous-sol » ou « Stock Room 1 ».

Quels sont les niveaux d'imbrication possibles pour les emplacements de mes produits ?

Un article peut se trouver à une adresse et à un emplacement et peut se trouver à l'intérieur d'autres articles (appelés conteneurs). Les conteneurs peuvent se trouver dans d'autres conteneurs. Voici trois exemples de niveaux d'imbrication :

1. Adresse (une adresse postale) • Emplacement (comme « Salle de stockage ») • Conteneur (comme « Allée 21 ») • Article (comme « Raquette de tennis »)

2. Adresse (une adresse postale) • Emplacement (comme « Salle de stockage ») • Conteneur (comme « Allée 21 ») • Conteneur (comme « Boîte de sport ») • Article (comme « Raquette de tennis »)

3. Adresse (une adresse postale) • Emplacement (comme « Allée de la salle de stockage 21 ») • Article (comme « Raquette de tennis »)

4. Adresse (une adresse postale) • Article (comme « Allée de la salle de stockage 21 ») • Pièces jointes à l'article, y compris une photo de « Raquette de tennis »

Que sont les notifications ?

Les notifications sont envoyées pour les rappels que vous avez définis pour vous-même ou pour vous rappeler une action que vous devez entreprendre. Par exemple, vous pourriez recevoir une notification si vous avez réservé un article et que vous ne l'avez pas retourné avant sa date d'échéance.

Que sont les rappels ?

Vous pouvez définir des rappels pour vous-même via le type de pièce jointe appelé Note. Selon la façon dont vous le configurez, un rappel apparaîtra sur votre appareil mobile ou vous sera envoyé par courriel à une date et une heure sélectionnées. Vous pouvez définir directement la date et l'heure, créer des rappels récurrents ou spécifier le nombre de jours, de semaines, de mois ou d'années avant l'envoi du rappel. En savoir plus sur la façon de définir des rappels ici.

Comment puis-je rendre les articles publics pour la numérisation en dehors de l'application ?

Pour rendre un article public, cliquez sur la case à cocher Visible publiquement sur la page de l'article pour l'article. Cela permet à quiconque de consulter les informations, sans avoir téléchargé l'application. Scanlily vous donne automatiquement un code d'accès que vous pouvez indiquer aux autres pour qu'ils le saisissent lors de la numérisation et de la consultation de vos articles visibles publiquement. Vous pouvez désactiver le mot de passe en allant dans Paramètres et Profil d'abonné. En savoir plus ici.

Quelle est la différence entre un abonnement gratuit, Pro et Entreprise ?

Scanlily propose trois niveaux d'abonnement. Choisissez celui qui convient à vous et à vos besoins !

• Abonnement gratuit : un abonnement mono-utilisateur. L'utilisateur est un super-utilisateur, ce qui signifie qu'il a un accès complet au compte, y compris à toutes les fonctionnalités gratuites et aux paramètres du système.

• Abonnement Pro : un abonnement mensuel mono-utilisateur. Disponible à l'achat intégré à l'application à partir de l'application Android ou iOS. Contient toutes les fonctionnalités gratuites ainsi que le système de réservation, la numérisation UPC, la personnalisation, l'historique, et plus encore.

• Abonnement Entreprise : un abonnement multi-utilisateur. Disponible à l'achat en créant un compte gratuit, puis en se connectant au site Web utilisateur. Contient toutes les fonctionnalités de l'abonnement Pro, ainsi que des alertes, l'importation de données, le contrôle d'accès utilisateur, les sauvegardes sur le lecteur local, des dizaines de rapports et plus encore.
En savoir plus sur les niveaux d'abonnement ici.

Comment fonctionne la fonction de recherche UPC et EAN ?

La fonction de recherche UPC et EAN de Scanlily vous permet de scanner les codes-barres UPC et EAN existants pour extraire les informations sur le produit, l'image et les prix, puis de renseigner instantanément ces informations dans Scanlily. Les utilisateurs de la version Gratuit peuvent essayer cette fonctionnalité pendant une semaine.