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¡Scanlily es fácil de usar! Aquí tienes una introducción rápida a las funciones de Scanlily.
¿Cómo funcionan las páginas de artículos y contenedores?
La página del artículo es donde agregas, actualizas y ves artículos y contenedores. Cada página de artículo almacena:
• El nombre de tu artículo
• El código QR o código de barras del artículo, almacenado en el campo ID
• El Tipo de artículo, que determina qué campos se muestran en la página del artículo.
• La Categoría del artículo (por ejemplo, "papelería" o "herramientas")
• Campos, como marcas, cantidades, fechas, texto y números relacionados con el artículo
–> Dirección es un campo que rastrea la dirección física principal donde esperas que estén la mayoría de tus artículos.
–> Ubicación es un campo que rastrea un espacio físico en una dirección (por ejemplo, "Habitación A" o "Sótano").
• Adjuntos, que pueden ser notas, imágenes, audio y documentos; cada artículo puede tener tantos como quiera. Puedes establecer recordatorios en tus notas adjuntas.
Puedes leer más sobre las páginas de artículos aquí.
Las páginas de contenedores son páginas de artículos que pueden contener otros artículos. Los contenedores tienen todos los campos y adjuntos como cualquier otro artículo. Los contenedores también pueden ser degradados de nuevo a artículos regulares que no pueden contener otros. Los contenedores pueden contener otros contenedores. En el mundo real, esto podría ser un contenedor de caja en un contenedor de estante. También pueden representar objetos virtuales como carpetas anidadas. Lee más sobre contenedores aquí.
¿Qué es el sitio web de usuario de Scanlily y en qué se diferencia de la aplicación Scanlily?
La aplicación Scanlily está disponible en la App Store de Apple y en Google Play. Puedes escanear artículos y crear y administrar tu inventario. El sitio web de usuario de Scanlily es una interfaz basada en la web para Scanlily que te permite ejecutar la aplicación en tu navegador web, ejecutar informes, administrar tu inventario en una vista de hoja de cálculo, administrar y administrar usuarios y sus derechos de acceso, hacer copias de seguridad de tus artículos en tu máquina local y compartir tu inventario.
¿Qué es la función GPS de Scanlily?
El seguimiento por GPS es una función gratuita y opcional en la aplicación Scanlily. Las coordenadas GPS de un artículo se actualizan cada vez que se escanea su código QR. Esto es útil cuando estás administrando artículos en varios sitios. Por ejemplo, si tu empresa necesita mover equipos de un lado a otro entre dos sitios, todo lo que necesitas hacer es escanear el código QR una vez que llegues al sitio. Un miembro del equipo puede entonces buscar artículos en la aplicación o el sitio web de Scanlily. También puedes introducir manualmente la ubicación de un artículo.
¿Cómo busco artículos en mi inventario de Scanlily?
Hay tres formas principales de buscar en tu inventario en Scanlily.
1. Puedes buscar un artículo escribiendo su nombre en la barra de búsqueda en la página de la lista de artículos. Puedes filtrar tus resultados con el menú desplegable "Ordenar por".
2. Puedes hacerle a la IA de Scanlily cualquier pregunta sobre tu inventario. Mostrará los artículos más relevantes que tengas.
3. También puedes buscar subiendo o tomando una foto de un artículo. Haz clic en la barra de búsqueda en el menú principal. Luego haz clic en el icono de la cámara. Toma una foto de tu artículo y recorta para que encaje. El reconocimiento de imágenes de la IA de Scanlily mostrará los artículos en tu inventario que se parezcan a tu foto. Esto es útil si quieres mostrar la información de un objeto en un inventario del que no recuerdas el nombre.
¿Qué son los campos/atributos de los artículos en Scanlily?
