Introduction à Scanlily

Scanlily est simple à utiliser ! Voici une brève présentation des fonctionnalités de Scanlily.

Comment fonctionnent les pages d'article et de conteneur ?

La Page d'Article est l'endroit où vous ajoutez, mettez à jour et affichez les Articles et les Conteneurs. Chaque Page d'Article stocke :

• Le nom de votre article

• Le code QR ou le code-barres de l'article, stocké dans le champ ID

• Le Gabarit, qui détermine quels attributs sont affichés sur la Page d'Article de l'article. 

• La Catégorie de l'article (par exemple, “papeterie” ou “outils”)

• Attributs, tels que les marqueurs, les quantités, les dates, le texte et les chiffres relatifs à l'article

–> Adresse est un attribut qui suit l'adresse physique principale où vous prévoyez que la plupart de vos articles se trouvent.

–> Emplacement est un attribut qui suit un espace physique à une adresse (par exemple, “Salle A” ou “Sous-sol”). 

• Pièces jointes, qui peuvent être des notes, des images, des fichiers audio et des documents ; chaque article peut en avoir autant. Vous pouvez définir des rappels sur vos pièces jointes de type note.

Vous pouvez en savoir plus sur les pages d'article ici ! 

Pages de Conteneur sont des Pages d'Article qui peuvent contenir d'autres articles. Les conteneurs possèdent tous les attributs et pièces jointes de n'importe quel autre article. Les conteneurs peuvent également être rétrogradés en articles ordinaires qui ne peuvent pas en contenir d'autres. Les conteneurs peuvent contenir d'autres conteneurs.  Dans le monde réel, cela pourrait être un conteneur boîte sur un conteneur étagère.  Ils peuvent également représenter des objets virtuels comme des dossiers imbriqués. En savoir plus sur les conteneurs ici.

Qu'est-ce que le Site Web Utilisateur de Scanlily, et en quoi est-il différent de l'application Scanlily ?

L'Application Scanlily est disponible sur l'App Store d'Apple et sur Google Play. Vous pouvez scanner des articles, puis créer et gérer votre inventaire. Le Site Web Utilisateur de Scanlily est une interface en ligne pour Scanlily qui vous permet d'exécuter l'application sur votre navigateur web, de générer des Rapports, de gérer votre inventaire dans une vue en feuille de calcul, de gérer et d'administrer les utilisateurs et leurs droits d'accès, de sauvegarder vos articles sur votre machine locale et de partager votre inventaire. 

Qu'est-ce que la fonctionnalité GPS de Scanlily ?

Le suivi GPS est une fonctionnalité gratuite et facultative sur l'application Scanlily. Les coordonnées GPS d'un article se mettent à jour chaque fois que son code QR est scanné. C'est utile lorsque vous gérez des articles sur plusieurs sites. Par exemple, si votre entreprise doit déplacer des équipements d'un site à l'autre, il vous suffit de scanner le code QR une fois arrivé sur le site. Un membre de l'équipe peut ensuite rechercher des articles sur l'application ou le site web de Scanlily. Vous pouvez également saisir manuellement l'emplacement d'un article.

Comment puis-je rechercher des articles dans mon inventaire Scanlily ?

Il existe trois façons principales de rechercher votre inventaire dans Scanlily. 

1. Vous pouvez rechercher un article en saisissant son nom dans la barre de recherche de la page Liste d'Articles. Vous pouvez filtrer vos résultats à l'aide du menu déroulant “Trier par”.

2. Vous pouvez poser n'importe quelle question sur votre inventaire au moteur de recherche IA de Scanlily. Il affichera les articles les plus pertinents que vous possédez. 

3. Vous pouvez également effectuer une recherche en téléchargeant ou en prenant une photo d'un article. Cliquez sur la barre de recherche du menu principal. Cliquez ensuite sur l'icône de l'appareil photo. Prenez une photo de votre article et cadrez-la pour l'ajuster. La reconnaissance d'image par IA de Scanlily affichera les articles de votre inventaire qui ressemblent à votre photo. C'est utile si vous souhaitez afficher les informations d'un article de votre inventaire dont vous ne vous rappelez plus le nom. 

Que sont les attributs/champs d'Article dans Scanlily ?

Chaque article que vous ajoutez à Scanlily peut avoir un ensemble d'attributs - également appelés “champs”. Les attributs peuvent être tout ce qui décrit l'article. Il peut s'agir d'un attribut Standard fourni par Scanlily, comme “Quantité” ou “Numéro de modèle”. Ou il peut s'agir d'un attribut personnalisé que vous créez pour vos besoins, tel que “Numéro d'allée”. En savoir plus sur les attributs ici.

