Introducción a Scanlily

¡Scanlily es fácil de usar! Aquí tiene una breve introducción a las funciones de Scanlily.

¿Cómo funcionan las páginas de artículos y contenedores?

La página del artículo es donde usted agrega, actualiza y visualiza artículos y contenedores. Cada página de artículo almacena:

• El nombre de su artículo

• El código QR o de barras del artículo, almacenado en el campo ID

• La Plantilla, que determina qué campos se muestran en la página del artículo. 

• La Categoría del artículo (por ejemplo, “papelería” o “herramientas”)

• Campos, como marcas, cantidades, fechas, texto y números relacionados con el artículo

–> Dirección es un campo que registra la dirección física principal donde espera que esté la mayoría de sus artículos.

–> Ubicación es un campo que registra un espacio físico en una dirección (por ejemplo, "Sala A" o "Sótano"). 

• Adjuntos, que pueden ser notas, imágenes, audios y documentos; cada artículo puede tener tantos como desee. Puede configurar recordatorios en sus notas adjuntas.

¡Puede leer más sobre las páginas de artículos aquí! 

Las páginas de contenedores son páginas de artículos que pueden contener otros artículos. Los contenedores tienen todos los campos y adjuntos de cualquier otro artículo. Los contenedores también se pueden degradar a artículos normales que no pueden contener a otros. Los contenedores pueden contener otros contenedores.  En el mundo real, esto podría ser un contenedor de caja sobre un contenedor de estante.  También pueden representar objetos virtuales como carpetas anidadas. Lea más sobre los contenedores aquí.

¿Qué es el sitio web de usuario de Scanlily y en qué se diferencia de la aplicación Scanlily?

La aplicación Scanlily está disponible en la App Store de Apple y en Google Play. Puede escanear artículos, así como crear y gestionar su inventario. El sitio web de usuario de Scanlily es una interfaz web de Scanlily que le permite ejecutar la aplicación en su navegador web, generar informes, gestionar su inventario en una vista de hoja de cálculo, gestionar y administrar usuarios y sus derechos de acceso, realizar copias de seguridad de sus artículos en su equipo local y compartir su inventario. 

¿Qué es la función GPS de Scanlily?

El seguimiento por GPS es una función gratuita y opcional en la aplicación Scanlily. Las coordenadas GPS de un artículo se actualizan cada vez que se escanea su código QR. Esto es útil cuando gestiona artículos en varios sitios. Por ejemplo, si su empresa necesita trasladar equipos de un lado a otro entre dos sitios, todo lo que necesita hacer es escanear el código QR una vez que llegue al sitio. Un miembro del equipo puede buscar los artículos en la aplicación o en el sitio web de Scanlily. También puede introducir manualmente la ubicación de un artículo.

¿Cómo busco artículos en mi inventario de Scanlily?

Hay tres formas principales de buscar en su inventario en Scanlily. 

1. Puede buscar un artículo escribiendo su nombre en la barra de búsqueda de la página Lista de artículos. Puede filtrar sus resultados con el menú desplegable “Ordenar por”.

2. Puede hacerle al motor de búsqueda de IA de Scanlily cualquier pregunta sobre su inventario. Este mostrará los artículos más relevantes que tenga. 

3. También puede buscar subiendo o tomando una foto de un artículo. Haga clic en la barra de búsqueda del menú principal. Luego, haga clic en el icono de la cámara. Tome una foto de su artículo y recórtela para ajustarla. El reconocimiento de imágenes por IA de Scanlily mostrará artículos de su inventario que se parezcan a su foto. Esto es útil si desea consultar la información de un artículo en un inventario del cual no recuerda el nombre. 

¿Qué son los campos/atributos de los artículos en Scanlily?

Cada artículo que agregue a Scanlily puede tener un conjunto de atributos, también conocidos como “campos”. Los campos pueden ser cualquier cosa que describa al artículo. Puede tratarse de un campo estándar que proporciona Scanlily, como “Cantidad” o “Número de modelo”. O podría ser un campo personalizado que cree para sus necesidades, como “Número de pasillo”. Lea más sobre los campos aquí.

¿Cuáles son los métodos para escanear una etiqueta QR de Scanlily?