Cada artículo que agregas a Scanlily puede tener un conjunto de campos, también conocidos como "atributos". Los atributos pueden ser cualquier cosa que describa el artículo. Esto podría ser un atributo estándar que Scanlily proporciona, como "Cantidad" o "Número de modelo". O podría ser un atributo personalizado que crees para tus necesidades, como "Número de pasillo". Lee más sobre los atributos aquí.
¿Cuáles son los métodos para escanear una etiqueta QR de Scanlily?
El uso más típico de Scanlily es con las etiquetas que puedes comprar en el sitio web de Scanlily o en un minorista en línea como Amazon o Walmart. Aquí hay tres maneras de escanearlas:
1. Escanear un código QR usando el botón Escanear de la aplicación
2. Escanear el código QR con la cámara del teléfono con la aplicación instalada. Esto abre la aplicación.
3. Escanear sin la aplicación usando la cámara del teléfono. Esto abre una página web con el contenido del artículo.
¿Puedo usar mis propias etiquetas QR o de código de barras?
¡Sí! Puedes usar tus propios códigos de barras patentados (códigos de barras que no son de Scanlily) con una cuenta Pro o Business. La aplicación Scanlily necesita ser descargada para poder acceder a la información con un código de barras o QR patentado. Los códigos QR de Scanlily se pueden escanear con o sin la aplicación instalada.
¿Qué son las categorías?
Las categorías son una forma opcional de organizar tus artículos en grupos similares. Esto te ayuda a ver artículos relacionados que no están almacenados en el mismo contenedor o ubicación. Las categorías de ejemplo incluyen "papelería" y "suministros de oficina" y "herramientas". Lee más sobre las categorías aquí.
¿Cómo puedo dar diferentes derechos de acceso a los usuarios en mi cuenta?
Necesitarás configurar una cuenta Business para invitar y administrar usuarios.
Un grupo de usuarios es un grupo de usuarios a los que se les pueden conceder permisos para categorías específicas de artículos. Por ejemplo, podrías crear un grupo de usuarios "Paisajistas" que puedan leer, escribir y reservar los artículos de la categoría "Herramientas", pero no puedan ver otros artículos en tu inventario.
Roles de usuario: a los usuarios de una cuenta Business se les puede asignar uno de los siete roles con diferentes opciones de acceso. El nivel más alto, Superusuario, puede invitar a usuarios y editar todo el contenido, mientras que el nivel más bajo, visor, no puede editar nada. A continuación, se muestran los siete roles de usuario:
Superusuario: Los usuarios con este rol tienen acceso completo a la cuenta, incluida la información de facturación y la configuración del sistema. También pueden desempeñar las funciones de un administrador.
Administrador: Los usuarios con este rol pueden administrar usuarios y equipos, configurar direcciones y definir tipos de artículos. También pueden desempeñar el rol de un usuario avanzado y planificador.
Usuario avanzado: Los usuarios con este rol pueden editar la información del artículo para cualquier artículo y crear listas. También pueden realizar y editar acciones para sus equipos y otros roles de un usuario estándar.
Planificador: Los usuarios con este rol pueden crear y editar acciones para otros usuarios, como retiros, reservas y asignaciones de artículos a los usuarios. También pueden desempeñar las funciones de un usuario estándar.
Usuario estándar: Los usuarios con este rol pueden agregar comentarios y fotos a los artículos y pueden realizar acciones para sus equipos. Esto incluye la creación y edición de retiros y reservas.
Usuario limitado: Los usuarios con este rol pueden ver todos los artículos de sus cuentas y pueden hacer reservas. También pueden adjuntar comentarios, fotos y clips de audio a los artículos.
Visor: Los usuarios con este rol pueden ver todos los artículos de su cuenta.
Lee más sobre los roles de usuario aquí.
¿Cómo agrego artículos y contenedores a Scanlily?
Aquí hay algunas maneras de agregar artículos y contenedores. Lee más en las secciones enlazadas.
Agregar con reconocimiento de imágenes de IA
Agregar un artículo con un código QR de Scanlily
Importar desde una hoja de cálculo o archivo JSON
¿Cómo funcionan los adjuntos?