Quelles sont les méthodes pour scanner une étiquette QR Scanlily ?

L'utilisation la plus courante de Scanlily se fait avec les étiquettes que vous pouvez acheter sur le site web de Scanlily ou auprès d'un revendeur en ligne tel qu'Amazon ou Walmart. Voici trois façons de les scanner :
1. Scannez un QR à l'aide du bouton Scanner de l'application

2. Scannez le QR avec l'appareil photo du téléphone lorsque l'application est installée. Cela ouvre l'application.

3. Scannez sans l'application en utilisant l'appareil photo du téléphone.  Cela ouvre une page web avec le contenu de l'article.

Puis-je utiliser mes propres étiquettes QR ou de codes-barres ?

Oui ! Vous pouvez utiliser vos propres codes-barres propriétaires (codes-barres non-Scanlily) avec un compte pro ou entreprise. L'application Scanlily doit être téléchargée afin d'accéder aux informations avec un code-barres ou un QR propriétaire. Les QR Scanlily peuvent être scannés avec ou sans l'application installée.

Que sont les catégories ?

Les Catégories sont un moyen facultatif d'organiser vos articles en groupes similaires. Cela vous aide à voir les articles connexes qui ne sont pas stockés dans le même conteneur ou emplacement. Les exemples de catégories incluent “papeterie”, “Fournitures de bureau” et “Outils”. En savoir plus sur les catégories ici.

Comment puis-je attribuer différents droits d'accès aux utilisateurs de mon compte ?

Vous devrez configurer un compte entreprise pour inviter et gérer des utilisateurs.

Un Groupe d'Utilisateurs est un groupe d'utilisateurs auxquels des autorisations peuvent être accordées pour des Catégories d'Articles spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer un groupe d'utilisateurs “Paysagistes” qui peut lire, écrire et réserver les articles de la catégorie “Outils”, mais ne peut pas voir les autres articles de votre inventaire.  

Rôles d'Utilisateur : les utilisateurs d'un compte entreprise peuvent se voir attribuer l'un des sept rôles dotés de différentes options d'accès. Le niveau le plus élevé, Super-utilisateur, peut inviter des utilisateurs et modifier tout le contenu, tandis que le niveau le plus bas, observateur, ne peut rien modifier. Ci-dessous se trouvent les sept rôles d'utilisateur :

Super-utilisateur : Les utilisateurs ayant ce rôle ont un accès complet au compte, y compris aux informations de facturation et aux paramètres du système. Ils peuvent également assumer les rôles d'un Administrateur.

Administrateur : Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent gérer les utilisateurs et les équipes, configurer les Adresses et définir les Gabarits d'Articles.  Ils peuvent également assumer le rôle d'un Utilisateur Avancé et d'un Planificateur.

Utilisateur Avancé : Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent modifier les informations d'article pour n'importe quel article et créer des listes. Ils peuvent également effectuer et modifier des actions pour leurs équipes et d'autres rôles d'un Utilisateur standard.

Planificateur : Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent créer et modifier des actions pour d'autres utilisateurs, telles que les emprunts, les réservations et les attributions d'articles aux utilisateurs.   Ils peuvent également assumer les rôles d'un Utilisateur standard.

Utilisateur standard : Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent ajouter des commentaires et des photos aux articles et peuvent effectuer des actions pour leurs équipes. Cela inclut la création et la modification d'emprunts et de réservations.

Utilisateur limité : Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent voir tous les articles de leurs comptes et peuvent effectuer des réservations. Ils peuvent également joindre des commentaires, des photos et des clips audio aux articles.

Observateur : Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent voir tous les articles de leur compte.

En savoir plus sur les rôles d'utilisateur ici. 

Comment Ajouter des Articles et des Conteneurs à Scanlily ?

Voici quelques façons d'ajouter des articles et des conteneurs. Lisez-en plus dans les sections associées.

Ajouter avec la Reconnaissance d'Image par IA

Ajouter un Conteneur avec un QR Scanlily et y ajouter ensuite des articles avec des QR Scanlily

Ajouter un Article avec un QR Scanlily

Importer depuis un tableur ou un fichier JSON

Comment fonctionnent les Pièces Jointes ?

La zone des Pièces Jointes vous permet de joindre des photos de l'article, des notes et des documents. Vous pouvez les utiliser pour publier autant de photos ou ajouter autant de notes que vous le souhaitez sans avoir à saisir chacune d'elles comme un attribut distinct. Vous pouvez également avoir plusieurs utilisateurs qui joignent différentes notes et photos concernant l'article sous forme de conversation continue et horodatée. En savoir plus ici sur les pièces jointes.