El uso más típico de Scanlily es con las etiquetas que puede adquirir en el sitio web de Scanlily o en un distribuidor en línea como Amazon o Walmart. Aquí tiene tres formas de escanearlas:
1. Escanear un QR usando el botón Escanear de la aplicación

2. Escanear el QR con la cámara del teléfono teniendo la aplicación instalada. Esto abre la aplicación.

3. Escanear sin la aplicación usando la cámara del teléfono.  Esto abre una página web con el contenido del artículo.

¿Puedo usar mis propias etiquetas de códigos de barras o QR?

¡Sí! Puede usar sus propios códigos de barras patentados (códigos de barras que no sean de Scanlily) con una cuenta Pro o de Negocios. Es necesario descargar la aplicación Scanlily para acceder a la información con un código de barras o QR patentado. Los QR de Scanlily se pueden escanear con o sin la aplicación instalada.

¿Qué son las categorías?

Las categorías son una forma opcional de organizar sus artículos en grupos similares. Esto le ayuda a ver artículos relacionados que no están almacenados en el mismo contenedor o ubicación. Algunos ejemplos de categorías incluyen “papelería”, “artículos de oficina” y “herramientas”. Lea más sobre las categorías aquí.

¿Cómo puedo otorgar diferentes derechos de acceso a los usuarios de mi cuenta?

Deberá configurar una cuenta de Negocios para invitar y gestionar usuarios.

Un grupo de usuarios es un grupo de usuarios al que se le pueden otorgar permisos para categorías específicas de artículos. Por ejemplo, podría crear un grupo de usuarios “Paisajistas” que pueda leer, escribir y reservar los artículos de la categoría “Herramientas”, pero que no pueda ver otros artículos de su inventario.  

Roles de usuario: a los usuarios de una cuenta de Negocios se les puede asignar uno de siete roles con diferentes opciones de acceso. El nivel más alto, Superusuario, puede invitar a usuarios y editar todo el contenido, mientras que el nivel más bajo, observador, no puede editar nada. A continuación se presentan los siete roles de usuario:

Superusuario: Los usuarios con este rol tienen acceso completo a la cuenta, incluida la información de facturación y la configuración del sistema. También pueden desempeñar las funciones de un Administrador.

Administrador: Los usuarios con este rol pueden gestionar usuarios y equipos, configurar direcciones y definir plantillas.  También pueden desempeñar las funciones de un Usuario avanzado y un Planificador.

Usuario avanzado: Los usuarios con este rol pueden editar la información de cualquier artículo y crear listas. También pueden realizar y editar acciones para sus equipos y desempeñar otras funciones de un Usuario estándar.

Planificador: Los usuarios con este rol pueden crear y editar acciones para otros usuarios, como retiros, reservas y asignaciones de artículos a usuarios.   También pueden desempeñar las funciones de un Usuario estándar.

Usuario estándar: Los usuarios con este rol pueden agregar comentarios y fotos a los artículos y realizar acciones para sus equipos. Esto incluye la creación y edición de retiros y reservas.

Usuario limitado: Los usuarios con este rol pueden ver todos los artículos de sus cuentas y realizar reservas. También pueden adjuntar comentarios, fotos y clips de audio a los artículos.

Observador: Los usuarios con este rol pueden ver todos los artículos de su cuenta.

Leer más sobre los roles de usuario aquí. 

¿Cómo agrego artículos y contenedores a Scanlily?

Aquí hay algunas formas de agregar artículos y contenedores. Leer más en las secciones vinculadas.

Agregar con reconocimiento de imágenes por IA

Agregar un contenedor con un QR de Scanlily y luego agregarle artículos con QR de Scanlily

Agregar un artículo con un QR de Scanlily

Importar desde una hoja de cálculo o archivo JSON

¿Cómo funcionan los Adjuntos?

El área de Adjuntos le permite adjuntar fotos del artículo, notas y documentos. Puede usarlos para publicar tantas fotos o agregar tantas notas como desee sin tener que ingresar cada una como un campo separado. También puede tener varios usuarios que adjunten diferentes notas y fotos sobre el artículo como una conversación continua con marca de tiempo. Leer más aquí sobre los adjuntos.

¿Cómo puedo exportar mi inventario? ¿Puedo hacer una copia de seguridad de mi inventario?