El área de adjuntos te permite adjuntar fotos del artículo, notas y documentos. Puedes usarlos para publicar tantas imágenes o agregar tantas notas como quieras sin tener que introducir cada uno como un campo separado. También puedes tener varios usuarios adjuntando diferentes notas e imágenes sobre el artículo como una conversación continua con marca de tiempo. Lee más aquí sobre los adjuntos.
¿Cómo puedo exportar mi inventario? ¿Puedo hacer una copia de seguridad de mi inventario?
Todos los suscriptores, ya sean gratuitos o parte de una suscripción de pago, pueden exportar sus datos de texto a una hoja de cálculo con la función de hoja de cálculo en el sitio web de usuario de Scanlily. Si bien la exportación de datos de texto en forma de hoja de cálculo plana es gratuita para todos los niveles de suscripción, la exportación a una estructura jerárquica que incluye todas las fotos y los adjuntos requiere una suscripción Business. La importación también requiere una suscripción Business.
¿Cuáles son los diferentes tipos de reservas?
Hay tres modos de reserva: Modo de retiro, modo de reserva y modo de reserva con recogida.
1. El modo de retiro es similar a retirar libros de una biblioteca. Los estados para tus artículos son Disponible y Retirado. Puedes ver quién ha retirado qué artículo.
2. En el modo de reserva con recogida, los usuarios reservan el artículo en un calendario. Cuando vienen a recoger el artículo, pueden escanearlo y recogerlo en el sistema. Cuando los usuarios (con suerte) devuelven el artículo antes de su vencimiento, pueden escanearlo para devolverlo.
3. El modo de reserva es un modo más simple de reservas que funciona como reservar una sala de reuniones. Los usuarios reservan un artículo en el calendario y no están obligados a escanear o informar sobre cuándo realmente se registran o retiran (o recogen o dejan los artículos).
¿Puedo cambiar el modo de reserva después de la configuración?
Es posible cambiar de modo a mitad de camino si es necesario. No es posible tener dos modos a la vez en una cuenta, pero puedes tener más de una cuenta. Lee más aquí.
¿Puedo importar datos a Scanlily?
Debes ser un usuario Pro o Business del sitio web para importar o exportar todos tus datos. Lee más sobre la importación y exportación de datos aquí. Los usuarios gratuitos pueden exportar listas de artículos con campos, pero sin imágenes.
¿Cómo puedo usar los historiales/registros de auditoría?
Scanlily mantiene un historial de cambios en un artículo. Esto sirve como un registro de auditoría útil, especialmente cuando hay más de un usuario para la cuenta. Puedes ver quién cambió el artículo y qué se cambió al respecto. Lee más aquí.
¿Cuál es el uso del campo ID?
El campo ID está destinado a contener el código QR o el código de barras del artículo. También hay campos alternativos como SKU disponibles para almacenar identificadores de productos, aunque no se muestran de forma tan destacada. Los suscriptores Pro y Business pueden almacenar sus propios códigos de barras o ID que no sean de Scanlily en el campo ID. Lee más aquí.
¿Cómo hago copias de los artículos?
Hay una función de crear múltiples que te permite crear copias de artículos que luego puedes editar. Esta es una forma rápida de agregar artículos. Lee más sobre esto aquí.
¿Qué es un tipo de artículo?
El tipo de artículo de un artículo determina qué campos se muestran en la página del artículo. Por ejemplo, podrías tener un tipo de artículo "Libro" con campos que incluyan "Costo", "Precio", "Número de páginas" y "Editorial". Lee más sobre los tipos de artículos aquí.
¿En qué se diferencia una ubicación de una dirección?