Comment puis-je exporter mon inventaire ? Puis-je sauvegarder mon inventaire ?

Tous les abonnés, qu'ils soient au niveau Gratuit ou qu'ils fassent partie d'un abonnement payant, peuvent exporter leurs données textuelles vers un tableur grâce à la fonctionnalité Tableur sur le Site Web Utilisateur de Scanlily.​​ Bien que l'exportation de données textuelles sous forme de tableur simple soit gratuite pour tous les niveaux d'abonnement, l'exportation vers une structure hiérarchique qui inclut toutes les photos et pièces jointes nécessite un abonnement Entreprise.  L'importation nécessite également un abonnement Entreprise.

Quels sont les différents types de réservations ?

Il existe trois Modes de Réservation : Mode Emprunt, Mode Réservation, et Mode Réservation avec Récupération.
 

1. Le Mode Emprunt est similaire à l'emprunt de livres dans une bibliothèque. Les états de vos articles sont Disponible et Emprunté. Vous pouvez voir qui a emprunté quel article.

2. Dans le Mode Réservation avec Récupération, les utilisateurs réservent l'article sur un calendrier. Lorsqu'ils viennent récupérer l'article, ils peuvent le scanner et le récupérer dans le système. Lorsque les utilisateurs (espérons-le) retournent l'article avant sa date d'échéance, ils peuvent le scanner pour le retourner. 

3. Le Mode Réservation est un mode de réservation plus simple qui fonctionne comme la réservation d'une salle de réunion. Les utilisateurs réservent un article sur le calendrier et ne sont pas tenus de scanner ou de signaler le moment où ils s'enregistrent ou empruntent réellement (ou récupèrent ou déposent des articles). 

Puis-je modifier le mode de réservation après la configuration ?

Il est possible de changer de mode en cours de route si nécessaire. Il n'est pas possible d'avoir deux modes à la fois sur un seul compte, mais vous pouvez avoir plusieurs comptes. En savoir plus ici. 

Puis-je importer des données dans Scanlily ?

Vous devez être un utilisateur du site web Entreprise pour importer ou exporter toutes vos données. En savoir plus sur l'importation et l'exportation de données ici.  Les utilisateurs Gratuits peuvent exporter des listes d'articles avec des champs mais sans images. 

Comment puis-je utiliser l'historique / les pistes d'audit ?

Scanlily conserve un historique des modifications apportées à un Article. Cela sert de piste d'audit utile, en particulier lorsqu'il y a plus d'un utilisateur pour le compte. Vous pouvez voir qui a modifié l'article et ce qui a été modifié. En savoir plus ici.

Quelle est l'utilité du champ ID ?

Le champ ID est destiné à contenir le code QR ou le code-barres de l'article.  Il existe également des champs alternatifs comme le SKU disponibles pour stocker les identifiants de produits - bien qu'ils ne s'affichent pas de manière aussi visible.   Les abonnés Pro et Entreprise peuvent stocker leurs propres codes-barres ou ID non-Scanlily dans le champ ID.  En savoir plus ici. 

Comment faire des copies d'Articles ?

Il existe une fonctionnalité Créer Plusieurs qui vous permet de créer des copies d'articles que vous pouvez ensuite modifier. C'est un moyen rapide d'ajouter des articles. En savoir plus à ce sujet ici. 

Qu'est-ce qu'un Gabarit d'Article ?

Le Gabarit d'Article d'un article détermine quels Attributs s'affichent sur la Page de l'Article. Par exemple, vous pourriez avoir un Gabarit d'Article « Livre » avec des attributs incluant « Coût », « Prix », « Nombre de Pages » et « Éditeur ». En savoir plus sur les Gabarits d'Article ici.

En quoi un Emplacement est-il différent d'une Adresse ?

Lorsque vous configurez Scanlily pour la première fois, il vous est demandé de saisir une adresse pour votre compte. Vous pouvez ajouter des adresses supplémentaires si vous possédez un compte Pro ou Entreprise. Pour Scanlily, un Emplacement est un espace physique à une Adresse. Chaque adresse peut avoir plus d'un emplacement. Par exemple, une adresse peut avoir des emplacements tels que « Sous-sol » ou « Réserve 1 ». 

Quels sont les niveaux d'imbrication possibles pour les emplacements de mes produits ?