Todos los suscriptores, ya sean gratis o parte de una suscripción de pago, pueden exportar sus datos de texto a una hoja de cálculo con la función de Hoja de cálculo en el sitio web de usuario de Scanlily. Si bien la exportación de datos de texto en forma de hoja de cálculo plana es gratis para todos los niveles de suscripción, la exportación a una estructura jerárquica que incluye todas las fotos y adjuntos requiere una suscripción de Negocios.  La importación también requiere una suscripción de Negocios.

¿Cuáles son los diferentes tipos de reservas?

Existen tres modos de reserva: Modo de retiro, Modo de reserva y Modo de reserva con recogida.
 

1. Modo de retiro es similar a retirar libros de una biblioteca. Los estados de sus artículos son Disponible y Retirado. Puede ver quién ha retirado qué artículo.

2. En el Modo de reserva con recogida, los usuarios reservan el artículo en un calendario. Cuando vienen a recoger el artículo, pueden escanearlo y recogerlo en el sistema. Cuando los usuarios (con suerte) devuelven el artículo antes de su vencimiento, pueden escanearlo para devolverlo. 

3. El Modo de reserva es un modo más simple de reservas que funciona como reservar una sala de reuniones. Los usuarios reservan un artículo en el calendario y no están obligados a escanear ni informar sobre cuándo realmente realizan el registro de entrada o el retiro (o recogen o entregan los artículos). 

¿Puedo cambiar el modo de reserva después de la configuración?

Es posible cambiar de modo a mitad del proceso si es necesario. No es posible tener dos modos a la vez en una sola cuenta, pero puede tener más de una cuenta. Leer más aquí. 

¿Puedo importar datos a Scanlily?

Debe ser un usuario del sitio web de Negocios para importar o exportar todos sus datos. Leer más sobre la importación y exportación de datos aquí.  Los usuarios gratis pueden exportar listas de artículos con campos pero sin imágenes. 

¿Cómo puedo utilizar el historial/registro de auditoría?

Scanlily mantiene un historial de cambios de un artículo. Esto sirve como un registro de auditoría útil, especialmente cuando hay más de un usuario en la cuenta. Puede ver quién cambió el artículo y qué se cambió en él. Leer más aquí.

¿Cuál es el uso del campo ID?

El campo ID está destinado a contener el código QR o de barras del artículo.  También hay campos alternativos como SKU disponibles para almacenar identificadores de productos, aunque no se muestran de manera tan destacada.   Los suscriptores Pro y de Negocios pueden almacenar sus propios códigos de barras o ID que no sean de Scanlily en el campo ID.  Leer más aquí. 

¿Cómo hago copias de artículos?

Existe una función de Crear múltiples que le permite crear copias de artículos que luego puede editar. Esta es una forma rápida de agregar artículos. Leer más sobre esto aquí. 

¿Qué es una Plantilla de artículo?

La Plantilla de un artículo determina qué Campos se muestran en la Página del artículo. Por ejemplo, podría tener una Plantilla de artículo “Libro” con campos que incluyan “Costo”, “Precio”, “Número de páginas” y “Editorial”. Leer más sobre las Plantillas de artículo aquí.

¿En qué se diferencia una Ubicación de una Dirección?

Cuando configura Scanlily por primera vez, se le solicita que ingrese una dirección para su cuenta. Puede agregar direcciones adicionales si tiene una cuenta Pro o de Negocios. Para Scanlily, una Ubicación es un espacio físico en una Dirección. Cada dirección puede tener más de una ubicación. Por ejemplo, una dirección podría tener ubicaciones como “Sótano” o “Almacén 1”. 

¿Cuáles son los niveles de anidamiento posibles para las ubicaciones de mis productos?

Un artículo puede estar en una dirección y ubicación, y puede estar dentro de otros artículos (llamados Contenedores). Los contenedores pueden estar en otros contenedores.  Aquí hay tres ejemplos de niveles de anidamiento:

1. Dirección (una dirección postal) • Ubicación  (como “Almacén”) ->  Contenedor  (como “Pasillo 21”) • Artículo (como “Raqueta de tenis”) 

2. Dirección (una dirección postal) • Ubicación  (como “Almacén”) ->  Contenedor  (como “Pasillo 21”) • Contenedor  (como “Caja de deportes”) • Artículo (como “Raqueta de tenis”) 

3. Dirección (una dirección postal) ->  Ubicación  (como “Almacén Pasillo 21”) •   Artículo (como “Raqueta de tenis”) 

4. Dirección (una dirección postal) ->  Artículo (como “Almacén Pasillo 21”) •   Adjuntos al artículo, incluida una foto de “Raqueta de tenis”

¿Qué son las Notificaciones?