Cuando configuras Scanlily por primera vez, se te pide que escribas una dirección para tu cuenta. Puedes agregar direcciones adicionales si tienes una cuenta Pro o Business. Para Scanlily, una ubicación es un espacio físico en una dirección. Cada dirección puede tener más de una ubicación. Por ejemplo, una dirección podría tener ubicaciones como "Sótano" o "Almacén 1".
¿Cuáles son los posibles niveles de anidación para las ubicaciones de mis productos?
Un artículo puede estar en una dirección y ubicación y puede estar dentro de otros artículos (llamados contenedores). Los contenedores pueden estar en otros contenedores. Aquí hay tres niveles de anidación de muestra:
1. Dirección (una dirección postal) • Ubicación (como "Almacén") -> Contenedor (como "Pasillo 21") • Artículo (como "Raqueta de tenis")
2. Dirección (una dirección postal) • Ubicación (como “Almacén”) • Contenedor (como “Pasillo 21”) • Contenedor (como “Caja de deportes”) • Artículo (como “Raqueta de tenis”)
3. Dirección (una dirección postal) • Ubicación (como “Almacén Pasillo 21”) • Artículo (como “Raqueta de tenis”)
4. Dirección (una dirección postal) • Artículo (como “Almacén Pasillo 21”) • Adjuntos al artículo, incluyendo una foto de “Raqueta de tenis”
¿Qué son las notificaciones?
Las notificaciones se envían para recordatorios que ha configurado para usted mismo o para recordarle sobre una acción que debe realizar. Por ejemplo, es posible que reciba una notificación si ha reservado un artículo y no lo ha devuelto en la fecha de vencimiento.
¿Qué son los recordatorios?
Puede establecer recordatorios para usted mismo a través del tipo de adjunto llamado Nota. Dependiendo de cómo lo configure, aparecerá un recordatorio en su dispositivo móvil o se le enviará por correo electrónico en una fecha y hora seleccionadas. Puede establecer directamente la fecha y la hora, crear recordatorios recurrentes o especificar cuántos días, semanas, meses o años antes de que se envíe el recordatorio. Lea más sobre cómo configurar recordatorios aquí.
¿Cómo hago que los artículos sean públicos para escanearlos fuera de la aplicación?
Para hacer que un artículo sea público, haga clic en la casilla de verificación Visible públicamente en la página del artículo. Esto hace que cualquiera pueda ver la información, sin necesidad de descargar la aplicación. Scanlily le proporciona automáticamente un código de acceso para que instruya a otros a ingresar al escanear y ver sus artículos visibles públicamente. Puede desactivar la contraseña yendo a Configuración y perfil de suscriptor. Lea más aquí.
¿Cuál es la diferencia entre una suscripción Free, Pro y Business?
Scanlily tiene tres niveles de suscripción. ¡Elija el que funcione para usted y sus necesidades!
• Suscripción Gratis: una suscripción para un solo usuario. El usuario es un superusuario, lo que significa que tiene acceso completo a la cuenta, incluidas todas las funciones gratuitas y la configuración del sistema.
• Suscripción Pro: una suscripción mensual para un solo usuario. Disponible como compra dentro de la aplicación desde la aplicación Android o iOS. Contiene todas las funciones gratuitas, así como el sistema de reservas, el escaneo de UPC, la personalización, el historial y más.
• Suscripción Negocios: una suscripción multiusuario. Disponible para su compra creando una cuenta gratuita y luego iniciando sesión en el sitio web del usuario. Contiene todas las funciones de la suscripción Pro, así como alertas, importación de datos, control de acceso de usuarios, copias de seguridad en la unidad local, docenas de informes y más.
Lea más sobre los niveles de suscripción aquí.
¿Cómo funciona la función de búsqueda de UPC y EAN?
La función de búsqueda de UPC y EAN de Scanlily le permite escanear los códigos de barras UPC y EAN existentes para obtener información del producto, imágenes y precios, y luego completar instantáneamente esta información en Scanlily. Los usuarios de la versión Gratis pueden probar esta función durante una semana.