Un article peut se trouver à une adresse et à un emplacement, et peut être à l'intérieur d'autres articles (appelés Conteneurs). Les conteneurs peuvent se trouver dans d'autres conteneurs.  Voici trois exemples de niveaux d'imbrication :

1. Adresse (une adresse postale) • Emplacement  (comme « Réserve ») ->  Conteneur  (comme « Allée 21 ») • Article (comme « Raquette de Tennis ») 

2. Adresse (une adresse postale) • Emplacement  (comme « Réserve ») ->  Conteneur  (comme « Allée 21 ») • Conteneur  (comme « Boîte de Sport ») • Article (comme « Raquette de Tennis ») 

3. Adresse (une adresse postale) ->  Emplacement  (comme « Réserve Allée 21 ») •   Article (comme « Raquette de Tennis ») 

4. Adresse (une adresse postale) ->  Article (comme « Réserve Allée 21 ») •   Pièces Jointes à l'Article incluant une photo de « Raquette de Tennis »

Qu'est-ce que les Notifications ?

Les notifications sont envoyées pour les rappels que vous vous êtes fixés ou pour vous rappeler une action que vous devez entreprendre. Par exemple, vous pourriez recevoir une notification si vous avez réservé un article et ne l'avez pas retourné à la date d'échéance.

Qu'est-ce que les Rappels ?

Vous pouvez vous configurer des rappels via le type de pièce jointe appelé Note. Selon la façon dont vous le configurez, un rappel s'affichera sur votre appareil mobile ou vous sera envoyé par e-mail à la date et à l'heure sélectionnées. Vous pouvez définir directement la date et l'heure, créer des rappels récurrents, ou spécifier combien de jours, semaines, mois ou années avant le rappel doit être envoyé. En savoir plus sur la configuration des rappels ici.   

Comment rendre des articles publics pour un scan en dehors de l'application ?

Pour rendre un article public, cochez la case Visible Publiquement sur la Page de l'Article pour cet article. Cela permet à quiconque de consulter les informations, sans avoir à télécharger l'application. Scanlily vous fournit automatiquement un code d'accès que vous pouvez transmettre aux autres pour qu'ils le saisissent lors du scan et de la consultation de vos articles visibles publiquement. Vous pouvez désactiver le mot de passe en allant dans Paramètres et Profil de l'Abonné. En savoir plus ici. 

Quelle est la différence entre les Abonnements Gratuit, Pro, Ultra et Premium ?

Scanlily propose quatre niveaux d'abonnement. Choisissez celui qui vous convient le mieux et répond à vos besoins !

• Abonnement Gratuit : un abonnement mono-utilisateur pour un usage personnel et pour essayer Scanlily. L'utilisateur est un super-utilisateur, ce qui signifie qu'il a un accès complet au compte, y compris à toutes les fonctionnalités gratuites et aux paramètres du système. 

• Abonnement Pro : deux licences d'utilisateur, pour les foyers, les collectionneurs et les professionnels indépendants. Disponible en ligne ou sous forme d'achat intégré depuis l'application Android ou iOS. Contient toutes les fonctionnalités de l'abonnement Gratuit ainsi que la reconnaissance vidéo par IA illimitée, l'évaluation d'inventaire par IA, le scan UPC/EAN et vos propres codes-barres, des champs personnalisés illimités, la génération d'étiquettes de codes QR et de codes-barres, des alertes et rapports de stock bas, la hiérarchie des emplacements, l'historique des articles et la carte GPS.

• Abonnement Ultra : cinq licences d'utilisateur, pour les petites équipes qui prêtent, déplacent et suivent les équipements. Disponible à l'achat en se connectant au site web Utilisateur. Contient toutes les fonctionnalités Pro ainsi que la réservation d'équipements (emprunts, réservations et récupérations), de nombreux rapports, des autorisations d'utilisateurs basées sur les rôles, plusieurs sites et emplacements, et l'importation de données avec exportation complète.

• Abonnement Premium : licences d'utilisateur illimitées, pour les entreprises et les professionnels du service client. Contient toutes les fonctionnalités Ultra ainsi que les bons de commande et les factures, des autorisations de rôle personnalisables, des comptes clients et des inventaires de clients gérés, le partage d'inventaire depuis votre site Web, des déclencheurs, l'archivage d'articles et l'API développeur.

Gratuit et Pro incluent 500 articles, Ultra 2 000 et Premium 5 000. Les articles avec des étiquettes QR Scanlily achetées ne comptent jamais dans la limite de chaque forfait, et Ultra et Premium peuvent ajouter de la capacité à tout moment.
En savoir plus sur les forfaits et les tarifs ici. 

Comment fonctionne la Fonctionnalité de Recherche UPC et EAN ?

La Fonctionnalité de Recherche UPC et EAN de Scanlily vous permet de scanner des codes-barres UPC et EAN existants pour récupérer les informations sur le produit, l'image et les prix, puis d'intégrer instantanément ces informations dans Scanlily. Les utilisateurs de la version gratuite peuvent essayer cette fonctionnalité pendant une semaine.