Las notificaciones se envían para los recordatorios que ha configurado para usted mismo o para recordarle sobre una acción que debe realizar. Por ejemplo, podría recibir una notificación si ha reservado un artículo y no lo ha devuelto para su fecha de vencimiento.

¿Qué son los Recordatorios?

Puede configurar recordatorios para usted mismo a través del tipo de adjunto llamado Nota. Dependiendo de cómo lo configure, aparecerá un recordatorio en su dispositivo móvil o se le enviará por correo electrónico en una fecha y hora seleccionadas. Puede configurar directamente la fecha y la hora, crear recordatorios recurrentes o especificar cuántos días, semanas, meses o años antes se envía el recordatorio. Leer más sobre cómo configurar recordatorios aquí.   

¿Cómo hago públicos los artículos para escanearlos fuera de la aplicación?

Para hacer que un artículo sea público, haga clic en la casilla de verificación Visible públicamente en la Página del artículo para ese artículo. Esto permite que cualquiera pueda ver la información, sin tener que descargar la aplicación. Scanlily le proporciona automáticamente un código de acceso para que indique a otros que lo ingresen al escanear y ver sus artículos visibles públicamente. Puede desactivar la contraseña yendo a Configuración y Perfil del suscriptor. Leer más aquí. 

¿Cuál es la diferencia entre las suscripciones Gratis, Pro, Ultra y Premium?

Scanlily tiene cuatro niveles de suscripción. ¡Elija el que mejor se adapte a usted y a sus necesidades!

• Suscripción Gratis: una suscripción de un solo usuario para uso personal y para probar Scanlily. El usuario es un superusuario, lo que significa que tiene acceso completo a la cuenta, incluidas todas las funciones gratuitas y la configuración del sistema. 

• Suscripción Pro: dos licencias de usuario, para hogares, coleccionistas y profesionales independientes. Disponible en línea o como compra dentro de la aplicación desde la aplicación de Android o iOS. Contiene todas las funciones de la suscripción Gratis, así como reconocimiento de video ilimitado por IA, valoración de inventario por IA, escaneo de UPC/EAN y sus propios códigos de barras, campos personalizados ilimitados, generación de etiquetas de códigos de barras y QR, alertas e informes de bajo stock, la jerarquía de ubicaciones, el historial del artículo y el mapa GPS.

• Suscripción Ultra: cinco licencias de usuario, para equipos pequeños que prestan, mueven y realizan el seguimiento de equipos. Disponible para su compra iniciando sesión en el sitio web del usuario. Contiene todas las funciones Pro, así como la reserva de equipos (retiros, reservas y recogidas), numerosos informes, permisos de usuario basados en roles, múltiples sitios y ubicaciones, e importación de datos con exportación completa.

• Suscripción Premium: licencias de usuario ilimitadas, para empresas y profesionales de servicio al cliente. Contiene todas las funciones de Ultra, así como pedidos de compra y facturas, permisos de roles personalizables, cuentas de clientes e inventarios de clientes gestionados, opción de compartir el inventario desde su sitio web, disparadores, archivado de artículos y la API para desarrolladores.

Gratis y Pro incluyen 500 artículos, Ultra 2.000 y Premium 5.000. Los artículos con etiquetas QR de Scanlily adquiridas nunca cuentan para el límite en ningún plan, y Ultra y Premium pueden agregar capacidad en cualquier momento.
Lea más sobre los planes y precios aquí. 

¿Cómo funciona la función de búsqueda de UPC y EAN?

La función de búsqueda de UPC y EAN de Scanlily le permite escanear códigos de barras UPC y EAN existentes para obtener información del producto, imágenes y precios, y luego completar instantáneamente esta información en Scanlily. Los usuarios de la versión Gratis pueden probar esta función durante una semana.